办公自动化常用技巧学习.doc

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1、问： Excel 表格，打印多页表时 , 表头怎样插入到每个表格中？答：打印时，你只要设置好“打印标题”，即可在打印时每页都出现表头。“打印 标题”功能，在“文件”菜单，下面有一个“页面设置”，最后一个选项卡里，设 置好“打印标题行”的范围后，打印时每页就会以这一行为表头重复打印了。二、问：如何在使用 Excel 制作表格时对同一个单元格输入多行文字？ 答：在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“ Alt+ 回车键”，即可输入第二 行内容，再按“ Alt+ 回车键”输入第三行以此类推。三、问： Excel 中有一个快捷键的作用极其突出，那就是 F4 键，它的作用 ? 答：作为“重复”键， F

2、4 键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工 作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下 F4 键以加入或删除另一行，根本不 需要使用菜单。四、 问：单元格内容的合并根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行 数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这 样办了？答：解决办法是：在C列后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在列操作）， 在D 1中输入“二B1&C1 , D1列的内容就是B、（两列的和了。选中D1单元格，用鼠标 指向单元格右下角的小方块“”，当光标变成+ 后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了 B列和C列的合并。五、

3、问：怎样输入分数？答：先输入“ 0”，然后输入空格，再输入分数“ 1/5”。六、问：怎样在 Excel 单元格中输入以“ 0”开头的数字？ 答：在输入数据前输入一个“” （单引号）。七、问：如何在多张工作表中输入相同的内容？答：几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住 Ctrl 键，再单击窗口左下角的 Sheet1 、 Sheet2 来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会 自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的 Ctrl 键，然 后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的

4、联系，否则在一张表 单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。八、问：怎样在不连续单元格内填充同一数据？答：选中一个单元格，按住 Ctrl 键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部 都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住 Ctrl 键，同时敲一下回车，在所有选中 的单元格中都出现了这一数据。九、问：如何正确显示百分数？ 答：选择该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框 中选择“数字”选项卡，再在“分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。 十、问：怎样同时对多个单元格执行相同运算？答：假设要对多个单元格执行全部加“ 1”的相同操作。首先在空白单元格中输入要 执

5、行运算的操作数“ 1”，再利用“复制”按钮将其添加到剪贴板。然后选择所有要 进行运算的单元格，再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框 中单击选择“运算”选项区域下的“加”单选按钮，最后单击“确定”按钮完成。十一、问：格式刷的作用？ 答：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，则按下“ Esc”键或再次单击格式刷即可（此方法同样适用于 Word。十二、问：当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，有那种方法？答：选择“工具” -“选项”宀“高级”-选中“自动插入小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数

6、点右面的位数， 如果要在输入比较大的数 字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加 3个零，变成“ 88 000”，就在“位数”微调框中输入“ -3”，相 反，如果要在输入“ 88”后自动添加 3位小数，变成“ 0.088 ”，则要在“位数”微调 框中输入“ 3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在 “自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。十三、问：word里，为什么我点空格键，后面的一个字就会自动删除？答：按下 insert 键十

7、四、问：如何在Word中插入分页符 ？答：单击要出现在下一页上的行，按 Ctrl+Enter ”组合键。十五、问：怎样在Word中分割表格？答：单击需要分割的位置，按“ Ctrl+Shift+Enter ”组合键十六、问：怎样给数值加上单位，并能计算的方法？ 答：与在数值前加“0”的方法类似，当“类型”编辑栏中出现“ 0”时，直接在“ 0” 后面加上单位即可。十七、问：怎样用键盘制作表格？答：利用一个 +号开始一行，然后不停输入 - 号，直至达到合适的列宽度。要想添加 一个新列，再次输入+号。在输入最后一个+号后按下回车。Word将把文本转换为表格。 要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一个

8、单元格并按下TAB键。十八、问：怎样在 Word文档中添加各种水平分隔线？ 答：要想创建一个实心的黑线，只需在新段落的开头键入三个 - 并按下回车键即可。 键入三个 _ 将生成一个较粗的线。十九、问：怎样在 Word中设置上下标注？答：方案一。首先选中需要做上标文字，然后按下组合键 Ctrl+Shift+ “ +”就可将文 字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按 Ctrl+ “+”可以将文字设为下标，再按 一次也恢复到原始状态。二十、问：怎样把“文字”与“表格”互相方便地转换？ 答：请使用“表格”中的“转换”子菜单。在相互转换过程中，必须根据需要选用段 落标记（敲回车键时呈现的标记）、制表符

9、（t）或逗号字符等分隔符。将表格转换成文 字时，用分隔符标识分隔文字的位置；在将文字转变成表格时，用其标识新行或新列 的起始位置。二十一、问：怎样去掉页眉的横线？答：方法一：在页眉中，在“格式” -“边框和底纹”中设置表格和边框为“无” ，应 用于“段落”；方法二：同上，只是把边框的颜色设置为白色；方法三：在“样式”栏 里把“页眉”换成“正文”就行了。二十二：问：如果不小心把 WOR设置乱了，怎样恢复？答：查找normal.dot ,直接删除，下次启动 WOR会恢复默认值。二十三、问：word中怎样删除空白行？答：硬回车：“编辑”一“替换”一查找内容为“替换成“ “P”一然后全部替换！软回车：

10、“编辑”一“替换”一查找内容为“ “1“1 ”，替换成“ “I ” 一然后全部替换！ 二十四、问：怎样微调 WOR表格线？press答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行Alt ，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小 值即可。打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。 二十五、问： Word 里怎么自动生成目录啊？答：用“格式 样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入 - 索引和目录 二十六、问：怎么给 word 文档加密？答 ：打开文档，另存为工具常规选项打开、修改权限密码，保存二十七、问：WOR里边怎样设

11、置每页不同的页眉？如何使不同的章节显示的页眉不 同？答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件页面设置版式页眉和页脚 首页不同二十八、问： word 中怎样让每一章用不同的页眉？ 答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前， 按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。 这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面 就显示出”同前“两个字来了二十九、问：如何合并两个 WOR文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并， 如何做？答：页眉设置中，选择奇偶页不同 / 与前不同等选项三十、问：WOR编辑页眉设置，如

12、何实现奇偶页不同？比如：单页浙江大学学位论 文，这一个容易设；双页： （每章标题），这一个有什么技巧啊 ？ 答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同 三十一、问：怎样使 WOR文档只有第一页没有页眉，页脚？ 答：页面设置页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式 边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”“页眉页脚”，其中的页面设置里，不 要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。三十二、问：如何从第三页起设置页眉？ 答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页 还有页眉，把它设置成正文就可以了在新建文档中， 菜

13、单视图页脚插入页码页码格式起始页码为0，确定；菜单文件页面设置版式首页不同，确定；将光标放到第一页末，菜单文件页面设置版式首页不同应用于插入 点之后，确定。第 2 步与第三步差别在于第 2 步应用于整篇文档，第 3 步应用于插入点 之后。这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从 1 编号，完成。 三十三、问：页眉一般是 ，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WOR中修改页眉的那根线怎么改成双线的？答：按以下步骤操作去做：选中页眉的文字，包括最后面的箭头；格式-边框和底纹；选线性为双线的；在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线 确定；上面和下面自己可以设置，点击在预览周围

14、的四个小方块，页眉线就可以在 不同的位置三十四、问：Word中的脚注如何删除？把正文相应的符号删除，内容可以删除，但 最后那个格式还在，应该怎么办？答：步骤如下： 1、切换到普通视图，菜单中“视图”“脚注”，这时最下方 出现了尾注的编辑栏。 2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横 线出现了，选中它，删除。 3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条 长横线出现了，选中它，删除。 4、切换回到页面视图 , 尾注和脚注应该都是一样的 三十五、问： Word 里面有没有自动断词得功能 ？答：常常有得单词太长了，如果能设置一下自动断词就好了答：在工具语言断 字自动断字，勾上，

15、word 还是很强大的三十六、问：如何将 word 文档里的繁体字改为简化字？ 答：工具语言中文简繁转换三十七、问：怎么把word文档里已经有的分页符去掉？ 答：先在工具 选项 视图 格式标记，选中全部，然后就能够看到 分页符， delete 就 ok 了。三十八、问：Word中下标的大小可以改的吗？答：格式字体三十九、问：Word的文档结构图能否整个复制？论文要写目录了，不想再照着文档 结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗？答：可以自动生成的，插入索引目录。四十、问：在 WOR里的框框里怎么打勾？答：画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去；或者先在WOR里插入符号“”， 然后选中“V,到-

16、格式-中文版式-带圈字符-选“”四十一、问：插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却 又自动跑到顶端去,就是拖不下来,请问该如何处理？答：改变图片的属性,就可以了。 四十二、问：如何保证一幅图像固定在某一段的后面,另一段的前面,而不会因为 前面段落的删减而位置改变？答：右键点击图片 设置对象格式 版式 嵌入型四十三、问：如何把在 WOR里面图形工具画的图转化为jpg ？答：另存为 html 格式,然后在 html 文件对应的文件夹里找四十四、问：请问什么格式的图片插入 word最清晰？手头持有png和tif格式，复 制粘贴到 word 中模糊一片,请问转换成什么图片格式用于

17、 word 最清晰？什么方法 （插入图片来自文件还是直接复制粘贴）对清晰度有否影响？答: emf，eps等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而 jpeg，bmp等点阵图就 不行了。四十五、问：在 WOR中如何让图片的左、上、下边都是文本？答：在分栏的数量为 1 的情况下实现。图片选中后右键,设置图片格式 - 版式-四周 型就可以了四十六、问： jpg 文件插入 word 文件以后怎么让文件变小？ jpg 格式图片插到 word 文件以后文件变的巨大,有什么方法可以让它小一点？最好能一张软盘放的下。答： word有强大的压缩功能，把文档另存为比如：temp.doc，看看是不是小了很多。 四十

18、七、问： Matlab 仿真图片大家一般怎么弄到 word 里面的 ?相对横轴和纵轴修改一 下的说。答：一般都是在 Matlab 里面把所有的直接修改好了,然后再保存的时候用 jpg 格式, 在 word 中间导入就好了四十八、问：如何向 WOR中的图片添加文本？想在图片上输入一些说明文字？答：插入文本框，将版式设成“悬浮”在 WOR的绘图工具里面有个自选图形，找到 你要的括号,直接在页面上画就可以了。可以移动,大小也可以改。然后把他挪到文 字边上，即可。一个小窍门就是用 CTRL箭头可以进行微调。如果你觉得经常需要对 这些文字编辑，怕图形错位的话，可以将需要的文字打在一个文本框里，记得将文本

19、 框设置成透明无色的（这样就看不见文本框了） ，然后将文本框和你的括号（或其他 符号）组合成一个图形，就万无一失了。四十九、问：AUTOCA的图拷贝到 WOR下如何处理？答：有几种办法：一是可以在 WORD 中进行CAD编辑的方法：将CAD勺背景设为白色，然后将CAD窗 口缩小，至M尔想复制 的图形的大小，正好可以容纳就可以了，否则 WOR里面有很大的空白，然后，拷贝， 选中所有的图形中的线条，右键。到 WOR中粘贴。二是，先转为 wmf文件，具体先 将窗口缩小，如上，然后，按 emport，选中线条，存储。WOR中，插入，图形，来 自，文件，找到文件就可以插入了。五十、问：文章用WOR打开时

20、，原有的公式全是红叉，以及WOR中图变成red cross （红叉）怎么办？ 答：基本上没有办法挽救回来了，只能重新插一遍图。据微软的技术支持所说，红叉 是由于资源不够引起的。也就是说，如果尔所编辑的文档过大，可能因为资源问题导 致图片无法调入，从而显示红叉。可是实际情况是，有时候所编辑的文档并不大，可 是还是出现红叉。这就可能是因为尔设置了快速保存，在选项菜单中可以找到。这是 由WOR的文档结构所决定的。当你设置为快速保存时，每次保存的时候只是把你改 动过的部分添加到文档尾部，并不重写文档本身，以达到快速的目的。所以，尔会看 到一个本来并不长的文档的实际大小可能有好几兆。当取消了快速保存后，

21、文档长度 将大大减小。还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的浮动去掉。这样可能在编辑的时候有一定的困难， 但是对于避免红叉的出现确实很灵。 再说一句， 一旦红叉出现了，应该是没有办法恢复的，只有再重新贴图。五十一、问：如果 Word突然定在那里了怎么办？答：重新打开会回复，或者在 word 自身的 templates 里面找到近期文件，重写的不 用太多。五十二、问：Word表格怎样自动填充？答：在Word表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式-项目符号和编号”， 进入“编号”选项卡，选择任意一种样式，单击“自定义”按钮，在“自定义编号列 表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的

22、内容，在“编号样式”栏内选择“无”， 依次单击“确定”退出后即可。五十三、问：Word中怎样巧输星期?答：单击“格式-项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，单击“自定义”按钮， 在“编号样式”栏内选择“一、二、三”等样式，在“编号格式”栏内的“一”前 输入“星期”即可。五十四、问：怎样快速转换大写金额？答：在Word中输入12345,然后点击“插入-数字”命令，在弹出的“数字”对话 框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁”单击“确定”，则 12345 就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。五十五、问：怎样去掉自动编号功能？答：点击“工具自动更正选项”，打开“自动更正”对话框，进入“键入

23、时自动 套用格式”选项卡，找到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项，取 消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。同样也可去除“画布”，方法是：点击“工具-选项”，进入“常规”选项卡，去除“插入 自选图 形时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。五十六、问：怎样画出不打折的直线？答：在 Word中如果想画水平、垂直或“ 15?、30?、45?、75?”角的直线，只须在固 定一个端点后，按住Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，位置 调整合适后松开Shift五十七、问：怎样打造整齐的 Word公式？答：使用Word公式编辑器创建公式后，你如果感到其中的公式不整齐（特别是矩阵形式的公式），那么你可以通过下列方式进行微调：单击该公式，右键进入“设置对 象格式”，选择“版式”中任意一种形式，单击“确定”，再选中需要调整的项；按下Ctrl键后，利用光标上下左右移动对该项进行微调；重复上下左右移动对该项进 行微调;重复上述步骤，直到将公式位置调整到满意为止。五十八、问：怎么恢复 word的默认模板？答：在桌面上选择 开始-运行输入“winword空格/a 立刻可以可以恢复 Excel或Word的默认设置。