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1、电算化会计教案电子版（4-9章） 55 第4章 系统初始化学习要点：1了解账套的概念，掌握账套管理的方法。2理解操作员权限的意义，掌握操作员权限设置的方法。3了解系统参数的内容及其作用，掌握系统参数设置的基本程序与方法。4理解和掌握编码设置的内容与原则。5掌握会计科目的设置方法及辅助核算管理的方法。41 账套设置411账套的概念所谓账套是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的账务体系，其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。账套设置过程其实是输入单位的有关背景资料和环境资料的过程。一个单位对应一个账套，如果单位内部还有独立核算的下级单位，或下设多个独立核算的部门，则可
2、给每个独立核算部门分别立账，各账套之间可实现资源或数据共享。412账套的建立建立账套的实质是在会计软件环境里创建一系列的数据库，用以存放各种凭证账簿资料。1系统操作员设置（1）系统管理员注册系统管理员也称作账套主管或超级用户，不同的会计软件对系统管理员的定位与授予的权限有所区别。通用会计软件中一般都预设了默认的系统管理员，并为其设置了密码。如：用友软件中预设的SYSTEM或Admin，金蝶软件中设置的是Manager。（2）设置操作员一般通用软件中，操作员的增删以及权限设置的权力通常由系统管理员（账套主管）控制。系统管理员（包括账套主管）负责对整个电算化系统的管理以及重要环节的操作。操作员设置
3、通常跟密码设置联系在一起。密码，一方面避免无关人员进入系统，另一方面也使不相容职务岗位人员做好相互牵制工作。新增加的操作员必须被授权后才拥有对系统的操作权力。设置操作员需要录入以下内容：操作员编号。操作员姓名。操作员所在部门。操作员密码。2账套管理（1）建立账套建立账套是所有会计处理的前提。通常，账套的建立、备份和恢复等工作由系统管理员（或账套主管）完成。建立账套需要输入或设置的项目：设置账套基本信息。包括：账套编号、账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间等。账套编号是一个账套在软件系统内部的识别代码。账套名称是指供用户识别的账套名。账套数据路径指账套数据的存放位置。账套启用会计期间表示
4、新建账套开始使用的会计核算日期，账套被正式启用后，账套启用期间就不能再被修改。录入单位基本数据。包括单位全称或简称、办公地址、邮政编码、银行账号、法人代表、通讯方式等。选择会计核算类型。核算类型是指用户单位所属的行业性质。以便系统按照所指定行业的特点为该账套预置一套标准的会计科目。设置本位币。基础信息分类选择。是指确认对供应商、客户、存货、部门等要素是否分类，如何分类的设置。确立代码设置规则。这是对科目、客户、部门等关键核算内容确定分类级次以及确定各级编码的长度。需要确定设置规则的代码项目一般包括会计科目编码、存货编码、部门编码、客户（或供应商）编码等。设置结算方式。主要包括结算方式编码、结算
5、方式名称以及是否进行支票管理等项目。确定数据核算精度。对金额、存货数量等保留的小数位数进行定义。（2）修改账套参数通常只有设置账套的操作员本人才有权修改账套数据。系统已经确认或已经处理的一些关键信息是无法修改的。例如，账套编号、账套数据路径、启用会计日期、科目编码规则等都不允许修改。（3）引出引入账套数据引入账套是指将当前系统环境以外的某一账套数据复制到当前系统中，通常用来完成同一软件环境里的一个账套数据在不同计算机之间的转移。引出账套是指将所选的账套数据从当前软件系统中卸出，以便实现账套数据的转移。引出（引入）功能与通常的备份（恢复）功能在执行原理和操作方式上非常相似，但属于两个不同的概念。
6、只有系统管理员（或账套主管）才拥有引入和恢复账套数据的权力。3操作权限分配操作员权限设置是按照会计内部控制制度中不相容职务分工牵制的原理，对已设置好的操作员所进行的权力分配。在权限分配时，应特别注意授权、执行、审核、记录等不同性质工作的分工要求，把具有相互牵制作用的操作权限授予不同的操作员。4基础信息确认在得到用户的确认后，软件系统将按照内部规则建立一系列的数据库，产生账套系列数据。42 系统环境参数设置初始化设置通常包括三个方面的工作：一是系统环境参数设置二是系统运行要素设置三是账务系统初始数据录入。初始化设置可分为两部分，一部分是针对整个会计软件系统的设置，称之为基础信息设置；另一部分是针
7、对某一应用功能模块的设置，如账务参数设置、机构设置、往来单位设置、收付结算设置等，通常可称之为系统环境参数或系统运行要素。421凭证参数设置通常有以下一些项目：（1）凭证编号控制。（2）出现赤字提示控制。（3）系统受控科目控制。由用户确认某一项内容交由哪一功能模块控制的问题，即进行系统受控科目设置。往来业务核算是系统受控科目控制中最典型的应用。（4）凭证修改权限控制。是对是否允许操作员修改他人录入的凭证的确认。（5）支票登记控制。是否启用系统的支票管理功能，需要作适当选择。（6）科目权限控制。这是对操作使用的会计科目是否作限制的一项设置。（7）凭证审核控制。通常表现为“凭证经审核后才能记账”或
8、“审核与录入不能为同一操作员”等复选项。（8）出纳签字控制。根据单位对出纳业务的管理惯例来选择收付凭证是否需要经出纳签字才能入账。422 外币及汇率设置外币及汇率设置的内容有：（1）汇率方式选择。即选择使用固定汇率还是浮动汇率。（2）折算方式设置。外币汇率的标价方法有直接标价法和间接标价法两种。直接汇率的折算公式为：本位币=外币汇率。间接汇率的折算公式为：外币=本位币汇率。（3）币别设置。用于定义所使用外币的符号与名称。如，美元符号为“USD”或“$”，名称为“美元”。日元货币“JPY”，港币符号为“HKD”等。（4）汇率小数位数设置。用来定义各种外币汇率的小数位数。（5）最大折算误差设置。即
9、确定系统折算误差警示功能的误差极限。（6）记账汇率设置。记账汇率是指操作员在平时填制凭证和记账时所使用的汇率。（7）调整汇率设置。即月末时以该汇率对外币进行折算，并将折算额与外币账户的期末余额进行比较，从而计算出该期汇兑损益额的汇率。423 凭证类型设置常见凭证分类方式有：（1）按凭证所反映的业务类型，将凭证划分为收、付、转三类。可进一步将收、付款凭证区分为现收、银收、现付、银付四种类型。（2）按凭证是否涉及到现金或银行存款的内容来划分，将记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证。也可把由系统根据用户定义自动生成的凭证专门设置成一类，通常称为机制凭证。设置凭证类型的限定条件：如“借方必有科目
10、”、“贷方必有科目”、“借方必无科目”、“贷方必无科目”等等。例如，将收款凭证的约束条件设定为“借方必有科目”“1001，1002”，将转账科目的约束条件设定为“借贷必无科目”“1001，1002”。424 账簿参数设置账簿参数设置有以下几项：（1）明细账查询权限控制。对操作员的查询和打印权限作进一步细化。如：只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细账。（2）打印位数设置。对摘要、金额、外币、数量、汇率、单价等栏目宽度进行设置。（3）每页打印行数设置。425 报表参数设置（将在本书会计报表处理系统一章详细论述）426 其他参数的设置（1）会计日历。用于设置各个会计期
11、间的开始日期与结束日期。账套启用后，会计期间与启用日期就不能再被修改。（2）小数位数设置。用于设置系统中所涉及的数量、单价等内容的小数位数。多数软件的默认小数位数都是2位，个别软件提供了2-6位小数供用户选择。（3）排序方式设置。在显示或打印部门、客户、员工等项目内容的排列规则。43系统运行要素设置所谓系统运行要素，是指对与用户单位的业务核算和日常业务管理相关的各类项目内容。如单位内的部门分类与目录、职员档案信息、往来单位的分类与目录、会计科目表、货款结算方式、银行账号等等。设置系统运行要素关键是对各项内容的编码的设置编码设置经常采用群码与顺序码相结合的方式。如图所示，商品编码的前7位采用群码
12、设计，分别是商品大类、商品中类和商品小类编码，后3位采用顺序码。商品编码的级别为4级，总长度为10位。图4-1商品编码方案示意图商品序号商品小类商品中类商品大类431部门编码及其设置部门是指用户单位下辖的需要区别核算方法或具有相应管理要求的单元。部门是一个逻辑概念，其与单位内部实际的职能部门不一定一一对应，甚至可以完全不同。部门档案的内容包括部门编码、部门名称、部门类别、部门负责人等项。下表是对部门编码采用分级管理的方式下设置的部门编码。表4-2 多级别的部门编码设置部门编码部门名称部门编码部门名称01财务部04销售部0101财务一组0402第一销售处0102财务二组040201销售一组02
13、总经理室040202 销售二组03生产车间040203销售三组0301基本生产车间0302辅助生产车间432职员编码及其设置职员是指参与用户单位的业务活动，且需要对其进行核算和业绩考核的人员。职员档案中包含的基本信息有：职员编码、职员姓名、所属部门、职员属性、职员类别等。下表列举的是通常对职员档案设置的几项内容。表4-3 职员档案基本信息职员编码职员姓名所属部门职务性别属性备注010001王小刚财务部经理男管理人员010002何森林财务部会计男管理人员010003李林财务部出纳女管理人员020001李小萍总经理室总经理女管理人员030001张阿珍基本生产车间主任女生产人员040001周浩销售一
14、组男销售人员030002陈林欣基本生产车间主任男生产人员030003孙秋征辅助生产车间男辅助人员433客户（供应商）编码及其设置客户管理的主要内容包括客户分类、客户属性定义、新增或修改客户信息、编辑客户联系人等功能。表现为设置客户编码、客户名称、所在城市、所属行业、所属区域、联系地址、联系人、联系电话、邮政编码、银行账号、纳税号等详细信息。客户代码也可采用分级管理的方法。通常代码的前段为地区编码，中段可结合客户属性编码，末段为客户的顺序码。表4-4是对客户结合地区和属性的编码设置方案，其中，客户属性用1位字母表示，地区和单位属性各用2位数码表示，最后3位为客户的顺序码。表4-4客户（供应商）编
15、码举例客户编码客户（分类）名称客户属性客户编码客户（分类）名称客户属性A01（华东地区）销售对象B02（华北地区）供应商A0101（事业单位）销售对象B0202（企业单位）供应商A 0101001杭州学军中学销售对象B0202001北京朝阳科技有限公司供应商A 0101002杭州市教育局销售对象B0202002河北唐山电子有限公司供应商A 0102（企业单位）销售对象B03（华南地区）供应商A 0102001杭州安康制药公司销售对象B0302（企业单位）供应商A0102002杭州市西湖区商场销售对象B0302001广州商海电子有限公司供应商B0302002海南三亚电子有限公司供应商434 商品
16、编码及其设置商品管理需要考虑的内容包括：商品编码规则、商品属性和规格定义、商品和劳务分类以及新增或修改商品信息的方便性等。设置时包含的项目有商品编码、商品名称、计量单位、规格型号、批号、条形码、存货计价方法、保质期限等信息。表4-5是对某文化用品经营部对商品进行分类编码的实例。编码的前7位都是代表商品类别，后3位是指具体的商品。表4-5商品编码设置商品编码商品名称01办公用品类0101打印机类0101001多功能一体化打印机0101001001X620e型多功能一体化打印机02耗材类0201墨盒类0201001彩色打印墨盒020100100125号彩色打印墨盒435 项目及其设置通用会计软件中
17、的项目，是指独立于会计科目体系之外的，由软件的辅助核算功能对其实施系统的、灵活的核算和管理的特定内容。项目设置包括项目类别的设置与项目目录的录入。项目类别是指所设置项目的名称，如工程费用、业务费用等；而项目目录是指某一类项目的具体分类，如“工程费用”可分为“人工费”、“材料费”、“其他”等。44 账务系统初始数据录入441会计科目编码原则设置科目编码时需要遵循的几项原则：（1）系统性原则。对总账科目和规范的二级科目编码的设置必须符合会计制度的有关规定。全部科目编码形成为一个系列。（2）一义性原则。要保证每一个代码对应于惟一的一个会计科目。（3）简洁性原则。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下
18、，力求使编码简单明了。（4）可扩展性原则。在设计编码时一定要充分考虑各方面的要求。明细科目的代码长度通常是以这一级次科目最大可能达到的个数来确定。442会计科目表的建立（1）增加会计科目录入会计科目时需要考虑并顺序输入以下内容：会计科目代码。会计科目代码是指在软件系统中为会计科目确定的统一编码。科目编码通常只用数字来表示。如“银行存款”科目编码“1002”，“应交税金”科目编码为“2171”，“应交税金应交增值税”的编码为“217101”，“应交税金应交增值税进项税额”的编码为“21710101”。会计科目名称。多数会计软件对会计科目名称有长度限制。会计科目类型。会计软件也将科目类型设置成资产
19、类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类五大类。科目类型一般只在一级科目设置，下级科目的类型与其上一级科目的类型相同。会计科目性质。科目性质指的是正常业务情况下科目余额所在的方向。资产类科目的科目性质为借方，负债和所有者权益类科目的科目性质为贷方。助记码。助记码是帮助用户快速地记忆科目的代码。作用：加快录入速度，减少汉字的录入量。账户格式。指以此会计科目开设的账户的明细账输出格式。通常有三栏式、多栏式、数量金额式等等。如用友软件提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种形式。科目特定核算要求。外币核算：为“外币核算”科目，并且要指定外币名称。数量核算：标记会计科目是否有数量核算。并设置
20、数量的计量单位。（2）删除会计科目被删除的科目需要符合以下条件：科目未被其他设置项使用。没有任何一张记账凭证用到该科目。该科目没有建立明细科目。（3）修改会计科目科目编码是不能被修改的。第一，科目已被其他设置项使用时不能被修改。第二，凡已建有下级科目的科目不能被直接修改。（4）查找会计科目两层含义，一是在科目表中查寻指定特征的会计科目；二是查询某一科目的各项设置参数。（5）指定会计科目由用户指定适用某一特殊功能的会计科目，这项操作称为指定科目。如将“现金”科目指定为现金日记账科目，将“银行存款”科目指定为银行存款日记账科目等。443期初余额录入如果是在年初时建账，则期初余额就是年初余额，可直接
21、录入各账户的年初余额。如果是年中启用账务处理系统，则应先将各账户的年初余额和年初到启用期前的借贷方累计发生额一并整理出来，多数通用软件都将根据年初余额和累计发生额自动计算出启用期期初余额。录入期初余额时，一般只需要输入最末级科目的发生额和余额即可，各非最末级科目的发生额和余额可由计算机自动进行计算生成。1基本账务数据录入所有数据基本上只与最末级会计科目直接相关联。所谓最末级科目是指不含有下级科目的会计科目，最末级科目可以是各级明细科目，也可以是通常意义上的总账科目。例如“应交税金应交消费税”、“应交税金应交增值税进项税额”等均属最末级科目。录入最末级科目的年初余额和累计发生额后，其上级科目的余
22、额和累计发生额就由系统自动计算生成。比如：“原材料”科目（余额350，000元）下设的二级科目分别为“生产用原材料”（余额200，000元）和“其他原材料”（余额150，000元），而“生产用原材料”又设有“钢管”（余额150，000元）和“钢板”（余额50，000元）两个下级科目。则应分别在“钢管”科目下输入“150，000”，在“钢板”科目下输入“50，000”以及在“其他原材料”科目下输入“150，000”。系统会自动计算出“原材料”科目的余额。2辅助账期初数据录入对于部门辅助核算科目，系统将要求输入各部门的年初余额和本年累计发生额；对于往来辅助核算科目，除了按要求输入年初余额和本年累计
23、发生额外，还需要逐笔输入往来未清账务的发生时间、内容、经手人、编号等内容，以供日后清账核销时使用；在录入项目辅助核算科目数据时，除了按要求输入年初数和本年累计发生额外，也需要逐笔输入项目业务的内容、经手人、编号等内容。期初数据反方向余额用负数形式输入。若使用了应收（应付）系统，并且客户（供应商）往来由应收（应付）系统核算，那么，应该在应收（应付）系统中录入含客户（供应商）辅助核算科目的明细账期初数额。3银行对账期初数据录入第一次使用银行对账功能前，系统要求分别录入日记账和对账单的未达账项，在开始使用银行对账功能之后则只需录入银行对账单即可。4试算平衡依据“借方总额=贷方总额”的规则来检验输入的
24、期初数据。如果试算后结果不平衡，则不能正式启用该账套。期初余额试算不平衡，是指全部科目的借方期初余额合计数和全部科目的贷方期初余额合计数不相等，应仔细核对、认真查证并修改。余额校验平衡后，系统将以“启用账套”的形式使当前系统过渡进入日常业务处理过程。第5章 账务处理系统（上）学习要点：1了解账务处理系统的基本功能和主要模块结构。2了解电算化账务处理系统业务流程的特点，掌握电算化账务处理流程与手工账务处理流程的异同。3掌握记账凭证的录入、审核、修改、过账等处理环节的关系，学会在软件系统中处理凭证和账簿。4了解系统维护的主要工作内容，掌握系统维护技巧。51 账务处理系统概述为适应计算机管理的需要，
25、将设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理，完成账务处理工作的子系统称为账务处理系统。账务处理系统是电算化会计系统的一个子系统，在个别会计软件系统中也称作总账系统。账务处理系统就成为电算化会计系统的核心。511 账务处理系统的工作特点账务处理系统具有以下工作特点：（1）账务处理具有很强的综合性。账务处理是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映单位的经济活动和资金运动的状况。账务处理系统是整个电算化会计系统数据交换的桥梁和纽带。（2）账务处理必须符合公认的会计准则。要求账务处理系统必须按照财政部规定的会计准则、会计科目、会计报表编制要求等去组织和管理会计信息处理的内容
26、与程序。512 账务处理程序账务处理程序是指从收集、整理原始凭证开始，通过编制或输入记账凭证，登记账簿，并为编制会计报表做好准备的过程。1手工操作方式下的账务处理程序通常有记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、日记账账务处理程序等，如图5-1所示：原始凭证 （原始凭证汇总表）记账凭证（收、付、转）科目汇总表等总账会计报表日记账明细账图5-1 手工方式下的账务处理流程2电算化处理方式下的账务处理程序凭证临时文件审核转入登账输入凭证主文件分类编表汇总总账明细账日记账会计报表对账单输入对账文件对账调节表原始凭证记账凭证机制凭证账簿文件图5-2 电算化账务处理系统数据
27、流程可以在手工处理流程的基础上优化出电算化账务处理流程图，如图5-2所示。电算化前提下账务处理的具体操作步骤归纳如下：（1）将有关会计凭证（包括由手工输入的记账凭证和由系统自动产生的机制凭证）输入或转入到账务处理系统，并存入临时凭证数据库。（2）对记账凭证进行审核签字后，进行自动记账处理，形成记账凭证文件和账簿文件，同时按会计科目汇总数据并更新科目汇总文件。（3）按照设置的输出条件，生成各种正式的总分类账、日记账、明细分类账账簿和科目汇总表。3电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较电算化账务处理程序是在手工账务处理程序基础上根据计算机数据处理特点形成的。两者之间的差异表现在：（1）账务处理
28、流程的灵活性不同。手工方式在一个会计年度内只能产生一种账务处理程序的会计信息。电算化方式丁可以在一个账务处理系统中完成多种账务处理流程，并能产生多种账务流程下的账簿信息。（2）会计数据的存储方式有所不同。手工方式会计数据都保存在纸介质上。电算化方式中，更多的会计数据被保存在磁介质（计算机硬盘、软盘）或光电介质上。 （3）会计数据与会计信息阅读方式不同。手工方式，会计数据阅读环境要求不高。电算化方式下，用户必须借助于计算机程序和会计软件进行阅读。（4）数据处理起点不同。手工方式下的账务处理是从原始凭证的填制与审核开始的。电算化方式下，账务处理过程中输入的可以是原始凭证，也可以是记账凭证或其他子系
29、统自动生成的机制凭证。（5）会计科目编码体系的严密程度不同。在电算化方式下必须有一套严密的会计科目编码体系。以便计算机对会计数据的检索、排序、汇总和统计等操作。（6）会计数据处理过程的规范性不同。手工方式下，会计数据处理的规范性不高。在电算化方式下，实现数据在系统规范方式下的标准化处理，使数据变得十分规范。（7）会计处理结果的正确程度不同。手工会计数据处理容易发生差错。电算化后，则可保证在记录、计算、汇总等操作或处理环节的正确性。52 账务处理系统的主要功能模块账务处理系统的主要功能模块结构如图5-4所示。账务处理系统系统初始化凭证处理账簿输出出纳管理往来部门等辅助核算系统维护财务分工科目设置
30、初始余额汇率管理凭证类型客户设置项目设置凭证录入凭证修改凭证查询凭证审核凭证汇总凭证过账期末处理结 账账簿查询账簿打印现金、银行存款日记账银行对账往来销账往来账、部门账、项目账输出自动转账调汇结账数据备份数据恢复图5-4 账务处理系统基本功能模块结构53 记账凭证处理记账凭证通常作为各项数据进入系统环境的惟一入口。主要功能包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证过账等项。531记账凭证录入编制记账凭证通常有两种处理方式：一是先由手工方式填制记账凭证，审核后再录入到计算机系统内，即所谓的后台处理方式。二是直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证，即所谓的前台处理方式。1凭证录
31、入的基本内容一张完整的记账凭证均应包含以下内容：（1）凭证日期。即填制会计凭证的日期。（2）凭证种类。即凭证属于何种类型。（3）凭证号。即记账凭证编号。如“收”字第5号、“转”字第200号等。凭证类别或类别代码一般由用户选择输入，而顺序编号则由软件系统自动按递增规则产生。（4）摘要。摘要是对记账凭证所反映会计业务的文字说明。凭证中的每一行都要有一个相对独立的摘要。一张凭证中各行摘要的内容可以相同，也可以不同。常用摘要库：是系统为了方便凭证录入，事先对一些使用频率较高、内容较为规范的凭证摘要所作的定义。如“提取现金”、“支付货款”、“收到销货款”等（5）会计科目。多数软件允许用户运用输入科目编码
32、、助记码或科目名称中的任意一种，也可采用软件中的引导功能来输入会计科目。（6）金额。金额输入可分为直接输入和计算产生两种情况。计算机根据初始设置时确定的方法及用户输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生发生金额。（7）合计。指一张凭证上的借方金额合计和贷方金额合计。（8）附件张数。指凭证所附的原始凭证张数。凭证存盘时，系统将对存入的凭证作相应的检查，包括借贷平衡校验、科目与凭证类型匹配检验、非法对应科目检查等。2辅助核算数据的输入辅助核算信息包括部门、个人、项目、客户（供应商）、数量等等。（1）如果科目设置了往来核算属性，则软件提示用户输入“往来单位”（客户或供应商）、“经手人”、“票号”等
33、信息。（2）若科目设置了“部门核算”属性，则需根据屏幕提示输入“部门”信息。（3）若科目设置了“职员核算”属性，则要在屏幕提示处输入职员信息。（4）若科目设置了“项目核算”属性，则需要输入“项目”信息。（6）如果科目需要进行数量核算，则需要通过输入“数量”和“单价”，由系统根据数量乘以单价的结果自动计算出发生金额。（7）如果科目需要进行外币核算，则需要输入外币原币金额和折算汇率。（8）若科目在会计科目属性设置中被指定为“银行科目”或设置了“银行类”的属性，那么，系统将要求用户输入“结算方式”和“结算票据号”。3辅助性凭证输入功能（1）常用凭证的设置与使用。对于大量的同类业务，可以预先定义这类凭
34、证的格式，建立一个凭证的通用模型。用户利用常用凭证调用功能提取常用凭证模型，在生成凭证基本框架的基础上，对其中的金额、日期等稍作修改便可完成对这一记账凭证的录入。（2）编码提示输入功能。当光标位于特定内容的输入对话框时，屏幕上出现与这一输入内容相对应项目的编码与内容的对照表。用户可依照表中的提示可迅速输入特定内容的正确编码。532记账凭证修改1错误凭证的“无痕迹”修改所谓无痕迹，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。两种状态下可进行无痕迹修改，一是凭证输入后，还未审核或审核未通过；二是凭证虽已通过审核，但还未记账。2错误凭证的“有痕迹”修改所谓有痕迹，即留下曾经修改的线索和痕迹。对已记账的错误凭证
35、可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。533记账凭证查询账务处理系统分别存储记账前和记账后的凭证数据，所以系统对未记账凭证和已记账凭证的查询采用不同的方法。查询被称为“凭证过滤”。多数软件允许按以下要素输入查询条件：（1）日期。（2）科目代码。（3）摘要。只要输入摘要中包含的关键字或词，（4）金额。可以输入一个金额或一个金额范围。534记账凭证审核凭证审核是指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对记账凭证所进行的检查和核对。审核的主要内容是，记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关项目是否填写齐全，会计分录是否正确等等。凭证制单员和审核员不能
36、为同一人。对记账凭证的审核，一般采用屏幕显示逐张核对的方法。采用手工填制记账凭证的单位，在记账凭证审核确定后还须对录入到计算机中的凭证进行复核签字。对于涉及到现金、银行存款的收入与支出的凭证，还应由出纳签字。535凭证过账1凭证过账凭证过账又称作记账，是指以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种会计核算方法。（1）账务系统记账原理从系统内部对数据的处理过程来看，记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总。从机内数据性质上看，只有经过记账处理后的凭证才是真正合法有效的凭证。记账实际上成了形成系统正式有效数据的一个关口。从系统的内部处理过程来看
37、，凭证审核（或取消审核）实际上是对临时数据库文件中相关数据的确认。在记账环节，系统将临时数据库中通过审核的数据转移到另外一个正式的数据库文件中，由此形成确定的账务数据。（2）记账处理过程记账处理过程包括以下操作步骤：选择记账凭证。一般通过设置凭证日期、凭证类型、凭证字号（或凭证字号范围）等来实现。对所选记账凭证进行合法性检验。主要是检验是否存在不平衡的凭证或不符合会计规范的凭证。输出记账凭证汇总表。正式记账。为确保数据的安全，记账过程中，系统将首先通过备份形式对记账前各数据库的当前状态进行保护。（3）记账过程中的数据处理记账处理的数据流向如图5-8所示。记账未记账凭证临时数据库已记账凭证数据库
38、科目汇总数据库分类明细账数据库银行未达账数据库往来辅助账数据库部门辅助账数据库项目辅助账数据库图表5-8 记账处理的数据流向（4）对记账处理的几点说明凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的账簿上进行直接的修改。记账开始后，不能中断系统的运行，以免干扰系统运行而造成对数据文件的破坏。期初余额借贷不平衡或总账期初余额与其所属明细账余额不平衡时，不能记账。所选范围如有未经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账。多数软件具有记账前提示备份或强制备份（如金蝶软件）功能。记账功能随时可运行，每月可执行记账的次数是任意的。2凭证汇总用户可以汇总已记账凭证，也可以汇总未记账凭证，或汇总包含所有已
39、记账凭证和未记账凭证的业务内容。汇总凭证时一般需要用户输入以下内容：（1）月份。（2）凭证类别。（3）科目级次。（4）凭证号。（5）日期。（6）凭证汇总范围。系统一般提供三种汇总的范围，即未记账凭证、已记账凭证、全部记账凭证。54 账务输出日常账务输出包括屏幕显示输出、打印输出、磁盘复制输出和利用网络线路传输输出等几种形式。其中，磁盘输出多用于数据备份或数据上报（尤其是会计报表）的输出，利用网络线路传输输出一般多用于单位分支机构向上级报账或报表，屏幕显示和打印则是会计数据输出中最常用的输出形式。541凭证输出记账凭证的输出可采用查询和打印两种方式。凭证打印时可只打印一张凭证，也可通过输入凭证号
40、区间方式连续打印一组凭证。软件虽然具有打印已记账凭证和未记账凭证的功能，通常在月底待本月凭证全部入账后才将全部凭证打印出来作为会计档案予以保存。凭证打印操作时一般有以下选择项目：（1）凭证类别。（2）凭证范围。（3）时间范围。（4）凭证格式。（5）凭证范围。542总账输出总分类账的账簿格式通常有两种，一种是传统的借、贷、余三栏式总账，另一种是用以代替总账的包含全部发生额与余额数据的发生额及余额对照表。为了节约成本，提高效率，通常以发生额及余额对照表来代替总分类账。1总分类账输出输出总分类账的一般程序为：（1）用户选择确认所要输出的总账的限定条件。（2）系统按设定条件输出所选范围内的总分类账。（
41、3）通过账页格式的选择操作，显示其他的账页格式。（4）通过菜单或工具栏中的“显示明细账”命令，可查询当前总账科目所属的当前月份的明细账。2余额表输出余额表用于查询统计各级科目的发生额和余额。可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末（当前）余额。543明细账输出账务系统中不仅可输出任一科目的三栏式明细账。明细账包含三栏式、数量金额式、外币式、数量外币式等格式种类。1明细账查询输出账务处理系统中，任何级别的会计科目都可以输出明细账。软件可满足用户按业务发生日期排序，按有无发生额筛选，或按包含的辅助核算事项归类来输出账务资料的要求。设置的条件包括，按摘要内
42、容、发生额范围、日期范围、凭证号范围、结算形式、票据号、制单人、复核人等 2明细账的打印输出“满页打印”：即当所打印的明细账最后一页不能打满一个页面时，则不打印该页，而将剩余业务内容留待下次打印时再予处理。544 多栏账输出多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行设置和定义的。凡是设有下级明细科目的科目（即非最末级科目），均可将其下级明细科目设置为栏目，以多栏式账簿形式输出。545日记账输出系统可为用户提供每一个科目的日记账。一些软件需要用户对提供日记账的科目先行设置，即要求在系统初始化时在会计科目设置模块中定义科目的日记账属性；有些软件则自动提供全部科目的日记账。546账证联查所谓账证联查是
43、指在查询账簿的时候通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他账簿，或者在输出记账凭证时通过联动操作直接查询与当前凭证相关的总账或明细账的一种便捷操作形式。账证联查一般可满足以下查询要求：（1）在记账凭证中查看凭证其他信息。（2）科目汇总表中联查专项明细账。（3）查询日记账时联查凭证和总账。（4）查询总账时联查明细账。（5）查明细账时联查凭证和总账。55期末结转与结账期末账务处理工作主要包括费用的计提、分摊，成本结转，期末试算，对账，结账等内容。551期末对账对账是对账簿数据进行核对，以检验记账是否正确以及账目是否平衡的方法。主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对的工作
44、。由于非法操作或计算机病毒等有可能会造成账簿数据库中数据信息的紊乱，为此不能完全排除账账不符现象的出现。有必要对机内账簿记录进行常规性核对。552期末结账电算化系统中的结账原理与方法与手工操作基本相同。结账功能主要完成如下几项工作：（1）检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。 （2）计算各科目的本期发生额和累计发生额。（3）计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。进行期末结账处理功能时，应注意如下问题：（1）结账前应将本期所有记账凭证登记入账。（2）结账后，不能再输入这一会计期间的记账凭证或其他数据资料，也不能再进行记账。（3）结账必须按月连续进行，且每月只能结账一次。（4）年终结账时，必须先进行数据备份或打印输出。以备操作出错时恢复至结账前状态。（5）年终结账后，计算机会自动将年末余额结转到下年作为下年年初余额。56 数据维护所有以磁信息或光电信息形式保存的资料都是计算机处理前提下的会计档案，通常称之为电子会计档案。会计软件必须设置专门的备份和恢复机内数据的功能。561数据备份数