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1、*公司管理程序采购管理制度版本实施日期共26页编制核对批准更改记录修订版修订处数更改依据更改日期更改人第一章 总则第一条 为进一步完善*有限公司（一下简称公司）的采购工作，使之有章可循，制定本制度。第二条 本制度主要包括采购计划管理、供应商管理、采购合同管理、采购订单管理、采购入库管理、采购退货管理、采购异常索赔管理、财务付款制度。第三条 公司各部门适用本制度，参照执行。第二章 采购计划管理第四条 请购流程(一) 请购单申报，按固定资产申购填报固定资产购置申请表、其他材料设备及工程项目申购填报物资采购申请表、日常零星采购申购填报物资采购申请表，请购单按要素填报清晰、完整，由各负责人审批后报请采
2、购部门；(二) 采购部门采购部门需及时处理请购单，常规采购按照采购流程操作，紧急采购在说明原因，由公司领导批准后，可优先办理并事后补办手续；(三) 仓管员核查请购物资是否有库存；(四) 采购需进行询价、议价手续，优先选择公司评定的合格供应商，大宗采购原则上需进行招标；(五) 常规商品采购周期7天，紧急采购应汇报公司领导后采取快速优先的采购策略，周期3天。第三章 询价、招标管理第五条 询价招标制度询价与招标界定：(一) 合同额在1万元以下的，执行询价定标程序；(二) 合同在1万元以上10万元以下的，执行合同报审核定程序；(三) 合同金额在10万元以上的，按招标程序办理，由采购部主管、分管领导、总
3、经理签字后生效。第六条 询价必备要求(一) 对采购的材料设备的规格、型号、材质、数量及项目等要求了解清楚，对所要进行项目基本概念熟悉，方可询价；(二) 对采购同种或近似设备材料的历史价格、原供应商了解清楚；(三) 通过现有供应商名单、推荐、网络等搜寻获得供应商，进行甄选确定合格供应商，优先选择公司评定的合格供应商。第七条 询价定标工作(一) 在合格供应厂商中进行询价，有效报价至少4家以上且同口径可比较。(二) 询价方式：电话询价、传真报价（金额较大要加盖单位章）、当面洽谈（要形成书面材料）等方式；(三) 询价时向对方讲明所有采购要求，问明价格、工期等交货条件；(四) 经过一轮询价后，根据报价和
4、历史采购价格，按初始报价从低到高进行议价；(五) 采购进行询价时要将报价单位的业务人员、部门领导、主管领导、公司老总电话掌握并标注在询价单上，以便进行深入议价；(六) 在订出最终采购单位后，要电话通知其他未被选择的单位；(七) 按公司询价程序履行签字手续。第八条 招标形式(一) 公开招标：需发布招标公告，招标公告应当标明招标人的名称和地址、投标人的资格、资质要求、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项；(二) 邀请招标：应当向五个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书，投标邀请书应当载明招标人的名称和地址、投标人的资格、资质要求、招
5、标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。第九条 招标文件的制定(一) 招标文件中必须明确所招项目的主要技术要求、质量要求、交货（施工）地点、主要的合同条款、评标的标准和方法以及开标、评标、定标的程序等内容；(二) 根据招标项目本身的要求，在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格审查，如：投标人的企业营业执照、税务登记证、行业资质、技术资源（凡是复印件的需加盖公章）、法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证复印件、投标企业财务报告或银行资信证明、业绩、企业开户行、银行帐号、住所、联系方法、传真等；(三) 项目需要
6、划分标段、确定工期的，应当合理划分标段、确定工期，并在招标文件中载明，招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。第十条 招标实施过程管理(一) 招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场；(二) 招标人不得向他人泄露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况；(三) 招标人设有标底的，标底必须保密；(四) 招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少七日前，以书面形式通知所有招标文件收受人，该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分；(五) 可根据招标
7、项目的具体情况组织召开答疑会；(六) 在正式招标前，应召开招标准备会议，制定本次具体的招标程序、招标规则、评标、议标方案，指定招标过程中要求投标人进行答辩的问题和相关质量、技术、工期、交货期、付款方式等问题，并安排招投标会议全程记录人员。第十一条 招投标会议流程(一) 投标人签到，交标书和投标保证金；(二) 主持人宣布招投标会议开始，并通知记录员开始对招投标会议予以全程记录，最后由参与招标会的人员会签备存；(三) 主持人按签到顺序对出席开标的投标人身份和代理人出席人数进行核实，采取点名方法（每家投标单位派最多2名代表就坐会议桌，其余人员可旁听）；。(四) 主持人向投标人介绍招标委员会成员及其他
8、参与人员，介绍唱标人、监标人、记录员、评委；(五) 主持人或领导进行招标讲话，介绍招标及标的物情况，宣布开标程序、规则、评标、议标、决标规则和投标纪律；(六) 唱标人与监标人检查投标文件密封情况，并向投标人出示密封完好的各家投标书，不符合要求的投标书按废标处理；(七) 按签到顺序逐一开标，登记、组织唱标。第十二条 投标及评标相关规定(一) 投标人资格审核1. 投标人应当具备承担招标项目的能力。投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应，招标项目属于建设施工的，投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成招标项
9、目的机械设备等；2. 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点，在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，招标人拒收；3. 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人，补充、修改的内容为投标文件的组成部分。4. 投标人根据招标文件载明的项目实际情况，拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明。(二) 投标1. 投标人不得相互串通投标报价，不得排挤其他投标人的公平竞争，损害招标人或者其他投标人的合法权益；2. 投标人不得与招标人串通投标，损害他人的合法权益，
10、禁止投标人以向招标人或者评标委员会成员行贿的手段谋取中标;3. 投标人不得以低于成本的报价竞标，也不得以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标;4. 开标后原则上实行三轮投标制，即第一轮报价后，淘汰最高价，同时公布本轮最低价（不公布投标人名称）,然后进行第二轮报价，视具体情况淘汰1-2家，同时公布本轮最低价, 第三轮报价后，由能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低（但是投标价格低于成本的除外）的投标人中标。(三) 评标1. 投标文件中的大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与单价金额不一致的，以单价金额为准，单价金额小数点有明显错误的除外，对不同文字文本投标
11、文件的解释发生异议的，以中文文本为准；2. 招标委员会发现投标人的报价明显低于其他投标报价或者在设有标底时明显低于标底，使得其投标报价可能低于其个别成本的，应当要求该投标人作出书面说明并提供相关证明材料 ,投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料的，由招标委员会认定该投标人以低于成本报价竞标，其投标应作废标处理；3. 招标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容；4. 如在第二轮报价后发现投标单位最低价离标底过多或所有投标价格上下相差不多，可进行逐家议标，议标过程中详细记录，达成条件要求投标方在第
12、三轮报价中体现；5. 如第三轮报价发现各家相差在5%以内，需再进行加投一轮，直至有最低价（价差在5%以上）；如三轮报价后不能当场宣布中标单位的，可确定2-3家予中标单位以进一步考察和压价后再确定中标单位；6. 招标委员会经评审，认为所有投标都不符合招标文件要求的，或所有最终报价距离标底甚远的情况下，可以否决所有投标，宣布招标失败，重新择日另行招标。(四) 中标1. 中标人确定后，招标人向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人，中标通知书发出后，中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任；2. 自中标通知书发出之日起三日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，招标人
13、和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议，签定合同后同时交纳履约保证金；3. 中标人应当按照合同约定履行义务，完成中标项目，中标人不得向他人转让中标项目，也不得将中标项目肢解后分别向他人违法分包、非法转让，中标人按照合同约定或者经招标人同意，可以将中标项目的部分非主体、非关键性工作分包给他人完成，接受分包的人应当具备相应的资格条件，并不得再次分包。第十三条 合同的签订及其规定。(一) 合同正文应包含的要素1. 合同名称、编号、签订时间、签订地点；2. 采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；3. 包装要求；4. 合
14、同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；5. 付款方式；6. 工期；7. 质量保证期；8. 质量要求及规范；9. 违约责任和解决纠纷的办法；10. 双方的公司信息；11. 其他约定。(二) 合同签订及其规定1. 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2. 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3. 为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；4. 遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请供应商派代表来场协助清点；5. 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求供应商延长产品质保期；6. 详细约定发票的提供时间及要求；7. 针对不同的合同约
15、定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；8. 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；9. 违约责任一定要详细、具体；10. 比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；11. 合同签定签应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；12. 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；13. 签订的所有合同应及时报送财务部门。第十四条 付款及合同执行(一) 付款规定1. 所有已签订合同付款时应参照公司财务付款流程中的相关规定执行；2. 按照进度付款的采购项目必须确保
16、质检合格方可付款；3. 按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单）或附表九（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款；4. 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。(二) 合同执行1. 已签订合同由采购部采购人员负责跟进，由采购部主管进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；2. 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；3. 合同在履行期间应按照上方约定严格执行
17、合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。第十五条 报验与入库(一) 报验1. 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时安排验收；2. 对于不同类型合同的标的物验收标准参照公司相关规定执行；3. 用于公司生活和办公的物资不在公司质检范围之内。(二) 入库1. 公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过检验或验收；2. 合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；3. 质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；4. 经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；5. 质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。第
18、十六条 附则1. 本制度由综合办公室制定并解释。2. 本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。3. 本制度自发布之日起施行。采购流程图供应商请购部门采购采管仓库财务固定资产购置申请表 （附件一）企业名称： 编号：申请部门 申请时间购置资产名称购置数量预算单价预算金额购置原因：购置后效益分析：部门负责人分管领导分管财务副总总经理 年 月 日采 购 申 请 表（附件二） 申请部门： 填报日期： 年 月 日采购类别：设备 材料 工程 服务 低值易耗 其他 购置原因：序号名称规格型号/工程概况数量/工程量估价（总价）交货期/工期备注12345678备注：编制人： 部门经理： 分管
19、副总：采购副总： 财务副总： 总经理： 物资采购审批单（附件三）部门名称 年月日序号项目名称规格单位数量单价金额审批备注总经理：财务副总分管副总：财务审核：合计金额大写：￥：经办人： 部门负责人： 复核人：拟报价/招标单位名单(附件四)序号投标单位名称资质情况业绩情况联系人电话/传真手机电子邮箱备注12345单位名称： 填报日期： 年 月 日经办人： 采购部： 技术副总： 采购副总： 财务副总： 总经理： 材料（设备）询价表（附件五） 日期：年 月 日 需求单位：序号 材料名称规格型号单 位数量单价小 计备 注1234567合计：供方信息报价单位（盖章）：供货周期 付款方式联系人电话 传真邮箱
20、 公司网址办公地址：需方信息公司名称：联系人商务：电话传真技术：邮 箱 公司网址办公地址： 邮 编： 备注：1.本报价含17%的增值税，含运费；2.本单只做询价用，非正式订单。比价/招标汇总表（附件六） 企业名称： 制表时间： 年 月 日物料名称规 格单位包装标准公司名称一次报价二次报价工期付款方式联系人选定厂家采购部意见：经办人： 采购部： 技术副总： 分管副总： 财务副总： 总经理：备注： 合同审查批准单（附件七） 合同编号: 合同名称： 合同标的物：产品（承揽）单价/合同总额：￥： 元（人民币： 元整）。招（评）标情况：详见报价及合同。合同洽谈人：公司律师意见：技术副总意见：分管副总意见：分管财务副总意见：公司总经理意见：资金支出审批单（附件八）部门名称 年 月 日序号项目名称支付依据合同金额已付金额申请金额审批备注总经理：财务副总分管副总：财务审核：合计金额大写：￥：经办人： 部门负责人： 复核人：付款申请审批单（附件九）合同编号: 合同名称：付款依据：合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额：合同金额：￥ 元； 已付款额：￥ 元；申请付款金额：￥ 元； 质保金: ；本次申请付款大写：合同洽谈人：分管副总意见：财务副总意见：总经理意见：