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1、论外贸公司资金管理财务会计核算制度架构的设计有效的资金监控体系，有利于及时依据数据发现业务员资金使用上存在的问题，将“融资服务也是外贸服务”的意识灌输到业务员的意识中，在控制资金占用总规模的同时，有效地提高了资金的使用效率论外贸公司资金管理核算制度架构的设计白云刘学一、综述外贸公司的资金管理和会计核算一直是困扰外贸会计的难题。 外贸公司的核心业务包括物流和资金流两个方面。物流方面，近年来通过应用计算机程序和理顺业务关系，物流的管理和核算工作已经逐步完善，与物流有关的成本费用核算也已经可以做到核算清晰；相对于物流而言，资金流管理和会计核算要考虑的因素复杂很多。首先，资金流是通过资金在生产环节以不
2、同的性态存在的。因此，完善资金管理制度必须贯穿于资金的各个性态，包括库存，应收、应付款等。资金的管理应监控不同性态的资金的使用情况，并加以综合管理。其次，资金流的管理是为了降低资金成本， 总公司统一调控是最好的选择。 但是， 资金的统一调控带来了如何区分业务员之间的资金占用和分摊利息费用的合理性问题。外贸公司目前的资金核算体制大致可以分为分公司制和业务员分票独立核算制度。对于业务量大的科室，外贸公司一般选择独立成科室，利用不同的银行账户的隔绝实现资金核算的独立性。但是这种方式下，每个独立科室都需要保存有一定的资金额度，都需要进行独立的融资决策，资金浪费比较严重。对于同一个部门的情况，很多外贸公
3、司实行按单计算资金占用，核算利息的做法。具体做法是按照同一份出口单据下收汇付款的时间计算利息。但是该种做法核算复杂，工作量大，容易遗漏项目。二、案例分析山东华岳五金有限公司（以下简称“公司” ）的出口额目前在国内同行业中名列前茅，年出口额过亿美元。前些年因为资金管理制度缺乏，资金没有核算明晰，利息分摊政策不合理，因此资金的浪费比较严重，资金占压较大。根据多年的会计经验的总结和思考， 结合公司的实际情况， 笔者将公司解决资金管理问题的难点放在利息费用分摊和资金使用效率监控两个方面。会计记账方法是各项会计核算制度的基础， 因此，公司根据资金管理的需要设立了各项会计记账方法，并在此基础上建立了资金监
4、控措施，及时反映各个业务人员的资金占用情况，为科学制定各项资金管理措施提供依据。首先，公司将所有的资产类科目都按业务员进行了分类。 最早的财务程序只是将应收、应付、预收国外账款分业务员设明细科目核算，后来将库存、银行存款和应付账款科目等所有涉及营运资金的会计科目也分业务员设明细科目核算。这样，整个牵扯营运资金的相关科目都分业务员核算到人，会计人员可以从这些对应的科目中提取数据，计算出业务人员的整个业务流程所占用的资金总额，可以揭示出资金占压的主要环节。下面主要介绍设计的资金使用效率表的监控方法，表1 是公司部分资金使用效率表，分别说明如下：1 占压资金 A：这个项目是经过分别统计各业务员的库存
5、、应收国外账款和预付账款的月末借方余额作为占压资金的增项，统计库存，预收外汇账款的月末贷方余额作为占压资金的减项，增项和减项相抵得出的资金占压金额。2 出口额 B: 业务员当年累计的出口额，是动态的。3 每美元占压资金 C: 通过以下公式计算：各业务员总占压资金 / （当年累计出口额 / 当月月份× 12）每美元占压资金的指标具有跨年和跨月份的可比性，在积累了多年数据的基础上，已经掌握了公司业务人员的资金控制能力和业务风格。按照以前的认识，出口额多的业务员占用资金一定多，因此，需要多分摊利息。但是具实际的每美元占用资金指标反映，出口额大的业务员并不是资金占用大的，相反，因为其最大的客
6、户实行即期付款，其平均资金占用是最小的。资金占用大的业务员是放账期长的业务员。资金监控指标有利于业务员掌握自身的资金占用情况，可以在公司内部进行横向比较，发现资金管理的差距。资金监控指标的建立不仅有利于控制压缩不合理的资金过度占用，还有利于业务员发现自己在资金上的优势，采用预付工厂货款等方式，在自己合理的资金占用范围内利用资金优势拓展新业务。在资金监控指标被业务人员和管理人员逐步接受的基础之上，公司逐渐开始采用差别利率分摊利息的财务核算方法。在严格了资金收付制度，完善了资金监控体系后，每个业务员资金的周转已经可以从财务账面上加以反映，财务部门因此可以计算每个业务员的资金占压，并据此根据差别利率
7、计算业务员应承担的利息支出，避免资金使用上的”大锅饭“，具体做法如下：公司根据每个业务员当年的出口指标，制定每个业务人员初始贷款的额度即1 美元出口计划提供 1 元人民币的初始贷款。财务部门将初始贷款转入每个业务员的银行存款会计科目中。初始贷款适用于公司不同贷款方式下的中间利率。业务员的资金收付都通过各自的银行存款二级科目核算，月末计算每个业务员的银行存款余额。可能出现三种情况： （1）余额大于初始贷款金额，说明业务员没有使用初始贷款，不用计算利息；（ 2）余额为正但小于初始贷款金额，说明业务员使用了部分的初始贷款，按照初始贷款的利率征收利息； （ 3）余额为负，说明业务人员不仅全额使用了初始
8、贷款，而且还使用了超额贷款，应该征收超额贷款的利息。对于超额贷款的利率的制定，公司认为应该结合业务员的资金占用情况来确定，资金占用大的业务员适用最高的利率，资金占用小的适用优惠的利率。财务部门认为，在目前公司还可以正常贷款的情况下，最高的利率水平是公司可以贷到款所付出的最高利率，而优惠利率根据公司的融资成本的最低利率确定，两者一般相差2-3 个百分点，可以体现奖优罚劣的目的。差别分摊利息的财务核算方法督促业务员在报价中依据放账时间和自身适用的利率水平加计利息，取得为客户融资所应得的利息收入。三、结束语在以上资金管理制度和财务核算体系、完善的前提下，公司的资金管理水平上了一个新的台阶，大大促进了业务员的资金有偿使用意识。有效的资金监控体系，有利于及时依据数据发现业务员资金使用上存在的问题，将”融资服务也是外贸服务“的意识灌输到业务员的意识中，在控制资金占用总规模的同时提高了资金的使用效率。公司的每美元资金占压资金的指标逐渐降低，而资金占压大的业务员因为在报价中从高计算了利息，其赢利能力反而成了公司第一名。内部资金统一调控监督，核算清楚的会计做法将公司的资金优势充分发掘出来，创造了内部资金的高效运转，提高了公司的抗风险能力，实现了共赢。（作者单位：山东省机械进出口集团公司）