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1、-范文最新推荐- 外事文书的写法 外事文书是国与国之间，外交代表机构和有关部门进行对外交涉和礼仪往来的书信形式。它必须完全体现国家当前的对外方针政策和有关法规。即使是礼节性函件，假如格式、行文或内容不合常规，也可能引起收件方的误解和不愉快，甚至影响到国家关系。因此，在外事文书的草拟和发送方面要求很严格，要做到文字严谨、准确，客套用语和格式合乎惯例。同时，收发文要及时，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，均反映一种政治态度，不能有半点马虎。几种外事文书1.照会照会指国家之间用于外交方面有关事宜的通知，有关问题的交涉，外交礼仪的表示以及对某一问题的正式表态等方面的外交往来文书。
2、按其重要程度分有正式照会和普通照会两种。正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成，一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，如盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或授权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别主要在于它们使用范围不同。正式照会用于：一是重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，对某国承认、断交、复交等事项的正式通知。二是重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事
3、、经济等重要问题的交涉。三是隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。四是为了表示对某一件事的非凡重视，也有使用正式照会的。普通照会用于进行一般性交涉、行政性通知、办理日常事务和交际往来。由于外事文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要问题的来往，现在也多使用普通照会。普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、休假日等。这类通告照会可油印，受文机关可写“各国驻国外交代表机关”。2.对外函件对外函件（包括外交函件），指国家领导人、外
4、交人员以及政府各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信。根据内容情况，凡涉及重要内容的，为正式函件；凡属事务性和礼节性的内容，并由有关人员签署的国家领导人和外交代表之间的亲笔签名信应属外交函件。 3.备忘录备忘录是一国与别国外交代表机关之间使用的代表本国政府对某一事件或问题进行外交交涉时，说明有关事实、立场和法律的观点，或者辩驳对方观点，或者重申某些外交会谈内容等的一种外交文书。备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记录谈话的内容避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对
5、方的观点、意见，假如用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。4.外事电报外事电报指各级国家部门、机构及人员同外国相应机构及人员进行外事往来，为祝贺、慰问、吊唁及备种事务性联系而制发的一种简要文书。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，落款要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。外事文书的文体要求使用外事文书首先要注重格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对
6、外函件，不要用照会格式等等。人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方也用第三人称，一般不用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件也用第三人称。签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如总理对总理，外长对外长。但也有非凡情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“向致意”这一客套用语不能
7、用作个人函件中的开头语，非对外机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注重与对方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致最崇高的敬意”。事务性的文书，也用“顺致崇高的敬意”。致敬语不能自成一页，应紧跟正文后面另起一段。 称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。 文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。对外文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人
8、能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要注重，应符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。我国对外文书格式范例正式照会： 国总统阁下阁下：。顺致最崇高的敬意。中华人民共和国主席（签字）一九九年月日于普通照会例一：通知协定生效（）部字第号国驻华大使馆：中华人民共和国外交部向国驻华大使馆致意，并谨通知如下：中华人民共和国政府对于一九年
9、月日在北京签订的中、两国政府合作协定已履行了法律手续。鉴于政府已于一九年月日通知中国驻国大使馆，国政府批准了该协定，根据协定第条的规定，该协定将自本照会发出之日起正式生效。顺致最崇高的敬意。（盖外交部带国徽铜印）一九年月日于北京普通照会例二：申述态度（）（省名简称）外字第号国驻上海总领事馆：省人民政府外事办公室向国驻上海总领事馆致意，并谨就问题申述如下：。顺致最崇高的敬意。（盖省人民政府外事办公室带国徽铜印）一九年月于普通照会例三：申办领事认证事宜（省名简称）外（1995）认字第号国驻上海总领事馆：省人民政府外事办公室向国驻上海总领事馆致意，并请对公司的全权委托书，计壹份，公证书上省人民政府外
10、事办公室印章和出国治理处处长签字予以认证。顺致崇高的敬意。（盖省外办带国徽章）一九xx年月日于对外函件例一：吊唁国州州长阁下阁下：惊闻州（职衔）先生仙逝。我谨代表省政府并以我个人的名义向你，并通过你向州政府和先生的家人，表示深切的哀悼。 中国省省长（签字）一九九年月日于对外函件例二：通知国驻总领事馆：我办根据我国有关部门的决定，现通知贵总领馆如下事项：。顺致崇高的敬意。（省外办印）一九年月日于便函例一：婉拒亲爱的先生：蒙您邀请我参加圣诞晚会，甚为感谢。因我近日身体不适，不能前往，特致歉意。祝您愉快。（签字）一九年月日于备忘录例一：对外表态国总理致国总理的备忘录一、中国政府欢迎并且支持一九年月日
11、至日在举行的会议为促进中两国解决问题所作的努力。二、。以上两点只在中双方官员会晤以前和会晤期间有效，不影响双方官员在会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。一九年月日于注：此件是作为照会附件发出的备忘录。备忘录例二：陈述意见。 备 忘 录 根据州政府关于签订协定的建议，省政府表示同意进行签订该项协定的谈判。省政府的意见，在协定中应包括下列各款：当然上述各款可按双方愿望补充或变更。请将上述事宜转达贵州政府。一九年月日于注：此件为面交备忘录电报例一：贺电（日本县首府名称）县知事阁下：欣闻阁下连任贵县知事之际，我谨向阁下表示祝贺。祝贵县在阁下的领导下繁荣昌盛，人民幸福。中国省人民政府省长一九年月日于电
12、报例二：慰问电（州首府名称）州长阁下：惊悉阁下因车祸负伤，谨向阁下表示诚挚的慰问。中国省人民政府省长一九年月日于电报例三：祝寿（日本县首府名称） 县日中友好协会会长先生：在您岁寿诞之际，我代表省人民对外友好协会，并以我个人的名义，向您表示衷心的祝贺。祝您健康长寿。中国省人民对外友好协会会长一九年月日于 有关谈话的礼仪，常识性的知识是很重要的。一般情况下，你应该避免以下话题：* 敏感的政治话题* 宗教差别* 棘手或具有负面意义的历史事件即使主人先提起来，你的反应也一定要谨慎。人们可能会问你一些非常直白、生硬的有关你国家的问题，所以你一定要有所准备。在欧洲国家里，人们可能经常去往北美，但在很少旅游
13、的国家里，人们可能会对你的国家表现出更明显的好奇。比如当有人问起你：在美国每个人都配带手枪吗？你每年能挣多少钱？你的传家宝是什么？中央情报局监视你的公司吗？对于这些问题，你千万不要大惊小怪。特别提示：要想到可能会有人问起你的婚姻状况。一位已婚美国妇女参加一次韩国的商务会议，在她旁边就坐的一位绅士突然转过身来说：“请不要太伤心了。”她吃了一惊说：“为什么？”绅士看着她的手解释到：“我见您手上戴着结婚戒指，所以我猜测您的丈夫可能去逝了否则您为什么不呆在家呢？”当你在海外与人进行闲谈时，一定要谨慎，注意交流技巧。一位长期移居远东的美国人给了我们一条适用于各种情况的建议：“回答问题时，要好像是在回答一
14、位富有、年迈的姑妈问你希望她在遗嘱里给你留多少遗产一样。”换句话说，就是在交谈时要保持礼貌、幽雅、老练和敬意。来源：千龙网 进出口商要想成功就得掌握谈判技巧。贸易谈判实际上是一种对话，在这个对话中，双方说明自己的情况，陈述自己的观点，倾听对方的提案、发盘、并作反提案，还盘、互相让步，最后达成协议。掌握谈判技巧，就能在对话中掌握主动，获得满意的结果。我们应掌握以下几个重要的技巧：多听少说缺乏经验的谈判者的最大弱点是不能耐心地听对方发言，他们认为自己的任务就是谈自己的情况，说自己想说的话和反驳对方的反对意见。因此，在谈判中，他们总在心里想下面该说的话，不注意听对方发言，许多宝贵信息就这样失去了。他
15、们错误地认为优秀的谈判员是因为说得多才掌握了谈判的主动。其实成功的谈判员在谈判时把以上的时间用来听。他们边听、边想、边分析，并不断向对方提出问题，以确保自己完全正确的理解对方。他们仔细听对方说的每一句话，而不仅是他们认为重要的，或想听的话，因此而获得大量宝贵信息，增加了谈判的筹码。有效地倾听可以使我们了解进口商的需求，找到解决问题的新办法，修改我们的发盘或还盘。“谈”是任务，而“听”则是一种能力，甚至可以说是一种天份。“会听”是任何一个成功的谈判员都必须具备的条件。在谈判中，我们要尽量鼓励对方多说，我们要向对方说：“yes”，“please go on”，并提问题请对方回答
16、，使对方多谈他们的情况，以达到尽量了解对方的目的。 巧提问题 谈判的第二个重要技巧是巧提问题。通过提问我们不仅能获得平时无法得到的信息，而且还能证实我们以往的判断。出口商应用开放式的问题（即答复不是“是”或“不是”，需要特别解释的问题）来了解进口商的需求，因为这类问题可以使进口商自由畅谈他们的需求。例如：“can you tell me more about your campany?”“what do you think of our prop
17、osal?”对外商的回答，我们要把重点和关键问题记下来以备后用。 发盘后，进口商常常会问：“can not you do better than that?”对此发问，我们不要让步，而应反问：“what is meant by better?”或“better than what?”这些问题可使进口商说明他们究竟在哪些方面不满意。例如，进口商会说：“your competitor is offering better
18、;terms.”这时，我们可继续发问，直到完全了解竞争对手的发盘。然后，我们可以向对方说明我们的发盘是不同的，实际上要比竞争对手的更好。如果对方对我们的要求给予一个模糊的回答，如：“”，我们不要接受，而应请他作具体回答。此外，在提问前，尤其在谈判初期，我们应征求对方同意，这样做有两个好处：一是若对方同意我方提问，就会在回答问题时更加合作；二是若对方的回答是“yes”，这个肯定的答复会给谈判制造积极的气氛并带来一个良好的开端。? 使用条件问句 当双方对对方有了初步的了解后，谈判将进入发盘和还盘阶段。在这个阶段，我们要用更具试探性的条件问句进一步了解对方的具体情况，以修改我们的
19、发盘。 条件问句（conditional question）由一个条件状语从句和一个问句共同构成，这个问句可以是特殊问句也可以是普通问句。典型的条件问句有“whatif”，和“ifthen”这两个句型。例如：“what would you do if we agree to a two-year contract?”及“if we modif your specifications, would you c
20、onsider a larger order?”在国际商务谈判中，条件问句有许多特殊优点。 （）互作让步。用条件问句构成的发盘和提案是以对方接受我方条件为前提的，换句话说，只有当对方接受我方条件时，我方的发盘才成立，因此我们不会单方面受发盘的约束，也不会使任何一方作单方面的让步，只有各让一步，交易才能达成。 （）获取信息。如果对方对我方用条件问句构成的发盘进行还盘，对方就会间接地、具体地、及时地向我们提供宝贵的信息。例如：我方提议：“what if we agree to a two-
21、year contract? would you give us exclusive distribution rights in our territory?”对方回答：“we would be ready to give you exclusive rights porvided you agree to a three-year c
22、ontract.”从回答中，我们可以判断对方关心的是长期合作。新获得的信息对以后的谈判会很有帮助。 （）寻求共同点。如果对方拒绝我们的条件，我们可以另换其它条件构成新的条件问句，向对方作出新的一*发盘。对方也可用条件问句向我方还盘。双方继续磋商，互作让步，直至找到重要的共同点。（）代替“”。在谈判中，如果直接向对方说“”，对方会感到没面子，双方都会感到尴尬，谈判甚至会因此陷入僵局。如果我们用条件问句代替“”，上述的情况就不会发生。例如：当对方提出我们不能同意的额外要求时，我们可用条件问句问对方：“？”如果对方不愿支付额外费用，就拒绝了自己的要求，我们不会因此而失去对方的合作。 13 / 14