ORACLE财务管理系统培训手册——总帐模块GL.doc

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1、【最新资料，WOR文档，可编辑】 ORACLE 财务管理系统培训 手册一总帐模块(GL) 文档作者： 创建日期： 确认日期： 控制编码： 当前版本： 1.01.0 文档控制 文档控制 . UNIT1 总帐模块概述 . 单元培训目标 . LESSON 1总帐模块介绍 . LESSON 2总帐模块和其他模块的关系 . LESSON 3总帐模块的一个会计业务周期 . UNIT2 基 本 概 念 . 单元培训目标 . LESSON 1 弹性域(Flexfield )和值集(Value Set) . LESSON 2科目结构和帐簿 . LESSON 3菜单、职责和预制文件 . LESSON 4关于工具栏

2、、功能键和文件夹的使用 . UNIT3 总帐业务处理流程 . 单元培训目标 . LESSON 1业务背景和数据录入操作步骤 . LESSON 2余额查询和报表提交 . UNIT4 凭证录入管理 . 单元培训目标 . LESSON 1凭证来源和分类，总帐会计期间 . LESSON 2凭证修改和调整 . LESSON 3反冲凭证 . LESSON 4利用经常性和成批分配凭证的产生凭证 . LESSON 5通过总帐接口引入外部或子模块凭证 . UNIT5 凭证复核和登帐 . 单元培训目标 . LESSON 1总帐模块中两种凭证复核方式 . LESSON 2凭证登帐 . UNIT6 帐户余额查询和维护

3、 . 单元培训目标 . LESSON 1公司间和悬帐帐户的概念和使用 . LESSON 2汇总模板 . LESSON 3帐户余额查询和追索 . LESSON 4帐户成批维护 . UNIT7 多公司的帐务核算 . 单元培训目标 . LESSON 1公司间交易（CENTRA . LESSON 2数据映射和帐簿合并 . LESSON 3系统设置考虑 . UNIT8 总 帐 报 表 . 单元培训目标 . LESSON 1 Oracle FSG . LESSON 2目录集和行顺序 . LESSON 3报表输出 . UNIT9 总帐预算管理 . 单元培训目标 . LESSON 1 Oracle预算和预算控

4、制 . LESSON 2定义、输入预算和使用预算 . UNIT10 总帐中的外币业务 . 单元培训目标 . LESSON 1 Oracle总帐外币业务 . LESSON 2定义汇率，余额重估 . LESSON 3币种转换和外币报表 . 总 结 . UNIT1 总帐模块概述 单元培训目标 了解 OracleOracle 总帐模块的 主要功能和特征 了解 OracleOracle 总帐模块和 其他模块的关系 了解 OracleOracle 总帐模块的 一个会计业务周期LESSON 1 总帐模块介绍 Oracle Oracle 总帐模块(Oracle General Ledger)(Oracle G

5、eneral Ledger)是整个 OracleOracle 应用系统的核 心模块，是系统内所有财务往来的汇 集地，其他子模块内的财务和现金活 动都将最终反映到总帐模块中。一个 公司中任何涉及财务的业务通常被输 入到 OracleOracle 的子模块中，例如：对客 户的销售发票和收款输入到应收模块 (Oracle Receivables Oracle Receivables )中，向供应 商的采购发票和付款记录在应付模块 (OracOracle Payables le Payables )中，之后，子模 块中的财务信息(会计分录)都将通 过标准转换程序转帐到总帐模块中。 对于未输入至任何子模

6、块中的业务， 如收入、成本的结转，可以采用输入 输入日记帐(Enter Enter Journals Journals )方式 直接录入到总帐中。 并非所有的公司都要使用全部的财 务或其他模块，一个公司可以选择使 用或不使用某个特定的模块，例如选 择不使用固定资产模块(Oracle Assets Oracle Assets )，而是将固定资产增加、折 旧、报废等会计信息直接输入到总帐 中。相反的，如果使用固定资产模块， 那么所有与资产变动有关的会计信息 都将通过资产模块自动传送至总帐模 块。有一点需要 注意，使用 OracleOracle 总 帐模块和 OracleOracle 其他子模块必须

7、建 立在这样的原则上：任何业务或财务 往来只能录入一次，不论是在子模块 还是在总帐模块中，因此，任何业务 错误的修改和更正都必须从源头开 始，如果使用子模块录入业务，必须 在子模块中修改或更正，而不能在总 帐中输入更正日记帐。 OracleOracle 总帐模块的主要 功能可以概括如下： 1.1. 会计和财务信息的 记录和集取 2.2. 完成财务监测和控 制 3.3. 进行财务信息的分 析和报告 使用 OracleOracle 总帐模块，可以使一个 企业建立统一集成的总帐和分类帐， 利用灵活的方式快速准确地产生各种 日记帐，利用总帐的日记帐审核机制 加强业务控制和减少差错。利用 OracleO

8、racle 总帐模块，企业还可以获得很 多功能和特性，如强大的外币处理， 有效的预算管理和控制，灵活的公司 间帐务处理和帐务合并，灵活的报表 定义和使用等。此外，利用总帐和其 他系统的集成如 ADIADI 和 OLAPOLAP 可以灵 活快速的为企业管理和决策人员提供 财务信息。 LESSON 2 2 总帐模块和其他模块的关系 OracleOracle 总帐模块和其他模块的关 系是一中总帐和分类帐的关系，总帐 记录并保存财务业务的会计余额信 息，子模块记录并保存财务业务的明 细信息，他们的关系图如下: 以应付(Oracle Payables Oracle Payables )模块和 总帐模块关

9、系为例： 公司可以利用应付模块记录保存和 供应商往来的明细业务，当在应付模 块中接收并录入一张供应商发票时， 应付模块除了记录 这张发票对应的供 应商、发票日期、金额、编号和说明 信息外，通过标准的转帐程序，应付 模块将在总帐中产生以下的会计分 录： 借：成本/ /费用 贷：应付款 同样地，录入一笔付款时，应付模 块除了记录此付款地日期、 银行帐户、 付款供应商、核销地发票等信息外， 还将在总帐中产生付款业务地会计信 - 丿2八 借：应付款 贷：现金/ /银行LESSON 3 总帐模块的一个会计业务周期 OracleOracle 总帐模块的一个会计业务周 期如下图： 1.1. 打开总帐会计期

10、2.2. 录入手工凭证，包 括：手工标准凭证 外币凭证 统计凭证 3.3. 从子模块引入凭证， 女口： 应收、 应付、 库存等 模块 4.4. 利用定义好的经常性 凭证模板生成凭证 经常性凭证模板包括： 框架凭证 模板一有固定帐户无金额（生成须手 工填写） 标准凭证模板一固定帐 户和固定金额 公式凭证模板一有固定 帐户，金额由特定计算公式获得 5.5. 利用成批分配凭证模 板生成凭证，如将当月折 旧费用按部门分摊 6.6. 凭证复核： 可以利用联 机录入或查询界面进行 复核，也可以运行报表程 序将凭证打印出来后复 核 7.7. 手工或自动过帐（后台 登帐） 8 8 检查是否存在登帐后 的凭证错

11、误，如果有，进 行凭证反冲调整 9.9. 进行（如果有外币业 务）外币重估和汇兑损益 的处理 10.10. 进行外币转换，为合并 报表做准备 11.11. 帐簿合并（如果存在多帐簿） 12.12. 编制财务报表并复核和分析 13 13 关闭当前会计期，并打开下一会 计期 UNIT2 基 本 概 念 单元培训目标 理解 OracleOracle 模块中弹性 域和值集的基本概念 理解科目结构（COACOA 禾口 帐簿的基本概念 了解菜单、职责、工具栏 和文件夹的使用LESSON 1 弹性域(Flexfield )和值集(Value Set ) 弹性域（Flexfield Flexfield ）遍布

12、于整个 Oracle ApplicationOracle Application 中，Oracle Oracle 地 许多应用性能都归功于特定的弹性域 设计，它是 OracleOracle 描述某一事务或实 体的一种方法。一个弹性域由多个段 组合起来，每个段是弹性域内的单个 子字段（在数据库中，段以单个的表 列形式出现），例如，我们可以利用 四段结构（公司段，成本中心段，科 目段，项目段）来描述公司内的帐户 结构，代表南京分公司（010010）经理办 公室(102102)在一个建筑项目(P001P001) 上发生的管理费用_ _办公费的帐户。 OracleOracle 应用产品中包括两中类型的

13、 键弹性域：关键弹性域(Key Flexfields Key Flexfields )和描述性弹性域 (Descriptive Flexfields Descriptive Flexfields )。关键 弹性域通常描述了由弹性域标识的实 体的特殊特性，在 Applications Applications 中， 关键弹性域包括：总帐科目，库存物 品，固定资产等。描述性弹性域虽然 不需要象键弹性域内的段那样要产生 有意义的代码，但是它们也描述了实 体的其他特性，该实体的描述性特性 在您使用的表单的其它部分被标识。 描述性弹性域在 Applications Applications 数据 库表中

14、被视为属性列(attribute colum nsattribute colum ns)，而关键弹性域通常被视为 段列(segment segment column column )。 弹性域中每一个段对应一个值集 (Value sets Value sets )，一个值集可以包含 许多具体值集值。在段中输入或选择 值时，弹性域会验证每个段的有效值 集(一个值集)。值集通常是预先定 义的， 通过定义“验证段”，系统将 会把用户输入此段的值与此段值集中 的值作比较， 如果终端用户输入无效 的段值，则有效值列表会自动显示以 使用户可以选择有效值。 应用和使用弹性域，可以获得很多 优点，满足您的以下

15、业务需要： 自定义应用产品以符 合当前业务惯例，例如 会计代码，产品代码以 及其它代码。 自定义应用产品以获 取在其它情况下应用 产品无法跟踪的数据。 具有由一个或多个段 组成的“智能字段”， 每个段均包含一个值 和一个含义。 依靠应用产品来验证 您在智能字段中输入 的值和值组合。 根据表单数据和应用 数据来更改智能字段 的结构。 无需编程即可自定义 数据字段来符合您的 业务需要。 查询智能字段以获得 特定信息。 下图是一个关键弹性域和说明性弹 性域在 ApplApplications ications 窗体中的表现 示意图： 其中：帐户结构是一个关 键性弹性域(Accounts Accoun

16、ts Flexfields Flexfields )，它由六 个段组成，每个段对应 一个值集。子目段中(银 行存款无锡浦发80588058) 是值集“ JMCC_SUBAJMCC_SUBA”C C 中的一个值集值。 为了说明每笔体现业务 对应的支票编号，系统 设置了一个说明性弹性 域，它由一段组成，每 次录入的段值将保存在 凭证行表中的 atrributelatrributel 表列中。 LESSON 2 科目结构和帐簿 总帐模块中科目结构(Chart ofChart of AccountAccount)是关键弹性域(Accounting Flexfield Accounting Flexfi

17、eld )的一个典型应用，它唯一 地标记总帐科目并为每个会计科目表 提供一个灵活的结构。可以设置科目 结构使其具有任意数目的段，最大可 达 3030 个。大多数公司至少要用 3 3 个段: 公司段、成本中心段、科目段，根据 实际情况，可以定义多段结构的科目 结构用以描述企业的会计帐户。在这 套教材中，我们以电信行业为例，它 的科目结构由六段组成，如下图所示： 公司段：记录省公司和 各市分公司 成本中心段：记录每个 成本部门，经理室、财 务部等 科目段：参照国家外资 股份制科目的使用设 疋 子目段：它是一个从属 段 ( dependentdependent segme ntsegme nt),依

18、赖于公 司段的段值，用以记录 各分公司特有的科目 值，如银行存款等明细 科目 分类段：与收入有关的 科目在此段上进行分 类，如数字收入或模拟 收入等 项目段：记录具体的项 目编号 Oracle Applicatio ns Oracle Applicatio ns 中的帐簿由一 个会计科 目表、一个日历和一种职能 货币（本位币）组成。共享相同的会 计科目表、会计日历、职能货币的法 人的财务业务可以记在一个相同的帐 簿中。下图是帐簿设置的界面，其中： 科目结构采用了“ JMCCJMCC 会计科目表” （六段结构），会计日历采用了 “ JMCC JMCC 总帐日历” （每年共 1313 个会计期，

19、第 1313 个期间为调整期） 。此帐簿中涉及 若干会计帐户和帐簿控制的选项，这 里进行简要的说明。 留存收益帐户：在您打开 会计年度的第一期 时，总帐会按照留 存收益帐户对上一 年度中的 所有收入 和费用帐户的净余 额进行过帐。如果 在帐套中有多个公 司或余额实体，总 帐会自动为每个公 司或余额实体创建 一个留存收益帐 户。 暂记帐户： 如果 您选择允许暂记过 帐不平衡日记帐分 录，总帐会自动过 帐此帐户的差额。 如果在帐套中有多 个公司或余额实 体，总帐会为每个 余额实体创建一个 暂 记帐户。 内部往来帐户：如果您选 择自动平衡公司间 的日记帐，总帐可 确保帐套余额实体 中的所有日记帐分

20、录保持平衡（借项 等于贷项）。如果 对于特定的余额实 体来说，日记帐分 录不平衡，总帐会 自动过帐相应公司 间帐户的差额。女口 果在帐套中有多个 公司或余额实体， 总帐会为每个余额 实体创建一个公司 间帐户。 保留准备帐户：如果您输 入一个不平衡的保 留分录，总帐会自 动过帐您在此处指 定的帐户差额。如 果在帐套中有多个 公司或余额实体， 总帐会为每个余额 实体创建一个保留 准备帐户。 控制选项： 允许暂记过帐：允许用户 过帐不平衡的日记 帐分录（借项不等 于贷项），并通过 过帐暂记帐户的抵 销额来自动平衡这 些日记帐分录。如 果启用此选项，您 必须为帐套输入一 个暂记帐户。如果 不允许暂记过

21、帐， 您将仅能过帐经平 衡的日记帐分录。 公司间日记帐余额：允许 用户过帐公司间不 平衡的日记帐分录 （对于某个特定公 司或平衡实体来说 借项不等于贷项）， 并根据指定的公司 间帐户来自动平衡 这些公司 间日记 帐。如果启用此选 项，您必须为此帐 套输入一个公司间 帐户。如果不选择 平衡公司间的日记 帐，则您仅能通过 余额段（通常为公 司段）来过帐平衡 的公司间日记帐。 启用平均余额：允许您使 用帐套以进行平均 余额处理。一旦启 用平均余额处理， 总帐会自动存储汇 总余额，此余额用 来计算平均和日终 余额。 启用日记帐审批：允许您 使用帐套 中的总帐 日记帐审批功能。 如果已启用“日记 帐审批

22、”，并且要 求对日记帐分录的 日记帐来源进行审 批，则在米取进一 步措施之前，必须 通过适当的管理层 审批此日记帐。如 果没有启用日记帐 审批，即使要求对 日记帐来源进行审 批，也不会执行此 审批过程。 启用日记帐分录税：允许 您在总帐中人工输 入可征税日记帐分 录。启用帐套的此 项功能时，系统会 自动计算相关联的 税额并生成税务日 记帐行。LESSON 3 菜单、职责和预制文件 Oracle ApplicationsOracle Applications 是一个图形 化的应用软件，它的操作界面由工具 栏、浏览器窗口、菜单和快捷键等组 成。其中菜单是多个功能的组合，它 可以包括子菜单或菜单项目

23、，每一个 菜单项目对应一个或一组特定的功 能。下图是一个菜单界面： 菜单，例如下图是某公司总帐管理职 责所用到的菜单定义界面， 操作路径： (R)(R)系统管理员(N)(N)应用菜单 责任(Resp on sbility Resp on sbility )是 Oracle Oracle 应 用产品的一种授权级别，不同的职责 对应和使用特定的功能和系统报表， 快捷菜 我们可以根据实际情况组合出合适的 因此每次用户登录系统时都要选择一 个职责来操作系统，每个用户均具有 至少一种或多种责任，并且几个用户 可以共享同一责任。下图是用户登录 时选择职责的界面: 定义职责时，需要选择特定的菜单, 也就是说

24、每个职责是通过它的菜单行 使特定功能的，另外，每一个职责还屬hac应用产品 矚责任 疔动過偏翩询(Q)转至(0) |g|(F ro 责任 _ |- 卩-省公司本部财苗采购超级用户 D 01 -省公司本部机关采购超级用户 010-南京市分書司采购超憑用戶 0 2卜镐江市分址司采购超级用P P 0 3 3 0-扬州市分址司采购超级用P P 0 4 0-苏州市分址司采购超级用P P Appli 0 5 0-无踢市分址司采购超级用P P 060-州市分舊司采购超级用戶 070- 市分公司采购超级用户 08卜淮阴市分公司采购超级用户 go-盐城市分公司采购超级用户 I DD-连云港市分公司采购超级用户

25、II 0-南通市分公司采购超錢用戶 1 7山宿迁市分公司采购超级用户 1 3D-泰州市分公司采购超级用户 用户名 POTEST 口令 *55 版权(c) Oracle *司，1疾 对应特定的报表集，报表集限制了每 个职责能够使用的报表和请求。 下图是定义职责的界面，操作路径: (R)(R)系统管理员(N)(N)安全性 职责 定 义 预置文件 Profile Profile )是一组可影响 应用运行方式的可更改选项。 OracleOracle 应用产品提供的这些选项使您可以根 据自己的需要更改应用性能。预置文 件选项可以在以下四个层次中的一个 或多个层次中进行设置：站点、应用、 责任和用户。系统

26、管理员可以在这些 层的任何一层设置默认选项值。 OracleOracle 应用产品将预置文件层作为 一个分层结构来处理， 其中“用户” 是此结构中的最高层，接着是“责任” 和“应用”，最后是最低层“站点”。 例如，总帐模块提供“ GLGL 帐套名”选 项，如果职责“ 050050- -无锡分公司本部 总帐管理”对应 “ JMCCJMCC 帐簿”，则使 用此职责所有的凭证操作都在 JMCCfeJMCCfe 簿中，而不管地点级的参数值。如果 职责层和应用层的“ GLGL 帐套名”选项 对应的参数为空，职责“ 050050- -无锡分 公司本部总帐管理”则选择 JMCJMC 帐簿。 下图是定义预制文

27、件的界面: LESSON 4 关于工具栏、功能键和文件夹的使用 系统快捷工具栏的界面和使用介绍如 下： 切换责任 显示责任窗口 窗口帮助-打 编辑字段-打开当 值列表-显示当前字 段的值列 附件-打开附件窗口更新或 转换-打开“转换”窗口 文件夹工具-打开文件夹工具选项 清除记录-从此窗口清除当前记录 删除记录-从数据库中删除当前记录 新建记录-创建新的记录 查找-打开“查询查找”窗口以选择记录 摘要/详细资料-在当前记录的摘要和详细资料视图之间 切换 清除表单-清除当前表单中的所有等待更改 打印-打印当前屏幕，或在特定的情况下显示要打印的报表列表 保存并继续-保存所有更改并增加为下一个记录

28、状态栏 信、/ -Tahl 开当前窗 口J帮助 前字段的 编辑器窗 查看附件 /添加新的附 号 LESSON 4 关于工具栏、功能键和文件夹的使用 保存-保存当前表单中的所有更改 定位至-打开定位（浏览器）窗口 Oracle Applicatio nsOracle Applicatio ns 提供了很多快 捷键，熟练地使用这些快捷键和操作 技巧，可以极大地加快系统操作速度， 例如:Ctrl+SCtrl+S 提交保存，F11F11 禾口 CtrlCtrl + + F11F11 进行表单查询。 下图是快捷键窗 口 （按 Ctrl Ctrl + + K K 调出）： Function Ke- J 上

29、一块 Shlft+Pageup 上一条记录 Up 上一t或 Shift+Tato 输入查询 F11 提交 Ctrl*S 迪出 F4 下一记录集 Shift+FS 下一个主裡 Shift+F7 下一块 Shift+Pag eDown 下一条录 Down 2d*1 1 Jj 通过利用系统文件夹功能，可以灵活 的调整界面显示方式，如隐藏/ /出示某 些字段、调整字段显示宽度、调整字 段显示顺序、自动根据查询条件刷新 等。下图是文件夹使用和保存的界面： UNIT3 总帐业务处理流程 单元培训目标 通过具体的业务实例了 解 OracleOracle 总帐模块的一一 个业务操作流程 能够简单地进行凭证录

30、入，修改，复核，登帐， 查询，报表等操作LESSON 1 业务背景和数据录入操作步骤 业务背景： 一般而言，一个公司财务 部的日常业务流程如下所 述: 首先，打开会计期。接着 通过手工输入或从其他模 块引入日记帐，提交上级 主管进行复核和审批。审 批通过则进行过帐，否则 根据拒绝原因进行相应调 整，再提交审批。在会计 期末，根据公司的具体情 况作相应地调整（如外币4.保存。 重估，报表合并等)，制 作财务报表。关闭会计期， 以后所有业务计入下一会 计期。基本流程如图 3 3- -1 1。 ” 打开会计期 图 3 3- -1 1 :总帐业务流程图 业务流程在总帐模块中 引 成批分 * 、 * 3

31、 + * 头现的步骤：证审核、分析和 STEP1STEP1 打开会计期 1. (N)设置打开关闭，进入转打及和关闭会计期” 窗口。 | - * - 生成财务报 2. 总帐管理系统将显示最近打开的会计期。如果期间 可能是最近才打开的会计期,结束会计当前可能为 关闭状态。 3. 选择“打开下一期”。总帐管理系统将计算本期的 期末帐户余额，并启动并发处理以打开下一期，本 期将仍保持“打开”状态。 如果打开新会计年度 的第一期，总帐管理系统将自动更新留存收益帐 户。 打开会计期的界面如图 3 3- -2 2 所示： 图3-2 :打开与关闭会计期 打开会计期可以控制日记帐分录和日记帐过帐， 也可以计算报

32、表的期末和年终实际及预算帐户余额。 会计期有打开、关闭、永久关闭、从不打开和将来 _ 录入五种状态。其中，只能在打开和将来录入两种状 态中录入日记帐，而且在将来_录入状态中不能过帐。 例如，在窗口中点击“打开下一期”，贝U会计期 间“ 05-2001 ”的状态改为“打开”，同时会计期间 “06-2001 ”的状态为“将来_录入”。 STEP2STEP2 手工录入一个凭 证批和若干凭证 1. (N)凭证输入，进 入“查找日记帐”窗口(图 3 3- -3 3 )。 图3-3 :查找日记帐 2. 点击“新建批”，进入“批”窗口。 可以将具有共同属性 的日记帐分录创建为批。 例如，可按类型和日期对 日

33、记帐分录进行 分组。- 个批中可以有多个日记 帐，或者每个日记帐分录 可以只有一个独立的批。 批中的所有日记帐分 录必须共享同一个期间。 可以为任何打开的或将 来可输入的会计期创建 日记帐批，但只能在打开 的会计期过帐批。 如果不需要输入批信 息，可以直接输入日记 帐。总帐管理系统将使用 由唯一的批标识及系统 日期组合而成的来源（人 工）,自动为分录创建批。 如图 3 3- -4 4。 图 3-4 :批 批： 输入可选批名以标 识总帐和日记帐分录 报表中的批。同一会 计期不能具有重复的 批名。如果不输入批 名，总帐管理系统将 根据来源创建一个默 认名称，此来源由一 个唯一的批标识和系 统日期组

34、合而成。 期间：输入批组内的日记 帐所属会计期。总帐 管理系统会默认最近 的打开期间。 余额类型：“余额类型” 是一个只能显示的字 段。在输入实际日记 帐时它会显示“实 际”，而在输入预算 日记帐时显示“预 说明：批组的摘要，可以 缺省。 总额控制：一个批中所有 凭证发生额的加总 数。（建议不输） “状态”区域将显示过帐、资金储备和日记帐审批的 当前状态。 过帐：指该批凭证是否已经过帐。状态为：已过帐、 未过帐。 资金：指该批凭证是否已 经通过了预算检查。 状态为：要求、已通 过、警告、 未通过。 审批：指该批凭证是否已通过了审批。 状态为：通过、 正在进行、拒绝、要求。 创建日期：录入批组的日期，默认为系统当前日期。