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1、精品文档，值得拥有一、目的为了进一步规范公司进销存软件主档的管理，特制定本规定。二、范围本规定适用公司营销各部门及分支机构软件系统， 公司客户， 供应商，货品建档的申报，审批及管理程序。三、内容1 关于建档的编码规则由进销存系统客户编码建档管理规则规定。2 建档管理是指在公司进销存软件中对客户、厂商、 库存主档的建立、 修订、 删 除等工作所涉及的建档权限、 建档程序、建档对象的确定、 建档资料、建档时 间等作出的规定。3 建档权限3.1 建档权限分为两个部分：电脑网络的安全管理权，建档业务的操作权。3.2 电脑网络的安全管理权：由资讯部负责，资讯部根据公司业务发展的需要及 财务部的申请，定时
2、地赋予、修改或取消财务部的建档权限，进行实适控制 与跟踪。3.3 建档业务的操作权：由财务部负责，财务部销售会计或成本会计根据经审核 后的建档资料作出建档、修订、删除工作。4 建档对象：4.1 所有建档客户、厂商必须满足：4.1.1 厂商建档的金额标准是：材料供应商暂不做特别规定；辅料供应商建档标 准：首次交易暂不建档，准备长期采购时由该部提出建档申请，经审批后 建档。4.1.2 建档后连续三月达不到上述要求的客户应由财务部核对资金往来情况、结 清帐务，并由相关部门提出申请取消其建档资格。4.1.3深圳地区客户的建档标准为：一次性订购 1000 元以上或月销售量 5000 元 以上。4.1.4
3、 原则上对深圳地区的客户不予建档；小金额客户转至多林多公司。为了进 一步拓展省区市场，一般情况下对省区客户准许建档。5 建档程序：5.1 申请与审核：营销部、物控部等所有要求建档部门呈送相关的客户建档申 请审批表及相关资料报客户服务部或工程部审核，然后报财务部复核；已 建档客户资料的修订或删除还需要财务部销售会计或成本会计核对并由财务 部经理审核。精品文档，值得拥有5.2 批准：财务部将审核后的申请表及相关资料报送总经理审批。5.3 申请权限：财务部指定建档人员填写资讯申请单交资讯部审核赋权。5.4 建档反馈：财务部销售会计或成本会计在规定的时间内建档后，应将建档的 情况反馈给相关部门，并归档
4、整理相关的建档资料。6 资料要求：6.1 客户建档报送以下资料：6.1.1 建档客户由业务员提供一份较为详细的分析资料，包括经营规模、场地、 从业人员、经营结构、历史交易记录、该客户的市场地位、发展前景及其 他说明。在进行合同评审、签约授信时，再由客户提供相应的资信证明、 经营能力证明、经营资格证明等证明文件的复印件。6.1.2 建档前与公司的交易记录。6.1.3客户资料建档申报审批表6.2 厂商的建档报送以下资料：6.2.1该厂商产品的质量证明、营业执照、生产许可证、税务登记证等复印件。6.2.2公司的生产用量及经批准的采购计划。6.2.3采购合同6.2.4厂商建档申请审批表6.4 库存货品
5、建档的资料要求：6.4.1物控部填写货品建档申请表6.4.2工程部核对货品建档申请表后确定换算值。6.4.3 财务部成本会计复核进行电脑输入。7 修改与删除： 已建主档发生变化或出现错误时， 可以由相关提出修改或删除申 请，填写客户建档更改申请表 、厂商建档更改申请表或货品建档更改 申请表，其程序同建档程序。8 建档时间8.1财务部门建档时间为每天上午 11：00至11：30，下午 5：00至 5：30。8.2 资讯部应于每相应时间自动对财务部指定的建档会计进行赋权，需延长建档 时间的，由财务部提出追加申请。8.3 为了做好衔接工作，业务部、物控部等相关部门应做好对往来单位的宣传解 释工作，并提高建档的预见性，保证建档的工作有序进行。8.4 特殊情况下需要立即建档的，需报总经理特批。9 本规定与进销存系统客户编码建档管理规则不相符之处，以本规定为准。10 相关文件10.1进销存系统客户编码建档管理规则 ( WI-CS-011)精品文档，值得拥有11相关记录11.1货品建档申请表11.2客户资料建档申报审批表11.3厂商建档申请审批表11.4资讯申请单11.5客户建档更改申请表11.6厂商建档更改申请表11.7货品建档更改申请表批准审核编制