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1、项目实施 (二 :细节出发做好财务软件初始化作者 :倪晓红出处 :IT 专家网 2009-05-04 11:31在做财务管理软件初始化配置的时候 ,一定 要从细处出发 ,细节决定成败。连载目录 :项目实施 (一 :初始部署与导入 “期初数据 ”项目实施 (二 :细节出发做好财务软件初始化工作【 IT 专家网独家】王晓跟实施顾问一起 ,花了三天的时间来做财务软件的初始化工作。 其实这其中有两天半的时间用于跟用户确认需求。 真正花在系统初始化配置上的时间大概只 有半天。 因为实施顾问多次强调 , 在做财务管理软件初始化配置的时候 , 一定要从细处出发 , 细节决定成败。 如果一开始系统初始化工作没
2、有做好 , 如金额的精度没有根据企业情况来设 置, 则会给后面的工作带来无穷无尽的烦恼。 所以王晓在财务软件初始化的过程中 , 就很注 重细节方面的内容。 但是在财务管理软件初始化的过程中需要注意的细节实在太多 , 所以王 晓也只要挑一些重点的内容。而不能够面面俱到。一、 价格中是否含税?如在月底 ,销售人员送给财务人员当月的对账单。其中某个客户当月的出货金额为 100 万元。那么这个 100 万元是否含有增值税销项税额呢 ? 在日常工作中 ,可能销售人员并不关 心这 100 万元货款中有多少是要交给国家的增值税。 但是财务人员必须考虑到这个问题。 因 为他们在开发票的时候 ,需要把增值税额独
3、立开来。如果这 100 万货款中不包含增值税时 , 则发票上会显示货款 100 万 ,增值税额 17 万(假设增值税率为 17%。但是如果这笔货款中 包括了增值税的话 ,则货款就只有 85.47 万元 ,增值税额则有 14.53 万元。所以说在财务管理软件初始化的时候 , 王晓需要协调销售、 采购、 财务等各个部门的人 员, 确定在这个货款中 (包括应付帐款与应收帐款等款项 是含税价计算还是以不含税的价格 计算的。 只要在系统初始化的过程中设置好以后 , 则后续系统会自动根据这个参数来进行调 整。如在神州数码易飞 ERP 系统财务管理模块中就有这方面的管理功能。财务人员可以在 系统初始化的时候
4、指定价格中是含税还是不含税。 如果是含税的话 , 则在财务管理模块中生 成应收或者应付帐款之前 , 这个税与实际的款项是合在一起的。 只有到生成发票或者做会计 分录的时候 , 才会根据一个计算公司进行价税玻璃。 很明显 , 采用这种处理机制 , 财务人员 不用在自己拿着计算器去计算 ,提高了员工的工作效率与准确率。另外企业有可能根据客户的不同这个策略也是不同的。 如大部分情况下跟客户谈论价格 的时候都是含税的 ; 但是有部分客户的话则在出货金额中不包含增值税金额。如果有这种情 况, 则就需要在系统初始化时在客户的级别上进行设置。 也就是说 , 通常情况下这个初始化 设置的参数会自动传递到客户信
5、息中。 财务软件管理员可以根据企业的需要在客户级别更改 这个设置。 如把含税价改为不含税价。不过需要注意 , 在客户级别更改初始化参数则只对当 前的客户有效。 即其他客户仍然采用的是初始化设置的参数。 经过以上这么设置后 , 则系统 在处理的时候 , 发现某个客户采用的是不含税的处理机制 , 则会自动把增值税金额加到应收 帐款中。据王晓的了解 ,现在神州数码易飞 ERP 系统中的财务管理模块与用友财务帐务处 理系统都支持在客户级别修改初始化参数。这提高了财务管理软件系统的灵活性。所以说 ,王晓需要跟各个相关部门的员工确认财务系统中的金额字段是含税还是不含 税。 只有得到各个部分负责人的认可之后
6、 , 才能够对系统进行初始化工作 , 才能够提高软件 自动化执行的效果。二、 价格精度如何 ?王晓确认完金额中是否含税的需求之后, 接下去就需要去考证价格的精度问题。 如上面 那 100 万的货款 , 如果是含税的话则系统在进行价税剥离作业的时候 , 运算结果会包含小数 位数。那么财务人员需要保留几位小数点呢 ? 这就涉及到价格精度问题。由于具体业务的不同 , 这个价格精度的要求也有差异。 如在增值税发票中一般来说之需 要保留两位小数即可。但是在产品价格 (应付帐款或者应收帐款 中 ,有些企业可能需要保留 4 位小数。为此财务管理软件中不能够通过一个参数来设置。而是需要提供多个参数 ,来满 足
7、企业不同的需求。金蝶的财务管理软件在这方面就做的比较好。它提供了发票精度、物料价格精度两个初 始化参数。发票精度主要用来控制发票上金额的小数位数; 而物料价格精度则被用来控制应 收帐款、 应付帐款等款项的精度。 两个是相互独立的。 不过无论是发料精度还是物料价格精 度 , 他们在小数的处理上都是四舍五入的。 当初始化参数设置好以后 , 系统会自动根据这两 个参数的值来进行后续的运算。 注意单据中是无法对这个精度进行更改的。 如在发票上根据 初始化精度计算出来的税金为 15.21(假设发票精度为 2 位 。如果此时财务人员想要把这个 精度改为 4 位,那么在发票上是不能够进行更改的。必须先更改初
8、始化参数中的精度设置 , 然后再在发票中进行更改。 为此在单据制作的时候 , 财务人员如果需要调整小数位数 , 实施 顾问是不建议的。一方面操作起来不方便 ; 另一方面会引起一些连锁反应 ,如以前生成的发 票精度是否要随之更改呢。 为此财务软件实施顾问一再跟王晓与企业财务人员强调 , 这个金 额精度虽然是一个细节问题 , 但是对于财务管理软件的运算起着至关重要的作用。 这个初始 化参数设置好以后 , 在后续不能够随意调整。 至少在一个会计年度内应该保证这个精度的一 致性。三、 汇率的转换方式怎么样?王晓的企业中主要采用人民币与美元进行交易。 为此在财务管理软件中就涉及到了汇率 转换的问题。 根
9、据企业实际处理的情况来看 , 汇率的转换往往有两种方式。 一是根据月初的 汇率来转换 ,一个月的交易记录都采用同一个汇率 ; 二是根据当日的交易汇率来进行兑换。 根据王晓的需求调研 , 发现财务人员采用的是当日的实际汇率来进行转换。 也就是说 , 交易 发生在今天 ,在作帐的时候就以今天的汇率兑换成人民币入帐。在用友的财务管理系统中 , 就有一个汇率管理的模块。 通过这个模块 , 系统会每天自动 从网络服务器上抓取最新的汇率信息。 然后会根据交易日期自动在人民币与美元之间进行兑换。从而省去了财务人员每次查询汇率、转换计算等等工作量。需要注意的是并不是所有的财务管理软件都支此从网络上抓取最新的汇率。王晓以前考 察过金算盘的财务管理软件。 这款软件虽然支持多币种 , 但是汇率需要员工手工更新。 这显然会增加帐务人员的工作量。为此除非企业选择的是按月初的汇率来进行转换 , 否则在财务 管理软件初始化的过程中需要把软件设置为自动更新汇率 ,并保证网络的畅通。