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1、專案管理快速參考指南Project 2007 專用在開始新專案之前，組織必須判斷專案是否能配合本身的策略目標。高階主管應將針對關鍵性活動提出的專案歸類為高優先順序專案，並將對於組織目標而言較為次要的專案歸類為低優先順序專案。在開始著手進行工作前，應先決定執行發起人。組織需要對專案之業務個案、其限制及其技術和財務需求完成概觀評估。最後，應決定專案經理人選，之後專案經理可使用 Microsoft Office Project 2007 建立專案計劃。需要使用 Project 2007 進行專案管理的進一步說明？請使用 Office Online 上的專案藍圖 (英文)。1. 建立新的專案檔
2、3; 若要使用 Project 2007 建立新的空白專案，請按一下 檔案 功能表上的 開新檔案。在 新增專案 工作窗格中，按一下 空白專案。· 若要使用 Project 2007 中的範本建立新的專案，請按一下 檔案 功能表上的 開新檔案。在 新增專案 工作窗格中，按一下 電腦上，然後按一下 Project範本 索引標籤。按一下所要的範本。如果您的組織將範本儲存在網路上，請按一下 企業範本 索引標籤。2. 設定專案開始日期在 專案 功能表上，按一下 專案資訊。在 開始日期 方塊中，輸入專案的開始日期。3. 定義專案行事曆在 工具 功能表上，按一下 變更工作時間。找出您專案的工作與非
3、工作日以及時間。4. 儲存專案檔案在 檔案 功能表上，按一下 儲存。在 檔案名稱 方塊中，輸入專案名稱。如果您要將專案發佈到 Microsoft Office Project Server 2007，請輸入專案名稱，並加上任何您組織所要求的自訂欄位值。在規劃階段，您需要策劃切實可行的方案以完成專案目標。要進行此項作業，您需要找出專案的里程碑、交付項目和任務。此計劃可以是分工結構圖 (WBS)。您需要開發和調整排程，然後找出實作專案所需的資源。1. 輸入任務在 檢視 功能表上，按一下 甘特圖。在 任務名稱 欄位中，輸入任務。任務也可以包括任務概要、里程碑和 WBS 項目。2. 概述任務建立您的任
4、務階層，包括任務概要下的任務和里程碑，這些內容可以反映階段或其他工作分配。按一下某個任務 (或數個任務)，然後按一下工作列上的 縮排 或 凸排 按鈕 。3. 輸入工期按一下任務的 工期 欄位並輸入工期，例如輸入 4d 表示四天。若要指定里程碑，而不加上工期，請輸入 0d。若要指出工期僅是概略估計時間，請加上問號，例如輸入 6d?。注意：避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期，這些日期會在資源指派給任務時產生變化。4. 連結任務以顯示關聯選取想要連結的任務，然後按一下工作列上的 連結任務 按鈕 。若要變更預設的 完成-開始 相依性類型，請在要變更的
5、任務之間的線條上按兩下，然後從 類型 清單中選取任務連結。5. 建立交付項目當您的專案在進行中，您可能會發現其他專案以可傳送作業的形式依存於您的專案。在 共同作業 功能表中，按一下 管理可傳送作業。此一動作需要 Microsoft Office Project Professional 2007 才能使用。指派是特定任務與需要用以完成這些任務的資源之間的關聯。您可以為任務指派一個以上的資源。除了工時資源 (人員) 外，您還可以為任務指派材料資源 (例如水泥) 和成本資源 (例如旅行)。1. 定義資源資料庫在 檢視 功能表上，按一下 資源工作表。在 資源名稱 欄位中，輸入要使用於此專案的資源名稱
6、。如果您使用的是 Project Professional，請按一下 工具 功能表上的 從企業建立小組，從企業資源資料庫新增資源。2. 為任務指派資源在 檢視 功能表上，按一下 甘特圖。選取要指派資源的任務。按一下 分派資源 按鈕 。在 分派資源 對話方塊中，請按一下資源名稱，然後按一下 分派。您也可以使用任務表單為任務指派資源。在 甘特圖 檢視中，按一下 視窗 功能表上的 分割。3. 輸入任務所耗費之工時資源數量在任務排程時，專案經理有時會偏好輸入完成任務所需的工時數量 (或人力數量)，而非輸入任務的工期。輸入工時可以反映出實際的排程。若要輸入指派給任務的資源工作時數，請新增 工時 欄到 甘
7、特圖 檢視中。在 插入 功能表上，按一下 欄。4. 瞭解您的任務類型指派資源時，Project 2007 會依據任務類型判斷如何進行任務排程。您可以在將資源指派給任務時，實際查看工期變更。任務類型運作原理工時、工期和單位 (% 配置) 是由此公式決定：工時 = 工期 * 單位。在以下情況中 . . .如果修改工時. . .如果修改工期 . . .如果修改單位 . . .固定單位的任務工期變更工時變更工期變更固定工時的任務工期變更單位變更工期變更固定工期的任務單位變更工時變更工時變更· 若要為整個專案設定預設任務類型，請按一下 工具 功能表上的 選項，然後按 排程 索引標籤。在 預設任
8、務類型 方塊中，選取 固定單位 (預設值)、固定工期 或 固定工時。· 若要變更個別任務的任務類型，請選取任務，然後按一下 任務資訊 按鈕 。按一下 進階 索引標籤，然後在 任務類型 方塊中按一下要建立的任務類型。5. 找出影響任務排程的因素您可以使用 Project 2007 幫助瞭解變更一項任務會對專案其他部分有什麼樣的影響，並追蹤排程變更。在 檢視 功能表上，按一下 顯示變更醒目提示。您可以使用 任務導向因素 檢視更多詳細的任務排程與變更資訊。請選取任務，然後按一下 任務導向因素 。建立比較基準或中期計劃，可讓您稍後將最新排程與比較基準加以比較。儲存比較基準計劃可以讓您識別與解
9、決差異，並為未來的類似專案進行更精確的規劃。1. 儲存比較基準計劃當您的專案計劃結束日期、預算和範圍已確定就緒時，您可以提交計劃等待核准。一旦計劃獲得核准，即可儲存比較基準計劃。在 工具 功能表上，指向 追蹤，然後按一下 設定比較基準。2. 在甘特圖檢視中檢視比較基準資料在 檢視 功能表上，按一下 追蹤甘特圖。在圖表區域中，每個任務的比較基準資訊會顯示為兩個甘特圖中較下方的一個。3. 在表格中檢視比較基準資料在 檢視 功能表上，指向 表格，然後選取 差異。此表格包括比較基準和差異開始和結束的欄位。更新專案進度是工作進行中確認專案順利進行的唯一方式。此時的重點是放在管理變更、更新排程、追蹤進度，
10、以及傳遞專案資訊。注意：Project 2007 會追蹤三組日期：目前、比較基準 以及 實際。當您首次設定 比較基準 時，目前 = 比較基準。當任務已 100% 完成時，目前 = 實際。開始日期、完成日期、工期、成本和工時都有 比較基準、目前 以及 實際 值。1. 管理變更管理變更的作業包括根據要求的變更或新資訊，修改工期、日期、相依性、資源指派或任務。請將目前欄位保持最新狀態，並將欄位與比較基準加以比較。2. 追蹤實際日期和工期最好選定單一進度追蹤方式。您可以輸入完成百分比、實際開始與完成日期、實際和剩餘工期、或實際和剩餘工時。選取要輸入實際進度的任務。在 工具 功能表上，指向 追蹤，然後按
11、一下 更新任務。在 更新任務 對話方塊中，在符合您追蹤方式的欄位中輸入進度資料。3. 追蹤實際時數與成本如果您想要輸入實際和剩餘工時時數或成本，請使用追蹤表格。在 檢視 功能表上，指向 表格，然後按一下 追蹤。在任務的 實際工時 或 實際成本 欄位中輸入進度資料。您也可以使用追蹤表格輸入完成百分比、實際開始與完成日期，以及實際和剩餘工期。將線上或書面的檢視和報表存取權限提供給專案關係人和小組成員，讓他們可以掌握專案進度的最新狀況。Project 2007 提供許多快速和有效的方式，可供列印與散發專案之詳細或概觀資訊之用。1. 設定檢視格式以進行列印在 格式 功能表上，按一下 文字樣式 或 長條
12、圖樣式，設定會套用到多項任務的樣式。您也可以在 格式 功能表上按一下 字型 或 長條圖，為特定任務設定個別元素的格式。按一下 格式 功能表上的 時幅、格線 或 配置，可以為目前檢視變更這些內容。2. 將檢視列印為報表依照您想要的列印成品外觀來設定目前的檢視。在 檔案 功能表上，按一下 預覽列印，查看檢視配置。若要列印檢視，請按一下 列印。3. 產生報表在 報表 功能表上，按一下 視覺報表，以 Microsoft Office Excel 2007 中的 樞紐分析表 報表或 Microsoft Office Visio Professional 2007 中的 樞紐分析圖表 檢視來查看您專案的資
13、料。您也可以檢視不需要使用 Excel 或 Visio 的基本報表。在 報表 功能表上，按一下 報表。按兩下報表分類，然後按兩下預先定義的報表。輸入任何要求的資訊。會出現報表預覽。若要列印報表，請按一下 列印。4. 在表格中新增欄位 (欄)在要插入新欄之處的左邊，按一下欄中的任何位置。在 插入 功能表上，按一下 欄。在 欄位名稱 方塊中，按一下要新增為新欄的欄位名稱。5. 自訂檢視在 檢視 功能表上，按一下 其他檢視。按一下 新增 或 編輯。在 檢視定義 對話方塊中，指定要用來定義檢視的表格、群組和篩選器。6. 自訂表格在 檢視 功能表上，指向 表格，然後按一下 其他表格。按一下 新增 或 編
14、輯。在 表格定義 對話方塊中，指定要包含在表格中的資訊。7. 自訂群組在 專案 功能表上，指向 群組依據，然後按一下 其他群組。按一下 新增 或 編輯。在 群組定義 對話方塊中，指定您要將專案資訊分組的方式。8. 自訂篩選器在 專案 功能表上，指向 篩選，然後按一下 其他篩選器。按一下 新增 或 編輯。在 篩選器定義 對話方塊中，指定您要篩選專案資訊的方式。雖然您的專案即將完成，但並不代表您的工作已經完全結束。您仍需要處理任何最終的專案詳細資訊，並讓客戶接受最終交付項目。您可以召開專案處理經驗會議，記錄需改善方面的相關資訊以及最佳作法。也可以進行專案計劃的任何最終更新。最後，將專案計劃依照您組
15、織的規定存檔。1. 建立最終報表在 報表 功能表上，按一下 視覺報表，以 Excel 2007 中的 樞紐分析表 報表以及 Visio Professional 2007 中的 樞紐分析圖表 檢視來查看您專案的資料。您也可以檢視不需要使用 Excel 或 Visio 的基本報表。在 報表 功能表上，按一下 報表。按兩下報表分類，然後按兩下預先定義的報表。輸入任何要求的資訊。會出現報表預覽。若要列印報表，請按一下 列印。2. 將專案儲存為範本完成專案後，請將專案製作成範本以供未來的專案使用，以充分利用您在專案中所習得的經驗。在 檔案 功能表上，按一下 另存新檔，然後在 檔案類型 方塊中，按一下 範本。