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1、ERP环境下会计业务流程重组研究 ERP是当今最受推崇的企业管理信息系统,它实现了信息技术与先进管理思想的完美结合。在ERP环境下,如何优化会计业务流程使之更好地适应ERP,是很多企业的当务之急。美国会计师协会主席罗伯特?梅得尼克曾经指出:“如果会计行业不按照信息技术重新塑造自己,它将有可能被另一个行业对提供信息、分析、签约、服务有着更加创新视角的行业所取代。”因此,实施ERP的企业必须根据ERP系统集成性的要求,借鉴业务流程优化的思想,基于信息技术对传统的会计业务流程进行重组。 一、ERP与会计业务流程 1.ERP的概念及其特点 ERP(Enterprise Resource Plannin
2、g),即企业资源计划系统,是计算机技术与企业管理知识相结合的产物。它是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台1。 可以从管理思想、软件产品、管理系统三个角度来描述ERP: (1)ERP是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group Inc.提出的一整套企业管理系统体系标准,其实质是在MRP(Manufacturing Resources Planning,制造资源计划)基础上进一步发展而成的面向供应链(Supply Chain)的管理思想。 (2)ERP是综合应用了客户机/服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术(OOT)、图形
3、用户界面(GUI)、第四代语言(4GL)、网络通讯等信息产业成果,以ERP管理思想为灵魂的软件产品。 (3)ERP是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。 另外,代表着当今集成化企业管理软件最高水平的ERP系统同时还具备以下特点: (1)ERP的核心管理思想是实现对整个供应链的有效管理。它将供应链管理功能包含进来,强调供应商、制造商与分销商间的新的伙伴关系,更加面向市场,面向经营,面向销售,能够对市场快速响应。 (2)ERP更多强调物流、资金流和信息流的统一。它具有较完善的企业财务管理体系,可以由生产活动直接产生财务数据,把实物形态的物料流
4、动直接转换为价值形态的资金流动,使得资金流与物流、信息流更加有机地结合。 (3)ERP较多地考虑人为因素。据调查,员工对ERP的原理缺乏了解是企业实施ERP过程中的主要问题,因此,要注重在ERP实施阶段和使用阶段对员工的培训。可见,人的素质是成功实施ERP的基础。 (4)ERP按照规律建立起来的信息逻辑具有模拟功能。 这种事前模拟功能使企业计划具有很强的可行性,事先采取措施消除隐患,而不是等问题已经发生了再花几倍的精力去处理,有利于分析和决策,为实现企业的经营战略目标提供了有利的保证。 2.会计业务流程 业务流程是一系列相关作业,通常是由一些经济活动引起的,并且全都被清楚地定义了开始点和结束点
5、。如“采购订单管理”过程就是一个典型的业务流程,它是由采购部门制定的采购订单引起的,整个过程以采购订单的生成为起点,中间经历一系列有序的业务活动,然后以收到订单上的货物为终点。会计业务流程是其中的一个支持性业务流程,是指财务会计部门为实现财务会计目标而进行的一系列业务活动的全过程,主要包括以下三个子流程: (1)数据采集流程。主要是从经济业务流程中采集数据,为加工流程做准备。这些数据包括数量、单价、时间、参与者等描述业务活动的数据,其载体主要为原始凭证。 (2)数据加工与存储流程。是将反映经济活动的原始凭证上的数据进行加工处理,如编制、审核记账凭证,对其进行分类、计算、传输,然后将加工结果保存
6、在各类账簿中。 (3)报告信息流程。以账簿数据为依据,编制内部报表和外部报表并提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等会计信息使用者。 会计业务流程是企业业务流程中一个重要的组成部分,它是连接经济业务流程与管理业务流程的纽带,直接影响企业管理活动的质量和效率2。 二、ERP环境下会计业务流程重组的必要性 (一)传统会计业务流程的缺陷要求会计流程重组3 传统的会计业务流程是基于几百年前帕乔利分类系统的会计理论形成的,它是一种建立在劳动分工理论下的顺序化业务流程,即当一项经济业务发生时,会计人员根据原始单据(如采购发票、销售发票、报销单等)编制记账凭证,利用会计科目表和复式记账法这两大重要的会计工
7、具将会计主体的资产、负债、所有者权益、收入、费用等科目进行分类汇总并始终遵循会计恒等式,然后登记账簿、编制报表,并将标准格式的财务报表定期提交给信息使用者。 传统的会计业务流程主要分为手工会计业务流程和电算化会计业务流程。其中在手工会计核算方式下,其会计业务流程如下:发生经济业务编制记账凭证登记账簿编制试算平衡表编制财务报表,如图1所示。 通过对手工会计业务流程的分析,可以看出它存在以下两个方面的缺陷: 1.该流程循规蹈矩,完全依赖于各经济业务发生时的事实来进行记录、核算和报告,一般不考虑其他信息,会计人员只负责业务发生的单据流转和记录,很少涉及业务层面的流程,因此缺乏会计数据传输的一致性、系
8、统性,这就可能在客观上导致会计信息与业务信息不一致的问题,降低了会计信息的质量。同时,一笔经济业务的相关数据被分别保存在财会人员和非财会人员手中,这样不仅忽略了大量管理信息,还可能导致会计信息系统与其他系统数据的不一致、信息隔阂或信息重复,无法满足管理者的需要。 2.由于传统会计业务流程顺序化的特点,信息只能靠这种金字塔似的结构进行逐级传递,不能越级。会计信息使用者只能在会计人员报出的月末或季末会计报表中得到一定信息,这就使得会计信息缺乏实时性和及时性。另外,该流程任何一个步骤发生错误都会影响整个会计信息的加工结果,影响会计工作的效率。 而电算化会计只是将手工会计工作自动化,即将业务发生后传来
9、的记账凭证录入系统,以计算机程序取代传统的手工劳动,由计算机自动完成过账、汇总、编制报表等工作。这一系统只是手工流程的高度模拟,并没有改变手工会计信息系统的结构本质,各个核算子系统仍然是彼此独立的信息“孤岛”,原有的的缺陷仍然存在。 在现代企业的所有权与经营权相分离的情况下,企业的所有者要保证经营决策符合自身的利益,就要加强对拥有经营决策权的经营者的监督和管理,这无疑需要更多更及时的信息;而企业的经营者为了更好地对企业进行经营管理,履行自己的责任,也需要更多高质量的信息来支持其经营决策,传统的会计业务流程已经不能很好地满足企业会计信息使用者的需求,因此,对传统会计业务流程进行重组很有必要。 (
10、二)ERP系统自身的特性要求会计流程重组 1.ERP系统的产生背景要求进行会计业务流程重组 ERP系统是市场经济模式下的产物,是我国从西方发达国家引进的,而对于从计划经济过渡到市场经济的中国,我们的市场经济发展还存在不完善的地方,很多企业的管理思想和模式还很落后,现有的状态并不能与先进的ERP系统很好地契合,因此,为了缩小与发达国家的差距,实现利用ERP来提高企业竞争力的目的,对会计业务流程进行根本性地改造,对原有的人员、岗位和机构设置进行重新安排势在必行4。 2.ERP系统的集成性、实时性和共享性特征要求会计流程重组 在ERP系统中,财务子系统与其他系统有着密切联系,其他系统的业务数据通过信
11、息集成可以在业务活动发生的同时直接传入财务子系统。作为一个整体,ERP的所有数据存于企业的中央数据库,各个子系统在统一的数据环境下工作,任何一种数据变动都能实时地反应给所有有关部门,并按照规范化的数据处理程序进行管理和决策。这样一来,会计的工作内容发生了重大变化,相应的会计业务流程也必须随之改变。比如要能够支持远程处理,实现会计数据的在线录入、加工和查询;要能够将物流、资金流快速转化为信息流,保证各部门实时获得信息并采取相应行动。 二、如何进行ERP环境下会计业务流程重组 1.ERP环境下会计业务流程重组的方法3 通过上述必要性分析,我们知道ERP环境下会计业务流程重组是重要而必须的。实现重组
12、的方法通常有以下两种:(1)系统改造法。这种方法是指全面分析理解现有流程,在现有流程的基础上实现新流程的创建。这种方法的优点在于它是逐步地推进会计业务流程重组的进行,在实施的同时便能收到成效,并且风险较低,对正常的企业运营影响较小。采用这种方法,先对各个流程分解,找出流程中的“非增值作业”,消除或简化浪费人力物力的不必要环节,然后再将这些流程加以整合,并将利用计算机可以实现自动化的业务予以自动化。如数据在不同地方多次输入易产生差错,增加人员的工作量,加大了人工成本,降低了工作效率。在ERP环境下,可以通过系统化改造法,消除这些重复输入过程,使企业价值链上的任何数据只要在某个作业点上输入一次大家
13、共享即可,避免重复输入,提高财务工作的效率和准确性。 (2)全新设计法。这种方法是指抛弃原有的流程,重新根据产品和服务的提供方式设计新的流程。这种方法的优点在于它的彻底性,即从根本上考虑企业开展业务的方式,不用考虑原有流程对企业的影响,因此效果也会成倍地增加。采用这种方法,在会计业务流程的前期处理阶段,可以考虑会计人员和非会计人员的共同协作,在其他业务处理模块中嵌入会计功能,由其他业务人员在处理产、供、销相关业务的同时完成财务数据的采集、汇总及处理。如在采购子系统中嵌入部分会计处理功能,在采购人员驾驭采购子系统完成采购业务时同时完成有关采购业务的会计账务处理,生成自动转账凭证并记账,最后由财务
14、部统一进行审核。这样便实现了财务业务的一体化,展现了ERP系统的集成性,提高了会计数据采集与处理的实时性和相关性,充分满足会计信息使用者的需求。2. ERP环境下我国企业会计业务重组的具体策略4 针对我国企业的现实情况,在具体实施会计业务流程重组时可以从以下三个方面入手,建立一个全新的会计模式。 (1)会计观念的重建。由于ERP系统是从国外引进的,我国的员工对ERP系统的内涵及其对会计人员要求的理解还很肤浅,会计观念的重建不仅奠定了会计业务流程重组的理性基础,也为重组后会计业务流程的顺利运行提供保障。我们可以通过以下活动来重建会计观念。 树立网络环境观念。ERP系统是在线工作的,它利用网络技术
15、以增大信息的容量、丰富信息的内涵、拉近信息提供者与使用者之间的时空距离实现实时性。为了适应这种变化,会计人员必须树立网络环境观念,提高对网络的感知和应用技能。 树立价值创造观念。ERP环境下,会计人员不仅负责账务处理和资金管理,还要参与企业资源的优化配置,会计人员也是价值的创造者,不应被动地执行工作,而应主动地与其他人员沟通配合,形成良好地互动机制,为企业价值的提升做出贡献。 树立团队合作观念。ERP环境下提倡业务的融合与作业的协同,团队合作的工作方式取代了会计人员原有的相互独立、各自为政的工作方式,成员之间的协同更为重要,每个人不仅要对自己的工作负责,也要与其他成员共同对流程的结果负责。 (
16、2)会计信息处理流程的重建。会计信息处理流程的重建要以ERP系统中的标准流程为依据,最终依托ERP系统得以实现,具体可以分为以下几步: 理解ERP系统中的各种业务流程。由ERP概念我们知道,它的基本思想是将企业的业务流程看作一个供应链,并且将企业内部分为几个互相协同作业的子系统,对供应链上的所有环节进行有效管理。ERP系统中包含了大量标准业务流程,通过这些流程实现各种先进的管理思想和管理模式。此外,为了提高系统的灵活度,满足客户的个性化需求,对于同一种业务系统还制定了多种业务流程。 对原有会计业务流程进行分析、诊断。为了保证分析诊断的准确性,需要利用一些定性或定量的方法和工具,可以借鉴ABC法
17、确定哪些会计活动是增值作业、关键作业,哪些是非增值作业、一般作业,从而减少非增值作业,改进一般作业,重视增值作业和关键作业,最终优化会计业务流程。 设计ERP环境下新的会计业务流程。在ERP环境下设计新流程,可以采用系统改造法或全新设计法5,根据企业自身所处的环境和需求选择合适的方法。 (3)会计组织结构的重建。 会计业务流程只有依附在会计组织及其结构上并通过一定的手段才能有效运行,因此会计组织的重建也很重要。ERP环境下的会计组织结构实际上是一种二维的组织结构:一方面,会计组织以业务流程为主干,建立与其相对应的会计业务流程小组;另一方面,各个会计业务流程小组都归属于会计服务中心,可以根据流程
18、的需要安排适当的人员,参与解决流程执行上的问题。 3.ERP环境下会计业务流程重组的原则6 为使会计业务流程重组顺利进行,在重组进程中,应当始终遵循下面三个原则以确保实施的效率和效果: (1)整体性原则。 在ERP环境下进行会计业务流程重组要从整体出发,统观全局,着眼于整个流程,同时争取整个会计业务流程的最优,而不是计较于某一具体的环节最优。 (2)共享性原则。 在会计业务流程重组后,数据的采集不再像传统的会计业务流程那样,由不同的部门重复采集,而是要从数据发生地一次性地获取相应数据,再将采集到的数据通过企业的网络传递到ERP系统的后台数据库中保存,与所有需要的人实现数据资源的共享。 (3)持
19、续优化原则。 事物的发展或改变是需要一定的时间来适应的,企业的管理水平和业务流程也不例外。因此,ERP环境下会计业务流程重组应该是一个渐进的而不是激进的过程,应该根据自身的承受能力来进行持续的有必要的优化。 三、 ERP环境下重组后的会计业务流程 ERP环境下重组后的会计业务流程可以描述为: (1)业务事件发生后,由相对应的业务部门的业务处理模块对业务数据加以收集,并按一定编码将数据通过企业的网络传递到ERP系统的中央数据库中保存。 (2)将业务事件数据传递到财务模块,通过业务规则和信息处理规则在总账模块中自动实时生成记账凭证。 (3)当信息使用者需要某项信息时,由信息使用者发出指令,ERP系
20、统便根据用户的选择从中央数据库中提取需要的业务事件数据,并根据会计模型对数据进行加工。 (4)期末,ERP系统将各模块中与成本核算相关的数据通过总账模块自动转入成本核算模块进行核算后,将结果转回总账模块,最终定期由总账模块自动生成会计报表。 ERP系统环境导致了会计工作重心的转移和会计工作内涵的发展,即由原来对数字的计量与记录转化为对经济信息的深加工。ERP环境下重组后的会计业务流程弥补了传统会计业务流程的缺陷,并具有以下一些新的特点:71.实时性 (1)实现了会计核算从事后到实时。通过网络将各种业务数据瞬时传到会计部门进行处理,并及时提供给会计信息使用者,解决了事后核算导致信息滞后的问题。
21、(2)会计业务流程由静态转为动态。实现了实时监控、实时决策,及时发现问题并解决问题。 2.集成性 (1)实现会计部门与其他业务部门的同步管理,做到了财务管理与物流管理、人事管理、生产管理等各项业务流程的协同。 (2)会计业务流程由企业总部延伸至企业全部,由企业内部走向企业外部,从而整合了企业的内外部会计资源,提高了企业的会计业务处理能力。 (3)将数据全部集中在企业中央数据库中,保证了数据的全面性和共享性。分析决策时所需的各种数据和信息都可以从数据库中调出,有利于决策者作出及时正确的决策。 (4)实现了资金流、物流、信息流的同步,做到财务业务一体化。这样加强了财务对业务的及时反映和监控,大幅提
22、高财务业务信息系统运行质量,提升企业管理水平和工作效率。 3.全面性 扩展了会计信息的内涵和外延,所提供的会计信息更加全面和具体。网络可以为信息使用者提供会计信息和非会计信息,如企业背景、股东信息等。 四、ERP环境下会计业务流程重组的意义 ERP的实施并不是一项简单的信息工程,它给企业带来的是管理上的变革。为了能够适应ERP系统的要求而对会计业务流程进行重组,弥补了传统会计业务流程的缺陷,因此具有重大的意义。 第一,通过对会计业务流程的重组,改善并规范了企业的业务流程,使得业务流程更为科学而流畅,更加符合ERP系统的要求,保证了各部门工作关系的协调性以及工作效率的高效性。 第二,将企业的采购
23、、生产、销售等基本业务与财会业务统一整合到ERP系统中,各业务部门只需将业务数据以各种单据的形式录入系统即可,系统便会自动将相关的业务数据传递到财务核算模块,财务人员只要审核、确认、核算、汇总即可完成财务核算工作。这样一来,便实现了财务业务的一体化,减少了各部门之间原始单据的传递和不必要的对账工作,既提高了工作效率,又保证了数据的有效性。 第三,通过会计业务流程的重组,实现了根据财务资金现状追溯资金的来龙去脉,并进一步追溯所发生的相关业务活动,强大的实时性改变了资金信息滞后于物料信息的状况,实现了各种信息共享和事中控制,使得会计信息使用者可以及时获取相关的财务信息,以便更好地作出财务决策,提高了整个企业的工作效率。