第二章word基础知识.ppt

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1、第二章 word基础知识,1.文档与模板,模板 任何 Microsoft Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。 样式的定义 初始文件内容定义 Normal.dot 保存模板和应用模板,模板的建立和使用,在实际工作中会遇到类似信函这种经常使用的文档，它们在格式的设置上都大同小异，在这种情况下把文档保存为一个模板可以使工作更方便 打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，打开“另存为”对话框，选择文件类型为“文档模板(*.doc)”，Word就自动转到了模板的保存文件夹，输入范本的名字，单击

2、“保存”按钮。,Office 2003应用模板文库,快速创建日常行政文档 来访登记表 物品领用表 介绍信 会议室使用须知 印章管理规定 邀请函 会议记录 ,我们可以基于模板建立新的文件，打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在“新建”对话框中就出现了刚才建立的模板，选择它，单击“确定”按钮，建立的新文档就包含了原来模板中的内容，只需要做少许的改动就可以出稿了。其实所有建立的新文档都使用了模板，只是Word默认使用“空白文档”模板。 除了将文档保存为模板外，还可以直接建立一个新的模板：打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在打开的对话框的“新建”选择区中选择“模板”，单击“确定”按钮，就可以新建一个

3、模板了。,也可以对已建立的模板进行修改，只要在打开文档时选择文档类型为“文档模板”并打开相应的模板就可以了。,文档查看,浏览文档视图 允许多页 实际页数 02-29 医疗新知_文档结构图.doc 02-30 大学章句_阅读版式.doc,应用主题,Word所提供的主题是对于背景图像、项目符号、字体、对齐方式等统一的设计元素和颜色方案。所以利用主题，可让你的文档在最短时间内改头换面，并以非常轻松的方式创造出设计精美、具有专业水准的文档。,如何应用主题,格式-主题 点选主题”混合“-确定 选取要设定项目符号的文档 单击”项目符号“ 已套用主题的背景和项目符号,样式,样式的设定可应用的范围很广，包括了

4、一般常用的”正文“、“标题”、“页眉/页脚”、“页码”、“图表”、“目录”等。 样式，可以说是一种格式的组合，格式刷在复制格式时是连同样式一起来复制的。 样式设定的好处在短篇文章体现不明显，但文章一旦超过5页，甚至长篇论文或一本书的长度时，使用样式就更能展现它的“一路写来，始终如一”的魅力。,新建样式 复制样式 套用样式 修改样式 样式的查找与替换,新建样式,02-04计算机演进史_新增样式.doc,复制样式,将两个有不同样式的文档彼此”互通有无“。可以使用”组合管理”将样式复制过去。 打开“组合管理”窗口 在”显示“下点选”自定义” 单击“样式”按钮-管理器 先选样式-复制 则在”共用模板“

5、中多了所选样式的样式,复制样式,如是只想将新增的样式复制到某个指定的文档。先单击”关闭文件“将”共用模板“关闭。然后单击”打开文件”按钮，选择指定文件。 以上述步骤可使两个不同文档的样式互相运用。,套用样式,在编辑文档时，我们可以将文件中将特定的文字或段落格式建立成为样式，这样一来，可以方便我们将此格式套用在其他相同性质的地方，达到快速又统一的效果。 02-05计算机演进史_套用样式.doc,修改样式,选中要修改样式的文字 样式和格式 “所选文字的格式”下拉表框中选“修改样式”,快速查看格式,按shift+f1 单击要查看格式与样式的文字，系统自动在窗口右侧打开“显示格式”任务窗格,样式的查找

6、与替换,打开“查找”对话框，单击“格式”按钮，选择菜单中的“样式”命令，打开“查找样式”对话框，从“样式”列表中选择“标题1”，单击“确定”按钮，单击“查找下一处”按钮，单击“取消”按钮，Word就自动把光标定位到了文档中使用下一处“标题1”样式的地方。 以后可以用查找样式和格式来找内容了。还可以直接把一种样式替换为另外一种，也不用更改样式的设置，很方便。,2.编辑文档的基础应用,编辑文档常用技巧 文档的比较 中英文互译 自动图文集,WORD技巧 输入,找回丢失的光标: SHIFT+F5 大小写切换: SHIFT+F3 快速输入特殊字符 Ctrl+f9: （大括号） Shift+6: （省略号

7、）中文状态 alt+ctrl+.： （英文省略号） Shift+-：（破折号） Ctrl+shift+alt+?： Alt+0215(数字小键盘）：,WORD技巧 输入,输入数字，自动变成其他形式的数字 插入-数字 123一百二十三 123 壹佰贰拾叁,重复输入相同的文字,输入文字，按f4 计算机计算机计算机计算机,特殊的排版方式,竖排文字：格式-文字方向。 部分文字竖排：选中文字，文件-页面设置-文档网格 -竖排 应用于”所选文字 “ 2. 拼音指南：选中文字，格式-中文版式-拼音指南 3.带圈字符：格式-中文版式，输入文字,4.纵横混排 ：选中要混排的文字 ，格式-中文版式-纵横混排 。由

8、于选择的字数较多，在文档中根本看不清设置的效果，打开“纵横混排”对话框，清除“适应行宽”复选框 5.合并字符 ：合并字符功能可以把几个字符集中到一个字符的位置上。 格式-中文版式-合并字符 ，输入文字 6.双行合一 ：选中要合并的文字，格式-中文版式-双行合一,7.断字：一般为了美观都把段落的对齐设置为两端对齐，而且默认不断字，这样如果在一行的末尾有一个词特别长，在这一行中放不下时，Word就会把它移动到下一行中，这样就会出现文档中有些行的单词的间距太大了，一行的长度越小这种情况就越严重。 工具 -语言 -断字 -自动断字 （前提是开启了自动检查拼写和语法功能）,手动断字：打开“断字”对话框，

9、单击“手动”按钮，就会出现“人工断字”对话框，Word会自动在可以设置断字的地方预先加上连字符，光标闪烁的地方是Word默认的断字位置，单击“是”，接受Word默认的断字设置，单击“否”按钮表示不接受Word对这一行的断字设置，对于有多个可以断字位置的单词，将光标移动到任意连字符的位置单击“是”按钮都可以在该连字符处设置断字；单击“取消”按钮则会保留先前设置的断字，而后面的断字不再设置。 取消断字：如果有哪一部分不想设置断字，可以在段落的格式中设置不断字：将游标定位在段落中，打开“段落”对话框，单击“换行和分页”选项卡，选中“取消断字”前面的复选框，单击“确定”按钮，这样就可以了。,WORD技

10、巧 编辑,用键盘快速选定文本 Shift+/ Ctrl+shift + Shift+/ Shift+home/end Shfit+page up /page dowd Ctrl+shfit+home/end Ctrl+home 后ctrl+shift+end,文字的选取,1.用鼠标选取 在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开；或者按 住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。,2.行的选取 把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开

11、始位置，按住Shift键按End键（或Home键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取。 在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。,3句的选取 按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。 选中多句：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，就可以选中多句。配合Shift键的用法就是按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctr

12、l键，按下Shift键，单击最后一个句子的任意位置。,4段的选取 在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。 选中多段：在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，一样可以选中多个段落。,选取不连续文本,选取一段文本，然后按住ctrl键不放，继续选取其他要选取的文本。,5矩形选取 按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。配合Shift键：先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域 。 Ctrl+shift+F8，再拖拽鼠标 Alt

13、+shift+拖拽,6全文选取 使用快捷键Ctrl+A可以选中全文； 或先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文；按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取全文。,7扩展选取 此外，Word还有一种扩展的选取状态，按下F8键，状态区上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按一下F8键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，没反应了，按一下Esc键，状态区的扩展两字变成了灰色的，表明现在退出了扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩

14、展状态。 扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。,格式刷的使用,单击“格式刷”按钮，单击需要格式化的段落 双击“格式刷”按钮 ，单击需要格式化的段落,任意修改行距,有时需要将行距设置得很小，但发觉无论将行距设为多小的值，行距都不会小于单倍行距（12磅），这是word的默认模板设置所致。 格式-段落-行距-固定值,任意修改字间距,格式-字体-字符间距-加宽/紧缩 汉字、英文及数据的间距： 格式-段落-中文版式-清除“自动调整中文与数字的间距”及“自动调整中文与英文的间距”,快速删除段末的空格,选中要去除段末空格的段 居中 两端

15、对齐,快速删除多余的空行,编辑-替换 查找内容：pp 替换为：p 全部替换（连续）,Word技巧-文档的比较,有时可能会需要对两个文档进行比较，以知道文档到底在哪些地方不一样，这时我们就可以使用Word提供的“比较文档”功能来做 工具-修订-比较并合并文档 在文件列表中选择要比较的文档 02-23 我们只有一个身体_批注.doc,Word技巧-中英文互译,打开任务窗格-信息检索 选中“翻译”选项 设置英文/中文到中文/英文,Word技巧-制表位,Word提供了设定制表位的功能，你可以利用多个制表位来调整段落文字的排列位置，使整篇文章更整齐、美观。 选取想要设定制表位的文档（02-02下午茶点心

16、坊_制表位设置.doc） 格式-制表位 点选前导符-设置 输入制表位位置 点选对齐方式,Word技巧-自动图文集,自动图文集是一些文字或图形的集合，在里面可以存储一些需要重复使用的文本或图形，如公司的名称、公司的徽标或带格式的表格以及寄信人的地址、各种称呼和结束语等。在需要输入这些图形或文字时直接从自动图文集中选择就可以了 。 新建自动图文集 使用自动图文集,创建新词条,选择要保存为自动图文集词条的文本或图形。 若要将段落格式与词条一起保存，请将段落标记包含在选定内容中。 插入 -自动图文集-新建。 当 Microsoft Word 为自动图文集词条提供建议名称时，接受该名称或键入新的名称。

17、如果要使用记忆式键入功能插入词条，请确认名称至少包含四个字符，因为 Word 只有在您键入四个字符后才能插入词条。,重命名词条,单击“工具”菜单上的“模板和加载项”命令。 单击“管理器”，再单击“自动图文集”选项卡。 在左侧的“在 X 中”框中单击要重命名的词条，再单击“重命名”。 在“重命名”对话框中为该词条键入新名称。 单击“确定”，再单击“关闭”。,删除自动图文集词条,在“插入”菜单上，指向“自动图文集”，再单击“自动图文集”。 在“请在此键入自动图文集词条”列表中，单击要删除的自动图文集词条名称。 单击“删除”按钮。 在删除自动图文集词条之后，唯一的恢复方法是重新创建该词条。无法撤消删

18、除自动图文集词条的操作。,自动更正,在半角状态下输入(r)后变成了这样的一个带圈的r，按一下Backspace键，就可以恢复原来的样子了。这就是Word的自动更正功能在起作用。 自定义自动更正功能,用Word输入生僻字,一、“翀”字的录入 1.由于这个字前半部分偏旁是“羽”，于是先输入了“羽”字，然后选中这个字。 2.点击“插入”菜单中的“符号”选项，在出现的对话框中的“子集”列表中选择“CJK统一汉字”，这时由“羽”组成的字就全部出现了，于是很快找到了“翀”字。 3.点击插入按钮，将其插入文档中。,二、“翀”字的拼音 1.选中文档中的“翀”字，对其进行复制。 2.调出全拼输入法，在工具栏上按

19、鼠标右键，在出现的快捷菜单中选择“手工造词”。 3.在“手工造词”对话框中的“词语”处，按Ctrl+V进行粘贴。 4.在“翀”字后面随便输入个汉字，这时你会看到“手工造词”对话框中的“外码”处出现了“翀”的拼音“chong”。 经过以上两步，就可以轻松地输入生僻字以及得到它的拼音了。,用好Word自动更正功能,输入冷僻字 输入特殊符号 输入常用语 文字校对 (众说纷云 ) 插入一个表格 插入一幅图片 插入可变内容(时间、自动编号、页码、文档字数 ) 播放MP3音乐,利用Word 2003的插入对象功能和自动更正功能，可以巧妙的实现在Word 2003中快速播放MP3音乐。实现方法如下: 通过“

20、插入对象由文件创建浏览”的操作插入一首MP3音乐的对象，注意选中“链接到文件”和“显示为图标”，选中插入的图标，单击“工具自动更正”，设置替换词，例如“一笑而过”。以后输入“一笑而过”时Word 2000将自动插入MP3音乐的链接图标，双击图标便可欣赏你喜爱的音乐了。当然，音乐响起之后你大可将图标删除后继续你的编辑工作。,快速消除某一词条的自动更正,在应用了某一自动更正后，会在更正后的词条下面显示“自动更正选项”智能标记，单击该标记右侧的箭头，在弹出的下拉菜单中进行操作即可。,自动套用格式,利用自动更正里面的自动套用格式，给一个文档套用一些常用文档的格式。键盘上的引号键在半角状态下是输入直引号

21、的，现在在半角状态下敲这个键，结果输入的还是一个弯引号，这就是Word的自动套用格式在起作用。,关闭自动编号和项目符号功能,自动更正-键入时自动套用格式,使用智能标记快速恢复编号,在进行自动编号时中断一个编号列表，然后输入几段常规文本，再在下一段继续恢复自动编号。单击”编号“工具，在出现的智能标记上操作。,字数统计,工具-统计字数 也可以通过工具栏进行统计,为分栏创建页码,Word 文件分栏后，尽管一页有两栏乃至多栏文字，但程序仍然将文件视为一页，使用“插入”菜单中的“页码”命令不能给每栏文字一个页码。如果需要给两个分栏文字的页脚（或页眉）各插入一个页码，产生诸如 8 开纸上的两个 16 开页

22、面的效果。,单击“视图”菜单的“页眉和页脚”命令，切换至第一页的页脚（或页眉）。在与左栏对应的合适位置输入“第 =PAGE*2-1 页”，在与右栏对应的合适位置输入“第 =PAGE*2 页”。输入时先输“第页”，再将光标插在两者中间，连续按两下“ Ctrl+F 9 ” 组合键，输入大括号“ ”。然后在大括号“ ”内外输入其他字符，完成后分别选中“ =PAGE*2-1 ”和“ =PAGE*2 ”，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”选项，即可显示每页左右两栏的正确页码。,如果文件分为三栏，并要在每栏下显示页码，可以将“第页”之间的域代码修改为“ =PAGE*3-2 ”、“ =PAGE*3-1 ”和“ =PAGE*3 ”。再按上面介绍的方法更新，即可显示各栏的正确页码，并由此得四分栏乃至更多分栏的域代码如何设计,在预览模式下编辑文档,进入打印预览模式 单击“放大镜”，切换到编辑状态 再单击“放大镜”，回到预览模式,谢谢大家,