第2章Access2003操作基础.ppt

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1、Access数据库基础与应用,第2章 Access 2003操作基础 本章要点： Access的发展和主要特点 Access 2003的数据库对象及其作用 Access 2003操作环境的使用 Access 2003数据库的创建与基本操作,第2章 Access 2003操作基础,2.1.1 Access的发展 1992年11月Microsoft公司发行了Microsoft Access 1.0。 自1995年起，Access成为Microsoft Office 95办公系列软件的一部分。 1997年，Access 97发布。 21世纪初，Microsoft公司发布Access 2000。 20

2、03年，Microsoft公司正式发布了Access 2003。 2007年1月，Microsoft公司推出了Microsoft Office 2007套件，Access 2007是其中的重要成员。 2010年6月，Microsoft Office 2010正式在中国发布，这是Microsoft公司推出的新一代办公软件，其中Microsoft Access 2010是重要的组件。,2.1 Access 2003概述,第2章 Access 2003操作基础,2.1.2 Access 2003的特点 Access 2003具有以下特点： （1）存储方式简单。 （2）广泛地支持各种数据类型。 （3）

3、方便快捷的图形化工具和向导。 （4）提供了大量的内置函数与宏。 （5）增强的网络功能。 当然，Access作为一种小型桌面数据库管理系统，也有它的局限性。Access只适合数据量较少的应用，且并发能力受到限制。Access数据库大小也有一定的极限，如果数据达到100M左右时其性能会急剧下降。,第2章 Access 2003操作基础,2.1.3 Access 2003数据库的组成 Access 2003将数据库定义为一个扩展名为.mdb的文件，并包括7种不同的对象，它们是表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。 1表 表（Table）又称数据表，它是数据库的核心与基础，用于存放数据库中的全部

4、数据。 2查询 查询（Query）是按照一定的条件从一个或多个表中筛选出所需要的数据而形成的一个动态数据集，并在一个虚拟的数据表窗口中显示出来。 3窗体 窗体（Form）可以提供一种良好的用户操作界面，通过它可以直接或间接地调用宏或模块，并执行查询、打印、预览、计算等功能，还可以对数据库进行编辑修改。,第2章 Access 2003操作基础,4报表 利用报表（Report）可以将数据库中需要的数据提取出来进行分析、整理和计算，并将数据以格式化的方式打印输出。 5数据访问页 数据访问页是一种特殊的Web页，它是Access 2003中唯一一个独立于Access数据库文件之外的对象。用户可以通过数

5、据访问页对数据库中的数据进行查看、修改。 6宏 宏（Macro）是一系列操作命令的集合，其中每个操作命令都能实现特定的功能。利用宏可以使大量的重复性操作自动完成，从而使管理和维护Access数据库更加简单。 7模块 模块（Module）是用VBA语言编写的程序段，使用模块对象可以完成宏等不能完成的复杂的任务。,第2章 Access 2003操作基础,2.2.1 Access 2003的启动与退出 1Access 2003的启动 启动Access 2003常用的方法有3种： （1）使用“开始”菜单启动Access 2003 （2）使用快捷方式启动Access 2003 （3）使用已有的文档启动A

6、ccess 2003 启动Access 2003之后，屏幕显示Access 2003的主窗口，如图2-1所示。,2.2 Access 2003的操作环境,第2章 Access 2003操作基础,图2-1 Access 2003 主窗口,第2章 Access 2003操作基础,2Access 2003的退出 退出Access 2003的方法有： （1）单击Access菜单栏中的“文件”“退出”菜单命令。 （2）单击Access主窗口右上角的“关闭”按钮。 （3）双击Access主窗口左上角的控制菜单图标。 （4）单击Access主窗口左上角的控制菜单图标，从打开的菜单中选择“关闭”命令。或按Al

7、t+F4组合键,第2章 Access 2003操作基础,2.2.2 Access 2003主窗口的组成 Access 2003主窗口和其他Windows应用程序窗口类似，由标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格、工作区和状态栏等部分组成。 1标题栏 Access 2003主窗口的最上面一排是标题栏。 2菜单栏 菜单栏中包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工具”、“窗口”和“帮助”7个菜单项，单击任意一个菜单项，都会弹出一组相关的操作命令，可以根据需要选择相应的命令完成操作。,第2章 Access 2003操作基础,3工具栏的类型 工具栏以图标的形式提供了执行Access 2003中常用命令

8、的快捷操作方式。单击工具栏上的按钮，可以直接实现相应的功能。 （1）工具栏简介 Access 2003的工具栏很多，提供的工具栏会随着所打开的对象而发生变化。在工具栏上，有些按钮的右边有一个向下的箭头符号，表示这个按钮下面有一组按钮可供选择。 （2）显示/隐藏工具栏 若要显示/隐藏Access 2003的其他工具栏，有许多不同的方法。 单击“视图”“工具栏“”菜单命令，其中“”是“工具栏”子菜单中列出的工具栏的名称。 单击“工具” “自定义”菜单命令，将打开“自定义”对话框，选择其中的“工具栏”选项卡，从中选取所需要的工具选项，然后单击“关闭”按钮，就可以在屏幕上看到相应的工具栏。 将鼠标移到

9、工具栏上任何位置并单击右键，调出其快捷菜单，在快捷菜单中选择所需的工具栏选项，就可以显示这个工具栏。如果要用到在快捷菜单中没有列出的工具栏，可以单击其中的“自定义”选项，则可打开“自定义”对话框，从中选择所需要的工具栏。,第2章 Access 2003操作基础,4任务窗格 Access 2003启动时自动显示“开始工作”任务窗格，根据当前执行任务的不同，任务窗格会自动随之变化。 （1）任务窗格的切换方法 单击“视图”“任务窗格”菜单命令，或单击“视图”“工具栏”“任务窗格”菜单命令均可显示任务窗格。在Access 2003启动时自动显示“开始工作”任务窗格。在任务窗格的最上方是“其他任务窗格”

10、按钮，这个按钮上的文字是当前所显示的任务窗格，单击该按钮可以调出其下拉菜单，从中选择所需要的命令，就可以切换到其他任务窗格中。 （2）“新建文件”任务窗格 如果单击任务窗格中的“新建文件”选项，显示如图2-2所示的“新建文件”任务窗格。如果单击“空数据库”选项，并指定空数据库文件的名称和存储路径，则可建立一个新的空的数据库文件。,第2章 Access 2003操作基础,图2-2 “新建文件”任务窗格,第2章 Access 2003操作基础,5工作区 工作区是Access 2003用来打开和编辑数据库的区域。Access 2003一次只能在工作区中打开一个数据库文件，工作区中打开的数据库文件的窗

11、口叫做数据库窗口。数据库窗口是Access的命令中心，在这里可以创建和使用Access数据库中的对象。 6状态栏 主窗口的最下一排是状态栏，它显示当前数据库的工作状态等信息。,第2章 Access 2003操作基础,2.2.3 Access 2003的其他工作窗口 1数据库窗口 如果打开一个已经存在的数据库文件，则显现出如图2-3所示的数据库窗口。在数据库窗口的左侧列出了Access的7种对象，选择不同的对象即可在数据库窗口的右侧列出该对象所包含的具体内容。在图2-3中，可以看到在“表”对象中包含了使用设计器创建表、使用向导创建表及通过输入数据创建表3个基本操作和“课程”表、“选课”表、“学生

12、“表及”专业“表4个已经建立好的表。,第2章 Access 2003操作基础,图2-3 Access 2003数据库窗口,第2章 Access 2003操作基础,Access的数据库窗口由标题栏、工具栏、对象选项卡和对象列表栏4部分组成，在该窗口可以建立、修改并使用不同的数据库对象。 （1）数据库窗口的工具栏 数据库窗口工具栏是随着所选择的对象不同而发生变化的，使用其中的命令按钮可以打开、设计、新建或删除数据库对象。 （2）对象选项卡 对象选项卡位于数据库窗口左侧，它包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”。“对象”下分类列出Access数据库中的所有对象，而将同一类对象放到一个组中，

13、可以更方便地管理数据库中的各种对象。 （3）对象列表栏 对象列表栏位于数据库窗口右侧，单击一个对象，对象列表栏中就会列出本数据库已经创建的对象和创建对象的方法。,第2章 Access 2003操作基础,2表设计视图窗口 通过表设计视图窗口可以对表结构进行定义、编辑及修改，如图2-4所示。该窗口分为上下两部分。 上半部分是字段输入区，从左至右分别为“字段选定器”、“字段名称”列、“数据类型”列和“说明”列。 下半部分左侧有“常规”和“查阅”两个选项卡。“常规”选项卡对每个字段的属性进行了详细的描述，属性内容根据字段的数据类型发生变化。“查阅”选项卡定义了某些字段的显示属性，如文本和数字类型的字段

14、。,第2章 Access 2003操作基础,图2-4 表设计视图窗口,第2章 Access 2003操作基础,3数据表视图窗口 数据表视图窗口按行和列来显示表中数据，如图2-5所示，在这里可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各项操作，窗口底端的几个按钮及中间的文本框都是用来控制表中当前操作的记录。,图2-5 数据表视图窗口,第2章 Access 2003操作基础,4表设计视图和数据表视图的切换 在操作过程中，要根据需要实现两种视图方式的切换，其方法是： （1）在数据库窗口，选中一个表，单击数据库窗口工具栏中的“打开”命令按钮或双击该表名，则进入数据表视图；单击数据库窗口工具栏中的“设计

15、”命令按钮，则进入表设计视图。 （2）在表设计视图窗口或数据表视图窗口中，单击Access主窗口工具栏的“视图”命令按钮，或选择Access“视图”主菜单中的相应命令，可实现两者相互切换。 （3）单击数据库窗口工具栏中的“新建”命令按钮，打开“新建表”对话框，在其中选择相应选项进入表的不同视图。,第2章 Access 2003操作基础,2.3.1 创建Access数据库的方法 Access提供了两种创建数据库的方法：一种是先创建一个空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象；另一种是使用“数据库向导”来创建数据库，即利用系统提供的模板来创建数据库，用户只需要做一些简单的选择操作，就可以

16、为数据库创建相应的表、窗体、查询和报表等对象，从而建立一个完整的数据库。,2.3 Access数据库的创建,第2章 Access 2003操作基础,1创建空数据库 在Access 2003中创建一个空数据库，只是建立一个数据库文件，但该文件中不含任何数据库对象，以后可以根据需要在其中创建其他数据库对象。 例2-1 建立“教学管理”数据库，并将建好的数据库文件保存在“E:Access2003”文件夹中。 操作步骤如下： （1）在Access 2003主窗口单击“文件”“新建”命令，或单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，或单击“任务窗格”中的“新建文件”选项，打开“新建文件”任务窗格。 （2）单击

17、“空数据库”选项，打开“文件新建数据库”对话框。 （3）在该对话框的“保存位置”栏中找到“E:Access2003”文件夹并打开，在“文件名”文本框中输入“教学管理”，单击“创建”按钮。,第2章 Access 2003操作基础,2使用“数据库向导”创建数据库 Access提供了许多数据库模板，如“订单”、“分类总帐”、“服务请求管理”、“工时与帐单”等。如果某个模板非常符合对新数据库的设计要求，就可使用这种方法快速创建一个数据库。 例2-2 利用“数据库向导”创建“教学管理”数据库。 对照模板可以发现其中“联系人管理”模板与该数据库的结构非常相近，因此，选择“联系人管理”模板作为基础创建“教学

18、管理”数据库。,第2章 Access 2003操作基础,2.3.2 Access数据库的打开与关闭 1打开数据库 打开数据库的常用方法有两种： （1）在“开始工作”任务窗格的“打开”栏中的文件列表中单击数据库文件名，或者单击“其他”选项，弹出“打开”对话框。 （2）选择“文件”“打开”命令，或单击工具栏中的“打开”按钮，弹出“打开”对话框。 在“打开”对话框的“查找范围”下拉式列表框中选择包含所需数据库的文件夹，在文件夹列表中浏览到包含数据库的文件夹并选中需要打开的数据库文件，然后单击“打开”按钮。这时，Access会打开相应的数据库，并将该数据库窗口显示在屏幕上。,第2章 Access 20

19、03操作基础,单击“打开”对话框中“打开”按钮右边的箭头，将显示4种打开数据库文件的方式，如图2-10所示。,图2-10 打开数据库文件的方式,第2章 Access 2003操作基础,各种打开数据库文件方式的含义是： （1）共享方式打开数据库。若要打开数据库以在多用户环境中进行共享访问，以便其他用户可以同时读写数据库，则单击“打开”按钮。 （2）只读方式打开数据库。若要打开数据库以进行只读访问，以便可查看数据库但不可编辑数据库，则单击“以只读方式打开”选项。 （3）独占方式打开数据库。若要以独占访问方式打开数据库，则选择“以独占方式打开”选项。当以独占访问方式打开数据库时，其他用户就不能再打开

20、该数据库，试图打开该数据库的任何其他用户将收到“文件已在使用中”的消息。 （4）独占只读方式打开数据库。若要打开数据库以进行只读访问，则选择“以独占只读方式打开”选项。其他用户仍能打开该数据库，但是被限制为只读模式。,第2章 Access 2003操作基础,2关闭数据库 当完成数据库的操作后，需要将其关闭，常用的方法有如下4种： （1）单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮。 （2）双击数据库窗口左上角的控制菜单图标。 （3）单击数锯库窗口左上角的控制菜单图标，从打开的菜单中选择“关闭”命令。 （4）在Access 2003主窗口依次执行“文件”“关闭”菜单命令。,第2章 Access 2003操

21、作基础,2.4.1 数据库格式的转换 Access提供了格式转换的方法，只要打开该数据库，选择“工具”“数据库实用工具”“转换数据库”菜单命令，再选择需要的文件格式，就可以实现高版本向低版本的格式转换，转换后的数据库文件就可以在低版本的Access中运行了。,2.4 Access数据库的管理,第2章 Access 2003操作基础,2.4.2 数据库的压缩与修复 如果要在数据库关闭时自动执行压缩和修复操作，可以选择“关闭时压缩”数据库选项。操作方法如下： （1）打开数据库文件。 （2）依次执行“工具”“选项”菜单命令，打开“选项”对话框。在对话框的“常规”选项卡中，选中“关闭时压缩”复选框，然

22、后单击“确定”按钮。 （3）关闭数据库文件，系统会自动压缩数据库，以减少数据库的存储空间，提高运行效率。,第2章 Access 2003操作基础,除了使用“关闭时压缩”数据库选项外，还可以使用“压缩和修复数据库”工具。无论数据库是否已打开，都可以运行该命令。未打开数据库时，压缩和修复数据库的操作步骤如下： （1）在Access主窗口，依次选择“工具”“数据库实用工具”“压缩和修复数据库”菜单命令，打开“压缩数据库来源”对话框。 （2）选择要压缩的数据库，然后单击“压缩”按钮，弹出的“将数据库压缩为”对话框。 （3）选择压缩数据库的保存位置并为数据库命名，单击“保存”按钮。,第2章 Access

23、 2003操作基础,2.4.3 数据库的安全保护 1设置数据库密码 设置数据库密码的操作步骤如下： （1）以独占方式打开需要加密的数据库文件。 （2）在Access主窗口依次执行“工具”“安全”“设置数据库密码”菜单命令，打开“设置数据库密码”对话框。 （3）在“密码”文本框中输入数据库密码，在“验证”文本框中输入确认密码后单击“确定”按钮。,第2章 Access 2003操作基础,2解密数据库 当不需要密码时，可以对数据库进行解密。操作步骤如下： （1）以独占方式打开需要解密的数据库。 （2）在Access主窗口依次执行“工具”“安全”“撤消数据库密码”菜单命令，打开“撤消数据库密码”对话框。 （3）输入设置的密码，然后单击“确定”按钮。如果输入的密码不正确，撤消将无效。 注意，设置和删除数据库密码时必须以独占方式打开，否则将出现错误提示对话框。,