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1、归档文件整理规则实施后有关问题的探讨 归档文件整理规则(以下简称 规则)及河南省档案局的“实施细则” (以下简称“细则”)已颁布实施五年有 余。五年多来，我市市直机关档案的整 理按规则、“细则”顺利推行，受到了 基层档案人员的普遍欢迎。但个中也发 现了一些值得探讨的新情况、新问题， 这里列举一二，与同行们一起探讨。 1 根据各单位的具体情况，可否 将“细则”里的整理方法进行一些 变通 “细则”第五章第六章是基层 档案员最感头痛的两大难题。平时他们 由于身兼多职及不稳定的原因，根本没 有系统的时间去考虑怎样分类，怎样排 列等较专业的问题，针对这一现象我们 采用的方法是： 11 对那些省属直管部门
2、、市属大的 综合性机关采用机构分类法。在收发文 号中能显示出职能部门的文件，直接按 收发文号分到各部门；以本单位名义发 文的文件按收发文签上主办部门的机 构分到各部门；填入归档章的机构项。 分类后的排列是在保管期限下按文件 形成的时间顺序进行排列。 12 对那些单位小、职能单一，收发文 较少的单位，仍采用问题分类法。依然 是传统的三大类，排列的方法同样是在 保管期限下按文件形成的时间顺序进 行排列。 13 对“细则”中第二十六条的上级来 文集中排列在本级归档文件之前，我们 做了改动。我们将本级归档文件放在最 前面，上级来文由上而下按时间顺序排 列，这样既方便了利用，也节省了时间， 随着电子文件
3、归档的逐步应用，分类整 理过程中的粗加工对检索已不成问题。 2 编目过程中一定要耐心、细致 21 “细则”第三十三条中规定，填写 归档章项应使用碳素墨水等符合档案 保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠 笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材 料进行填写。 笔者认为，归档章内设置的全宗 号、年度、保管期限、机构(问题)项的填 写，要求用以上规定无可非议。但室编 号，如果是对收发文较多的单位来说， 执行起来就比较困难，要在上千件或几 千件文件中保持不漏编或错编件号，需 要有特别的耐心和细心。我们曾用两人 做过把关试验，结果还是失败了。这样 一旦用耐久材料填写，将无法更改。为 此我们对文件形成量超过千件的单
4、位 采用了铅笔填写件号的方法。既然盒外 面有明显的起止件号，盒内的归档文件 目录已把盒内的归档文件固定下来(件 号、页数必须一致)，件号用铅笔填写影 响不大。如若归档章的件号褪色不清楚 了，也能从归档文件的题名与归档文件 目录中对应查对出来。或者在进馆后编 写馆编件号的时候，再用耐久材料编写 一遍。 2.2 在填写归档章的过程中，我们分 两步进行。第一步将全宗号、年度、保管 期限、机构(问题)项耐久性书写材料填 进相应的项里。第二步再填写室编件 号，这样既能保证室编件号不易错乱， 又能从第二步的编目中再一次检查漏 编、错编的归档文件，使归档文件更加 完整、齐全。 3 目录的打印力求更清晰，方便
5、 装盒 在打印目录的过程中，我们打破了 以往在印制好的卷内目录里套打文件 目录的做法。使用电子表格或字处理软 件直接用A4复印纸按照“细则”第三十 五条规定的格式打印。但在题名一项 里，将原来的一个条目套打在一行一栏 或多行多栏里的题名改为一条目只打 印在一个栏里。这样一来，既减少了因 套打目录不容易对齐，反复调整的麻 烦，也使得一条目录只在一栏里，更加 清晰。更主要的是传统的目录打印往往 是一条目录分别在多个栏里，且分在上 下两页的较多，造成装盒的不便。如果 先打印后装盒，上下条目必须在两页分 开，势必会造成有的盒里装的文件太 紧，有的盒里装的太松。如果先装盒后 打印，将会造成重复装盒加重档案人员 的负担，而采用一条目一栏的打印方 法，不仅能使归档文件目录更加清晰明 了，而且能将归档文件很容易地分开装 盒，盒内文件很容易均匀放置，一次完 成装盒工作。 总之，新规则及“细则”的实施， 总会出现各种各样的新情况、新问题， 对此只要我们大家勤探索、勤交流就一 定能够解决。 策划组稿：吴雁平