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1、日正聯合會計師事務所 文件名稱：採購管理程序 文件編號：2管理06 制訂部門：管理部 制訂日期：1997年12月01日 頁 數：4 分發部門：部門所長副所長副總經理管理代表管理部查帳部記帳部工商登記部份數11111111會簽文 件 制 修 訂 記 錄NO發行日期修訂申請書編號制修訂內容修訂頁次版本11998.1.2新 訂1.0234567核 准審 查制 訂1.目的：確保採購事務之順利進行並能適時、適價、適質供應服務所需之用品。2.範圍：2.1 凡服務所需之各項用品採購均屬之。2.2 非服務之各項用品如：消耗品事務用品等。3.權責：(1)請購：使用單位或總務人員。 (2)採購：總務人員。 (3)
2、驗收：總務人員及使用單位。4.定義：事務用品：辦公用品、文書、硬、軟體之生財用品等。5.作業內容：5.1 採購流程。（附表一）5.2 採購管理： 5.2.1 交期管理： 總務人員依據商品請購單指定之交貨日期，或應商議妥之交貨日期填 入商品請購內，並跟催管制交期狀況。 5.2.2 交期變動： 於採購單確認後，若廠商遭不可抗拒之天災或其他因素，導致無法按 時交貨時，總務人員得與需求單位及廠商，協商因應之對策，並議定 新交期並確實管制。 5.2.3 價格管理： 總務人員依既定之交期、數量及其他交易條件下，在依據過去採購記 錄及廠商提供資料，經詢、比、議價後填寫”廠商比價表”，呈主管核 准，向廠商提出
3、採購。5.3 採購作業程序： 5.3.1 採購文件之收件： 總務人員於接獲各部門送交之“商品請購單”（F-06-01）時,應予初 步審查、彙總、登錄。 5.3.2 詢價作業： 總務人員於接受請購案件後，應進行兩家以上廠商所提供價格之動 作。新品之採購，以有信譽、有能力、有經驗的合格供應商作為詢價 的優先對象；舊品之採購，則直接採購，無需詢、比價作業，但須每 年年底重新詢、比價作業。 5.3.3 登錄： 將議價結果(如單價.等)及確認之交貨日期、數量.等資料， 標示於“採購單”（F-06-02）上 5.3.4 訂購作業： 總務人員將“採購單”（F-06-03），依採購核決權限（如附表二） 呈主管
4、審查核准後，交由廠商簽回。5.4 採購物料之品質管制： 5.4.1 廠商交貨後，物料，經總務人員驗收後，方可收貨，如不合格直接退 回廠商。 5.4.2 總務人員持”商品請購單”二、三聯及初驗商品交由請購單位，覆驗並 簽回在”商品請購單”二、三聯上，再交還總務人員(F-06-02)上。6.相關文件：無。7.使用表單：7.1 商品請購單。F-06-017.3 採購單。F-06-027.4 廠商比價表。F-06-03附表一：採購流程項目單位填寫商品請購單需求單位 取消 NO 審 核依附表二之權責 Yes審查、彙總採購詢價採購比價採購議價採購登錄（開立採購單）採購 NO 採購文件審查採購、需求單位、副
5、所長、所長 YES訂購作業採購附表二：採購核決權限日正聯合會計師事務所請購單部門：年月日編號：產品編號品名規格單 位現存數量請購數量交貨日期一式兩聯第一聯：請購單位（白）第二聯：採購單位（藍） 備註： 核准：經辦：使用說明：一、本單一式二聯，於需用單位於請購各項物品時填寫。二、請購人填立à權責主管核准à採購簽章並編立流水號。第一聯：請購單位留存第二聯：採購，據以詢議價或填製採購單。F-06-01-01日正聯合會計師事務所物 品 申 請 單請購單位：NO：請 購 人：日期：年月品名規格單價請購數量現存數量用途驗收（簽名）備註單位主管部門經理副 所 長所長預定需要日期付款方式F
6、-06-02-01日正聯合會計師事務所採購單廠商代號：名稱：訂單號碼：電話：訂購日期：茲向貴公司（廠）訂貨如下：料 號品名規格數 量單 價交貨日期請購單編號第一聯：採購聯（白）第二聯：（黃）第三聯：倉管聯（紅）第四聯：廠商聯（藍） 備註欄交貨地點： 付款條件：交貨驗收後結算日算起天期票。 每月底結算，次月5日前送帳單，25日付款，逾期送單延至次月付款。 驗收標準：以本公司提供之圖面或樣品，以全數或按本公司抽驗標準驗收。 注意事項：1.交貨日期必須嚴守，如不能按期交貨時，本公司得以取消一部份或全部訂單，且本公司如因此而蒙受損失時，由貴公司負責賠償。2.物品在保用期限所發生之品質不良，損失部份應由貴公司負責賠償。3.訂單或其條件之任何更改，必須以書面為之，並需經本公司經理以上主管同，否則無效。核 准複 核採 購廠商簽章F-06-03-01日正聯合會計師事務所廠 商 比 價 表日期: 年 月 日廠商名廠規 格數 量原 價折 扣 價備 註核准: 填表人: F-06-04-01