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1、信息时代的人力资源管理- eHR摘要伴随着互联网和信息技术的日益成熟, 人力资源管理信息系统已由一种简单的薪资计算工具逐渐演变为人力资源管理信息化的全面解决方案。本文着重介绍了人力资源管理的e 化历程、e 化的含义、eHR 的典型模型, 并就我国企业人力资源管理信息化的发展现状及其问题进行分析。关键词信息化人力资源管理人力资源管理信息系统随着经济全球化的浪潮乘信息技术尤其是Internet 之势汹涌而来, 企业的经营环境在知识经济时代正迅速发生着变化, 这种变化已经推动了众多企业进行以信息技术为支撑的业务流程改进、业务流程再造甚至业务模式再造, 其中又以借助信息技术提升人力资源管理的eHR 项
2、目尤为引人关注。一、人力资源管理的e 化历程在国际上, 人力资源管理的e 化历程可以追溯到20 世纪60年代末期。第一代的人力资源管理信息系统支持的用户非常少,只是一种自动计算薪酬的工具, 既不包含非财务的信息, 也不包含薪资的历史信息, 几乎没有报表生成功能和薪资数据分析功能。第二代的人力资源管理信息系统出现于20 世纪70 年代末, 对非财务的人力资源信息和薪资的历史信息都给予了考虑,其报表生成和薪资数据分析功能也都有了较大的改善。但未能系统地考虑人力资源的需求和理念, 而且其非财务的人力资源信息也不够系统和全面。人力资源管理信息系统的革命性变革出现在20 世纪80 年代末。最初的人力资源
3、信息系统HR IS (human resource info r2mat ion system ) , 着重于对人力资源信息的采集、维护等功能,主要表现在系统中的模块大多是人事信息管理模块、考勤模块、薪资计算模块、福利管理模块。随着人力资源管理的逐渐深入,企业对系统的要求不仅局限于信息的采集、更新和维护, 而是要进一步对相关数据进行挖掘, 依靠各类模型和工具, 提供优化的管理流程、智能的分析、战略的决策参考等, 于是真正意义上的人力资源管理信息系统HRM S (Human ResourceM anagementSystem ) 应运而生, 与此同时, 系统中还增加了许多全新的模块,如培训模块、
4、绩效管理模块、招聘模块等。随着互联网和信息技术的日益成熟, 人力资源管理信息系统随着信息流的延伸或改变而突破了封闭的模式延伸到企业内外的各个角落, 使得企业各级管理者及普通员工也能参与到人力资源管理活动中, 并与企业外部建立起各种联系(网络招聘) ,即eHR (e- Human Resource) , 作为人力资源管理信息化的全面解决方案, 基本上是由人力资源部的人力资源管理信息系统HRM S 和面向企业不同角色(高层管理者、直线经理、普通员工、人力资源管理者) 的网络自助服务系统( self- service) 两大部分组成, 是对HRM S 在技术上(基于internet int rane
5、t 技术)与理念上(建立在全面人力资源管理, 强调全员共同参与) 的延伸。1 互联网技术的运用, 可有效帮助组织降低人事成本、提高其人力资源管理的效率。据一些研究统计, 人事部大约有70%的时间是花在行政职能上, 而花费在每个员工身上的行政费用每年大约是1700 美元。在这其中, 人力资源工作主要通过纸面工作方式进行大约要耗费20- 30 美元, 若采用电话方式大约是2- 4 美元, 但如果通过互联网进行的话, 企业大约只需要5- 10美分。2 二、何谓eHR所谓eHR, 即电子化人力资源管理, 是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式, 通过集中式的信息库、自动处理信
6、息、员工自助服务、外协以及服务共享,达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。3 通俗地说, 就是人力资源管理信息化或自动化。随着互联网、电子商务理念与实践的发展, 目前所说的“eHR”包含了“电子商务”、“互联网”、“人力资源业务流程优化”、“以客户为导向”、“全面人力资源管理”等核心思想在内的新型人力资源管理模式: 它利用各种IT 手段和技术, 比如互联网、呼叫中心、考勤机、多媒体、各种终端设备等, 包括了一些核心的人力资源管理业务功能, 比如招聘、薪酬管理、培训、绩效管理等。其使用者除了一般的人力资源管理者, 普通员工、直线经理及高层管理者都将与eHR 的基础平台发生相应权限的互动
7、关系。eHR 的“e”体现以下三个方面的含义:首先,“e”把有关人力资源的分散信息集中并进行分析, 优化人力资源管理的流程, 实现人力资源管理全面自动化, 与企业内部其他系统, 如财务等进行匹配。由此, 企业管理者可以迅速、准确地获得有关人员的信息, 可以使高层管理者和部门经理明了企业人员状况、人才需求标准, 这对于企业经营决策和人才招募具有重要意义, 与此同时, 增强各部门之间的交流, 使企业的业务流程衔接自然而又清晰, 提高工作效率, 节省费用。其次, 企业的人力管理者能够有效利用外界的资源, 并与之进行交易, 比如获得人才网站、高级人才调查公司、薪酬咨询公司、福利设计公司、劳动事务代理公
8、司、人才评价公司、培训公司等人力资源服务提供商的电子商务服务。第三, 实现企业内部自助服务, 让各层人员参与企业的人力资源管理, 充分达到互动和人文管理。员工通过自助服务, 可以很方便地获得有关自己的考勤、薪资、培训记录等信息, 并可以自己来维护这些信息, 还可以实现在线报销、在线申请休假、在线查询等工作。这种透明、简便易查的信息获取方式将赢得员工对人力资源服务和企业管理的满意度的提升。据调查, 2000 年初, 美国爱立信公司实施了员工自助服务系统, 第一年就节省了超过100 万美元的开支。克里斯冈瑟尔(Ch ris Gonser) , 爱立信人力资源和员工福利主管表示:“我们并非仅仅在削减
9、成本,我们已较以往更有效率、更快捷、更具组织性; 我们的优异服务有助于吸引和招募人才; 我们提供的信息更加精确, 各方的赞誉不绝于耳。”4 总之, eHR 将先进的技术力量运用于人力资源管理, 为企业建立人力资源服务的网络系统。一方面, eHR 可以“Do th ingsbet ter”, 它可以缩短管理周期, 减少HR 工作流程的重复操作,使工作流程自动化, 使最终用户(员工) 自主选择HR 信息和服务, 加速实现事务性工作和日常服务的外包。另一方面, eHR 可以“Do bet ter th ings”, 它可以使HR 部门从提供简单的HR 信息转变为提供HR 知识和解决方案, 可以随时随
10、地向管理层提供决策支持, 可以向HR 专家提供分析工具和建议, 可以建立支持HR 部门积累知识和管理经验的体系。正如Peop lesoft 公司亚太区的HRM S 策略经理布莱恩特所言, eHR 中的e 实际上意味着更强功能(enabling)、更有能力(empow ering) 和HR 功能的扩展(extending)。5 因此, eHR 不仅只是技术以及工作方式的改进, 更是人力资源管理理念的革新。它代表着一种全新的工作方法和思维模式, 是促进变革的工具。三、eHR 的典型模型人力资源管理的业务范围非常广泛, 涉及招聘、培训、绩效考核、薪资福利、员工管理、企业文化建设以及员工职业生涯计划等
11、等, 而eHR 利用人力资源管理软件和网络( Internet In2t ranet) 则可以对人力资源管理进行改进和革新。作为一个系统的工程, 为保证eHR 的顺利实施, 需要整合企业内部、外部的各种资源。一个典型的eHR 模型一般包括以下组成部分:(一) 对企业内部资源的要求1、eHR 准备(1) eHR 实施规划企业须首先确定自身实施eHR 的规划, 它决定着eHR 能否适合企业的实际需要, 并对下一步工作的开展起指导作用。在进行规划时, 要根据企业的情况决定企业通过实施eHR 要达到的目标, 是仅仅为了减少HR 部门的日常行政事务工作, 还是要建立系统的HR 服务模型; 确定实施的广度
12、和深度; 拟定eHR实施的步骤; 分析企业现有的硬件和软件是否符合需要, 如何改进等。(2) 硬件支持要保证eHR 项目的顺利实施并发挥其功能, 企业必须具备完整的系统运行环境, 比如服务器、硬件设备、IT 支持、数据库管理等等。企业要根据现有硬件条件与实施eHR 所需硬件的差距, 调整硬件的配置。(3) 网络支持eHR 通过网络使企业内部各个部门的管理者、经理、员工能够及时充分地进行信息沟通和交流, 提高企业内部信息的利用效率和反应速度。因此, 理想的情况是员工都拥有实现联网支持的电脑和相应的软件。如果不是每一位员工都具备这种条件,则要考虑如何创造条件使员工享受到该服务, 如在企业的公共场所
13、设置多媒体终端。2、按需选择HR 功能服务企业实施eHR 的目的就是为了处理人力资源管理的业务,因此, 企业应根据自身实际选择eHR 需要实现的HR 功能服务, 比如薪酬福利管理、绩效管理、招聘管理、培训管理和相关自助服务。如员工通过eHR 系统的自助服务, 可以自己完成一系列的HR 业务, 比如员工个人资料修改、申请培训、评估打分、请假及主管的批准等等。3、不同员工的服务界面eHR 系统为企业内部不同性质的员工提供不同的服务界面和工具, 直线经理的界面一般包含本部门员工的信息, 而基层员工则只能在自己的界面上了解有关个人的信息, 人力资源管理者的界面显示的则是企业全体员工的信息, 并可以进行
14、大量的HR 业务操作。同时, 员工、直线经理和人力资源管理者分别拥有各自需要使用的各种工具, 用以进行相应的业务操作。(二) 外部服务机构的支持优化人力资源管理信息系统不仅要考虑企业内部的资源,同时还必须充分利用、整合企业外部的各种资源。现代社会的一个明显的特征就是专业化的分工合作, 一个企业不可能也没有必要具备所有的资源, 尤其是对于众多规模不是很大的企业来讲, 更是如此。因此, 实施eHR 必定获得外部机构的支持, 比如从事HR 咨询(组织结构设计、HR 业务流程设计等) 的人力资源顾问公司、为企业提供各种外包服务(如薪酬福利外包服务)的社会机构、企业实施eHR 的核心软件的供应商(信息技
15、术供应商) 等等。以招聘管理为例, eHR 系统将会实现与主流招聘网站的链接(如51job, ch inaHR 等等) , 通过在招聘网站发布招聘信息, 应聘者投递简历, 这些简历就会自动发送到企业的eHR系统, 然后通过过滤、选择找出企业需要的候选人进行面试, 大大提高招聘的效率。候选人成为正式员工后, 简历中相关的数据就会自动进入eHR 系统中的相关模块。四、eHR 在我国企业中的应用(一)HR 的e 化浪潮管理大师杜拉克在新时代、新组织中指出:“未来的企业将是一个大部分由专业人员组成的知识型组织, 必然会走向以信息为导向的组织结构。”7 促成这种趋势的主要力量, 除了劳动人口结构的改变以
16、及经济需求导致的变革外, 信息技术的快速发展是最大的推动力之一。信息技术的日新月异, 使得知识的范围、形式、规模、获取、存储以及传送都发生了巨大变化。知识正日益取代物质资源, 成为决定企业命运的关键性资源。因而, 市场竞争的焦点必然从资金、产品等物化资源的竞争转为智力资源, 即人才的竞争, 对人的管理, 尤其是知识型人才的管理将成为企业生存与永续发展的关键。如何建立有效、健康的机制去保证、支持对人才的管理和发展。这不仅是现代企业所面临的棘手问题, 更是企业持续发展必须从根本上解决的问题。因而, 我们必须借助一定的力量帮助组织顺利渡过这个关卡。而这股力量的来源正是无所不在的信息技术, 在人力资源
17、管理领域, 我们称之为eHR 浪潮。1、目前人力资源管理信息系统的使用据华信惠悦的该调查报告显示, 受访的大中国区289 家企业中, 有42% 的受访企业已经采用了人力资源管理信息系统(包括独立或整合的人力资源管理信息系统) , 32%的受访企业正在着手该系统的规划开发, 只有约四分之一的受访企业没有应用任何人力资源软件系统。与2002 年相比, 2003 年应用最多的人力资源技术仍是薪资发放流程处理工资单信息(78% )、人事行政管理(76% ) 及出勤管理(66% ) , 这些均属于员工基本信息资料维护或交易性行政业务操作处理的功能。诚然, 建立一个准确的员工信息数据库, 是大部分企业发展
18、较高层次人力资源管理职能的先决条件,但是, 企业亦应开始计划, 将人力资源技术由一般交易性业务操作处理转向策略性功能。2、未来人力资源管理信息系统发展趋势绝大多数受访企业认为科技对于未来人力资源管理是非常重要的(79% 完全赞同, 20%基本赞同) , 人力资源管理科技变革的浪潮, 将向着更高层次的策略性领域推进。预计随着企业对员工及管理层的人力资源信息的实时性和准确性需求的增加, 那些现在还未得到广泛应用的职能, 如人力资源规划、继任计划、个人职业发展规划及绩效管理与核心能力管理, 将成为下一波人力资源管理科技变革浪潮推进的重点。在该次调查中, 受访企业主要应用以下几种方式来扩展其人力资源管
19、理信息系统功能。(1) 员工自助服务(2) 工作流程自动化(3) 管理人员自助服务(二) eHR 的艰难跨越在目前这股eHR 浪潮席卷下, 并非所有企业都能如愿借势以此推动企业加速成长。事实上, 不少国内企业eHR 项目的进程并不尽如人意, 经常碰到这样或是那样的障碍, 企业“肌体”总是对项目产生“排斥反应”。甚至曾有业内知名人士放言, 当前eHR 实施失败率高达80%。从表面看来, 产生障碍的原因是由于相关人员对项目难点认识和准备不足造成的, 但这只是表象, 更深刻的原因在于国内企业人力资源管理水平的先天缺陷。对中国企业而言, 人力资源管理的概念无疑是一种舶来品。一直以来, 人们的注意力都放
20、在了人力资源管理的具体操作层面上, 而为什么要做、怎样正确的做、谁应该做以及什么人适合做等比较根本的问题却很少有人去考虑。中国企业在人力资源管理的实践过程中, 容易出现急功近利的倾向: 不能系统地考虑企业自身所处的发展阶段以及内外部环境; 盲目引进管理技术; 教条运用管理思想, 头痛医头, 脚痛医脚, 治标不治本。而另一种更普遍的现象, 则是很多企业将“人力资源管理”概念的引入变成了“形象工程”的建设, 只是简单地将传统的行政人事部门改头换面成人力资源部, 但本质上却是换汤不换药。这些问题在日常管理工作中或许并不明显, 但是一旦面临eHR 这样涉及人力资源管理深层变革的项目时, 种种先天不足立
21、刻暴露无遗。所有上述影响因素, 在我们开展eHR 项目时应加以注意,只有全面而透彻理解eHR 项目对企业的意义并切实有效的付诸于行动, 才能为项目的成功实施打下扎实基础, 从而避免企业“肌体”对eHR 项目产生“排斥反应”。参考文献1 人力资源管理概论彭剑锋复旦大学出版社P1932 人力资源e 化胡宏峻上海交通大学出版社P20 3 2002 年中国人力资源管理信息化现状与趋势调研报告郑大奇P2 4 人力资源之E 类生存h t tp: m anagement. h r. content82516. h tm5 人力资源e 化胡宏峻上海交通大学出版社P11 6 eHR 推进企业人力资本管理变革h t tp: m anage2ment. h r. com. cn content103426. h tm7 人力资源e 化胡宏峻上海交通大学出版社P82