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1、数字资产的建设与管理 Digital Asset Creation and Management,Jian Qin School of Information Studies Syracuse University,2/8/2019,DACM - 2005,2,Content,数字资产的建设与管理概述 数字资产建设的管理 为存档、管理、检索、及剔除数字资产的元数 技术支持：标记语言、数据库、实用分类系统 数字资产建设与管理的过程 结语,2/8/2019,DACM - 2005,3,数字资产的表现形式,Photographs,File systems,E-mail systems,Hard di
2、sks,Document management repositories,Web servers,Document imaging repositories,Video libraries,有的是原生数字资源，有的需要被转换成数字形式为长期保存和快速传送,2/8/2019,DACM - 2005,4,数字资产的特点,数字资产可以是任何数字文件，并且具有潜在的价值或未来再利用的潜在价值 数字资产包括: 声像图文件 网页、结构化的文件（如以标记语言标记的文件） PDF, 艺术图形, MS Office文件 文本文件，广告，推销、小册子，产品包装设计等,2/8/2019,DACM - 2005,5,
3、数字资产的主要问题,数量庞大 常含错误 形式格式不一致 有风险（如安全风险，财务风险） 难以迅速准确地查找到所需要的数字资产 数字资产往往是由许多不同的人共同创造的 ,尽管数字资产有这些问题，它们仍然是各种组织机构中有重要价值和地位的资产,一些与数字资产有关的概念,内容管理系统 Content Management Systems 数字资产管理 Digital Asset Management 网络内容管理 Web Content Management 企业内容管理 Enterprise Content Management 数字资源库 Digital Repositories 数字图书馆/数
4、字档案馆 Digital Libraries/Archives,These terms do not represent just a product or suite of products, nor simply a group of technologies. Instead, these terms also encompass concepts and strategies that describe Next Generation” large-scale, enterprise web implementations and how they will be managed. (
5、Michael J. Halm & Michael Pelikan. (2002). Enterprise Content Management Systems: Beyond Digital Asset Management and Web Content Management Systems. http:/its.psu.edu/dmr/notes/ECM%20finish-c.pdf ),2/8/2019,DACM - 2005,7,“管理”在数字资产建设与管理中的含义,“管理”是指 对某个组织机构的资源的有方向有目的的利用; 对某个组织机构的资源及其组成部分的有效率、有效益的处理，包括
6、与资源的创造、转换、存储、保存、及检索的一系列任务。,2/8/2019,DACM - 2005,8,内容管理与数字资产管理,数字资产管理要涉及到比内容管理： 更大的存储容量要求 更复杂的知识产权和使用权 更复杂的内容，往往具有多层次的内容 任何组织机构在今天的数字环境下需要有一个统一的内容管理/数字资产管理策略来避免不必要的重复开销（硬件、 licensing, 软件开发与支持）,2/8/2019,DACM - 2005,9,数字资产管理的“公式”,资产 = 价值 可以出售或租用 可以被再利用，因为重新创造会非常昂贵 具有社会、文化、教育、科研价值 资产 = 信息 + 元数据 元数据决定资产的
7、价值 没有元数据你就无法发现找到你所需要的数字资产 数字资产管理 = 元数据管理 数字资产的元数据包括版权许可、使用信息、Metadata can be rights & permissions, usage information, workflow instruction, or other.,2/8/2019,DACM - 2005,10,数字资产管理的用途,档案 再利用的档案， 如为印本或多媒体再利用的档案 设计、计划文件、报告等 市场行销工具 销售数字资产的副产品， CD-ROM, DVD, etc. 利用数字资产来促销产品 网络档案 研究性出版物库 学习物件库 提高数字资产生产的流
8、程效率，如文件版本管理，订单管理,2/8/2019,DACM - 2005,11,数字资产管理的内容,政策和程序 哪些属于数字资产管理的范围？ 谁负责哪些过程（如元数据、数据输入用的模板、审核数字资产， 等等） 流程：需要按照哪些程序进行数字资产的管理工作 各种工作委员会及与用户和作者联系的联络人 技术标准 元数据标准：综合的和专业的 标记语言 程序设计语言 为创造、存储、查找、和检索用的数字资产管理系统 文件格式: photographic images, presentations, audio files, video files, graphics files 模板 (template
9、s) 标记、存储、显示,2/8/2019,DACM - 2005,12,数字资产管理系统作为一种基础软件,集中管理大量的多样化的内容并且为把数字资产向各种渠道发放数字化资产的内容 数字资产管理系统吸收、标引、分类、保护、查询、转换、组装、并且输出有经济上或文化上的价值的内容 数字资产管理系统为创收和提高管理效益效率提供了许多机会,2/8/2019,DACM - 2005,13,数字资产管理的三个基本要素,组织原则 元数据必需为数字资产的描述、安全、查询检索、买卖、权限、及其它系统功能服务,构建（architecture） 以组成成分和企业价值为基础，可以很方便的扩展系统，提供分散式获取数字资产
10、,功能特点 数字资产管理系统的每一个功能模块（如吸收、标引、编目、浏览漫游、转换和输出）必须对各种各样的文件类型和格式通过各种渠道提供完善的支持,2/8/2019,DACM - 2005,14,数字资产的管理过程,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,这些步骤由数据库和最新信息技术支持， 如HTML, XML, COBRA, JAVA,2/8/2019,DACM - 2005,15,数字资产的创造,艺术家、作家、编辑、管理人员、研究人员、教学人员利用现有资源为基础创造的新资源或者是全新的资源 将现有的纸本资源通过扫描建立数字资源,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,2/8/2
11、019,DACM - 2005,16,元数据,元数据框架 元数据标准 局部特殊应用的元数据 规范词表 元数据工具 为作者或元数据输入人员所用的工具 为系统人员所用的工具 元数据的维护,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,2/8/2019,DACM - 2005,17,存储,存储系统 数据库 文档 存储管理 外包 Outsourcing 自建 In-house 存储在数量和复杂性方面的增长,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,2/8/2019,DACM - 2005,18,发放,影响发放的几个因素 网络 网速 网络发展趋势 显示装置 Monitor Printer,创造,元数
12、据,存储,发放,评审,再利用,显示,2/8/2019,DACM - 2005,19,显示,格式和压缩 浏览器 网络 规模 Scaling 图像质量 Image quality,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,2/8/2019,DACM - 2005,20,再利用,资产组成部分的再利用 用于不同的显示 (e.g., print, online, CD) 用于不同的目的 (teaching, learning, research, preservation, resale),创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,2/8/2019,DACM - 2005,21,评审,评审数字资
13、源 collections 质量 保护保存 使用 评审数字资产管理系统 为本单位需要服务 是否能将相关的数字资源联系起来 安全性 对数字资源的建设和管理过程的评审 政策、规程、规则 支持建设和管理的工具,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,2/8/2019,DACM - 2005,22,总结,数字资产的创建与管理是一个复杂的过程，要求: 切实的规划 典藏来源和选取 技术上和财务上的计划 在保存、数字资产增长、系统和应用的可扩展能力，以及人员培训方面的长期计划 组织机构内部的各部门之间的合作与协调 图书馆在数字资产的创建与管理方面应该起领头的作用,个案研究: John Hopkins
14、University (JHU),数字资产管理项目,来源: Boyce, P., Felton, M., Hiltner, B., Qalawee, M., and Williamson, J. (2003). Business Plan For The Implementation and Equitable Cost Sharing For a Digital Asset Management System at Johns Hopkins University. http:/www.jhu.edu/dam/SPSBE_CapstonePresentation.ppt,2/8/2019,D
15、ACM - 2005,24,JHU的用户,数字资产的用户： Archival Academic Administrative/Communications,Image source: http:/webapps.jhu.edu/jhuniverse/information_about_hopkins/visitor_information/how_to_get_here/Campuses_in_the_Baltimore-Washington_Area/,2/8/2019,DACM - 2005,25,Transition of librarys role,The Johns Hopkins
16、University Center for Scholarly Resources (CSR) Coordinating the management of digital assets (images, video, etc.),Image sources: http:/ http:/library.shef.ac.uk/icons/stackpic.gif,Print-based repositories,Digital “collaboratories”,2/8/2019,DACM - 2005,26,How Many Digital Assets?,University units:
17、Communications and Public Affaires, Medical Archives, Art History, Design and Publications, Development Communications, Homewood Photography, etc. Total file size (photos, slides, digital audios/videos): Low resolution: 930,000 MB (2.5 MB per image) High resolution: 17,856,000 MB (48 MB per image) V
18、ideo MB suggested for T1/LAN transfer: 57,600 MB Altogether: 9,450,600 MB,2/8/2019,DACM - 2005,27,Digital Asset Management System,Improved accessibility of digital media assets Shared costs of maintaining and distributing digital media assets Reduced redundancy,Image source: http:/ - 2005,28,Busines
19、s Problem,“Should the DAMS be brought in-house or outsourced?” Which solution best meets JHUs requirements? What is the total cost of ownership? How should costs be shared?,2/8/2019,DACM - 2005,29,Fundamental Questions,“How do the in-house and outsourced solutions differ?”,Image source: http:/http:/
20、 Business benefits Technical issues Risks Security Management,“How should JHU define and measure value?”,2/8/2019,DACM - 2005,30,Methodology,Research Relevant WebWare Solutions,Analyze Current JHU Environment to Determine User Requirements,Evaluate Pros/cons of Bringing DAMS In-house,Recommend Equit
21、able Method For Cost Sharing,2/8/2019,DACM - 2005,31,Storage,Total need: 9.5 terabytes In house costs 1.8 terabytes (Microsoft): $13,705 .8 terabytes (Sun): $34,916 Total cost: Between $72,000 - $415,000 One-time investment Outsourced $250 per 10 GB per month Total cost: $25,000 per month / $300,000
22、 per year Recurring cost,Research,Analyze,Evaluate,Recommend,2/8/2019,DACM - 2005,32,Total Cost of Ownership,Research,Analyze,Evaluate,Recommend,2/8/2019,DACM - 2005,33,Managing Digital Assets,Research,Analyze,Evaluate,Recommend,2/8/2019,DACM - 2005,34,Meeting JHUs Requirements,Value Measuring Metho
23、dology Federal Chief Information Officer Council Best Practices Committee (October, 2002),Research,Analyze,Evaluate,Recommend,2/8/2019,DACM - 2005,35,Value Matrix,Direct user value score Social value score Financial value score Operational value score Strategic / political value score,Create a detai
24、led list of benefits for each of these items and assign a score ranging from 1-10. The higher the points, the more value the item has.,2/8/2019,DACM - 2005,36,Asset Management Options,URL AssetStore Vault Browser PowerPoint Zip AssetStore 2 PDF Processor Leonardo Module XML Metadata Bridge,2/8/2019,
25、DACM - 2005,37,Recommendation: Bring the DAMS In-House,Key benefits to bringing the DAMS in-house Significantly reduced storage costs Reduced download time Improved security Increased tracking capabilities More easily customized 2.3 year payback period,Research,Analyze,Evaluate,Recommend,2/8/2019,DA
26、CM - 2005,38,Sharing the Cost - Requirements,Equitable Departments with high storage, low usage Departments with low (no) storage, high usage Simple Historically proven to be within 5% actual cost Easier to maintain Greater buy-in,Research,Analyze,Evaluate,Recommend,2/8/2019,DACM - 2005,39,Sharing t
27、he Costs Recommendation,During six month outsourced pilot Track transactions Estimate storage requirements Calculate “usage factor” Average of storage and transactions USAGE FACTOR = (% STORAGE + %TRANSACTIONS) / 2 Apply usage factor as multiplier Hardware / software costs Support / maintenance costs Reevaluate usage factor as needed (annual basis, etc),Research,Analyze,Evaluate,Recommend,2/8/2019,DACM - 2005,40,Sharing the Costs Example,Example: (14% storage + 1% transactions) / 2 = 7.5% (.075),Research,Analyze,Evaluate,Recommend,