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1、教育电子公文与信息交换系统,教育部教育管理信息中心 2008年7月,用户培训,1,目录,1、概述 2、培训目标 3、培训对象 4、培训内容 5、技术支持,2,“教育电子公文与信息交换”系统是用电子化手段代替传统的纸质信函、传真、电话等介质，实现各级教育部门、学校等不同单位之间的文件、新闻、简报等信息的下发与上报，提高工作效率。 是教育部指定的公文与信息交换系统应用平台。,1、概述,全国教育电子公文与信息交换体系,1、概述,3,4,熟练应用“教育电子公文与信息交换系统”完成文件的起草、审核、签章、发送、接收和管理。 通过系统培训，各级单位可以通过电子公文交换平台熟练的进行文件上报、下发、交换等操
2、作，实现信息共享和信息传递，进一步提高办公效率，简化办事步骤，加快办文速度，最终实现无纸化办公。,2、培训目标,5,各单位操作人员,3、培训对象,6,4.1 客户端工具安装 4.2 文件操作 4.3 常见问题解答,4、培训内容,7,4.1.1 安装MS office 2003/2007 4.1.2 安装育软电子公文插件 4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,8,运行MS Office 2003 安装程序，根据安装程序默认安装即可。 * 注意：客户端必须安装office2003或2007。,4.1.1 安装 MS Office 2003,4.1 客户端工具安装,9,（1）、双击运行
3、安装“客户端-育软电子公文插件”目录下“育软电子公文插件.msi”文件，确定安装后，根据提示默认点击“下一步”操作，即可完成安装，在安装之前，请先确定word文档都已关闭。,点击“下一步”,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,10,（2）、在弹出提示框中按默认选项执行“下一步”：,点击“下一步”,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,11,（3）、在弹出提示框中按默认选项执行“下一步”：,点击“下一步”,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,12,（4）、安装完成以后，在弹出提示框中点击“关闭”，育软电子公文插件安装完毕。,点击“关
4、闭”,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,13,（5）、用户可以通过打开新的word文档来查看插件是否安装成功：,如正确安装成功在word菜单中将出现“育软电子公文”项,如正确安装成功在word工具栏中将出现“保存提交到服务器”项,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,14,（1）、用户在客户端登录电子公文交换系统，进入公文与信息交换服务器控制台模板设置模块中或点击“起草文件” 这时在IE地址栏会提示一条拦截信息，用户用鼠标点击拦截信息，如下图：,4.1.3 IE浏览器设置,鼠标点击此拦截信息,4.1 客户端工具安装,15,（2）、用户用鼠标点击拦截信
5、息后会提示安装ActiveX控件，如下图： （3）、用户点击安装后会弹出提示对话框，如下图：,点击此处安装ActiveX控件,点击此处,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,16,（4）、点击提示框中的“未知发行商”，系统会弹出数字签名详细信息如下图：,点击此处查看证书,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,17,（5）、点击“查看证书”，系统会弹出证书信息如下图：,点击“安装证书”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,18,（6）、点击“安装证书”，系统会弹出证书导入向导，如下图：,点击“下一步”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装
6、,19,（7）、点击“下一步”，默认选项继续点击下一步进行证书导入，如下图：,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,20,（8）、点击“完成”，如下图：,点击“完成”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,21,（9）、点击“完成”以后，系统会提示一个安全警告提示框，如下图：,点击“是”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,22,（10)、点击“是”以后，系统会提示证书导入成功，如下图：,点击“确定”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,23,11、点击“确定”，关掉IE浏览器，重新打开IE登录系统点击新建文件或模板，系统会弹出如下提
7、示框。,点击“更多选项”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,24,(12)、点击“更多选项”以后,在列出的选项中选择总是安装来自“北京网盟信息技术发展有限公司的软件”，然后点击安装，如下图：,点击此项,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,25,(13)、安装完毕以后在页面中将会看到“编辑word格式正文”按钮，截止到这一步IE设置全部完成，如下图：,正确设置完毕以后可以看到此按钮,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,26,4.2.1 登录系统 4.2.2 发件箱 4.2.3 收件箱 4.2.4 统计文件,4.2 文件操作,27,打开IE浏览器，
8、在地址栏中输入http:/222.82.219.243:8888，输入用户名、密码，进入系统：,4.2.1 登录系统：,LOG显示区域,标头,显示区域,状态栏,快捷菜单栏,菜单栏,4.2 文件操作,28,发文流程,4.2.2 发件箱,4.2 文件操作,29,（1）在“文件收发”“起草文件”，选择相关模板，点击“下一步”操作，进入文件编辑页面。,选择发文单位，页面下方显示对应的模板,4.2.2 发件箱文件起草选择模板,4.2 文件操作,30,（2）填写“标题”等相关信息，点击“保存”操作，点击“编辑word格式正文”按钮开始起草Word正文。 *注：要先进行保存，“编辑word格式正文”按钮才会
9、显示。,4.2.2 发件箱文件起草编辑文件要素,勾选此项，必须要设置打印份数，否则用户在以后打印此文件时公章将显示为模糊章,4.2 文件操作,31,（3）打开word格式正文后，输入正文的内容后，点击菜单栏中“Edoasoft工具”下的“保存到服务器”项，提示“提交完成”对话框，说明内容成功保存至服务器.提交完成以后用户关闭word页面，在浏览器页面中点击“保存 ”。 *注：word窗口中红头部分的标记框不要删除，用户只能对其中文字部分进行修改。,4.2.2 发件箱文件起草编辑正文,4.2 文件操作,点击此处进行文件提交,32,(4)正文保存提交完成以后，用户还需要在编辑文件要素页面点击保存按
10、钮，然后根据流程需要，可以选择点击“送审”按钮，将公文发送至有审核权限的用户。 *注：根据用户的权限不同，在编辑文件要素页面所见到的操作按钮也不一样。,4.2.2 发件箱文件审核,点击“保存”,点击“送审”,4.2 文件操作,33,（5）有审核权限的用户，在“文件收发”“发件箱”“待审核”中打开此文件，若公文审核通过，即可点击“审核通过”，发送给有“签章”权限的用户；若需将公文退回，填写“审核意见”后，点击“退回”按钮。,具有审核权限的用户可在此模块中看到送审的文件,4.2.2 发件箱文件审核,4.2 文件操作,34,（6）对文件进行审核,审核人员在此处填写审核意见,如审核同过可点击“送签”,
11、如未通过审核，可点击退回起草人,4.2.2 发件箱文件审核,4.2 文件操作,35,当文件签章通过，用户将在“发件箱”“待发送”中接收到此文件。 在“发件箱”“待发送”模块中，打开文件后，点击“发送”按钮，可将文件发送给接收单位。,4.2.2 发件箱文件发送,4.2 文件操作,36,（1）在发送文件时，若在发送页面的右上角选中“发送短信”复选框，则可在发送文件的同时给接收人发送短信。 注：此处接收短信的人员，是管理员在“本地单位”中设置的联系人号码。,4.2.2 发件箱短信通知,勾选该复选框，可同步发送短信提醒用户接收文件,4.2 文件操作,37,（2）用户勾选发送的复选框点击发送按钮以后，系
12、统会弹出短信内容编辑框，用户可对发送的短信内容进行编辑，编辑完毕以后点击确定，文件将发送给其他单位。,用户可在此处对短信内容进行重新编辑,4.2.2 发件箱短信通知,4.2 文件操作,38,文件发送完毕以后，用户进入“文件收发”“已发送文件”中查看已发送文件的状态，已发送文件的状态分为“未送达”、“未阅读”、“已阅读”、“已回收”、“无法送达”五个状态，状态形式用数字来表示，如未送达状态为0/1，则说明文件要发送单位数为一家，其中送达单位数为一家，未送达单位数零家。 未送达：代表文件已经发出，但暂时未成功发送到目标单位服务器。 未阅读：代表文件已经送达目标单位，但目标单位还未阅读该文件。 已阅
13、读：代表目标单位已经查阅该文件。 已回收：代表已经将该文件成功回收单位数。 无法送达：文件超出重发次数仍未送达目标服务器。,4.2.2 发件箱文件状态查阅,4.2 文件操作,39,4.2.2 发件箱文件状态查阅,4.2 文件操作,40,在“文件收发”“已发送文件”中，打开已发送的文件， 点击“回收文件”按钮，选择要回收的单位，可将发错的文件收回。,4.2.2 发件箱回收文件,点击回收文件,4.2 文件操作,41,在“文件收发”“已发送文件”中，打开已发送的文件，点击“转发”按钮，可将原文件作为附件或正文转发给其他单位。,4.2.2 发件箱转发公文信息,点击按正文或附件转发,4.2 文件操作,4
14、2,（1）在“文件收发”“收件箱”“未阅读”，打开所有接收到的文件，点击查看文件，可自动跳转至“已阅读”状态。,4.2.3 收件箱接收文件,点击收件箱,点击未阅读,4.2 文件操作,43,（2）用户点击文件标题，在打开的页面中可以查看收到的文件，用户打开文件以后会谈出一个文件下载提示框，用户可以选择打开或保存到本地打开。用户还可以点击页面下方查看文件摘要信息和附件。,点击“打开”查看正文内容,点击此处显示文件摘要信息和附件。,4.2.3 收件箱接收文件,4.2 文件操作,44,打开收到的文件，点击“转发”按钮，可将原文件作为附件或正文转发给其他单位。,4.2.3 收件箱转发公文信息,点击按正文
15、或附件转发,4.2 文件操作,45,（1）在文件收发的收件箱和已发送文件模块中，用户都可以通过公文筛选的功能来查看某个单位或某个时段的文件，具体的操作方法是点击菜单中的“公文筛选”按钮，在弹出的提示框中选择要查询的单位和时间，然后点击“确定按钮”，这样就可以根据用户提出的条件查找出符合条件的文件。,4.2.3 收件箱公文筛选,4.2 文件操作,46,（2） 如下图所示:,选择相关单位,选择时间,4.2.3 收件箱公文筛选,4.2 文件操作,47,在文件收发中，如果用户要删除文件，可以选中需要删除的文件，单击操作栏中“删除”按钮，文件即可预删除至“已删除文件”中。 在“已删除文件”中，继续点击“
16、删除”，即可将文件彻底删除。 注：收件箱未阅读模块中的文件必须查看以后才可删除。,4.2.3 收件箱删除文件,选择要删除的文件,点击“删除按钮”,4.2 文件操作,48,以“收发类型”、“本地单位”、“外部单位”及“文件种类”等作为统计条件，并可通过“时间”进行限定，点击“统计”按钮即可统计结果。,4.2.4 统计文件,4.2 文件操作,49,为什么我无法起草文件，点击起草公文的时候提示我没有权限？ 答：由于用户不是本单位的文件起草人员，所以无法起草，如果需要给用户开放此权限，那么只需要将当前用户加入到本单位地址的文件起草人中即可。 为什么起草文件的时候无法选择可以使用的模版？ 答：由于用户单
17、位没有指定可使用的模版，只要为用户所在单位指定可以使用的模版即可。,4.3 常见问题解答,50,为什么我不能在收件箱中查看上级或其他单位发过来的文件？ 答：由于用户不是本单位的文件接收人员，所以无法查看本单位受到的文件，如果需要给用户开放此权限，那么只需要将当前用户加入到本单位地址的文件接收人中即可。 为何在发送文件时，提示“没有保存正文，不能发送”？ 答：由于用户使用了word格式模板，需要在word中输入正文，并保存到服务器即可。,4.3 常见问题解答,51,教育部教育管理信息中心 地址：北京西单大木仓胡同37号教育部业务楼502A 联系人：丁永良 邮编：100816 网址：http:/www.edu- 电话： 010-66097287 /7083 MSN： wm_ QQ： 714667438 EMAIL：wm_,5、技术支持,52,谢谢,