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1、软件服务社协同管理系统使用教程系列财务系统使用教程总账子系统（中）软件服务社www.fuwushe.org2012年02月20日 目 录1各期间的会计业务处理41.1筹建期会计实操41.1.1填制凭证41.1.2相关功能411.1.3出纳签字561.1.4审核凭证591.1.5记账631.1.6期末处理671.1.7结账681.1.8说明721.2生产期会计实操731.2.1填制凭证731.2.2出纳签字1151.2.3审核凭证1151.2.4记账1161.2.5期末处理：期间损益结转1171.2.6结账1241.3销售期及年终决算会计实操1261.3.1填制凭证1261.3.2出纳签字163
2、1.3.3审核凭证1641.3.4记账1651.3.5期末处理：期间损益结转1661.3.6其它工作1701.3.7结账1731.4正常经营期会计实操1752账簿2132.1账簿查询2132.1.1发生额及余额表2132.1.2序时账2222.1.3日记账2272.1.4日报表2322.1.5明细账2352.2辅助账簿查询2372.2.1辅助核算发生额及余额表2372.2.2辅助核算明细账2522.3现金管理2562.3.1银行日记账2562.3.2现金日记账2572.3.3资金日报2583报表2593.1概述2593.2函数说明2593.2.1QC（期初余额）2593.2.2QM（期末余额）
3、2603.2.3FS（发生额）2613.2.4SYJE（损益净额）2613.3资产负债表2623.3.1定义报表2633.3.2生成报表2673.4利润表2693.4.1定义报表2693.4.2生成报表2703.5自定义报表2723.5.1定义报表2723.5.2报表管理2733.5.3生成报表2763.6说明2783.6.1注意事项2783.6.2将来的扩展2784练习2794.1出纳签字、审核、记账2794.2期间损益结转2794.3账簿2794.4报表2794.5结账2795小结2801 各期间的会计业务处理本章将详细介绍长宏公司各个期间的会计业务处理，可以分为二部分：1. 日常业务处理
4、包括凭证的填制、审核、记账，这些是会计的日常工作，也是最基础的工作。如果在“选项”中选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”，那么有关凭证还需要进行“出纳签字”。2. 期末处理在每个会计期末，需要进行一些必要的处理，包括：汇兑损益调整（如果有外币业务的话）、期间损益结转。本期间的所有工作完成后，需要对本期间结账。各个期间的其它工作（如账簿、报表）将会在后面各章分别介绍。下面将对长宏公司各个期间发生的经济业务进行会计处理，整个过程是这样安排的：1. 长宏公司2009年10月1日成立，整个10月份均为公司筹建期；2. 从11月起进入生产期；3. 12月是公司销售期，当然供应与生产业务也同时发生，此时公司
5、已进入年终会计决算；4. 2010年1月，新年度到来，是公司正常经营期，经济业务发生正常，会计实操核算也相对稳定。1.1 筹建期会计实操下面介绍长宏公司在筹建期即2009年10月发生的各种业务，以及相应的会计处理。1.1.1 填制凭证填制凭证是最基本、最重要的会计工作，总账子系统的各种信息包括账簿、报表的信息都是以凭证为基础的。系统中提供了专门的“填制凭证”功能，用于填制新的凭证，或修改已有的凭证。下面先介绍这个功能的使用方法，然后结合长宏公司的实际业务，填制相应的会计凭证。1.1.1.1 功能简介执行本功能，显示如下：可以看到，本功能包括以下几部分：一、功能菜单：窗口最上面一行有一些功能菜单
6、，可以用于进行相应的操作。二、操作按钮：下面是一些常用的操作按钮：后面会介绍这些按钮的用途和使用方法。三、凭证：“操作按钮”下面的部分用于填制和显示凭证。包括以下内容：1. 凭证头用于显示凭证类别、会计日期等基本信息。1) 凭证类别名称凭证上面的中间部分显示的是凭证类别的名称，比如当前显示的是“记账凭证”。如果有多个凭证类别，那么会根据选择的凭证类别自动显示相应的凭证类别名称。2) 凭证字左侧是，用于选择凭证类别。如果系统中只有一个“在用”的凭证类别，那么就自动显示这个类别。长宏公司只使用一个凭证类别“记账凭证”，所以缺省显示的是“记账凭证”的凭证字“记”。3) 会计日期：指的是这个凭证对应业
7、务的会计确认日期。很多情况下，会计日期与当前的实际日期（系统日期）是相同的，但也会经常出现不同的情况，比如当前是4月2日，但是3月还未结账，并且还有一些属于3月31日的业务需要填制凭证，这时就可以将凭证上的会计日期修改为3月31日。如果需要调整会计日期的凭证较多，可以修改下面的“会计日期”。它用于作为会计业务的“缺省会计日期”，刚登录系统时，它等于当前系统日期（即实际日期），但可以修改。财务系统中，填制凭证等很多操作以该日期作为缺省日期。这样就会非常方便。长宏公司现在要处理的是2009年10月的业务，后面会介绍其第一个会计业务发生在10月1日，所以可以把这个日期修改为2009年10月1日。此后
8、再执行填制凭证功能时，凭证上的会计日期就显示为2009年10月1日，这样如果这一天有多笔凭证，就不必再逐个凭证修改会计日期。4) 附单据数、附件：如果需要，可以在以下位置给凭证上传相关的附件（如发票扫描件），并记录附单据数。2. 凭证正文用于显示分录等信息，这是凭证最重要的部分。包括：1) 分录：包括摘要、科目、借（贷）方金额。2) 合计：显示本凭证各条分录的金额合计。3) 备注信息：在凭证下方有一个“备注信息”区域，显示各条分录相关的备注信息。在填写每条分录时，除了要记录摘要、科目、借（贷）方金额之外，有时还需要记录一些相关的信息，如结算方式、票号、日期、数量、单价，此外，对于设置了辅助核算
9、的科目，还需要记录辅助核算信息。这些内容较多，因此并不直接显示在每条分录上，而是记录在“备注信息”部分，当需要查看某条分录的“备注信息”时，只需要点击选择这条分录，即可在“备注信息”部分看到相关内容。3. 凭证尾：在凭证尾显示下列信息：1) 记账：显示凭证记账人的姓名。2) 审核：显示凭证审核人的姓名。3) 出纳：如果在“选项”中选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”，那么涉及现金、银行科目的凭证必须经过出纳签字后才能记账。出纳签字后，会在本栏显示出纳的姓名。4) 制单：显示凭证制单人的姓名。5) 来源：显示凭证的来源，可以是总账业务、固定资产业务，也可以是汇兑损益调整、期间损益结转等工作。四、其
10、它：凭证右上角可以用于查看“我的最新凭证”，这样可以快速调阅本人最近填制的凭证，以便检查或修改。附：关于凭证金额录入方式在主控系统中，有一个财务系统的参数“凭证金额录入方式”：该参数用于确定在凭证中录入金额时的方式，可以设置为以下三个值：1： 表示录入和显示金额时都带分位格。缺省情况下采用这个设置。此时凭证录入和显示金额时，金额栏带有分位格。即以下样式：2： 表示录入金额时不带分位格，但显示金额时带分位格如果将参数改为这个值，那么在录入金额时，不带分位格，即以下样式：但在录入完成、焦点离开后，显示的金额带有分位格，即按以下样式显示：3： 表示录入和显示金额时都不带分位格。即都是以下样式：可以根
11、据本单位的管理要求和操作习惯，指定参数值即可。建议可以改为第三种或第二种方式，因为更便于修改和粘贴复制。1.1.1.2 业务处理下面结合长宏公司2009年10月所发生的各项业务，介绍会计处理方法，重点是填制凭证，此外，还会介绍一些常用的系统功能，如怎样使用摘要模板、凭证模板，怎样作废/恢复凭证、整理凭证，怎样查询现有凭证及科目汇总表1. 10月1日，按照投资协议书规定，首先收到甲方新华长城电讯器材厂第一期投入货币资金2080000元，此款通过银行已进账。经注册会计师验证，可作为甲方投入资金，并出具验资报告书。可以填写以下凭证，确认无误后，点击“保存”按钮即可。l 凭证内容说明：1) 凭证类别名
12、称、凭证字：由于长宏公司只使用缺省的凭证类别“记账凭证”，所以凭证类别名称自动显示为“记账凭证”，凭证字自动显示为“记”。2) 凭证编号：由于长宏公司采用系统编号方式，所以凭证编号在凭证保存时由系统自动生成。3) 会计日期：由于前面已将财务系统页面下方的缺省“会计日期”改为2009年10月1日，所以，在凭证窗口中的会计日期缺省是2009年10月1日，可以根据需要修改。4) 摘要：要求简洁明确地反映该项业务，必须填写。录完一笔分录回车时，下一行分录会自动显示上一行分录的摘要内容，这是因为很多情况下，各分录的摘要是相同的。如果在摘要栏按F12功能键，也会自动复制上一行的摘要。后面还会再介绍“摘要模
13、板”的功能，以方便摘要的录入。5) 科目：科目的录入非常方便。可以在科目栏点击选择按钮，从弹出的凭证列表中选择，也可以直接输入科目编号、名称、助记码，系统会根据录入的内容自动匹配。比如，录入科目编号时，如果录入了10，则会自动显示：也可以录入科目名称，比如：如果录入“应付”，则会自动列出相关的科目：这样就可以直接选择需要的科目，只要记住科目编码、名称、助记码的一部分，就可以很快找到需要的科目。注意：填制凭证时，只能选择“在用”的“末级”科目。6) 金额：每一笔分录都必须填写借方或货方的本位币发生额，并且必须大于0。填写金额后，如果发现方向错了，可以点击空格键，则会自动变化方向。如果在借方或贷方
14、金额栏中点击等号“=”，则本条分录的金额会自动计算为其它分录借贷方的差额，比如：在录入最后一条分录时，可以不必录入金额，而是点击等号“=”，这样就会根据平衡关系自动计算出本条分录的金额，非常方便。本例中，在第二条分录的金额栏如果点击等号“=”，则会自动在贷方显示2080000。在凭证下方会自动显示各个分录的借方发生额合计与贷方发生额合计，两者必须相同，否则凭证不能保存。7) 备注信息：有些科目（如设置了辅助核算、数量核算、外币核算、银行账的科目）录入后，系统还会弹出窗口、要求指定相关的信息。这些信息会显示在凭证的“备注”部分。此后当需要查看某条分录的“备注信息”时，只需要点击选择这条分录，即可
15、在“备注信息”部分看到相关内容。本例中，由于100201在前面已指定“是”银行科目，所以选择该科目后，焦点离开时，会自动弹出窗口要求录入相关信息（其中结算方式必须录入）：点击确定后，可以看到“备注”部分显示了这些信息：注：以后如果需要修改“备注信息”，可以在这个区域双击，即可重新弹出录入窗口。8) 制单人：凭证保存时，会自动记录制单人。l 操作按钮说明本功能设置了一些常用的操作按钮：它们的使用方法如下：1) 新增：可以点击本按钮，增加一个新的凭证。2) 保存：用于保存当前正在录入或修改的凭证。3) 放弃：点击本按钮，可以放弃当前正在录入的新凭证，或取消对现有凭证正在进行的修改。4) 打印、预览
16、：可以用于打印、预览当前的凭证。5) 查询：点击本按钮，则弹出以下条件窗口：可以指定条件，然后点击“确定”，列出符合条件的凭证，并可以双击查看，如果需要，还可以进行修改。本功能的使用方法会在后面再做详细说明。注意：本功能只允许查询未结账期间的凭证，对于已结账的期间，则不能在本功能中查看，因为本功能查看凭证的目的是为了进行修改，而已结账期间的凭证是不能修改的。已执行出纳签字、审核、记账、作废的凭证不能再修改，除非先取消相应的操作。6) 插分：用于在凭证的当前位置插入一条分录；7) 删分：用于将凭证当前位置上的一条分录删除；8) 首张、上张、下张、末张：可以点击这些按钮翻阅凭证，非常方便。通过上面
17、的说明，可以进一步了解“填制凭证”功能的使用方法。下面继续处理其它业务。2. 10月2日，财务部出纳签发现金支票一张，金额为30000元，此款为出纳备用金。经会计盖章后，一同去开户银行将现金取回。3. 10月3日，按照投资协议规定，收到乙方广州宏业电子有限公司第一期投入专有技术1500000元，经注册会计师与评估师联合验证，可作为乙方投入资金，并出具验资报告书。4. 10月4日，从花都支行借入期限1年的贷款1500000元，月利率1%，公司已接到借款转存的收账通知。5. 10月5日，办公室吴志刚办理报销，内列公司公章刻制费750元，审核无误后，现金付讫；同日，总经办陈立娟办理报销，内列公司证书
18、登记费3500元，现金付讫。6. 10月6日，供应部李林填写借支单一张，准予借支7500元，此款为采购备用金，现金付讫；同日，销售部梁珍借支4000元，此款出差上海备用，现金付讫。说明：“122102 其它应收款/应收个人款”这个科目设置了“职员”辅助核算，因此在填制凭证时如果使用这个科目，必须指定该笔业务涉及的职员是谁。所以，本例中选择该科目后，焦点离开时，会自动弹出窗口要求录入相关内容，可以录入为：录入后点击确定即可。可以按同样方式填制下一笔凭证：7. 10月7日，经供应部申请，财务部签发转账支票一张600000元，此款为预付江门宏发电路板厂购驱动大板货款，并接到对方收款收据；同日，又签发
19、转账支票一张100000元，此款为预付台山侨富电子公司购集成块款。该凭证涉及的“1123 预付账款”科目设置了供应商辅助核算，因此，选择该科目后焦点离开时，会弹出窗口要求指定供应商。录入如下：然后点击“确定”即可。该凭证录入完毕并保存后，如下所示：同样，录入下一张凭证时，也涉及“1123 预付账款”科目，选择该科目后焦点离开时，也会弹出窗口要求指定供应商。录入如下：然后点击“确定”即可。该凭证录入完毕并保存后，如下所示：8. 10月8日，供应部李林办理报销，内列从新华家具店购入办公家具5100元，从其采购借支款中直接核销，购货清单如下： 编号品名规格单位数量单价（元）金额（元）存放地点201文
20、件柜10S座44501800财务部202办公台5A张65503300销售部合计5100注意：第二条分录的职员辅助核算，录入为李林。9. 10月9日，办公室范永红办理报销，内列摊位费680元，现金付讫；同日，财务部林海红办理报销，内列办公用品购置费450元，现金付讫。10. 10月10日，销售部梁珍办理报销，内列上海差旅费2800元，从其借支款核销后，并将剩余现金1200元交回财务部。注意：第三条分录的职员辅助核算，录入为梁珍。练习：录入第三条分录时，在金额栏中直接按“=”键，可以看到，系统会自动计算出金额。11. 10月11日，按照投资协议书规定，收到甲方新华长城电讯器材厂第二期投入标准化厂房
21、一栋，总价2000000元，由生产车间及办公楼两部分组成，投入清单如下：编号品名规格单位数量单价（元）金额（元）存放地点101生产车间100D平方米20006001200000发展路1号102办公楼50R平方米5001600800000发展路1号合计25002000000使用30年经注册会计师与评估师联合验证，可作为甲方投入资金，并出具验资报告书。12. 10月12日，供应部从江门宏发电路板厂购入驱动大板600块（编号1101、规格0.48M2），单价840元，总价504000元，获取增值税发票，税率17%，进项税额为85680元，价税合计589680元，材料到达，验收入库，货款已于10月7日
22、预付。注意：第三条分录的供应商辅助核算，选择江门宏发。13. 10月13日，照投资协议书规定，收到乙方广州宏业电子公司第二期投入机器设备生产线10条，单价242000元，总价2420000元，经注册会计师与评估师联合验证，可作为乙方投入资金，并出具验资报告书(编号201、规格40米、使用15年、存放车间)。14. 10月14日，供应部从台山侨富电子公司购入集成块20000个（编号1102、规格15N），单价4元，总价80000元，获取增值税发票，税率17%，进项税额为13600元，价税合计93600元，材料到达，验收入库，货款已于10月7日预付。注意：第三条分录的供应商辅助核算，选择台山侨富。
23、15. 10月15日，供应部从深圳三义电子有限公司购入电子设备一批，清单如下：编号品名规格单位数量单价金额（元）存放地点301电脑100A台4400016000销售部302复印机200B台2600012000办公室合计28000使用10年设备到达，安装完毕，货款通过银行转账付清。说明：关于科目汇总表在手工账方式下，需要定期编制科目汇总表，这需要相当大的工作量，但采用财务系统后，则完全不必再做这些工作，即使想查看汇总信息，也可以随时执行“账簿发生额及余额表”功能查看。执行该功能时，弹出窗口要求指定以下条件：其中包括要查询的期间、科目级次等。可以勾选其中的“包含未记账凭证”（因为现在的所有凭证都没
24、有记账），其它条件不必修改，然后点击“确定”，即可显示下列内容，这就是目前为止各个科目的汇总数据：该功能的使用方法将会在“账簿”部分详细说明。16. 10月16日，财务部签发现金支票一张，金额为35000元，此款为出纳备用金；同日，又签发转账支票一张，支付花都会计事务公司验资费12000元。其中：第二条分录需要指定结算方式“现金支票”。同样：第二条分录也需要指定结算方式“转账支票”。17. 10月17日，供应部从羊城五金制品厂购入其他设备干燥箱4座，单价3800元，总价15200元，（编号501、规格80M、使用8年、存放车间）；同日，又从南海锅炉制造厂购入需要安装的烧录器1台，价款13000
25、元。以上设备均到达，货款通过银行分别转账付清。18. 10月18日，办公室吴志刚办理报销，内列报装电话10部，单价620元，总价6200元，现金付讫（编号203、规格280型、办公室经管）；同日，生产部刘玉斌办理报销，内列车间装修费5400元，现金付讫。19. 10月19日，从花都支行借入3年期贷款2500000元，月利率为0.8%，公司已接到借款转存收账通知；同日，供应部李林借支6000元，用于物品采购，现金付讫。注意：本凭证第一条分录的职员辅助核算，选择李林。20. 10月20日，供应部从上海机电设备有限公司购入机器设备一批，清单如下：编号品名规格单位数量单价（元）金额（元）存放地点202
26、绕线机10G台30420001260000车间203冲床80S台834000272000车间204电动机30L台1015000150000车间合计 ￥1682000 使用15年设备到达，安装完毕，货款通过银行转账付清。21. 10月21日，供应部从浙江悦达电子公司购入驱动小板10000块（编号1103、规格0.12M2），单价32元，总价320000元，获取增值税发票，税率17%，进项税额为54400元，价税合计374400元，货到入库，货款尚未支付。注意：第三条分录的供应商辅助核算，选择浙江悦达。22. 10月22日，办公室厨工张立华填写借支单一张，内列食堂周转金借款6500元，现金付讫；同
27、日，办公室范永红交来现金4500元，此款为特殊岗位保证金，辅助核算名册由办公室人事经管，现金收讫。注意：第一条分录的职员辅助核算，选择张立华。23. 10月23日，供应部从东莞无线电一厂购入电解电容20000片（编号1104、规格25伏），单价2.2元，总价44000元，获取增值税发票，税率17%，进项税额为7480元，价税合计51480元，货到入库，货款通过银行转账付清。24. 10月24日，生产部谭天华办理报销，内列烧录器安装费1500元，现金付讫。同日，总经办张志新办理报销，内列深圳差旅费820元，现金付讫。25. 10月25日，供应部从深圳南方汽车贸易公司购入运输设备一批，清单如下：编
28、号品名规格单位数量单价（元）金额（元）存放地点401昌河汽车7Z辆1110000110000办公室402东风汽车10T辆18000080000销售部合计190000使用15年设备到达，货款通过银行转账付清。26. 10月26日，供应部王文平从顺德化工有限公司购入辅助材料一批，清单如下：品名及编号规格单位数量单价（元）金额（元）税率税额（元）价税合计（元）1201稀释剂10K千克2000122400017%4080280801202氯丁胶15H千克10005.5550017%9356435合计29500501534515货到入库，货款尚未支付。注意：第三条分录的供应商辅助核算，选择顺德化工。27
29、. 10月27日，供应部黄小燕从清远光华造纸厂购入其他材料一批，清单如下：品名及编号规格单位数量单价金额（元）税率税额（元）价税合计（元）1301泡沫盒20Y个500084000017%6800468001302纸箱30U个500063000017%510035100合计700001190081900货到入库，货款通过银行转账付清。28. 10月28日，供应部李林从新华交电公司购入车间生产用具一批，获取普通发票，清单如下：品名及编号型号单位数量单价（元）金额（元）206万用表8E块84403520208天平10L台65003000合计6520货到存放车间，款项从其采购借支中直接扣除。29. 1
30、0月29日，财务部签发转账支票600000元，预付江门宏发电路板厂货款；同日，又签发转账支票100000元，预付台山侨富电子公司货款。30. 10月30日，司机王风柱办理报销，内列昌河汽车运输费880元，现金付讫；同日，烧录器工程安装完毕，全部造价为14500元，转入固定资产（编号502、规格20X、使用10年、存放车间）。31. 10月31日，计提10月份全体筹建人员工资65000元，其中：总经办：9400元，供应部：5800元，财务部：5700元，销售部：5400元，办公室：6500元，生产部：8700元，模组线：10000，话机线：13500。同日，财务部将多余现金20000元存入开户银
31、行。说明：由于221101这个科目设置了部门辅助核算，因此需要分别录入每个部门的工资。注意：在部门辅助核算时，必须核算到末级部门，所以应当分别录入模组线、话机线。32. 10月31日，计提10月银行贷款利息。短期借款10月430日共27天，本金1500000元，月利率1%；长期借款10月1930日共12天，本金2500000元，月利率0.8%。利息=本金x月利率x（计息天数30），其中：短期借款利息=1500000x1%x（2730）=13500；长期借款利息=2500000x0.8%x（1230）=8000。1.1.2 相关功能上面介绍了对各种业务填制凭证的方法，系统中还提供了下面一些非常有
32、用的功能：1.1.2.1 凭证的查看与修改有时需要查看某张凭证，或进行修改。在填制凭证功能中，提供了下列功能，可以很方便地查看凭证：一、我的最新凭证：在本功能右上角，有一个“我的最新凭证”，其中列出了本人填制的最近十份凭证。由于实际工作中，最常查看或修改的凭证就是本人最近填制的凭证，所以这样非常方便。比如：刘艳点击查看“我的最新凭证”时，可以在列表中看到她最近填制的凭证（如下），可以从列表中选择并查看。二、首张、上张、下张、末张：可以点击这些按钮翻阅凭证，非常方便。三、使用“查询”按钮前面已简单介绍过本功能。点击本按钮，则弹出以下条件窗口：可以指定条件，然后点击“确定”，显示符合条件的凭证：可
33、以双击查看凭证的详细内容，如果需要，还可以进行修改。本功能的使用方法与后面将要介绍的“查询凭证”功能非常类似，因此会在后面再做详细说明。注意：本功能只允许查询未结账期间的凭证，对于已结账的期间，则不能在本功能中查看，因为本功能查看凭证的目的是为了进行修改，而已结账期间的凭证是不能修改的。如果需要查询已结账期间的凭证，可以执行后面的“查询凭证”功能。已执行出纳签字、审核、记账、作废的凭证不能再修改，除非先取消相应的操作。只有在“选项”中设置为“允许修改、作废他人凭证”，才可以修改其他人填制的凭证，否则他人填制的凭证不可修改。1.1.2.2 冲销凭证有时会发现已填制的凭证出现错误，但如果这个凭证已
34、不能修改（比如因为已执行出纳签字、审核、记账），就需要冲销这个凭证。在填制凭证功能的菜单中提供了“冲销凭证”的功能：点击该功能，则弹出窗口要求指定要冲销哪一张凭证：指定月份、凭证类别、凭证号后，点击“确定”，则会自动生成这个凭证的冲销凭证。该凭证与原凭证各分录的科目相同，但金额方向相反。摘要是“冲销X年X月X号凭证”。确认无误后可以保存。说明：本功能只是一个便捷方式，也可以手工填制冲销凭证。实际工作中，一般只有对已结账期间的凭证才需要执行“冲销凭证”。未结账期间的凭证可以直接修改（如果该凭证已执行出纳签字、审核、记账，不能再修改，可以先取消相应的操作，然后即可进行修改）。已“作废”的凭证和已“
35、标错”的凭证不允许冲销（关于作废和标错，详见后面的说明）。1.1.2.3 作废凭证/恢复凭证如果有的凭证发生错误，并且无法进行修改，可以将这个凭证“作废”。可以在本功能中查出这个凭证，然后点击“作废凭证”即可。“作废”后，凭证左上角会显示“已作废”标志：已作废的凭证不再参与审核、记账等操作，也不再体现在账簿、报表的数据中。如果想恢复已作废的凭证，可以对该凭证执行“恢复凭证”。执行之后，凭证左上角的“已作废”标志会自动消失。练习：可以练习将某个已填制的凭证作废，然后再恢复。注意：如果要作废/恢复他人填制的凭证，系统会提示： 只有在“选项”中设置为“允许修改、作废他人凭证”，才可以作废/恢复他人填
36、制的凭证，否则系统禁止执行。1.1.2.4 整理凭证作废的凭证在系统中仍然存在，并占用着原来的凭证号，如果想彻底清除这个凭证，可以执行“整理凭证”功能。该功能有二个作用：清除作废的凭证、整理凭证编号。王英在财务系统中，可以看到在“凭证”菜单下有“整理凭证”功能。执行本功能时，系统首先要求选择要整理凭证的期间：指定之后，可以点击“下一步”，此时显示：上面的列表部分显示当前已作废的凭证，可以选择要删除哪些凭证。只有选择的凭证才会清除（并不是作废的凭证就一定会清除）。下面的部分要求选择“是否整理断号”，如果选择要“整理断号”，系统还会要求指定按哪种方式重排编号，包括二种方式：1) 按凭证编号重排：这
37、时系统会自动按原来的编号顺序重新排号；2) 按凭证日期重排：这时系统会自动按原来凭证上的会计日期顺序重新排号；当然，也可以不勾选“整理断号”，此时执行本功能可以用于只删除作废的凭证，但不整理断号。说明：如果当前没有已作废的凭证，但存在断号（比如因为采用手工编号而产生的断号），这种情况也可以执行本功能（如下所示），此时本功能可以用于整理断号。特别注意：本功能会导致此前已有的凭证的编号发生变化，如果这些凭证已经打印，那么就会出现问题。所以，如果本企业有多个会计人员，那么这个功能最好只授权给会计主管人员。比如：本例中只有王英有这个功能的使用权限。1.1.2.5 查询凭证前面提到，在“填制凭证”功能中
38、，可以对现有凭证进行查询，但只能查询未结账的期间的凭证，对于已结账的期间，则不能在该功能中查看，因为该功能查看凭证的目的是为了进行修改，而已结账期间的凭证是不能修改的。实际工作中经常需要查看凭证，包括任意期间的凭证。这时可以使用“查询凭证”功能。一、查询条件执行本功能时，首先弹出“条件选择窗口”：“条件选择窗口”中包括“常用条件”和“辅助条件”两部分：1. 常用条件：这一部分主要是凭证状态及凭证头尾的内容，各个条件的意义如下：1) 记账范围：若选“已记账凭证”，则可以在已记账凭证中查询；若选“未记账凭证”，则可以在未记账凭证中查询。缺省为“全部凭证”，表示要查询所有凭证。2) 凭证标志：若选“
39、作废凭证”，表示只查询作废的凭证；若选“有错凭证”，表示只查询标注为“有错”的凭证；缺省为“全部凭证”，表示要查询所有凭证。3) 凭证类别：可以用于指定查询某个类别的凭证。4) 凭证号范围：可以用于指定要查询的凭证号范围。5) 月份、会计日期：指的是凭证上的会计日期范围：这二个条件只能选择其中一个。缺省是“月份”、缺省值为当前指定的“缺省会计日期”时所属的期间。6) 审核状态、审核人、审核日期范围：审核状态可以选择“全部凭证、已审核、未审核”。如果选择了“已审核”，还可以进一步指定要查询哪个人审核的凭证，以及审核日期范围。7) 签字状态、签字人、签字日期范围：签字状态可以选择“全部凭证、已签字
40、、未签字”。如果选择了“已签字”，还可以进一步指定要查询哪个人签字的凭证，以及签字日期范围。8) 制单、记账：可以从具有本会计主体使用权限的用户中选择。用于查询由指定用户制单、记账的凭证。上面是最常用的查询条件，如果需要，还可以点击“辅助条件”，此时可以指定更多查询条件进行查询（如下所示）。2. 辅助条件：这一部分主要是凭证体内容，各个条件的意义如下：1) 摘要：如果凭证上某条分录的摘要中包含了指定的字符串，则显示这个凭证；2) 科目：允许指定非末级科目，如果凭证上某条分录的科目是这个科目或这个科目的下级科目，则可以显示这个凭证。3) 方向：如果凭证上某条分录的科目是这个方向，则显示这个凭证（
41、单独指定本项没有意义）；4) 金额：如果凭证上某条分录的金额在指定范围内，则显示此凭证（注意：不是凭证的金额合计）；5) 外币：可以选择已设置的外币（停用的也可以选），如果凭证上某条分录的科目是这种外币核算，则显示这个凭证；6) 外币金额：如果凭证上某条分录的外币金额在指定范围内，则显示这个凭证；7) 数量：如果凭证上某条分录的数量在指定范围内，则显示这个凭证；8) 部门：如果凭证上某条分录涉及部门辅助核算，且辅助核算是这个部门或其下级部门，则显示此凭证（查询条件中允许输入非末级部门）；9) 客户：如果凭证上某条分录是这个客户辅助核算，则显示此凭证；10) 供应商：如果凭证上某条分录是这个供应
42、商辅助核算，则显示此凭证；11) 职员：如果凭证上某条分录是这个职员辅助核算，则显示此凭证；12) 项目大类：如果凭证上某条分录是这个项目大类的项目的辅助核算，则显示此凭证；13) 项目：如果凭证上某条分录是这个项目辅助核算，则显示此凭证；14) 结算方式：如果凭证上某条分录是这种结算方式，则显示此凭证；15) 票据日期：如果凭证上某条分录记录的票据日期在指定的范围内，则显示此凭证；16) 票号：如果凭证上某条分录记录的票号是这个指定的票号，则显示此凭证。注意：如果选择了部门、客户、供应商、职员、项目之后，又想清除这个条件，可以点击右键，此时会显示“清空”（如下所示），点击“清空”即可清除这个
43、条件。必须是一个凭证中存在某个“分录”“同时”满足指定的上述“辅助条件”，才显示这个凭证。例如：如果在查询条件中指定了科目，又指定了客户，那么必须是凭证中存在一个分录是这个科目而且是这个客户辅助核算，才显示这个凭证。如果一个凭证中虽然存在一个分录是这个科目，但这一个分录不是这个客户辅助核算、而同凭证的另一条分录是这个客户辅助核算，那么查询结果不会列出这个凭证。又如，指定了科目，也指定了摘要，但如果这个科目所在分录没有这个摘要，那么即使其它分录是包含这个摘要，也不显示这个凭证。二、查询结果：输入查询凭证的条件并确定后，可以显示符合条件的凭证列表。显示内容如下：如果想更换条件重新查询，可以点击左上
44、角的“查询”按钮，此时会再次弹出条件选择窗口，可以更改条件后重新查询。查询结果列表中除了显示制单日期、凭证号、金额等信息外，还显示了凭证是否签字、是否审核、是否记账、是否作废、是否有错及制单人、出纳人、审核人等信息，这些内容根据凭证的当前状况确定。可以在凭证列表中双击某张凭证，此时可以显示这张凭证。凭证上有下列按钮：1) 首张、上张、下张、末张：可以用于翻阅“列表中”的凭证。2) 查看业务单：仅对于其它子系统生成的凭证有效。比如，如果这个凭证是由固定资产子系统的原值变动单生成的，那么点击本按钮可以查看相关的“原值变动单”，以便了解相关的业务。3) 打印、预览：可以打印、预览该凭证。凭证的打印、预览方法随后会专题介绍。1.1.2.6 摘要模板在填制凭证时，有些摘要会经常使用，比如“计提短期借款利息”，如果每次填制凭证时都录入，会比较麻烦。系统中提供了“摘要模板”功能，可以把这些常用的摘要保存为模板，以后即可直接调用。执行“摘要模板”功能，会弹出以下窗口：点击“新增”按钮，并录入下列信息：然后点击“确定”，即可