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1、文档结构图一、用大纲级别结合文档结构图快速定位我们在 Word中打开一篇文档，在菜单栏上选择视图一文档结构图”，如果这篇文档已经设置好各级大纲级别，我们可以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录。这时如果 我们在左侧的文档结构图中点击一个条目，那么在右侧的文档中，光标就会自动定位到相应 的位置。利用文档结构图的这一功能查阅文档（特别是长文档）的时候会非常方便。也许有的朋友会说，我打开的文档在文档结构图中怎么看不到条目？那是因为这篇文章 没有设置大纲级别，除 正文文本”级别的段落不出现在文档结构图中夕卜，其它级别的段落都会排列在文档结构图中。这种排列有从属关系，也就是说，大纲级别为 2级的段
2、落从属于1级，3级的段落从属 于2级9级的段落从属于8级。在文档结构图中，点击条目 前面的号或 牛”号，可以 把有从属关系的条目折叠或展 开，这种方法与Windows资源管理器 左窗格中的目录 和子目录 的操作方法有点相似。明白了上述原理，我们就可以 给文档中的章 节标题设置好大纲级别，以便利用文档结构 图快速查看文档。在 实际应用中，我 发现有些人利用格式刷给 章节标题设置大纲级别，这的 确是一种不错的方法，但这并不是最好的方法。因为我们一般都是用 样式”来给文档排版的， 而段落的样式”中本身就包括了大纲级别的设置，所以，我们只要给段落 应用了正确的样式”, 段落的大纲级别也就自动 地设置了
3、。二、在大纲视图中设置大纲级别那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别 呢？下面我们就来介绍设置方法和技巧。现在我们打开一篇文档，点击 水平菜单上的视图，点击下拉菜单 大纲”按钮，把文档切 换到大纲视图。在大纲视图中，在需要在左侧文档结构 处显示的内容前面点击出现输入光标然后在选择3】纽级别，1级最高，依次递减，出现多个级别，则自动在高一级别标 签前添加展开（-）和折叠按钮（+）。我们把光标定位在一个 丄”标记的段落前，在大纲工具栏上点击 折叠”按钮，可以把从属 在它下面的其它级别的段落和 正文文本”逐层折叠起来，完全折叠后，该段落的下面会出现一 条类似波浪线的下划线。同样的道理，点击工具栏上的
4、 展开”按钮，也可以把从属在该段落下 面的其它段落逐层展开。在大纲视图中，除了可以使用折叠和展 开的方法快速地 查阅文档，我们 还可以利用 它重 新组织文档和快速地改变段落的大纲级别。1. 重新组织文档先把段落下面 的内容完全折叠起来，单击 将文档另存”前面的丄”标记选中这个 段落，然 后点击大纲 工具栏上的 向下移动”按钮，这时，文档中的 将文档另存”和下面的 取消嵌入 TrueType字体”就互相交换了位置。点击大纲 工具栏上的 展开”按钮，展开这两个段落下面 的内容，你会惊奇地发现，下移 后的 将文档另存”下面的内容还是原来的内容，原来排 在 将文档另存”下面的 取消嵌入 TrueTyp
5、e字体”中的全部内容，现在也排在了将文档另存”的上面。利用这 种方法，可以快速 地重新组织 文档内各部分的内容，这可比用剪切、粘贴的方法方便多了。2. 改变段落的大纲级别把光标定位在一个大纲级别为 正文文本”的段落前，在大纲工具栏上点击 提升”按钮，这 个段落就和就和它的上一级 段落同级了 ；把光标定位在一个大纲级别为 1级的段落前，点击 大纲工具栏上的 降低”按钮，这个段落的大纲级别就 降低了一级，点击工具栏上的 降为正文” 按钮，这个段落的大纲级别就 变为 正文文本”了。利用这种方法，我们就不用打开图1的对话 框设置 段落”的大纲级别，非常方便。三、怎样让 WOR文档结构图更好看在使用Wo
6、rd编辑一些大型的文档时，内行的朋友都习惯使用文档结构图 来辅助编辑，这 样既可以很好的 控制格式、段落又方便后期的目录导出。可以轻松的修改Word的文字格式， 而文档结构图中的文 字字体如何修改呢？下面就教大家一招，让文档结构图 来得更好看些！第一步：打开使用了文档结构图的文档， 然后单击菜单 视图文档结构图”，这样便将 文字结构图显示出来了。第二步：单击菜单 格式/样式和格式”，在展开的 样式和格式”窗口中的 显示”列表中选 择 自定义”，在打开的 窗口中的 类别”列表中选择 所有样式”，接下来在 可见样式”列表中选 择文档结构图”，单击确定”按钮。第三步：回 到 样式和格式”窗口中，在
7、请选择要应用的格式”列表中选择 文档结构图”项 并单击右侧的 下拉按钮，在弹出的菜单中选择 修改”项。现在，可以针对文档结构图中的不 同级别（正文、标题等）修改格式了，如果想进行更 多项设置，还可以单击 格式”按钮，在弹出的菜单中选择设置文档结构图中的 字体、颜色、大 小、编号、图文框、文字效果等。设置后保存即可，再次打开文档结构图，就会看到 效果了。word技巧之 给word文档添加目录当需要给word文档添加目录时，当需要查看word文档结构图（即左边显示目录-点击目 录，右边自动跳转至目录所在页）时，第一步，你需要先把希望显示的文字，设置其样式为 标 题”,才能正常显示：1. 点击格式”
8、-选择格式和样式”2. 选中需要显示 的文字，在右侧弹出的格式和样式 里，将其格式设置为标 题。并设置其标 题级别、字体大小、位置、行距等等下面来看看如何添加目录，和如何查看文档结构图一、添加目录目录通常是长文档不可 缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内 容，如何查找内容等。Word提供了自动生成目录的功能，使目录的制作变得非常简便，而且 在文档发生了改变以后，还可以利用 更新目录的功能 来适应文档的变化。1 创建 标题目录Word 一般是利用标 题或者大纲级别 来创建目录的。因 此，在创建 目录之前，应确保希望 出现在目录中的标 题应用了内置的标 题样式（标题 1 到标题
9、9）。也可以应用 包含大纲级别的 样式或 者自定义的样式。如果文档的结构 性能比较好，创建出合格的目录就会 变得非常 快速 简便。1.1 从标题样式 创建 目录从标题样式 创建目录的 步骤 如下：（1）把光标 移到要拖入目录的位置。（2）单击【插入】菜单项的【索引 和目录】菜单项，并在弹出的【索引 和目录】对话框 选择 【目录 】选项卡。（3）在【格式】列表框中选择目录的 风格，选择的结果可以 通过【打印预览】 框来查看。 如果选择【来自模板】，标识使用内置的目录样式（目录 1 到目录 9）来格式化目录。如果 要 改变目录的 样式 ，可以单击 【更改】按钮，按更改样式的方法修改 相应的目录 样
10、式。 1.2 从其 他样式 创建 目录如果要从文档的不 同样式中创建目录，例如，不需要根据【标题 1】到【标题9】的样式 来创建目录，而是根据自定义的【样式 1】到【样式3】的样式来创建目录，操作步骤如下：（1）将光标 移到要插入目录的位置。（ 2）打开对话框 ，然后单击【选项】按钮，弹出【目录选项】对话框。（3）在【有效样式 】列表框中找到标题使用的 样式，然后 在【目录级别 】文本框中指定 标题的级别。如果不 想用某一样式，要删除【目录级别 】文本框中的数字。例如，用 户可以 删除标题1、标题 2 和标题 3 后面的【目录级别 】中的数字。（ 4）单击【确定】按钮，返回到【索引和目录】对话
11、框 。（ 5）在【索引和目录】对话框 中选择合适的选项后单击【确定】按钮。2 创建 图 表 目录图表目录也是一 种常用的目录，可以在 其中列出图片、图表、图形、幻灯片 或其他插图 的说明，以及它们出现的页码 。在建立图表目录时，用 户可以根据 图表的题注或者自定 义样 式的图 表标签，并参考页序按照排序级别排列，最后在文档中 显示 图表目录。使用题注组织目录的方 法如下：（1）确保文档中 要建立图表目录的图 片、表格、图形加有题注 。（2）将光标 移到要插 入图表目录的 地方。（3）单击【插入】菜单中的【索引 和目录】菜单项，并在【索引和目录】对话框中选【图 表目录】选项卡 。（4）在 【题注
12、标签】下拉列 表框中选择 要建立目录的 题注，如图 表、公 式、表格 等。（5）在【格式】下拉列 表框中选择一 种目录格式，其他选项与创建一般目录一 样，确定 后单击 【 确定】按钮 。在检查图表目录后，当将鼠标移到目录项目上时， 鼠标指针会变为手形，单击 鼠标左键接 口跳转 到相应的位置。利用题注建立图表目录是很方便的， 但有时候，文档中的标 签是用户键入的， 并不是Word 的题注功能加上的。这时，就 需要使用自定 义样式 建立图表目录，方 法如下：（1）打开的 【索引 和目录】对话框 ，并选中【图表目录】选项卡 。（2）单击【选项】按钮，弹出【图表目录选项】对话框 。（3）选中【样式】复
13、选框，并在其右边的下拉列表框中选择图 表标签使用的样式名后单 击【确定】按钮。（4）在【索引 和目录】对话框中选择各选 项，然后单击【确定】按钮。3 创建 引 文目录引文目录与其他目录类似，可以 根据不同的引文类型，创建不同的引文目录。在 创建引文 目录之前，应该确 保在文档中有相应的 引文。创建 引文目录的 操作 步骤 如 下：（1）将光标 移到要插入引文目录的位置。（2）单击【插入】菜单中的 【索引 和目录】菜单项，在弹出的【引文和目录】对话框 中 选择【引文目录 】选项卡。（3）在【类别】中选择相应的 引文类别， 注意此种类别应 该是引文中已经 创建 有的 引文 类型。（4）创建的引文目
14、录也有相应的 内置引文目录样式来套用，如果 要更改，可以单击 【更 改】按钮。（5）如果引文的页码超过五处，可以选中 【使用“各处”】复选框，这样可以避免页码过 多 反而给用户造成不便。（6）如果 引文过长，可以选择 【保留原格式 】，以保留原有的引文格式。（7）选好目录的 制表前导符和格式 后，单击 【确定】按钮即可，插入的引文目录。 如果要标记引文，以 创建合适 的引文目录，可以 按如下方法进行：（1）选择 要 标记的引 文。（2）打开 对话框 ，单击 【标记引文】按钮，弹出【标记引文】对话框 。（3）在【类别】的下拉列表框中选择 合适的类型。（ 4）单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进
15、行标记，如果单击 【标记全部 】按钮， 将对存 在于文档中的 所选文 字进行标记。（5）如果还要标记其他引文，不要关闭【标记引文】对话框 ，直接在文档中选 取要标记 的引文。（6）返回【 标记引文】对话框 ，选中的 引文将出现 在【所选引文】下面 ，然后单击 【标记】 即可。（7）如果要修改一个存在的类别，可以单击 【类别】按钮，弹出对 话框。（8）选中要修改的类别，在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字，单击 【替换】按 钮即可。（9）完成后单击【确定】按钮，回到【标记引文】对话框。单击 【关闭】按钮。4 更 新 目录Word 所创建的目录是以文档的 内容为依据，如果文档的 内容发生了变化，如页码 或者标题发 生了变化，就要更新目录， 使它与文档的 内容保持一致。最好不要直接修改目录，因为这 样 容易引 起目录与文档的 内容不一致。 在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以 再执行一次创建目录的操 作，重新选择格式和显示 级别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框 ，询问是否要替换 原来的目录，选择 【是】替换原来的目录 即可。如果只是想更新目录中的 数据，以适应文档的 变化，而不是要更改目录的 格式等项目，可以 对着目录单击 鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击 【更新域】菜单项即可。用 户也可以选择 目录 后 ，按下 F9 键 更新域。