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1、浅谈软件项目的沟通管理 1项目概况 X省某高校为了响应国家信息化号召，打算开发一个校务通管理平台。校务通管理是对学校教务和教学活动进行综合管理的平台系统，是一个学校和地区教育信息化的基础信息平台，它要完成管理层、教师、学生、家长等日常工作、学习、管理、咨询等任务。建设的总目标是争取建立一个高校资源一体化和标准化的统一平台，实现高校信息资源的高度共享和充分利用，提高学校工作效率规范学校的工作流程，便利校内外的交流，实现高校业务电子化、服务规范化，提高高校竞争力。该项目规模浩大，包括通用功能和学校日常管理功能。通用功能包括办公自动化系统、bbs、人事管理等功能，学校日常管理包括招生、教务管理、学生
2、管理、教师辅助管理等。牵涉的项目干系人众多，有省高招办、考生家长、考生、教师、学生等等。 2软件项目沟通重要性 软件项目开发的项目管理目的是为了使得项目能够在预定的时间、成本、范围内达到预定的质量。项目管理涉及到成本管理、时间管理、范围管理等目标性管理，同时还牵涉到质量管理、风险管理、选购管理、沟通管理、人力资源管理、集成管理，但是由于软件项目的特别性，软件项目和其他项目相比有许多的不同，软件是规律实体，本质上无形、看不见、难监控，软件的质量问题基本上是人为差错引起的。而有效沟通也是防止人为差错的一个重要因素。此外，项目管理中的时间、成本、质量、人力、风险、选购也很大一部分工作是与人的沟通，所
3、以应当在软件开发中高度重视沟通管理。 PMBOK指南把项目沟通管理定义为一个包括保证准时与恰当地生成、搜集、传播、存储检索和最终处置项目信息所需的过程。它在人员与信息之间供应取得成功所必需的关键联系。 在项目进行过程中，沟通一直是一个比较大的困难。通常，沟通的主要目的是为了解决下列问题： 让项目成员精确地了解执行项目的详细方法； 让项目成员清晰地知道项目的整体计划以及每个成员在项目中所担当的详细任务； 让项目组成员获得完成其工作所需的必要帮助； 项目经理能够清楚、精确、准时地把握项目的进展状况以及每个成员的工作进度； 项目计划的必要变更可以准时地让项目团队的全部成员了解； 项目的实际执行数据可
4、以被精确地收集并统计汇总作为决策参考。 3软件项目沟通中存在的问题及对策 1）被动式、应付式沟通，随便而行、混乱无序。原因是没有建立清楚的沟通模式，成员不知道自已的沟通职责。解决措施：建立沟通管理计划。沟通计划打算项目相关人员的信息和沟通需求：谁需要什么信息、什么时候需要、怎么获得、选择的沟通模式。 2）质量保证人员和开发人员沟通往往存在敌对心情。原因质量保证人员的工作是发觉程序中的问题，并且质量保证人员可以越级上报开发人员的错误，这样使得质量保证组和开发组有一种天然的对立心情。解决措施：质量保证人员应当清楚的熟悉工作的性质，采取妥当的方法。在开头前，要与项目经理及相关人员交流，耐心协调和指导
5、项目组人员，确认相应的规范，发觉问题后，要准时和项目经理沟通，争取合理解决问题，不要轻易上报，因为轻易上报会产生不和谐的因素。此外在沟通时，可以质量保证组和开发组都选出一个擅长沟通的人，通过他们进行间接沟通。 3）会议过多、冗长。原因会议沟通是一种特别有效的沟通方式，团队进行沟通时过多采用会议的形式。解决措施：建立例会制度，放弃可开可不开的会议，在会议之前事先应明确会议议程和争论的问题，可以让参会人员提前做预备；在会议之前将会议资料发到参会人员。对于需要有背景资料支持的会议，应事先将资料发给参会人员，以提前阅读，直接在会上争论，可以有效地节省会议时 间。 4）在进行文档沟通时，许多状况下由于不
6、同书写者的习惯，使得文档千奇百怪，增加阅读者的阅读难度。解决措施：削减开发人员之间的通讯障碍，提高沟通效率事先规定文档书写规范，命名规范、重视文档的编写、保管等工作。重视文档与设计的全都性，先修改文档，再修改程序，不至于因为文档与设计的不全都而影响工期，对跨越里程碑的文档修改色设置严格评审。 5）项目管理者不擅长沟通或者忽视沟通。原因软件项目管理者的主要工作是沟通、沟通、再沟通，假如管理者不擅长沟通的话，会给项目带来很大的障碍。或者管理者忙于这个项目的技术方面，那就简单会忽视沟通这件事了。解决措施：就在你的项目组中找一个擅长这个的人，确保您或您新任的某个人能与关键任务保持沟通。 6）邮件沟通反
7、而效果不佳。原因邮件费时，反馈慢，并且当邮件内容很长时，没有多少人会长篇大论仔认真细地看完的。许多重要的信息往往被接收者疏忽了。解决措施：尽量要求邮件简洁，假如实在过长的话，要求分点列出，假如有可能以不同颜色标注。 4结束语 校务通项目的整个执行过程，沟通还算是比较成功的，项目沟通计划的使用解决了项目干系人的各种差异化信息需要，保证了内外范围、凹凸层次人员信息的全都性；项目内部注意文档化的沟通策略的使用削减了技术和管理方面的冲突，扫除了一些沟通障碍，并且积累了珍贵的组织财宝；提前沟通和主动沟通的实施，促使项目管理过程中的潜在问题和风险准时化解，有力保障了内外环境复杂不确定性因素众多的校务通软件项目目标的实现。