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1、账套管理及基础设置,1,会计电算化（第二版） 王剑盛 主编,账套管理及基础设置,2,第一节 帐套管理,账套管理及基础设置,3,账套管理及基础设置,4,创建新帐套,账套管理及基础设置,5,操作员管理,1操作员的增加、修改和删除,以系统管理员的身份注册进入系统管理，在“权限”菜单中选择“操作员”项，进入操作员设置界面。在弹出的“增加操作员”对话框中输入需增加操作员的编号、姓名、口令及所属部门后单击“增加”按钮表示确认，然后增加下一个操作 员，如图所示。,账套管理及基础设置,6,二、操作员管理,操作员增加完毕后，单击“退出”按钮，返回“操作员管理”窗口，在操作员列表中可以浏览新增操作员的有关信息，如
2、图所示。,账套管理及基础设置,7,操作员管理,2操作员权限设置,企业单位核算账套中包含大量的商业机密，在账套正式使用前，必须对该账套进行财务分工，通常只有账套主管拥有该账套的所有操作使用权，其他操作员只赋予与其业务相关的部分操作权限，以防止与业务无关的人员进入核算账套，避免企业核心商业机密泄漏。此功能只能由系统管理员及其所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。,账套管理及基础设置,8,账套的启用,系统启用可由系统管理员admin在新账套创建完成时进行，系统弹出窗口询问“是否立即启用账套？”，选择“是”即进入系统启用界面。此后，只能由该账套的账套主管注
3、册系统管理后，在“账套”菜单选择“启用”选项进入系统启用界面，进行系统启用的设置，如图所示。,账套管理及基础设置,9,数据的备份与恢复,1数据的备份,数据备份是指将账套数据从财务软件系统中输出到硬盘、可移动磁盘或光盘。数据备份是会计电算化后一项十分重要的工作，存放在磁盘上的电子数据，由于种种原因容易被破坏，因此，做好数据的备份工作是一项不可缺少的工作。,2数据的恢复,当发现硬盘中的数据被破坏时，可用最新备份数据恢复硬盘的数据。数据恢复是在万不得已的情况下才进行的事情，一般操作的越少越好。,账套管理及基础设置,10,修改账套,账套主管可以通过修改账套功能，查看某个账套的账套信息，也可以修改这些账
4、套信息，操作步骤如下：,账套管理及基础设置,11,删除账套,系统管理员执行账套备份功能时，在“账套备份”界面选择好账套号后，把“删除当前输出账套”复选框的“”标记打上，系统进行数据备份后，弹出询问对话框：“真要删除该账套吗？”，选择“是”，系统即将该账套删除，如图所示。,账套管理及基础设置,12,年度账的管理,用友财务软件中，同一账套不同年度的会计数据是通过建立各个年度的年度数据库，独立存放于以会计年度命名的文件夹中，以利于历史数据的查询和比较分析。年度账管理包括年度账的建立、结转上年数据、数据备份与恢复、清空年度数据等功能。只有账套主管才有权限进行有关年度账的操作。,1年度账的建立操作步骤：
5、略,2结转上年数据操作步骤：略,账套管理及基础设置,13,年度账的管理,4清空年度数据,如果发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，可使用清空年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有基础信息、系统预置的科目报表等。 以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入系统管理界面，在“年度账”菜单中选择“清空年度数据”项，在界面中的会计年度栏目选择要清空的年度账的年度，单击“确定”按钮，即可清空年度数据库。,账套管理及基础设置,14,年度账的管理,3数据的备份与恢复,年度账操作中的数据备份与恢复和账套操作中的数据备份与恢复含义
6、基本一致，所不同的是年度账操作中的数据备份与恢复不是针对某个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。 年度账的备份操作与账套的备份操作的不同之处在于输出的是年度账，在输出操作的界面上选择的是具体的年度而非账套。 年度账的恢复操作与账套的恢复操作的不同之处在于恢复的是年度数据备份文件（由系统卸出的年度账的备份文件，前缀名统一为UF2KYer）。,账套管理及基础设置,15,第二节 基础设置,账套管理及基础设置,16,启动用友通，可在桌面双击“用友通”快捷方式或在“选择”菜单中选择“程序用友通系列管理软件用友通用友通”，屏幕显示“注册控制台”窗口，如图所示。输入用户名及其密码，选择需要进入的账
7、套、会计年度及操作日期，单击“确定”按钮后即可进入用友通主界面。,账套管理及基础设置,17,进入用友通主界面时，系统会自动弹出“期初档案录入”窗口，如图所示，方便用户进行各项基础档案设置。当基础设置工作完成后，可将期初档案录入窗口下方“下次登陆时，显示本页面”前复选框中的“”去掉，登录系统时就直接显示用友通主界面。今后如有需要，可选择用友通主界面“基础设置”菜单中的“基础档案初始化”项调出“期初档案录入”窗口。,账套管理及基础设置,18,部门、职员设置,1部门档案,部门档案包含部门编码、部门名称、负责人、部门属性、电话、地址、备注等信息。其中，部门编码和部门名称必须录入，且部门编码应符合预设的
8、编码级次原则，必须唯一，其他栏目可以为空。,1）进入“部门档案”窗口后，在工具条中用单击“增加”按钮或按F5键，在窗口右面输入部门编号、部门名称、负责人、部门属性、电话、地址、备注等信息，然后单击“保存”按钮或按F6键，窗口左边显示出增加的部门即表示该部门已增加成功，如图所示。,账套管理及基础设置,19,部门、职员设置,2）若要修改部门档案，可在“部门档案”窗口左边将光标定位到要修改的部门编号上，单击“修改”按钮。这时窗口即处于修改状态，可以对部门名称、负责人、部门属性、电话、地址、备注等信息进行修改，但部门编号不能修改。3）若要删除某个部门，可将光标放在要删除的部门上，单击“删除”按钮，系统
9、将提示“确实要删除该部门信息吗？”，单击“是”即可删除此部门。若部门被其他对象引用后就不能被删除。,账套管理及基础设置,20,部门、职员设置,2职员档案,职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。职员编号必须唯一，职员编号和职员名称必须输入。,账套管理及基础设置,21,部门、职员设置,2）若要修改某个职员档案，可将光标定位到要修改的职员上，双击所要修改的内容，即可进入修改状态进行修改。当变更职员所属部门时，系统询问“是否真的要调整明细账与总账部门信息”，如选择“是”，则系统在后台完成调整。3）若要删除一个职员档案，可将光标放在要删除的职员上，单击“
10、删除”按钮，系统提示“确实要删除职员档案XX吗？”，单击“是”即可删除此职员。,账套管理及基础设置,22,往来单位设置,1客户分类,如果企业的客户众多、分布面广，需要对客户进行分类管理，可以通过客户分类功能将客户按行业、地区等进行划分，建立客户分类体系。没有对客户进行分类管理需求的用户可以不使用本功能。建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下。,1）进入“客户分类”窗口后，单击“增加”按钮，在窗口右边输入类别编码和类别名称，类别编码必须唯一并符合编码原则。按回车键后系统进行保存并将该类别显示在左边的窗格中。此时光标停留在“类别编码”栏目，如需继续增加，直接输入下一分类即可，不
11、必再单击“增加”按钮，如图所示。,账套管理及基础设置,23,往来单位设置,2）客户分类必须逐级增加。除了一级客户分类之外，新增的客户分类的分类编码必须有上级分类编码。例如，编码级次结构为“*.*.*”，那么，“0101”这个编码只有在编码“01”已存在的前提下才是正确的。,账套管理及基础设置,24,往来单位设置,3）若要修改某个客户分类，可将光标定位到要修改的客户分类上，单击“修改”按钮，即可进入客户分类修改界面，对需要修改的项目进行调整，修改完毕后，单击“保存”按钮，即可保存当前客户分类的修改。4）若要删除某个客户分类，可将光标移到要删除的客户分类上，单击“删除”按钮，即可删除当前分类。但是
12、，已经使用的客户分类不能删除。非末级客户分类也不能删除。5）有下级分类码的客户分类前会出现带框的号，双击该分类码或单击号时，会弹出下级分类码，分类码前的号变成号，再次双击该分类码或单击号，会隐藏下级分类码。,账套管理及基础设置,25,往来单位设置,2客户档案,客户档案功能完成对销售客户档案的设置和管理。在存货管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案输入界面包括四个页面：,账套管理及基础设置,26,往来单位设置,1）客户档案操作界面中，左边是客户分类，右边是客户档案列表。在左边的树型列表中选择一个末级的客户分类（如果建立账套时设置客户不
13、分类，则不用进行选择），单击“增加”按钮，系统弹出“客户档案卡片”窗口，进入增加状态。输入客户有关信息后，单击“保存”按钮，则保存当前输入信息，如图所示。,账套管理及基础设置,27,往来单位设置,2）若要修改客户信息，可在客户列表中选中要修改的客户，单击“修改”按钮，进入修改状态。3）如要将两个客户档案进行合并，可单击客户档案中的“并户”按钮，弹出“并户”对话框，输入被并户的客户编码以及并至客户处的编码，然后单击“确认”按钮即可。系统提示并户成功，则表明已完成并户，被并户的客户将不再出现在客户列表中。4）如要删除某客户档案，可将光标移到要删除的客户上，单击“删除”按钮，即可删除当前客户。但是，
14、已经使用的客户不能删除。5）在客户档案中显示的内容可自由设置。单击客户档案操作界面的“设置”按钮，出现栏目选择框，根据需要选择相应的栏目，然后单击“确认”按钮，则显示客户时系统将按设置的栏目进行显示。,账套管理及基础设置,28,往来单位设置,6）查询客户资料时如何排序：可在客户档案中选中要排序的栏目，选中的栏目以蓝色显示，然后右击，选择排序的方式：升序或降序。选择后系统则自动进行排序。若想一次选择多个栏目进行排序，例如，想按“所属地区客户编号”排序，可先将所属地区和客户编号排列在一起，然后选中所属地区码和客户编号，然后右击，选择升序或降序即可。7）查询客户档案列表时可自由设置各栏目的顺序：单击
15、要改变顺序的栏目的标题，直到鼠标由通常的箭头状态变为“ ”状态，此时不能松开鼠标按键，继续拖动鼠标在栏目的标题间移动，直到将该栏目移到合适的位置为止。所有需要调整位置的栏目均可按此方法进行设置。,账套管理及基础设置,29,会计科目设置,1增加会计科目,企业会计核算执行国家统一的会计制度，因而在建立核算账套时可以根据单位的实际情况，选择预置相应行业的会计科目。若建账时选择预置2007年新会计准则科目的话，则进入会计科目设置界面时，科目列表上会显示系统已预置156个会计科目，其中资产类69个，负债类35个，共同类5个，所有者权益类7个，成本类7个，损益类33个。企业需要增加的，是在这156个科目之
16、外，根据管理的要求增设的明细科目。,账套管理及基础设置,30,会计科目设置,会计科目增加窗口各栏目填列要点如下：,账套管理及基础设置,31,会计科目设置,2修改会计科目,第一步，将光标移到要修改的科目上，单击“修改”或双击该科目，即可进入会计科目修改界面。,第二步，单击“修改”按钮，进入修改状态，可以在此对需要修改的项目进行调整，修改完毕后，单击“确认”按钮，如果想放弃修改，单击“取消”按钮即可。如果要继续修改，可利用控制板上的按钮定位到第一个科目、上一个科目、下一个科目、最后一个科目，找到需要修改的科目，重复上述步骤即可。,账套管理及基础设置,32,会计科目设置,3指定会计科目,（1）指定现
17、金、银行科目 指定的现金、银行存款科目供出纳管理使用，所以在查询现金、银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。,（2）指定现金流量科目此处指定的现金流量科目供编制出现金流量表时取数函数使用，所以在录入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求指定当前录入分录的现金流量项目。,账套管理及基础设置,33,会计科目设置,4查询、使用会计科目,为便于用户查询和使用会计科目，系统设置了“科目参照”，在总账系统或其他系统中输入会计科目时，可以按F2键或者单击放大镜按钮“ ”，系统就会弹出科目参照窗口供查询与选用。科目参照提供了强大的科目检索、模糊查询、过滤、编辑功能。它可以有效地提高录入速
18、度，增强系统的灵活性。主要功能如下：,账套管理及基础设置,34,项目档案设置,账套管理及基础设置,35,凭证类别设置,账套管理及基础设置,36,凭证类别设置,为防止凭证类别选用错误，设置凭证类别时，系统允许设置相应的限制类型和限制科目，共有五种限制类型供选择：,账套管理及基础设置,37,其他有关设置,1外币汇率,汇率管理是专为外币核算服务的，在此可以对本账套所使用的外币进行定义；填制凭证时所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，填制凭证时不能正确录入汇率，对于使用固定汇率作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入
19、该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误，对于使用变动汇率作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。,在系统初始化菜单中选择“外币汇率”项，进入“外币设置”窗口，单击“增加”按钮，在空格处输入外币名称、外币符号等信息，确认后输入记账汇率即可。,账套管理及基础设置,38,其他有关设置,2结算方式结算方式功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为两级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。,单击“外币设置”窗口的“增加”按钮，在界面的右边相应栏目中输入适当内容，
20、此时，“保存”按钮自动激活，单击“保存”按钮便可将本次增加或修改的内容保存，并在左边部分的树形结构中添加和显示。,账套管理及基础设置,39,公共目录复制,第一步：单击系统服务菜单中的“总账工具”，或者在软件运行路径下，运行Pzinsert.exe文件，屏幕显示总账工具的界面。第二步：选择“数据源”和“目的数据”。数据源为从本账套向外复制数据的账套，可选择“SQL SERVER”数据并指定账套及年度。目的数据为要复制外部数据的账套。单击“注册”按钮，选择要复制入数据的账套第三步：数据源、目的数据内容输入后，双击要进行复制的目录图标，即可将“数据源”中的目录复制到所选“目的数据”账套中去了。,账套管理及基础设置,40,THANK YOU!,