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1、1档案的形成条件有哪些？(1) 处理完毕的文件才能成为档案(2) 对日后工作活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存(3)经过立卷归档集中保存起来的文件，才最后成为档案2为什么原始记录性是档案的本质属性？档案是其形成者在工作活动中形成和使用的原始记录的转化物。首先，档案是原生的或者次生成的信息，而不是事后编写或制作的再生信息，因而具有原始性的特点；其次，档案的内容直接记载着其形成者工作活动的“现场”情况，可以客观地再现当时的情形，因而具有记录性的特点。原始性与记录性的有机结合就构成了档案所具有的独一无二的本质特征。3为什么档案具有凭证作用和参考作用？(1) 档案是人类活动留下的原始
2、记录，是确凿的证据，它可以作为人们见证历史的真凭实据，成为人们分辨事实、查证疑案、处理问题的依据。档案有凭证作用，是由档案的形成过程和形式特点所决定的。首先，档案从原始文件转化而来的形成过程，表明其内容是当时当事人活动的真实记录，客观地记载了以往的历史情况，是令人信服的证据。其次，从档案的形式特征看，在形成和处理过程中，出于需要会在原始文件上留下一些标记，当文件转化为档案之后，这些标记可以见证历史真相。（2） 档案也记录了人们从事各种活动的意图、思想、成果等，它可以为人们查考既往情况，总结经验教训，研究事物发展规律，从事发明创造，进行宣传教育等提供广泛而可靠的参考。4、档案工作基本原则（1）统
3、一领导，分级管理。这是我国档案工作的组织原则和管理体制。A.国家全部档案由各级档案部门分别集中，并实行党政档案的统一管理。B.全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机关统一地、分层分专业地进行指导、监督和检查。（2）维护档案完整与安全。这是基本要求。包括数量上和质量上两个方面。维护档案的安全包括维护档案物质实体的安全和保证档案的政治安全。（3）便于社会各方面的利用。这是档案工作服务性的集中体现和档案工作的最终目的。5、档案管理人员如何指导文书立卷归档工作？（1）协助单位确定立卷地点和分工立卷的范围（2）参与编制文件立卷方案。立卷方案包括文件分类表和立卷类目两个部分（3）对立卷操作
4、进行业务指导（4）进行归档案卷质量检查6、档管人员收集零散文件的方法（1）根据单位内部机构调整、领导干部职务调动、工作人员岗位变动等情况，收集散存在承办部门或人员手中的文件；（2）结合单位的管理评估、安全检查等活动，清理和收集;(3)通过编写单位大事记、组织沿革等参考资料，有针对性地收集一些散存的文件。7、档案馆接受现行机关档案时有哪些要求？（1）进馆档案应保持全宗的完整性，并整理完毕，符合国家规定的质量标准。（2）档案形成单位在管理工作中编制的案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起由档案馆接收。（3）档案的交接双方必须根据移交目录进行清点核对，并在交接文据上签名盖章
5、，严格履行移交程序。（4）档案馆在接收档案之前，应深入接收单位调查了解有关接收情况，制定档案接收方案，进行接收的人力组织与物力准备工作，确保接收工作有条不紊地进行。8、构成立档单位的条件有哪些？（1）工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文。（2）财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划。（3）人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。9、如何判定档案的所属全宗判定档案所属全宗的关键在于确定各种档案的立档单位，操作时应注意：不要将文件的制发、名义作为判定标准。具体方法：（1）发文和内部文件所属全宗的判定。它们应归属于制发该文件的立档单位，因此，只
6、要查明了文件的作者，也就确定了其所属全宗。（2）收文所属全宗的判定。收文应归属于收受该文件的立档单位，只要查明了收文的实际收受者，也就确定了其所属全宗。（3）对于全宗混淆严重，往往需要借助文件上的各种标记来综合分析、判断，还可以通过研究文件的内容、查阅档案形成机关的收发文登记簿等方法判定档案的所属全宗。10、立档单位的实体调整与全宗划分的关系（1）立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分智能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一组成部分。（2）由几个立档单位合并组
7、成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个全新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个卷宗，其他立档单位被兼并前的档案分别构成独立全宗。（3）立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原所在立档单位全宗的一部分，独立后形成的的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他的立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。（4）某单位的某内部机构或某职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能
8、并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分。（5）合署办公的立档单位，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。11、年度分类法的操作处理规则：（1）标有不同年度文件的归类。A.收文的制发日期与收到日期属于不同年度时，一般归入收到日期所在年度。B.文件本身存在几个日期，属于不同年度时，应根据文件的性质准确分类。C.计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，其内容所针对的时间与制发时间属于不同年度时，应归入内容所针对的年度中。D.如果计划、总结、预算、决算、统计报表类文件的内容涉及若干年度时，计划、预算应归入其内容所针对的开始年度，总结、
9、决算、统计报表应归入其内容所针对的结束年度。E.关系密切、不可分散的一组文件的形成日期属于不同年度时，一般将其归入关系最为密切的年度或结案年度。（2）按专业年度形成的文件的归类。某些专业采用与自然年度不同的年度进行工作，如果其所有的工作都按照专业年度运行，那么，其档案也按照专业年度分类、归类；如果其专业工作按专业年度运行，而日常行政工作按自然年度运行，且档案统一管理，则应将专业年度与自然年度结合在一起进行归类。（3）无具体时间的文件的归类。由于各种原因，一些文件上的日期特别是年度没有标明，给文件按年度归类造成障碍。对此，应该采取多种方法判定文件的准确的日期。通常，分析文件的内容、格式、标记、制
10、成材料等都是行之有效的方法；同时，将日期不明的文件与标明日期的文件进行比较对照，也可以帮助人们判定文件的所属年度。如果经过考证仍不能确定其所属年度，则应将其归入可能性最大的相关年度中。12、组织机构分类法的适用范围及操作处理规则适用范围：（1）立档单位内部要设立一定数量的内部机构，且内部机构要比较稳定。（2）立档单位内部机构之间的档案界限清楚，便于识别和区分。操作方法：（1）类别设置（2）分类层次（3）临时性内部机构的分类（4）档案归类13、问题分类法的适用范围和操作处理规则：适用范围：（1）立档单位内部机构变动频繁，职能分工界限不清，或内部机构数量很少。（2）立档单位内部机构的档案混淆，难以
11、区分，或档案数量少。操作方法：（1）类别设置（2）文件归类（3）类目完善14 复式结构分类法的形式及适应范围 a年度-组织结构分类法：适应于内部结构比较稳定及档案之间界限比较清楚地现行机关档案的分类。 b组织结构-年度分类法：适应于内部结构比较稳定的现行机关档案或撤销机关档案的分类。c年度-问题 问题分类法：适应于内部结构很少，或内部结构变动频繁内部结构之间的档案混绕，无法按组织结构 区分的现行机关档案的分类。d问题-年度分类法：适应于内部结构变动频繁，内部机构之间档案混肴， 而难以区分的撤销机关档案或历史档案的分类。15档案的结构 档号包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号。1
12、6档案价值鉴定工作的程序 a文件归档鉴定。这是各单位对于处理完毕的文件进行的划定规定范围的工作。b划定文件的保管期限。 这项工作也应有各单位的文书人员或秘书人员承担。c档案价值复审。主要采取以下两种形式：一到期 复审。二移交复审。d销毁无价值档案。这项工作通常由档案部门承担。17档案价值鉴定工作制度的内容 a制定鉴定档案的标准。b规定档案鉴定工作的组织领导:一各类单位档案鉴定工作的组织领导。二档案 馆档案鉴定工作的组织领导。c规定销毁档案的批准和监销制度。18鉴定档案价值的原则 a以国家和人民的利益为出发点.b全面的观点：一通过全面分析文件的各方面因素，综合判定文件的价 值。二全面把握档案之间
13、的联系。三全面预测社会对档案的利用需要c历史的观点。d发展的观点。e效 益的观点。19档案保管期限表的类型有哪些？ a通用档案保管期限表。b专门档案保管期限表。c同类型机关档案保管期限表。d同类型机关档案保管期 限表。e机关档案保管期限表。 20从档案属性和社会需要两方面判定档案价值 一从档案属性：档案的来源标准：a分析本单位文件与外单位文件的关系。b分析本单位制成的文件 作者的职能。c分析档案馆接收对象的地位与作用。档案的内容标准：a分析档案内容的重要性b分 析档案内容的独特性。c分析档案内容的时效性。档案的形式标准a稿本与档案的价值b文件与档案 的价值。c外观类型与档案的价值d形成时间与档
14、案的价值。相关档案的保管状况标准：a完整程度与 档案的价值b内容的可替代程度与档案的价值。二从社会需求：利用方向与档案的价值利用面与档 案的价值。21销毁档案的程序和方法 程序：编制档案销毁清册编制立档单位和全宗简要说明经审批批准后销毁 方法准备销毁的档案在未批准之前应单独保管，以便审查时对其进行检查，或部批准销毁时恢复保存。 准备予以销毁的档案经批准后一般可见其送往造纸厂作为纸张原料。若档案室远离造纸厂或待销毁档案 特别机密则可采取自行销毁的方式。销毁档案的需指定两名以上进行监督销毁任务。对于已获批准销毁 的档案，为慎重起见不必立即执行销毁，可以暂缓执行，搁置一段时间，经审查没有问题后再实行
15、销毁 22全卷宗的形成过程和组成部分 在档案收集过程中形成的文件材料在档案整理过程中形成的文件材料在档案鉴定工作中形成的文 件材料在档案统计保管工作中形成的文件材料在档案提供利用过程中形成的材料 全卷宗的建立是一个由少到多不断积累的过程。全卷宗是围绕全宗的管理活动而形成的，并以一个全宗 为单位组合成的案卷。23在档案流动过程中应采取哪些方法保证档案的安全？ 数量与顺序的控制对档案利用行为的现场监督与检查档案利用方式及利用场所的限制对重要档案的保护性措施24有关人员进出档案库应遵守哪些制度？一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案人员原则上不允许进入。如果工作需要非档案人员进入库房，则
16、必须有档案馆人员始终陪同。档案工作人员进出必须有相应的限制性规定，非工作时间不允许进入。25控制档案库房温湿度的方法。 库房密闭。这样可以较好的隔绝库房内外温湿度的相互交流，机械或自然的调控：a在们穿上加密封条。b使用机械设备进行调控。c当库房外温度湿度时而库房内温湿度较高时也可以打开门窗等。d采 用更为简便的人工方法调节库房的温湿度。26如何做好档案应急抢救的准备工作？ 单位应该编制档案应急抢救预案，针对可能发生的灾害设计防范和抢救措施，其中应对应对档案进行 应急分级以便在紧急情况下保证档案的完整安全。单位应落实应急抢救预案的要求，在组织人员设备 等方面提供切实的保障，同时还要通过模拟演习是
17、相关人员学会应对紧急情况下地方法，保证预案的可 行性和有效性。27档案库房八防措施的主要内容：防火、防水、防潮、防霉、防虫、放光、防尘、防盗。28档案存储阶段的主要工作内容：档案的著录和标引组织档案检索工具29档案检查阶段的主要工作内容：确定查找内容查找30档案标引的步骤和方法 主题分析：a阅读与理解文件或标题b阅读文摘、简介等c浏览正文d查阅文件的外部特征概念转换 审校31档案检索工具的类型 按编制体例分：目录、索引、指南按检索范围分：a全宗范围的检索工具 b档案馆范围的检索工具c专题范围的检索工具d若干档案馆范围的检索工具按功能分：a馆藏性检索工 具b查检性检索工具c介绍性检索工具按载体分
18、：a卡片式检索工具 b书本式检索工具c缩徽式检索工具 d机读式检索工具e网络检索工具32分类目录的编制方法填制卡片 排列设置导卡编制分类目录说明33专题目录的编制方法选题选材填制卡片排列34人员索引的编制方法：可以按照姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或笔形法排列。排列时我们应注意区分同 姓名而不同人的情况，以免发生误检和漏检。35. 文号索引的编制方法应按年度、发文机关分别编制，即将同一年度，同一发文机关文件的文号与档号编织成一张表，然后将所有的表装订成册，就成为一个档案室（馆）的文号索引！36. 全宗指南的内容与编制方法立档单位的简要历史全宗简要情况全宗内档案内容和成分介绍全宗指南的辅助工具为了便
19、于利用全宗指南，可以编制人名索引，地名索引，目次，机关简称表等，作为辅助工具给利用者参考37. 档案室是如何建立档案索引体系的档案室应结合自身的需要，充分利用档案检索工具之间的互补性建立检索体系。档案室要建立合理的检索工具体系，应符合以下要求保证有一定数量和种类的检索工具充分利用检索工具的互补性检索工具的设置应与利用需求相吻合馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举38. 如何利用检索工具查找档案提出检索需求明确主题概念选择检索途径概念转换为标志标志对比确定查找线索提取档案39. 档案提供利用的方式有哪些向利用者提供档案原件向利用者提供档案复制品向利用者提供档案信息加工成品40. 档案提供利用工作的
20、内容档案室工作人员了解管藏档案的数量、内容、成分、价值等基本情况，掌握各种检索工具的使用方法档案室工作人员调查、分析和预测社会对档案的要求，把握档案利用需求的趋势策划、组织和建立多种提供档案的渠道，积极向档案用户提供各种形式内容的档案信息及资料利用各种方式向档案用户介绍呵报道管藏机制，及时了解和掌握利用情况，以及用户的意见和建议41. 如何设置档案阅览室选址适当，接近仓库、环境安静、空间宽敞、光线明亮的地点分区合理制度健全，制定阅览室工作人员和用户共同遵守的规章制度42. 如何组织档案展览确定主题精选材料设计格局保证档案43. 制发档案证明的要求有哪些制发手续用户申请制发依据档案原件制发方法引
21、述原文制发标志加盖印章44. 档案咨询工作的程序接受咨询分析问题查找档案答复咨询建立咨询档案45. 档案部门如何进行网络提供利用工作网络提供利用是档案室通过互联网或局域网提供档案原件呵档案检索信息、举办档案展览、进行咨询等在线开展档案信息服务的方式主要步骤：选择形式、题目于制定计划数字化准备与信息鉴定网站设计与数据维护46. 档案编研工作的内容编辑档案史料和现行文件汇编编写档案文摘汇编编写档案参考资料编史修志47. 编写大事记是如何确定大事范围各种重要会议活动情况单位党政领导人的重要活动情况以单位名义制定的路线、方针政策，发布的法律、法令、规定，做出重要的决定本单位的成立，撤销以及隶属关系，职
22、权范围，内部机构的变动情况本单位主要领导成员的任免、奖励情况本单位工作中出现的典型事件上级机关或上级领导对本单位的重要指示，以及上级领导到本单位检查工作的重要活动情况报纸刊物发表的关于本单位的经验、事故和批评的报道和重要新闻等48. 收集大事材料的重点渠道有哪些上级领导机关、业务主管机关以及本单位的档案文件上级领导机关、业务主管以及本单位的简报、快报、日报、要文摘报、动态等资料报刊、电台、电视等新闻媒介的报道地方史志、年检等纪实资料口传史料大事记录49. 编写大事条目的方法和要求有哪些大事记的条目通常有大事时间和大事记述两部分组成。大事时间：必须即在准确的年、月、日；有些特殊时间还有写明确切的
23、时分秒大事记述：一条一事文字简明因果始末清楚观点正确可做适当评价50组织沿革的选材和编写要求：选材要求：使用的材料应主要从档案中收集，其他来源的材料应慎重选用；某些通过调整而成立的新单位，其形成之初的有关文件往往保存于其前身单位中，有些情况本单位没有形成正史记载，则从其他材料中寻找；编写要求：材料翔实，内容全面；结构合理，脉络清楚；表现形式多样。51档案状况登记中适合于档案室的登记形式：总登记薄；档案收进登记薄；全宗名册；全宗单；案卷目录登记薄。52档案工作登记中属于库房管理的登记：人员进出库房登记表；档案出入库登记表。53档案工作登记中属于提供利用的登记：档案利用登记薄、利用者登记卡、档案借
24、出登记薄、档案复制、摘抄登记表、档案利用效果登记表。54档案统计工作的步骤及内容：统计设计；统计调查，综合性调查，专门调查；统计整理，统计分组，统计表；统计分析，对比分析，相关分析与因果分析，静态分析，动态分析，综合分析，系统分析。55人事档案的内容：履历材料；自传材料；各种鉴定、考核、考察材料；学位、学历、学习成绩、培训结业成绩、评聘专业技术职务、考级审批材料等材料；政治、历史审查情况的材料；加入共产党、共青团和民主党派的材料，以及党团员登记的材料；表彰奖的材料；违反党纪、政绩、国法的处理、处分的材料；任免职务、工资待遇、招聘录用、退休退职、出国审批的材料，参加各种代表大会的代表登记表；可供
25、组织参考的材料、56人事档案工作的要求：根据人事管理的权限，集中统一管理人事档案；维护人事档案的真实、完整与安全；便于人事工作和其他有关工作的利用。57人事档案工作中应建立哪些制度：索要制度、审查核对制度、登记制度、补充材料的制度。58应从哪些方面鉴别人事档案：判定文件是否属于人事档案；判定文件是否属于统一对象的人事档案；判定归档的文件是否是处理完毕的正式文件；判断材料是否真是、准确；审核文件是否手续完备；核查归档文件的质量；判定文件是否有保存价值。59人事档案整理工作的步骤：分类、复制、技术加工、排序编号，按时间顺序，按问题结合重要程度，按问题结合时间顺序、编制卷内目录、打孔与装订、书写卷名、检查验收。60应如何处置无头档案；认真鉴别档案材料保存价值；认真查询档案人下落；转存档案。61应如何安全、准确的转递人事档案：人事档案或人事材料必须通过单位内部派专人取送，或通过机要交通转递，不允许公开邮寄或让本人自带；转递档案必须办理转递手续；县级以上的组织人事部门才能直接转递人事档案；收到人事档案的单位应在核对无误后签名、盖章，并及时退回回执；转出的人事档案必须保持完整，不允许分批转出或留存部分档案。