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1、高校教学档案分级管理的研究与思考 新时期高校迅速发展和办学规模的扩大，使得教学档案从数量和内容都发生了很大变化，为了更好地做好教学档案管理工作，充分发挥教学档案在高校各项工作中的重要作用，本文从需求性、原则性、合理性不同角度分析了教学档案实施分级管理的有利性，以更好的实现教学档案的规范化和科学化，有望推进和提高高校教学档案管理的整体水平。 随着市场经济体制的改革及高校的迅速发展，许多合并后的高等院校根据需求在持续的扩大办学规模，其中学生数量的增加、管理机构的增添、专业多元化结构等等，都趋使并导致产生了数量越来越多的教学档案。面对这种情况，如何做好新时期高校教学档案的收集、整理、归档和利用的具体
2、管理，充分发挥教学档案在学校各项工作中重要作用，是摆在我们档案工作者面前的新课题。 1.高校教学档案分级管理的必要性 1.1高校办学规模发展的需要 高校办学规模的持续扩大，使得一些高校已发展成为多层次、多学科的综合性大学，产生的教学档案材料种类越来越多。例如专科教学档案、本科教学档案、研究生教学档案、博士生教学档案、留学生教学档案、中外合作办学教学档案、继续教育教学档案等等。 1.2高校教学水平评估的需要 按照我国普通高等学校本科教学工作水平评估方案中规定的评估指标体系中的44个观测点，其中与教学档案密切相关的有37个。而评估指标体系的各个指标都要以教学档案作为评分的重要依据，例如各类教学过程
3、文件、考试试卷等大部分是散存在二级教学单位，这是教学档案的基础。这些数量庞大且不可能全部集中在学校档案馆或教学管理部门的档案会直接影响到学校教学水平的评估结果。 1.3高校管理体制改革的需要 随着高等教育改革的深入，许多高校根据自身发展实行管理体制改革，教学管理重心下移到二级学院是大势所趋，使得学院在教育教学管理上有了更大的自主权，能够根据学院发展在教学计划、专业设置、学科建设等各个方面充分发挥管理职能，二级学院的教学档案管理从具体内容、归档范围、管理职责等发生了变化，客观上要求教学档案实行分级管理，以适应新的形势。 2.高校教学档案分级管理的原则性 2.1统一领导、统一规划 学校为了自身的内
4、涵建设，一定要加强对教学档案管理工作的领导，按照教育部和国家档案局制定的高等学校档案管理办法的明确，高校档案工作由校长领导，高校档案机构的管理职责是综合规划学校档案工作，拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。教学档案工作作为学校档案工作的重要组成部分，应在分管校长领导下，由学校档案馆统一规划、教学管理部门协助下开展。 2.2健全机构、明确职责 学校应成立“教学档案管理工作领导小组”作为学校档案工作的管理机构，由分管教学工作的校长担任组长，由档案馆和教学管理部门负责人担任副组长，成员由各二级教学单位和相关的职能部门负责人以及专（兼）职档案员组成，以保证国家关于档案工作的政策法规在教学档案建设
5、中得到贯彻执行，依据档案法、高等学校档案管理办法并结合学校实际情况，制定和完善教学档案管理的实施细则，做到有章可循，职责明确。 3.教学档案分级管理的合理性 3.1分级管理的模式 当前，许多高校下设的二级学院规模较大，有的甚至是合并前的独立院校，随着高等教育教学的深入改革和教学管理重心的下移，教学档案必然走向实行分级管理，通常采用的是二级或三级管理模式，即校级档案管理机构（档案馆）校教学管理部门（教务处）各教学单位（学院、部、实训中心）。教研室（系）和实验室是产生和形成教学相关档案主体，也是档案保留和提交的主体。随着学校办学规模的扩大大，教研室（系）和实验室的人员管理、设备管理与使用、教学工作
6、、科研工作产生了大量的教学档案。因此，办学规模较大的综合性大学应根据实际情况，亦可以采用四级管理模式，即校级档案管理机构（档案馆）校教学管理部门（教务处）各教学单位（学院、部、实训中心）教研室（系）和实验室的管理体制。 3.2分级管理的规范化 专门的管理机构的确确的教学档案分级管理体系，引导学校各单位、部门加强对档案工作的领导和重视，加大教学档案管理的建设力度，理顺了教学档案在各个管理环节的关系和职责，根据教学管理的规律和各项评估材料的要求，逐级制定收集内容、归档范围和保管期限，可具体规范到档案的形成、收集、整理、立卷、归档、利用，使各级档案管理人员任务清晰、职责分明，推动各个环节的教学档案的
7、有效管理，实现教学档案管理的规范化。 3.3分级管理的标准化 确立教学档案的分级管理，可以对教学档案管理进行清晰明确的分工，对各级领导和档案管理人员可以逐级制定岗位责任制和实施细则，细化岗位职责，强化责任意识，形成系统性的教学档案管理体系和制度，实现分级管理的标准化。通过标准化的制度体系明确学校领导、档案员、教学人员、教学管理人员及教学人员等在教学档案中的任务和职责，实现教学档案“三纳入”即教学档案工作纳入学校的整体发展规划、纳入学校日常工作，纳入相关人员的职责范围，作为考核教学质量和管理水平的重要指标，使教学档案工作的检查、考核与评估制度得到落实，使高校的教学档案管理工作成为教学管理工作的有
8、机组成部分。 4.高校教学档案分级管理的有利性 4.1有利于增强领导、教师的档案意识 通过实施教学档案的分级管理，学校可在实现教学档案“三纳入”的基础上，更好地做到档案建设工作“四同步”（即档案建设工作与工作布置、工作检查、工作总结、工作验收同步进行）。这样有利于各单位领导和教师重视教学档案工作，通过对教学档案建设、开发和利用，在服务师生，服务教学管理和教学活动的过程中，增强教学档案意识，积极支持档案部门做好工作，从根本上提高档案工作水平。 4.2有利于提升学校档案管理的整体水平 传统上，高校注重校一级的教学档案管理，容易忽视对二级教学单位日常性教学档案管理的要求，造成了二级教学单位档案管理职
9、责不清、重视不够。新时期下，尤其在教育部颁布普通高等学校本科教学工作水平评估方案中，评估指标体系的44个观测点有33个和教学档案密切相关，而这些教学档案最终都要以教学单位提供的原始材料为依据。实施教学档案的分级管理，建立了二级教学单位教学档案管理体系，不仅能发挥二级教学单位教学档案在教学评估与教学管理工作中重要作用，也是对学校档案工作的补充和完善。同时还减轻了校档案馆的馆藏压力，更方便开展档案的现代信息化建设，有利于提升学校档案管理的整体水平。 4.3有利于实现教学档案的利用价值 高校的持续发展需不断提高教学质量和教学管理水平，总结教学经验，改革教学方法，开展教学研究等等，这些都离不开教学档案
10、。随着部分高校办学规模的扩大，师生员工的增多，教学档案数量的剧增，教学档案不仅会给校档案馆加大设备和人员各方面的压力，又会影响使用者对档案的便捷利用，实施教学档案的分级管理，对档案的收集和归档范围有了划分，明确了各级档案管理工作职责，能充分调动和发挥档案工作的积极性、主动性和创造性，有利于师生员工对教学档案及时的查询和利用，更好的发挥教学档案的利用价值。 在教育教学深入改革的形势下，高校根据实际情况实施教学档案的分级管理，不仅理顺了教学档案在各个管理环节的关系和职责，同时也利于加强教学档案管理的信息化建设，构建分级制管理下以数字化、网络化为主，纸质档案为辅的新型教学档案管理模式，以更好的实现教学档案的规范化和科学化，及时便捷的为广大师生提供教学档案资源共享，从而推进和提高高校教学档案管理的整体水平。 第 7 页