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1、制作PPT汇报文件的主要技巧 2 PPT汇报文件在商业沟通中扮演重要 的角色 文字沟通语言沟通 多媒体沟通 3 制作PPT汇报文件的一般步骤 梳理结构，建立论证 （先展示什么，后展 示什么？） 绘制PPT （如何展示最生动 ？最吸引人？） 明确中心思想 （要展示什么？要达 到什么样的目的？） 4 第一步：明确中心思想 5 传达的中心思想应符合一定标准 具体的，而 不是笼统的 统领的，而 不是局部的 具有冲击力 的，而不是 平淡的 以事实和科学分 析为基础的，而 不是“拍脑袋” 的 6 第二步：梳理结构，建立论证 画“豆腐块”是构 思PPT的好工具 7 组织PPT汇报内容的结构 并列式 串行式
2、适用条件： 汇报的工作不是单一的，而是多项 工作，相当于多个模块 中心论点由若干个分论点组成，需 要一一展开阐述 适用条件： 只汇报一项工作/围绕一个主题/阐 述一个观点 汇报内容具有清晰的主线，逻辑性 强（如因果关系、对比关系、顺序 关系、包含关系，等等） 8 选择合适的切入点 . .从解决方案入手 . . 从成功案例/同行业其他成功经验入手 . 从理论入手 从问题入手 9 第三步：绘制PPT LOGO 本页标题 内容素材（如 图表、文本、 标注） 说明：项目组分析 其他说明 10 PPT的一般绘制方法 I.确定模板 II.拟好标题 III.选择并绘制素材 IV.修改润色 确定汇报文件的风格
3、 背景 LOGO 页码 根据切割的“豆腐块” ，撰写每页PPT的题目 正文 目录页 选择合适的素材，进 行绘制和构图 图表 文本 动画 对PPT中的各个组成部 分，如颜色、图形的 位置、标题内容等进 行修改，以达到最佳 的表现效果 11 母版和模板的使用技巧 I. 通常，在每页PPT的母版中 放入公司的名称和LOGO形 成的模板会比较吸引人。 对于使用PPT的新手或者还不 熟练的人来说，可以使用PPT 软件自带的模板。这些自带 模板往往提供比较好的背景 色彩和画面。 12 如何创建自己设计的模板 （1）选择已有的PPT文件 （2）在“文件”菜单中 选择“另存为” （3）在“另存为”对话 框中，
4、设置保存类型为 演示文档设计模板 13 你将得到 下一次，在制作一份PPT汇报文件时，你可以直接利用自己设计的模板（如test 模板），方法如下： 在“文件”菜单中选择“新建” 在弹出的对话框中选择模板的名称 14 如何修改母版（1/3） （1）在“视图”菜单中 的“母版”选项下选择 “幻灯片母版” 幻灯片母版视图 15 如何修改母版（2/3） （2）修改母版的背景配色方案 在“格式”菜单中选择“幻灯片配色方案”选 项 选择“全部应用”， 则改变所有PPT的配色 ； 选择“应用”，则改 变当前PPT的配色 在出现的“配色方案”对话 框中，选择文本和背景颜色的 搭配方案，可选标准式或自定 义式
5、或者在当前PPT上，单击鼠标右键，在弹出的 快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”选项 16 如何修改母版（3/3） （3）修改母版的前景样式 增加/删除图片（如公司LOGO）、日期、页码等 修改模板中文本框的字体、字号等 17 你将得到 当母版达到令你满意的修改效果后，你可以退 出母版修改界面，返回到普通PPT页面状态， 方法如下： 在“视图”菜单中选择“普通”选项 18 拟写标题的主要技巧 II. 目录页常用标题 ： 目录 主要议题 汇报内容 正文标题的要求： 阐述当页PPT的中心论点 （简明、具体） 起承转合，连缀成文 示例 19 绘制PPT的主要技巧 III. 绘制PPT的主要素材 The
6、title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size, location of the title slide elements, and so on. 图表文字组合 123 & & （ 45*9 & （ #￥ （ &（ 20 图表的作用 迅速传达信息 直接专注重点 更明确地显示其相互关系 使信息的表达鲜明生动 21 成功的图表都具备以下几项关键要 素 每张图表都 传达一个明 确的信息 销售额正稳步上升 2000年销售额 百万美元 图表与 标题相 辅相成
7、清晰易读 格式简单 明了并且 前后连贯 1月2月3月4月5月6月7月8月 少而精 22 1991年预测法 1994 1.0 1.2 1.4 1.6 1.8 2.0 2.2 2.4 2.6 2.8 3.0 199119921993199419951996199719981999 10亿美元 1992 1993 实际情况 示例：预测流程需要改进 23 如何设计成功的图表 数据类图表 概念类图表 24 陈述信息 文字内容 文字内容 文字内容 内容 文字内容 饼形图条形图 柱形图线形图散点图 表格 销售额 东部 中部 西部 总计 (-$000) $1.2 5.7 12.3 $19.2 数据类图表 数值
8、? 数据类图表类型 25 制作以数据为基础的图表分三个步 骤 数 据 确定要表达的信息确定比较类型选择图表类型 26 1、分析图表并确定要表达的信息 数 据 信息比较图表类型 1993年-1998年销 售额 1993年4,244 1994年4,368 1995年6,291 1996年6,989 1997年8,412 1998年9,213 信息 销售额在1993年至 1998年间增长迅猛 27 2、确定比较类型 数 据 信息比较图表类型 成分 排序 频率分布 时间序列 关联性 28 五种基本比较类型 比较类型 成分 各个部分占整体百分比的大小 举例 5月份，甲产品占销售总量的最大 份额 排序不同
9、元素的排序（并列、高于/ 低于其它元素） 5月份，甲产品的销售超出乙产品 和丙产品 时间序列一定时间内的变化（在几周、 几个月或几年间的变化趋势； 上升、下降或保持稳定） 销量自1月份以来稳步上升 频率分布在渐进数列中的数量分布5月份，大多数销售集中在1,000 元和2,000元之间 关联性 两种可变因素之间的关系5月份的销售业绩显示销量与销售 人员的经验并没有联系 29 3、选择图表类型 数 据 信息比较图表类型 饼形图条形图线形图柱形图散点图 30 通过不同的图表表达特定的比较 图 表 类 型 比较类型 成分排序时间序列频率分布关联性 饼形图 条形图 柱形图 线形图 散点图 31 制作图表
10、可以遵循标准的格式 1993 6 10 9* 14 16 零售商 批发商 1994199519961997 对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多 甲产品的市场需求 百万元 初步 *1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质 资料来源:甲公司； 调研公司 陈述对所列数 据的理解 对图表中的某 一元素进行评 述 介绍图表的主 题 资料来源 (Source)赋于 数据可信度 ，使我们可 以用来作为 参考 标签 (Sticker) 对图表内容 进行评述(随 选项) ) 图例(Legend) 阴影部份进行 说明(随选项) 32 如何设计成功的图表 数据类图表 概念类图表 33 陈述信息 文字内容
11、文字内容 文字内容 内容 文字内容 文字内容 地图 Gantt 流程图概念矩阵图 组织架构 非数据类图表 地点?人员?时间? 方式? C B A 时间 1月12月 概念类图表类型 34 根据以下信息分别绘制概念草图 影响企业发展的作用力包括 系统组合的不断老化 业务变化不断加速 技术上的机会层出不穷 这就需要管理层要以远景发展目标为推动力 高绩效的组织应该 以明确的目标作为推动力 从员工中不断获得动力 建立以业绩和客户为核心的组织架构 通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合 以开放的沟通作为支持 由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同，我们的 培训方案也必须因人而异 项目通常经历五个阶段：
12、1) 初次接触 2) 项目启动 3) 制定解决方案 4) 提出建议 5) 实施改革 1 2 3 4 35 影响企业发展的作用力 技术机会 层出不穷 业务变化不断加速 系统组合 不断老化 技术机会 层出不穷 系统组合 不断老化 以目标 为推力 的管理 业务变化 不断加速 公司 36 高绩效组织（HPO） 团队 目的 人员 核心 流程 结构 沟通 HPO 明确的 目的 富有活力 的员工 以客户为 中心的组 织架构 以业绩为 驱动的流 程 团队 开放的沟 通 37 培训方案 行 业 经 验 职能经验 强化培训 重要技能的 介绍 简单介绍， 温故知新 行业介绍 38 项目的五个阶段 I. 初次接触 I
13、I. 项目 启动 III. 制定解 决方案 IV. 提出 建议 V. 实施改革 1. 初次 接触 2. 项目 启动 3. 制定解 决方案 4. 提出 建议 5. 实施 改革 I. 初次 接触 II. 项目 启动 III. 制定解 决方案 IV. 提出 建议 V. 实施改革 39 常用的绘图工具 4. 提出 建议 q PPT软件的绘图工具栏 绘图工 具栏 在“工具”菜单中选择“自定义”选项， 在弹出的对话框里选中“绘图”工具 40 q 图片/动画库 不断积累和丰富自己的图片库，可以 提高工作效率，并使绘制的PPT更加 专业，达到事半功倍的效果 41 文字的表现形式简单，关键是语句 的精练、准确
14、文本框 文字要少而 精； 逻辑关系难 以用概念图 展示时，可 以直接用文 字进行描述 42 运用一些小技巧，可以使PPT文件生 动、美观 技巧1： 如何使对象 发生旋转？ 技巧4： 如何添加备注？ 技巧4： 添加备注 技巧2： 如何使几个 图形对齐？ 技巧3： 如何把多个元素组 合成1个整体？ 技巧5： 如何把PPT、Acrobat的内 容添加到某页PPT中 43 技巧1：如何使对象发生旋转？ 用途 在绘制概念图或“标签”中，往 往需要其中某些对象有一定角度 倾斜 操作方法 1选中要旋转的对象（箭头、文本框等） 2在绘图工具栏中，选中“旋转” 按 钮，则原选定的对象各顶点呈现绿色圆点 状，然后
15、用鼠标对准某个顶点，进行旋转 即可 示例 绘图工具栏 的旋转键 文本框顶点变成绿 色圆点状 44 技巧2：如何使几个对象对齐？ 用途 把无规则放置的文本框、箭 头、图形等对齐排列，从而 排列整齐 操作方法 1选中要组合的多个元素 2在绘图工具栏中，选择“绘图 ”菜单的“对齐或分布”“左 对齐”选项 姓名 学号 系别 年龄 45 技巧3：如何把多个元素组合成一个 整体？ 用途 把零散的元素组合成一个整体（或称为 “对象”），从而进行统一的操作，以 便于移动、修改、删除等。在制作PPT 动画效果时，也常常要把多个图素组合 成一个对象来设置动画 操作方法 1选中要组合的多个元素 2在绘图工具栏中，选
16、择“绘图”菜单的“ 组合”选项 46 技巧4：如何添加备注？ 用途 把PPT的内容要点或说明加在备注中，以 便翻看、理解。 常常用于制作领导发言材料：在制作好 PPT文件后，将对应的讲话稿添加在备注 页中，然后打印PPT与备注页，供领导翻 看，可以取得很好的演讲效果 操作方法 1、选中要添加备注的PPT 2、拉动PPT显示区域的下边框，出现备 注区域，单击后即可进行编辑。 下边框 备注区域 47 技巧5：如何把PPT、Acrobat的内容添加到某页PPT中？ 用途 用于在某页PPT中引用其他PPT、Acrobat文件中的内容 48 操作方法 1、打开PPT或Acrobat文件，选取要添加 的P
17、PT或Acrobat图形内容，并在“编辑” 菜单中选择“复制”选项（或用功能键 CtrlC） 2、转换到选定的PPT页，在“编辑”菜单 中选择“选择性粘贴”选项 3、出现“选择性粘贴”对话框，选择“ 图片”或“图片（增强型文件）”，然后 确定即可 49 如何修改和润色 IV. 制作PPT动画呈现效果 1 选定PPT 选中某个对象，单击右键， 在弹出的快捷菜单中选择“ 自定义动画”选项 出现“自定义动画”对话 框。你可以对PPT中的所有对 象定制化动画效果 50 示例：PPT动画效果演示 营销方案有效性指标说明 客户户需求 理解客户 与市场 针对针对性产 品与定价 促销销方案渠道销售 市场场渗透
18、率 营销方案制定、执行过程 营销过程涉及市场细分、产品与定价、促销方式 与手段、销售渠道管理与应用等多项工作；这些 工作中任何一个环节出了问题，都会影响营销策 划的最终效果；在所有的环节选取指标，进行分 析，将提高营销能力起到积极的作用；但在本指 标体系中，不可能采用过多的细项指标，因此只 关注营销活动的最终输出既市场渗透率。 营销 能力 营销方案有效性 营销方案渗透率营销方案成功客户数量/营 销方案目标客户数量100 营销方案有效性渗透率大于20的营销方 案数量/全部营销方案数量100 营销策划与执 行能力 51 制作PPT的切换效果 2 以平铺方式浏览 PPT 在切换模式工具栏 中选择切换类型 52 成功制作PPT的“秘诀”创意 技巧 创意的源泉多看、多思 技巧的根基多做 熟能生巧！