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1、迅兔财务软件使用说明书感谢您使用迅兔财务软件！迅兔财务软件是珠海市伊飞财务有限公司最新产品，软件采用微软.net平台和Access数据库开发，具有安全稳定、易学易用、价格低廉的特点，适合小型微型企业和个人代理记帐： 安全稳定：采用微软开发平台，功能强，体积小，备份方便安装卸载不更改系统参数，属绿色软件 易学易用：功能齐全，操作简便，界面美观 价格低廉：免费试用6个会计期间，正式使用可租可买其它特点：帐套数无限制，报表数无限制，凭证数无限制迅兔财务软件帐务处理流程图迅兔财务软件运行环境要求硬件环境（当前市场上常见的机型都可达到此要求）：硬件基本配置CPU内存无特别要求，能运行微软的Excel即可
2、硬盘安装本系统的磁盘至少有1G的自由空间显示器最低分辩率1024X768,类型不限鼠标必须要配置鼠标，类型不限打印机可打印A4纸张即可，类型不限软件环境操作系统为MSWindowXP/vista/7/8/10网络环境迅兔财务软件支持网络应用，您可以将帐套数据文件放在服务器或网络上的任意一个客户端计算机中，然后授权相关的人员可以使用就可以了。不推荐多人同时操作同一个帐套数据文件，尤其是在会计期末结帐期间。为保证数据的安全，请务必将帐套数据文件的访问权限只授权给相关人员，具体操作请咨询网络的管理人员。安装与卸载、启动登录安装步骤：1、从网络下载安装程序及其它您需要使用的文件到本机；2、双击安装程序
3、，开始安装；注意：请确保安装磁盘有足够的剩余磁盘空间；3、安装程序会在桌面建立相应的快捷方式，双击它即可运行迅兔财务软件。程序的卸载：如果您确信以后不再使用本产品，直接将程序的安装目录删除即可卸载本产品。程序的启动：双击桌面上的程序图标，即可启动程序；登录系统后，就可以进行会计日常业务操作了。注意：如果是初次使用，则窗口中显示的是示例帐套的数据；此示例帐套的用户名是：Admin,密码是：1迅兔财务软件功能模块凭证处理记账凭证处理中可直接处理外币业务、数量金额核算业务；记账凭证处理中会计科目可直接从科目表中获取；记账凭证处理中自动校验各种平衡关系，保证录入数据的正确性；自动找平功能可以帮助您快速
4、输入分录的金额；可以对凭证进行批量审核、批量过帐、查询打印等操作。帐簿处理总分类账可按科目级别、币别、科目范围等查询；明细分类账可按期间范围、币别、科目范围查询；系统同时提供了数量金额明细账、核算项目分类总账等（要使用这些帐簿，需要在科目信息中进行相应的设置）；账簿可以直接打印，也可导出到Excel文件供您进一步处理。报表处理报表处理提供了预定义的损益表、资产负债表、现金流量表，用户还可以生成自定义报表以满足特定的要求。期末处理期末处理是系统总结了某一会计期间的经营活动情况后，转至下一期的必做事项。同时该模块在结账前，按企业财务管理和成本计算的要求，必须进行制造费用、产成品成本的结转、期末调汇
5、及损益结转等工作。各种资料管理系统中使用的数据资料大体上被分为两类：会计相关资料和其它的与会计不相关的资料，这些资料都可通过相关模块方便的进行管理。常用工具和系统功能系统提供了如简易计算器、人民币大写转换器、记事本等工具；系统功能中包含了用来管理本软件的一些模块，如：更改密码、设置操作权限、本地配置等。这些功能模块会使您日常的工作更加轻松快捷。迅兔财务软件的主操作界面如下图所示:使用技巧及规则约定在使用迅兔财务软件的过程中，以下技巧将帮助您更好的完成工作：1、在所有窗口上，按下键盘上的F1键均可弹出帮助信息2、凭证输入窗口中：按F5借贷互换、F6找平、F7保存在摘要栏中，输入摘要拼音首字母，会
6、弹出列表，用键盘上的上下光标键选择后，按回车键即可输入在科目栏中，输入科目名称、拼音首字母或科目代码，可进行模糊查找输入在金额栏中，可以直接输入计算公式，如12*34,按回车键就自动输入结果在金额栏、价格数量、外币汇率中，双击鼠标，会弹出计算器小键盘输入3、输入用户自定义报表时，按下键盘上的F7键可打开公式向导4、许多窗口的菜单都有“提示”按钮，点击即可弹出窗口相关操作说明帐套初始化的准备工作为确保迅兔财务软件可以帮助您快速、准确、高效地进行会计工作，首先您需要对本软件系统的功能和工作流程有一个全面的了解（建议您先观看一下本软件安装光盘中的介绍本软件的视频录像）。在对系统能做什么和怎样做有了一
7、个初步认识之后，您就可以开始着手建造符合您自己需要的会计电算化系统了。迅兔财务软件能够帮助您摆脱手工账的琐碎繁杂，极大地提高工作效率和工作质量。但在开始使用之前，您还必须对当前的会计数据进行整理和规划，针对迅兔财务软件的优点和企业本身的业务特点进行必要的前期准备。前期的准备工作是建立一套高效、实用的会计电算化系统的基础。在本章中我们将协助您建立系统所必需的会计数据、业务资料以及合理的会计科目结构体系。“账套”是迅兔财务软件存放会计业务数据资料文件的总称，账套中包括会计科目、记账凭证、账簿、会计报表以及相关业务资料等内容。一个账套只能保存一个会计主体的业务资料，即所谓的一套账务数据的资料。账套中
8、所需的基础资料包括：账套名称账套名称一般为使用该账套的企业或单位名称，也可根据自己的需要命名，该名称将会在报表、账簿和其他有关资料打印输出时使用，所以必须选择清楚、便于识别的名称，以方便资料的查阅。例如：迅兔公司的账套可取名为：“迅兔软件”，迅兔电子公司的账套取名为“迅兔电子”。会计期间按照会计准则的要求，会计核算必须分会计期间进行。迅兔财务软件按照自然年度的自然月份划分会计期间。因此在建账前，您需要确保您的企业采用了这种期间核算方法，并且知道从哪一个会计期间开始启用迅兔财务软件来处理账务数据。记账本位币迅兔财务软件提供了多种外币核算功能，根据财务核算的要求，所有的外币都应全部折算为记账本位币
9、进行核算。迅兔财务软件规定帐套的本位币为人民币，其他币别都必须以人民币为基础进行折算。会计科目结构设计迅兔财务软件中会计科目由科目编码和科目名称两部分构成。其中，科目编码的最大级别数为5级，最大位数为15位。科目名称可以由汉字或字符构成，最大50个字符。迅兔财务软件的会计科目体系结构采取的是树形分支结构，分级进行管理。从一级科目开始逐级增加，某级科目如无下级科目，则该级科目为最明细级科目。例如：“101银行存款”为一级科目，“10101工行”等为二级科目，“1010101人民币”等则是最明细级科目，以此类推。迅兔财务软件的科目结构中不仅包含了编码、名称和分支结构，同时还包含了科目的性质等项内容
10、，用来确定科目的类别、余额方向、外币核算等项内容，其中详细内容请参见【会计科目】一节。在设置科目编码结构时，应充分考虑到科目结构将来的容纳能力。因为这些编码结构在初始化中一经设定后，以后再改变将会有很大的风险。因此在设置科目级数和每一级科目代码长度时，都要留出余地。系统中根据财务制度及实际工作的需要，已经预定了常用的科目信息。您可以根据本企业的实际需要，在此基础上进行调整。迅兔财务软件还设置了辅助核算项目的信息，系统预定了三个辅助核算项目，另外您还可以自定义两个；由于辅助核算项目的功能不如科目核算的功能强，建议尽量使用科目核算，而不要使用辅助核算项目的方法。科目余额资料准备好会计科目表之后，就
11、可以着手准备会计科目的初始余额了。期初科目余额数据包括：各明细科目及核算外币科目各个币种的期初余额、期初累计借方发生额、期初累计贷方发生额数据，进行数量金额核算科目的初始数量数值；等。建立新账套在迅兔财务软件中，保存账务资料的文件称为“账套”。账套中存放的内容包括：会计科目、记账凭证、各种账簿、会计报表等。在一个账套中只能保存一个公司或一个独立核算单位的账务资料，在实际工作中您可以根据需要建立任意数量的账套,从而通过合理地组织账套文件，及时掌握各独立核算单位的财务状况，为加强企业管理和经济核算提供必要的信息。会计电算化就是用计算机代替人工进行账务及其他有关业务处理工作。因此您必须至少要建立一个
12、账套文件，用以存放有关财务及业务资料，以便于计算机进行处理。一个账套就是一个单独的计算机文件，您可以利用操作系统提供的复制、改名、删除等功能对账套文件进行相应操作。为了保证您账套数据的安全完整，防止发生意外情况导致数据丢失，您应当定期对账套进行备份，并妥善保存备份资料。建立新帐套的步骤：1、打开程序，进入到登录窗口2、点击登录窗口上的“新建”按钮，确定新帐套文件存放的路径和文件名称计算机管理账套是按照文件的方式进行的，因此每个账套必须有一个文件名。迅兔财务软件中的账套文件名命名规则与Window中的规则一致，用户可以按照便于识别和记忆的原则输入账套文件名，迅兔财务软件中账套文件的扩展名为“.f
13、rfd”。请记住此文件名称，以便日后打开以此文件命名的账套。3、系统将为您创建新的帐套数据并返回到登录窗口，此时窗口中会出现您刚刚创建的帐套的名称；选择此帐套并进行登录就可以了。请参见【如何登录？】注意：您刚才的操作仅仅创建了一个空的帐套，在可以进行日常操作之前，还必须进行初始化的操作。请参见【帐套初始化及启用帐套】帐套初始化及启用帐套如果您创建了新的帐套，则当您首次打开此帐套时，系统会进入帐套初始化窗口中，您只要按要求完成4步操作，就可以顺利的启用此帐套了。设置公司信息点击设置公司信息的按钮，在弹出的窗口中填入此帐套所属的公司的相关的信息（其中公司名称是必须的），公司名称将在输出凭证、账簿、
14、报表等业务资料时使用，所以在此处请清楚输入单位全称，以防混淆不清。点击“保存”按钮，系统将弹出确认完成窗口，确认后即可进行下一步的操作；如此操作直至完成所有项目；初始化帐套科目系统内已经预设了常用行业的会计科目表及报表。本功能的作用是为采用标准科目结构的企业提供预设资料，以减轻用户在会计科目和报表设定中的工作量。若已经选择了所属行业类型，系统将自动为你建立相应行业的会计科目表及报表设置。若您的企业所需的会计科目与预设资料有差异，您可通过修改预设的会计科目来达到适应单位会计核算管理的目的（在第三步中）；您还可在建账完成后，在【会计科目】中进行修改。本软件中科目编码的最大级别数为5级，最大位数为1
15、5位。科目名称可以由汉字或字符构成，最大50个字符。您可以根据实际业务需要来设置科目代码级数和各级代码的长度。我国会计制度规定了一级科目的长度；您选择了某个预设会计科目模版后，一级科目代码长度由系统给出，用户无法修改。会计科目的级别以及各级长度的确定，应综合考虑各方面的因素，既要便于操作又要为今后的发展留有余地。设置会计期间会计期间的设定操作共有会计期间界定方式、会计年度开始日期以及账套启用会计期间三项内容。在迅兔财务软件中，前两项是由系统确定的，您可根据需要改变帐套的启用期间。我国会计制度规定是以公历年度作为企业的会计年度，自然月份作为会计分期的。会计年度开始日期是与会计期间紧密相联的一个重
16、要概念，它用以确定您的账套会计年度的起始日期，此日期将是您的一个会计年度开始和结束的标志。例如，如果选择会计年度开始日期为1月1日，则在每年12月底结账时，系统就会作年结处理。我国制度一般规定会计年度开始日期为1月1日。账套启用期间是指用户开始使用迅兔财务软件处理账务数据的那一个期间，通俗地讲，就是用户开始输入数据的那一个年月时间。例如您想用迅兔财务软件处理从08年10月份开始的账务资料，账套启用期间就应该是08年10期。账套启用期间应注意与会计年度开始日期区别开，这两个概念一个是标明账务数据由电脑开始处理的期间，而另一个则是账务处理进行年结的标志；另外还要注意将账套启用期间和当前机内日期区别
17、开，系统在输入账套启用期间时一般是默认当前机内日期的，多数情况下这两者是不同的。提醒您在进行此项输入时应加以留意。请参见：【会计期间】货币汇率设置本系统默认人民币为记帐本位币；记账本位币是指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币。企业在进行经济业务核算时，应确定一种记账本位币，以便于对有关外币业务进行处理。在这个窗口中，您可以输入系统所用货币代码和名称。会计科目设置请参见【会计科目】。输入初始数据在此功能窗口中可以进行初始账务数据及其他有关业务资料的录入工作。每次在进入初始数据录入窗口时，系统要检查科目、核算项目以及货币等项目是否发生变动，如果有变动系统要对初始数据重新进行处理。因此，建议
18、您应将所有的外围数据，如会计科目、核算项目等内容全部输入或修改完毕之后再进行初始数据的录入。在录入初始数据的过程中尽量避免修改会计科目或核算项目，要修改时应集中在一起修改，这样才能够提高录入初始数据的速度。在初始数据输入窗口中，所能录入的内容主要包括：期初余额、累计借方、累计贷方三项。期初余额：是指在进行初始化当期的期初科目余额。借方累计：指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。贷方累计：指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。系统中账套数据的年初余额将根据以下的公式自动计算得出：借方年初余额=期初余额+本年累计贷方发生额-本年累计借方发生额贷方年初余额=期初余额+本年累计借方发生
19、额-本年累计贷方发生额在初始数据输入窗口中系统以不同的颜色来标识不同的数据：白色区域：表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；灰色区域：表示为非最明细科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据自动汇总计算出来的，此处的数据不能直接输入；粉红色区域：表示此处为包含数量金额式或核算项目的明细科目；此处的数据不能直接输入,可双击此区域，在弹出的明细信息窗口中进行输入。启用帐套到这一步时，新账套的账务数据初始化工作已基本完成，经过了账务数据、往来业务数据以及会计科目、核算项目的输入，初始化处理中的最后一项工作就是启用账套，启用账套就是将初始化工作中所输入的数据
20、进行处理和转化，将其转变为账务日常处理所需的格式，为日常处理提供初始数据来源。这里必须注意的是：一旦启用账套，就意味着关闭初始化界面，这一过程是不可逆的。启用账套之后任何初始化资料都不能修改，因此在您完成初始化工作之后，应该再仔细检查一下初始化数据，并返回登录窗口备份一下帐套文件，确保无误后再启用账套。启用账套时，系统会自动进行总账数据的平衡校验。只有在各种平衡关系全部校验完毕之后，系统才能完成启用账套工作。如果在启用账套过程中发现校验关系不平衡，系统会出现提示信息，提示您修改有关错误，您在修改完成之后再重新执行“启用账套”功能。启用账套全部工作完成后，系统会给出提示，表示启用账套工作已顺利完
21、成，单击“确定”按钮就可以进行日常账务处理工作了。现在，我们已经全部完成了账套数据的初始化工作，最艰难的一步已经完成。接下来我们就可以应用迅兔财务软件轻松高效地处理您的日常财务业务了！凭证处理凭证处理主窗口为您提供了管理凭证的集成环境。在这里，您可以对凭证进行新增、更改、删除、复制、审核、记账、查询、打印、汇总、调整凭证号等操作。点击导航窗口的“凭证处理”按钮，系统显示凭证处理操作窗口。在此窗口中，您就可以处理与凭证增加、更改、删除、审核、记账、打印等相关的工作。新增凭证：新增凭证功能为用户提供了一个仿真的凭证录入环境，系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入新的记账凭证。在这里，可以将
22、您制作的记账凭证录入电脑，也可以根据原始单据直接制作记账凭证。 提示：点击窗口菜单的“提示”按钮，即可查看凭证窗口的快捷操作方法，熟练掌握后可大大提高凭证录入速度。输入凭证时，如果当前分录的需要录入辅助信息，则需要预先对相关科目进行辅助核算设置。对凭证的更改、删除、复制的操作窗口与新增相同，不再赘述。 注意：已经审核或记账的凭证不能被更改或删除，必须先对其进行反记账或反审核操作。凭证的审核、记账、反审核、反记账操作：在迅兔财务软件中，凭证的处理流程是：凭证输入-凭证审核-凭证记账在凭证处理主窗口中，集成了凭证审核和记账的功能，您可以使用相应的按钮来对当前的凭证进行审核并记账。凭证查询与打印凭证
23、查询与打印窗口了提供集中查询并打印凭证的功能。用鼠标点击“凭证”模块中的“凭证查询与打印”按钮，即可打开此功能窗口。凭证的查询：打开时，窗口会自动显示当前期间的所有凭证，您可以点击“筛选”按钮打开筛选窗口；在筛选窗口中指定您需要查找的凭证的条件（注意这些条件之间的关系是“并且”的关系），点击“筛选”按钮，即可查找到指定条件的凭证记录。打印凭证：在凭证查询与打印窗口中选择您要打印的凭证，点击窗口中的“打印”按钮，即可在屏幕上预览打印出的凭证，如果需要在打印机上输出，请点击预览窗口上的打印机按钮。点击窗口中的磁盘图标，可以将凭证保存为Excel或pdf文件。 注意：系统默认的打印纸格式是A4,如果
24、您使用非A4纸或要调整页边距，可以自己设计打印格式。基本帐簿和报表由于基本帐簿和报表的界面和操作都是相似的，下面仅以总分类帐为例，说明基本帐簿和报表的使用。点击导航窗口的“总分类帐”按钮，即可打开总分类帐计算窗口。在此窗口中填入期间、货币、科目等信息后，点击“确定”按钮，系统开始查询，并打开结果窗口供您查看。提示：在结果窗口中双击相应的科目或点击“明细帐”按钮，可打开相应科目的明细帐；在明细帐中双击凭证，可打开相应的记帐凭证，从而实现凭证-账务数据的一体化查询。用户自定义报表迅兔财务软件为您提供了自定义报表的功能模块，您可以根据自己的需要定义报表数据，使财务数据报表更符合您的实际需要。由于利润
25、表和资产负债表在使用上与其它自定义报表完全一致，因此就不单独说明。下面就以新建一个自定义报表为例来说明此模块的用法。创建新的用户自定义报表：点击导航窗口的“用户自定义报表”按钮，即可打开自定义报表管理窗口。在自定义报表管理窗口中，点击“新建”按钮即可创建新报表；创建完成后就可以打开它进行编辑、计算等操作了。现金流量表本财务软件采用直接分配凭证现金流量的方法来制作现金流量表。有两步操作：第步、分配凭证现金流量有两种方法可以打开现金流量分配功能：1. 在录入凭证的窗口上，点击窗口右下角的放大镜按钮2. 点击导航窗口的“凭证现金流量”按钮经过以上操作，就分配了凭证相应的现金流量项目，接下来就可以计算
26、并打印现金流量表了。第步、计算现金流量表点击导航窗口的“现金流量表”按钮，然后点窗口中的“计算”按钮；操作与【自定义报表】中的利润表等是一致的，不再赘述。关于会计科目在此功能中您可以对会计科目进行浏览、增加、修改、删除、数据输出等操作。点击“会计相关信息”模块中的“会计科目”按钮，即可打开此功能。迅兔财务软件中将会计科目分为“资产”、“负债”、“权益”、“成本”、“损益”共五大类，在新会计制度中还有“共同”类。单击科目浏览框顶部的科目类别项目按钮，可分类浏览各类别的会计科目。查看科目详细信息：在科目窗口的列表框中选择您要查看的科目，点击“查看科目信息”按钮，系统就打开科目详细信息窗口。请参见：
27、【帐套初始化及启用帐套】科目类别：科目类别用于对科目的属性进行定义，按照会计科目的经济性质进行分类，可以很方便地对科目进行管理。同时，科目类别中的某些属性，系统在进行业务处理时还要做一些特殊的处理，因此千万不要轻视科目类别的输入。会计科目的属性系统都已作了设定，共分六大类：资产类、负债类、权益类、成本类、损益类，另外在新会计准则中还增加了共同类。损益类科目一般在每期期末都要将其本期的实际发生额全转入本年利润中去，因此，损益类科目在系统中是有特定含义的。在执行“结转本期损益”功能时，所有定义为“损益类”的科目的本期实际发生额都将全部自动结转；损益类科目一般包括：营业收入、营业成本及税金、期间费用
28、、其他收益、其他损失、以前年度损益调整和所得税七项。科目代码：科目代码是整个系统处理的核心内容，系统的全部账务系统的处理都是围绕着会计科目来进行的。会计科目的代码应该按照一定的规则进行编制，以便在使用中清晰明了。会计科目编码允许最大长度为15个数字字符，其各级编码的长度要符合新建账套时所设置的值。科目名称：科目名称是该科目的文字标识，在命名科目名称时只需命名本级科目名称，不必带上级科目名称。输入的会计科目名称一般为汉字和字符，最长可达40个字符。余额方向：借方或贷方货币：指定该科目币别核算的类型，对核算币别进行选择。系统在处理核算外币的会计科目时，会自动默认您在“货币处理”功能中输入的汇率，您
29、可以根据您的实际情况进行修改。单一货币：指定此选项后，您需要从下拉列表框中选择一个外币。期末调汇：若进行外币核算，确定是否在期末进行汇率调整。如选择期末调汇则在期末执行“期末调汇”功能时对此科目进行调汇。一般核算外币科目要进行此项设置。数量、价格：是否进行数量金额辅助核算。若进行数量金额辅助核算，在输入凭证时会要求相应的数量。科目的新增、编辑、删除操作：科目的新增和编辑的窗口与查看科目详细信息窗口是一样的，只是窗口中的数据是可以编辑的，此处不再赘述。选中您要删除的科目，点击“删除科目”按钮，就可将选择的科目删除（系统在删除前会进行检查以确定能否删除）。科目的导出：为了更方便的处理科目数据，系统
30、提供了导出科目数据到Excel的功能，只要点击“导出到Excel”按钮就可以了。结转损益使用此功能将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证。这里需要注意的是，系统是按照在“会计科目”中选定的科目类别来进行自动结转损益工作的。只有在科目类别中设定为“损益类”的科目余额才能进行自动结转。在日常财务处理中，损益类科目的余额在每期的期末都要结转到本年利润科目中去。单击导航窗口“结转损益”按钮，系统即进入本功能。在此功能窗口中，输入要生成的记账凭证的凭证摘要并指定其它的参数，单击“开始”按钮后，系统即开始进行期末损益结转处理，处理完毕后，提示生成一张转账凭证。确定后即
31、完成结转损益工作，您可以在凭证模块中打开新生成的凭证进行检查。注意：如果要结转本期损益，请使用系统提供的“结转损益”功能，否则损益表的数据会不正确！可以更改系统生成的结转损益凭证。期末结账在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账处理了。系统的数据处理都是针对于本期的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间。单击“期末结帐”按钮，系统即进入本功能；在此窗口中系统对在做结账工作中需要注意的事项进行说明并列出了本期信息。系统在过账之前要对账务处理进行检查，必须将本期间的所有会计凭证及业务资料全部输入了电脑并且过账之后才能结账。如果系统发现本期内还
32、有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账。如果当前的会计期间是年度的最后一个会计期间，则此时结账是执行年结过程。年结基本上与日常结账没有什么区别。结账完成之后，系统进入下一个会计期间，并返回到主窗口。提示：在结账后，如果用户认为所做的结账操作不合适，需要进行回退处理，请使用【反结帐】功能。反结账进行期末结账后，您就不能对已结帐期间的数据进行任何更改；如果您确实需要更改上期数据，请先使用反结账功能，将当期会计期间退至需要的会计期间；也可以选择返回初始化状态。单击导航窗口“反结帐”按钮，系统即进入本功能；点击“确定”按钮，即可将反结帐到指定会计期间。数据安全注意事项迅兔财务软件经过仔细的用
33、户权限设计，可以确保普通用户在操作帐套时的数据安全性；为了加强数据安全，确保重要数据的安全，请遵循下列注意事项：1、存放帐套数据文件的文件夹必须进行权限设置，仅授权的用户才有访问相关文件夹的权限；为确保其可靠性，该文件夹最好位于公司网络上的服务器中，并统一管理。2、定期备份帐套数据文件，备份时，先用WinZip等软件对数据文件进行加密压缩，然后将压缩后的数据文件备份到安全的地方（比如：网盘、U盘、移动硬盘、其它电脑；不要和原帐套文件存放在同一台计算机中）。3、机密资料，如银行帐户的密码等，请勿保存在本系统中。4、定期检查数据安全状况，审核帐套操作日志。5、您的帐套数据文件请勿拷贝给任何未经授权的人（包括软件服务商）。如何避免账套数据文件损坏？在某些偶然的情况下，账套数据文件会发生损坏。为防止可能的数据丢失，使用财务软件时一定要注意如下事项：1、一般情况下，不要强行中断财务软件运行，比如：断电、关机、强制关闭、使用任务管理器中断任务；一定要通过正常途径退出财务软件。如果条件允许，建议为运行财务软件的电脑配备后备电源UPS。2、尽量把账套文件放在本机，不要放在局域网上，避免因网络故障造成账套文件损坏。3、尽量避免多用户同时操作一个账套。4、建议使用财务软件的电脑安装杀毒软件。最重要的是备份账套：对于用任何手段都无法修复的文件损坏，此时就只能恢复备份的账套文件了。