Access数据库表的创建与使用.ppt

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1、Access2010 数据库案例教程,第3章 表的创建与使用,学习要点,建立表 利用表设计器创建表 字段属性 数据的有效性规则 建立表关系 表关系的高级设置 修改数据表结构和记录,通过本章的学习，读者应该能够了解数据库和表 之间的关系，掌握建立表的各种方法，理解表作为数 据库对象的重要性，以及如何利用多种方法创建表。 表关系是关系型数据库中至关重要的一部分内容，读 者务必深刻理解建立表关系的原理、实质及建立方法 等。在进行数据记录操作时，各种筛选和排序命令能 够大大提高工作效率，读者对这一部分内容也要重视。,学习目标,3.1 建立新表,表是整个数据库的基本单位，同时它也是所有查询、窗体和报表的

2、基础，那么什么是表呢？ 简单来说，表就是特定主题的数据集合，它将具有相同性质或相关联的数据存储在一起，以行和列的形式来记录数据。,3.1 .1 建立新表,选择【创建】选项卡，可以看到【表】组中列出了用户可以用来创建数据表的方法，如图3-1所示。,图3-1 数据库表,3.1 .2 建表的方法,建立数据表的方式有6种 ：,和Excel表一样，直接在数据表中输入数据。 Access 2010会自动识别存储在该数据表中的数 据类型，并据此 设置表的字段属性。 通过【表】模板，运用Access内置的表模板来 建立。 通过【字段】模板建立设计表。,通过【表设计】建立，在表的【设计视图】中设计表，用户需要设

3、置每个字段的各种属性。 通过从外部数据导入建立表。将在后面的章节中详细介绍如何入数据。 通过【SharePoint列表】,在SharePoint网站建立一个列表,再在地建立一个新表,并将其连接到SharePoint列表中。,建表的方法,3.1.2使用表模板创建数据表,以运用表模板创建一个“联系人”表为例，具体操作： 单击【创建】下【应用程序部件】，在【快速入门】下选取【联系人】,图3-2 数据库表模板中联系人,3.1.3 使用字段模板创建数据表,运用字段模板建表，以建一个“学生信息表”为例，具体操作： 单击【创建】下【表】，进入表的数据表视图，切换到【表格工具】下【字段】选项卡下，点击【其他字

4、段】右则下拉按钮，选取相应的类型,图3-4 数据表视图,3.1.3 使用表设计创建数据表,通常都是使用【设计视图】来创建表。下面将以创建一个“学生信息表”为例，说明使用表的【设计视图】创建数据表的操作步骤：单击【创建】下【表设计】，进入表的设计视图,图3-7 数据表设计视图,3.2 数据类型,3.2.1 基本类型,Access 2010中的基本数据类型有以下几种： “文本” “备注”： “数字”： “货币”： “是/否”： “OLE对象”： “日期/时间”： “计算字段”： “超链接”： “附件”： “查阅”：,3.2 数据类型,3.2.1 基本类型,Access 2010中的基本数据类型有以

5、下几种： “文本”：用于文字或文字和数字的组合，如住址； 或是不需要计算的数字，如电话号码。该类型最多 可以存储255个字符。每个汉字或英文字母都看作一个字符 “备注”：用于较长的文本或数字，如文章正文等。 最多可存储65 535个字符。,3.2 数据类型,“数字”：用于需要进行算术计算的数值数据， 用户可以使用“字段大小”属性来设置包含的 值的大小。可以将字段大小设置为1、2、4、8 或16个字节。整型的取值范围-32768，32767，长整型、单精度（有效位67位）、双精度 “货币”：用于货币值并在计算时禁止四舍五入。 “是/否”：即布尔类型，用于字段只包含两个可 能值中的一个，在Acce

6、ss中， 使用“-1”表示所有“是”值， 使用“0”表示所有“否”值。,3.2 数据类型,“OLE对象”：用于存储来自于Office或各种应用 程序的图像、文档、图形和其他对象。 “日期/时间”：用于日期和时间格式的字段。 日期与时间之间用空格隔开 “计算字段”：计算的结果。计算时必须引用同一 张表中的其他字段,可以使用表达式生成器创建计算。 “超链接”：用于超链接,可以是UNC路径或URL网址。,3.2 数据类型,“附件”：任何受支持的文件类型，Access 2010 创 建的ACCDB格式的文件是一种新的类型，它可以 将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附 加到数据库记录中。 “查阅

7、”：显示从表或查询中检索到的一组值，或显示创建 字段时指定的一组值。查阅向导将会启动，您可以创建查阅 字段。查阅字段的数据类型是“文本”或“数字”，具体取 决于在该向导中所作出的选择。,3.2 数据类型,提示：通过直接输入、【表模板】和表的【设计视图】是最常用的创建表的方法。选择哪一种数据类型，可由下面几点来确定： 存储在表格中的数据内容。比如设置为“数字”类型，则无法输入文本。 存储内容的大小。如果要存储的是一篇文章的正文，那么设置成“文本”类型显然是不合适的，因为它只能存储 255个字符，约255个汉字。 存储内容的用途。如果存储的数据要进行统计计算，则必然要设置为“数字”或“货币”。 其

8、他。比如要存储图像、图表等，则要用到“OLE对象”或“附件”。,3.3 字段属性,在Access 2010中表的各个字段提供了“类型属性”、“常规属性”和“查询属性”3种属性设置。打开一张设计好的表，可以看到窗口的上半部分是设置【字段名称】,【数据类型】等分类，下半部分是设置字段的各种特性的“字段属性”列表，如图3-15所示。,3-15字段属性,3.3 字段属性,3.3.1 类型属性,字段的数据类型决定了可以设置哪些其他字段属性，如只能为具有“超链接”数据类型或“备注”数据类型的字段设置“仅追加”属性。,3-15类型属性比较,3.3 字段属性,3.3.2 常规属性,字段的数据类型大小，格式，标

9、题，默认值，有效性规则，有效性文本，索引的设置等，都可在此设置。,3.3 字段属性,3.3.3 查询属性,3-18查询属性,3.4 修改数据表与数据表结构,3.4.1 利用设计视图更改表的结构,和用【设计视图】创建表的原理是一样的，两者的不同之处在于在运用【设计视图】更改表的结构之前，系统已经创建了字段，仅需要对字段进行添加或删除操作。 在【开始】选项卡下单击【视图】按钮，进入表的【设计视图】，可以在此实现对字段的添加、删除和修改等操作，也可以对【字段属性】进行设置.或在导航窗口中右击要修改的表,3.4 修改数据表与数据表结构,3.4.1 利用设计视图更改表的结构,3-19字段属性,3.4 修

10、改数据表与数据表结构,3.4.2 利用数据表视图更改表的结构,在Access的【数据表视图】中，用户也可以修改数据表的结构。操作方法如下： 双击屏幕左边导航窗格中需要进行修改的表，此时在主页面上出现有黄色提示的【表格工具】选项卡，进入该选项卡下的【字段】选项，可以看到各种修改工具按钮。,3.4 修改数据表与数据表结构,表的【表】选项卡下面的工具栏可以分为5个组：视图、添加与删除、属性、格式、字段验证。 【视图】组：单击该视图下部的小三角按钮，可以弹出数据表的各种视图选择菜单，用户可以选择“数据表视图”、“数据透视表视图”、“数据透视图视图”和“设计视图”等,3.4 修改数据表与数据表结构,3-

11、20视图菜单,单击【数据表视图】后，可以在此实现对字段的添加、删除和修改等操作，也可以对【字段属性】进行设置,3.4 修改数据表与数据表结构,3.4.3 数据的有效性,1. 设置数据的有效性规则 系统数据的【有效性规则】对输入的数据进行检查，如果录入了无效的数据，系统将立即给予提示，提醒用户更正，以减少系统的错误。例如，在【有效性规则】属性中输入“100 And1000”会强制用户输入1001000之间的值。 【有效性规则】往往与【有效性文本】配合使用，当输入的数据违反了【有效性规则】时，则给出【有效性文本】规定的提示文字。,3.4 修改数据表与数据表结构,3.4.3 数据的有效性在【设计视图

12、】中实现,3-24有效性文本,3.4 修改数据表与数据表结构,3.4.4 主键的设置、更改与删除,主键是表中的一个字段或字段集，它为Access 2010中的每一条记录提供了一个唯一的标识符。它是为提高Access在查询、窗体和报表中的快速查找能力而设计的。 设定主键的目的，就在于能够保证表中的记录能够被唯一地被识别。 选择要设置的字段单击工具栏的 ，或者右击某字段，在快捷菜单中选取,在【设计视图】中设置主键的界面如下：,3.5.1 表的索引,索引的作用就如同书的目录一样，通过它可以快速地查找到自己所需要的章节。在数据库中，为了提高搜索数据的速度和效率，也可以设置表的索引。 考虑以下字段创建索

13、引：经常搜索的字段、进行排序的字段及在查询中连接到其他表中的字段。索引可帮助加快搜索和选择查询的速度，但在添加或更新数据时，索引会降低性能。 如果在包含一个或更多个索引字段的表中输入数据，则每次添加或更改记录时，Access 都必须更新索引。如果目标表包含索引，则通过使用追加查询或通过追加导入的记录来添加记录也可能会比平时慢。,3.5 建立表之间关系,建立表间关系，能将不同表中的相关数据联系起来，为建立查询、创建窗体或报表打下良好基础，是数据库中非常重要的一部分。 表间的3种联系：一对一、一对多、多对多 表间的关系一般都定义成一对多的关系 主表：一端表 相关表：多端表 关系是通过两个表间的公共

14、字段建立的，一般，主表的主关键字是另一个表的字段（外键），从而形成一对多的关系,3.5 建立表之间关系,建立表间联系步骤,注意：建立联系之前，把要定义关系的所有表关闭 步骤： 在“数据库窗口”中，选择“工具”菜单的“关系”命令，或者单击工具栏上的“关系”按钮，进入“显示表”对话框 选定要创建关系的表，点击“添加”按钮 关闭“显示表”对话框 在关系窗口中，选定主表的起关联作用的字段，按住左键拖动到相关表对应字段的上方，松开鼠标，弹出“编辑关系”对话框 选择是否“实施参照完整性”，“创建” 保存，关闭。,参照完整性,参照完整性： 在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。 实施

15、了参照完整性的作用： 当主表中没有相关记录时，不能将记录添加到相关表中 也不能在相关表中存在匹配记录时删除主表的记录 也不能在相关表中有相关记录时，更改主表的关键字值。,图书管理系统的关系,单击工具栏的“关系”按钮，或“工具”菜单“关系”命令，打开“关系”窗口 单击要删除的关系线段，变成粗线 Del，弹出的对话框选择“是”,删除关系步骤,3.6.1 基本概念,1. 字面值： 常数 2. 常量: 指预先定义好的、固定不变的数据 3. 变量：以字母开头，可以包括字母、数字和 下划线，但字符数不能超过255个 字段名变量，用英文的 表示，例：学号 若引用不同表中的同名字段，则表示为 表名!字段名，例

16、学生!学号,3.6 表达式,4. 运算符：（运算符的优先顺序） 函数 * 和 / 和 mod + 和 - (&) =、=、 not and or,3.6 表达式,特殊运算符： Between and In Like *代表多个字符 ？代表一个字符 5. 表达式,3.6 表达式,3.6.2 常用函数,1. 系统日期函数 date( ) 2. 系统时间函数 time( ) 3. 年函数 year( ) 4. 月函数 month( ) 5. 日函数 day( ) 6. 删除前导、尾随空格函数 trim( ) 、ltrim( ) 、rtrim( ) 7. 截取子串函数 mid( 字符串，n1，n2),3.6 表达式,3.6.2 常用函数,8. 数值转换为字符函数 str( ) 9. 字符转数值函数 val( ) 10. 条件函数 iif(条件表达式，表达式1，表达式2） 11. 大写字母变为小写字母函数 lcase( ) 12. 小写字母变为大写字母函数 ucase( ),3.6 表达式,谢谢,