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1、1 / 15 文档可自由编辑打印目目 录录1 1、 总账系统总账系统.3 31.1 凭证管理 .31.1.1. 凭证录入.31.1.2. 凭证修改.31.1.3. 凭证删除.31.1.4. 凭证审核.41.1.5. 出纳签字.41.1.6. 凭证打印.41.1.7. 凭证查询.41.1.8. 转账凭证定义.41.1.9. 转账凭证生成.41.1.10. 记账与取消记账.51.2 出纳管理 .51.2.1. 现金日记账.51.3 月末处理 .51.3.1. 期末对账.51.3.2. 期末结账.51.4 账薄查询、打印 .61.4.1. 总账.61.4.2. 明细账.61.4.3. 往来账.61.
2、4.4. 多栏账.62 2、 报表系统报表系统.7 72.1 报表简介 .72.1.1. 术语说明.72.2 报表计算 .82.3 报表打印设置 .82.4 格式设计 .92.5 公式简介 .103 3、 固定资产系统固定资产系统.10103.1 初始设置 .103.1.1. 资产类别.103.1.2. 增减方式.113.1.3. 卡片项目设置.113.1.4. 卡片格式设计.113.1.5. 原始卡片录入.123.2.日常处理 .123.2.1.新增资产.122 / 15 文档可自由编辑打印3.2.2.减少资产.123.2.3.原值增减.133.2.4.部门转移.133.2.5.调整累计折旧
3、.133.3.期末处理 .143.3.1.折旧计算.143.3.2.月折旧额调整.143.3.3.凭证处理.143.3.4.月末结账.153 / 15 文档可自由编辑打印1 1、总账系统总账系统1.1 凭证管理凭证管理1.1.1.1.1.1.凭证录入凭证录入1凭证录入流程：如图 1-1-1图 1-1-12操作过程：点击菜单凭证下的填制凭证，显示凭证画面。点击增加,录入数据,在字前单击出现凭证类别，双击可选择类别。点击制单日期后的日期可修改日期。单击摘要或科目名称下的空白处，可输入内容或其编码。金额直接输入。 如果该科目有项目等核算，则弹出辅助项，然后录入,点击保存.1.1.2.凭证修改凭证修改
4、 1修改的完整操作流程：如图 1-1-2图 1-1-2 2具体操作与下边的审核，签字等相似，与下面的一起说明。1.1.3.1.1.3.凭证删除凭证删除1在制单下的作废/恢复来作废凭证。2点制单下的整理凭证， 接着会提示（是否整理凭证断号？） ，点击是即可。 填制凭证 增加 录入保存 弃审 取消签字 直接修改保存4 / 15 文档可自由编辑打印1.1.4.1.1.4.凭证审核凭证审核 1单击审核凭证，然后点确定，双击任一行，然后点击审核即可。1.1.5.1.1.5.出纳签字出纳签字点出纳签字，然后输入条件，再点确定，出现多张单据，点确定则全签字，双击一张，然后点签字。1.1.6.1.1.6.凭证
5、打印凭证打印 点击打印凭证，输入要打印的凭证的条件，点打印，然后在下一个对话框点确定即可。1.1.7.1.1.7.凭证查询凭证查询 1点击查询凭证，输入要查询的凭证的条件，点确定，出现凭证列表，双击需要的凭证即可。1.1.8.1.1.8.转账凭证定义转账凭证定义1 行期末|转账定义|自定义转账命令，进入自定义转账设置 ，单击工具栏上的增加，打开转账目录对话框。依次输入转账序号，转账说明，凭证类别。单击确定。2 在科目编码文本框中输入5503 ，在方向下拉列表框中选择借 ，滚动到金额公式文本框。双击金额公式文本框，打开公式向导对话框。在左边选择期末余额 QM（） 单击下一步。在科目文本框中输入5
6、503 ，选择期间为月 ，方向为空，单击按默认值取数 ，选中继续输入公式 ，单击运算号* ，在公式名称框中，选择常数 ，如图 5-1-18 单击下一步，输入常数 2，单击完成。1.1.9.1.1.9.转账凭证生成转账凭证生成1 执行期末|转账生成，打开转账生成对话框，单击自定义转账 ，点击确定后即可5 / 15 文档可自由编辑打印1.1.10.1.1.10.记账与取消记账记账与取消记账1.记账：执行凭证|记账，打开记账-选择本次记账范围对话框，选择要记账的凭证或范围，单击下一步，打开记账-记账报告对话框，单击记账，打开期初试算平衡表 ，单击确认，开始登记有关的总账，明细账，辅助账。出现记账完毕
7、 ，惦记确定 。2.取消记账：单击期末|对账，进入对账窗口，按Ctrl+H,激活恢复记账前状态功能。执行凭证|恢复记账前状态，打开恢复记账前状态对话框，单击最近一次记账前状态 ，即可恢复记账。1.2 出纳管理出纳管理1.2.1.1.2.1.现金日记账现金日记账1 执行出纳|现金银行日记账，出现查询见面，输入相应条件，点确认即可。1.31.3 月末处理月末处理1.3.1.1.3.1.期末对账期末对账1 执行期末|对账，进入对账窗口，单击要进行对账的月份，单击对账，开始自动对账，并显示对账结果，单击确认即可。1.3.2.1.3.2.期末结账期末结账1 执行期末|结账，进入结账-开始结账 ，单击要结
8、账的月份，单击下一步，打开结账-核对账簿对话框，单击对账，系统对要结账的月份进行账账核对，单击下一步，打开结账-月度工作报告单击下一步点结账即可。6 / 15 文档可自由编辑打印1.41.4 账薄查询、打印账薄查询、打印1.4.1.总账总账1 查询：执行账表|科目账|总账，打开起查询条件，输入相应条件，点确认即可。2 打印：执行账簿打印|科目账簿打印|总账，选择要打印的科目其止范围，级次范围，是否打印到末级科目和账页格式等，单击打印即可。1.4.2.1.4.2.明细账明细账1.查询：执行账表|科目账|明细账，打开起查询条件，输入相应条件，点确认即可。2.打印：执行账簿打印|科目账簿打印|明细账
9、，选择要打印的科目其止范围，级次范围等，单击打印即可。1.4.3.1.4.3.往来账往来账1查询：执行账表，执行下面对应的往来账，直到弹出如图 5-4-3，然后打开起查询条件，输入相应条件，点确认即可。2打印：在查询完后直接打印即可1.4.4.1.4.4.多栏账多栏账1 查询：执行账表|科目账|多栏账，打开起查询条件，选择相应条件，点确认即可。2 打印：执行账簿打印|科目账簿打印|多栏账，选择要打印的科目其止范围，级次范围等，单击打印即可。7 / 15 文档可自由编辑打印2 2、报表系统报表系统2.1 报表简介报表简介UFO 报表独立运行时，是用于处理日常办公事务。可以完成制作表格、数据运算、
10、图形制作、打印等电子表的所有功能。UFO 与用友其他系统运行时，作为通用财经报表系统使用，适用于各行业的财务、会计、人事、计划、统计、税务、物资等部门。2.1.1.术语说明术语说明关键字： 是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO 共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。1. 单位名称：字符（最大 28 个字符） ，为该报表表页编制单位的名称2. 单位编号：字符型（最大 10 个字符） ，为该报表表页编制单位的编号3. 年：数字型（19802099） ，该报表表页反映的
11、年度4. 季：数字型（14） ，该报表表页反映的季度5. 月：数字型（112） ，该报表表页反映的月份6. 日：数字型（131） ，该报表表页反映的日期格式状态在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式） 、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表
12、等。在数据状态下不能修改报表的格式。8 / 15 文档可自由编辑打印在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。表头：表头的涵义就是来反映这张报表的性质。例如：资产负债表、损益表等。(图 6-5)表体：是由单元格组成的。 1、单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字 1-9999 表示，列标用字母 A-IU 表示。例如：D22 表示第 4 列第 22 行的那个单元。 2、 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符） ，UFO 在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个
13、单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把 B2 到 B3 定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2” 、 “B3” 、或“B2:B3”表示。2.2 报表计算报表计算如果在格式状态下定义了单元公式，进入数据状态之后，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果；当单元公式中引用单元的数据发生变化时，公式也随之自动运算并显示结果。要重新计算所有表页的单元公式，请在数据状态下点取数据菜单中的表页重算。在计算过程中，按键可以终止计算。 （注意：如果本表页设置了“表页不计算”标志，则进行整表重算时，本表页中的公式不重新计算。 ）
14、2.3 报表打印设置报表打印设置打印设置包括设置打印机、打印纸、打印质量等。一、打印：操作步骤：1、激活要打印的报表文件或图表的窗口。2、如果要打印报表，则点取要打印表页的页标，使它成为当前表页。3、点取文件菜单中的打印，将弹出“打印”对话框。 （图 6-9）4、在“打印”对话框中设置打印机、打印纸的大小、打印方向、纸张来源、图象的分辨率、图象抖动、图象的浓度、打印品质、打印到文件、打印范围。二、打印设置打印设置包括设置打印机、打印纸、打印质量等。9 / 15 文档可自由编辑打印操作步骤：1、激活要打印的报表文件或图表的窗口。2、如果要打印报表，则点取要打印表页的页标，使它成为当前表页。3、点
15、取文件菜单中的打印，将弹出“打印”对话框。4、在“打印”对话框中设置打印机、打印纸的大小、打印方向、纸张来源、图象的分辨率、图象抖动、图象的浓度、打印品质、打印到文件、打印范围。2.4 格式设计格式设计制作一个报表的流程:在以下步骤中，第一、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。 第一步 启动 UFO，建立报表：启动 UFO 后，首先要创建一个报表。点取文件菜单中的新建命令或点取新建图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自
16、己的文件名给这张报表命名。第二步 设计报表的格式：报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。可能包括以下操作:1、设置表尺寸：即设定报表的行数和列数。2、定义行高和列宽。3、画表格线。4、设置单元属性:把固定内容的单元如项目、行次、期初数、期末数等定为表样单元;把需要输人数字的单元定为数值单元;把需要输入字符的单元定为字符单元。 5、设置单元风格:设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。6、定义组合单元:即把几个单元作为一个使用。选中要修改单元格单击右键，左键单击单元属性。只要单击下面的页签，就可以设置单元的字型、图案、折行显示等。7、设置可变区:即确定可变区在表页上的位置
17、和大小。8、确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。设计好报表的格式后，可以输入表样单元的内容，如项目、期末数等。如果需要一个标准财务报表如资产负债表等，可以利用 Um 提供的财务报表模板自动生成一个标准财务报表。UFO 还提供了 ll 种套用格式，可以选择与报表要求相近的套用格式、10 / 15 文档可自由编辑打印进行一些必要的修改即可。第三步、定义各类公式UFO 有三类公式:计算公式计算公式(单元公式单元公式)、审核公式、舍位平衡公式、审核公式、舍位平衡公式，公式的定义在格式状态下进行。计算公式：计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入=就可直接定义计算公式，所
18、以称为单元公式。审核公式审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要用审核公式菜单项定义。 （注意：（注意：为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。一般地来讲，我们称这种检查为数据的审核。 ）2.5 公式简介公式简介一、定义公式： 我们欲定义一个求合计数单元公式：a10=ptotal(a1:a9)，即令 a10 单元等于 a1:a9 单元的合计数。1. 在格式设计状态下，选中 A10 单元。2. 按“=” ，弹出“定义公式”对话框。3. 在对话框中输入“ptotal(a1:a10)” ，回车。完成定义。 （注意：ptotal 是
19、求和函数！） 。二、丰富的计算公式UFO 提供了丰富的计算公式，可以完成几乎所有的计算要求。UFO 的计算公式有 3 种方式：单元公式，存储在报表单元中，按“=”即可定义。命令窗中的计算公式，在命令窗中一条一条书写，按回车计算。批命令中的计算公式，在批命令（SHL 文件）中一次性书写，执行批命令时批量计算。在计算公式中，可以取本表页的数据，可以取其他表页中的数据，也可以取其他报表的数据，例如从几张基础数据表中提取数据，计算后形成分析表。11 / 15 文档可自由编辑打印3 3、 固定资产系统固定资产系统3.1 初始设置初始设置3.1.1.资产类别资产类别上机操作：此项设置是为输入所有的固定资产
20、类别，操作步骤如下：1. 单击【基础设置】菜单下的【资产类别设置】 ，单击【增加】 ，输入各类别固定资产的相关信息。然后单击【保存】 。在输入下一级固定资产时，必须将鼠标点击其上级类别，再单击【增加】 ，修改下一级固定资产时，鼠标单击固定资产科目，再单击【修改】 ，输入要修改的项然后【保存】 。3.1.2.增减方式增减方式单击【基础设置】菜单下的【增减方式】 ，进入增尖方式目录表1.当要增加增减方式时，鼠标单击增加/减少方式，输入要增加/减少方式的名称及入账科目，点击【保存】既可2.当要修改增减方式时，鼠标单击增加/减少方式的目录，然后点击【修改】 ，修改完后点击【保存】 。3.1.3.卡片项
21、目设置卡片项目设置卡片项目定义上机操作：单击【基础设置】-【卡片项目定义】 ，进入上图所示界面，在右边的【项目列表】中，系统将所有的项目分为两类，一类叫系统项目，是由系统规定的项目；另一类叫自定义项目，由用户根据需要加入系统定义的卡片没有的项目，其操作步骤如下：先将光标移至自定义项目，然后单击【增加】按纽，输入要加入的项目，最后单击【保存】按纽即可。自定义输入的项目将在卡片样式图框右边的自定义项目中列示出来。3.1.4.卡片格式设计卡片格式设计卡片式样定义12 / 15 文档可自由编辑打印操作：操作：【卡片样式定义】主要定义固定资产卡片的格式，操作步骤如下：1. 单击【基础设置】-【卡片样式定
22、义】，然后单击【增加】，系统会提示【是否以当前样式建立新的卡片样式】，选择【是】。2. 单击【编辑】-【项目移入】，可将在【卡片项目定义】中定义的自定义项目插3. 入到卡片格式中，也可用鼠标直接将自定义项目拖入卡片格式中。4. 单击【格式】，可以对卡片格式进行对齐、字体、增删行和列等一系列操作。5. 在卡片样式名称的长条框中输入所定义的卡片格式名称，如【通用格式 1】等。6. 单击【保存】，则将保存所设计的卡片格式。3.1.5.原始卡片录入原始卡片录入操作：操作：单击【原始卡片录入】 ，系统弹出如上图的图框，将光标选中明细级固定资产类别，单击【确认】 ，系统弹出如图一张空白的固定资产卡片，输入
23、固定资产的相关内容。同级固定资产输入完毕后，按以上步骤再输入其他类别的固定资产。3.2.3.2.日常处理日常处理3.2.1.3.2.1.新增资产新增资产1. 单击工具栏资产增加按钮或从【卡片】菜单中选择【资产增加】功能菜单；2. 选择要录入的卡片所属的资产类别。先选择资产类别是为了确定卡片的样式。如果在查看一张卡片或刚完成录入一张卡片的情况下，不提供选择资产类别，缺省为该卡片的类别。3. 确定后显示单张卡片编辑界面，资产增加录入不能修改。4. 录入或参照选择各项目的内容。5. 资产的主卡录入后，单击其它页签，输入附属设备及其他信息。附属页签上的信息只供参考，不参与计算。6. 单击保存后，录入的
24、卡片已经保存入系统。7. 因为是资产增加，该资产需要入账，所以可执行制单功能，单击制单按钮图标制作该资产的记账凭证。如下图13 / 15 文档可自由编辑打印3.2.2.3.2.2.减少资产减少资产【操作步骤】1. 单击【卡片】菜单，选择【资产减少】。2. 选择要减少的资产，有两个方法：如果要减少的资产较少或没有共同点，则通过输入资产编号或卡片号，然后单击增加，将资产添加到资产减少表中。如果要减少的资产较多并且有共同点，则通过单击条件，屏幕显示的界面与卡片管理中自定义查询的条件查询界面一样。输入一些查询条件，将符合该条件集合的资产挑选出来进行减少操作。请参考如何定义查询条件集合。3. 在表内输入
25、资产减少的信息：减少日期、减少方式、清理收入、清理费用、清理原因。如果当时清理输入和费用还不知道，可以以后在该卡片的附表清理信息中输入。4. 单击确定，即完成该（批）资产的减少。3.2.3.3.2.3.原值增减原值增减【操作步骤】1. 选择【原值增加/减少】菜单，显示固定资产变动单-原值增加/减少界面。2. 输入卡片编号或资产编号，资产的名称、开始使用日期、规格型号、变动的净残值率、变动前净残值、变动前原值自动列出。3. 输入增加/减少金额，参照选择币种，汇率自动显示。并自动计算出变动的净残值、变动后原值、变动后净残值。4. 如果缺省的变动的净残值率或变动的净残值不正确，可手工修改其中的一个，
26、另一个自动计算。5. 输入变动原因。6. 单击保存，即完成该变动单操作。卡片上相应的项目（原值、净残值、净残值率）根据变动单而改变。7. 从【处理】菜单中单击【凭证】制作记账凭证.14 / 15 文档可自由编辑打印3.2.4.3.2.4.部门转移部门转移1. 选择【部门转移】菜单，屏幕显示部门转移变动单界面。2. 输入卡片编号或资产编号，自动列出资产的名称、开始使用日期、规格型号、变动前部门、存放地点。3. 参照选择或输入变动后的使用部门和新的存放地点。4. 输入变动原因。5. 单击保存，即完成该变动单操作。卡片上相应的项目（使用部门、存放地点）根据变动单而改变。3.2.5.3.2.5.调整累
27、计折旧调整累计折旧1. 选择【累计折旧调整】，屏幕显示累计折旧调整变动单界面。2. 输入卡片编号或资产编号，自动列出资产的名称、开始使用日期、规格型号、变动前累计折旧。3. 输入变动后累计折旧。4. 输入变动原因。5. 单击保存，即完成该变动单操作。卡片上的累计折旧根据变动单而改变。6. 单击制单制作记账凭证，具体操作参见如何制作记账凭证。3.3.3.3.期末处理期末处理3.3.1.3.3.1.折旧计算折旧计算上机操作:单击【处理】按钮,进入在处理下面的【计提本月折旧】,然后双击,再单击是或否进行计提折旧。3.3.2.3.3.2.月折旧额调整月折旧额调整操作步骤：1.点击【处理】 ，进入【折旧
28、清单】窗口，在期间选择列表中俯有最新字样的期间，有该期间的折旧清单中的月折旧额是可以修改的；2. 执行快捷键Ctrl+Alt+g,打开折旧额可修改按钮2.单击【修改】 ，把系统自动计算的月折旧额和单位折旧改为需要计提月折旧额和单位折旧。15 / 15 文档可自由编辑打印3.3.3.3.3.3.凭证处理凭证处理操作步骤：凭证制作：1.在资产增加，卡片修改，资产评估原值变动，累积折旧调整，折旧分配表，资产减少完成后，如果在选项部分设置了“立即制单” ，则自动调出有一部分缺省内容的不完整凭证供完成，如果在选项部分设置的是“不立即制单” ，则可单击【处理】菜单选择【凭证】 。2.批量制作记账凭证：1.
29、从【处理】菜单中选择【批量制单】 ，3.进行制单选择，单击制单选择，选中的制单将连续制作凭证，一个制单一张凭证。4.3.进行汇总制单，在合同号下选择哪几张卡片汇总制作一真纳感单据。5.制单设置，根据实际情况和需要进行选择6.单击制单，根据设置提供批量制单和汇总制单。7.单击【保存】 ，提示凭证已生成。查询凭证：1.从【处理】菜单中单击【凭证】可查看该单据的记账凭证。 2.从.【处理】菜单中选择【凭证查询】 ，显示如下图：（）双击任一行可以查看凭证。修改和删除凭证：1.【处理】菜单中选择【凭证查询】后，显示图（如上）2.列表中选择要删除或修改的凭证。3.单击【修改】或【删除】即可。3.3.4.3.3.4.月末结账月末结账操作方法：操作方法：从【处理】菜单中选择【月末结账】,系统几个提醒对话框后,系统自动进行一系列的处理,直至结账完成.