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1、华南师范大学公共管理学院,第二讲 公文写作基础知识,华南师范大学公共管理学院,一、公文的作者,（一）公文作者的角色意识（身份意识） 公文姓“公”。 公文作者的代言人身份(是在机关单位负责人授意下的遵命写作，“代机关立言”)。 公文写作是群体化写作。 法定作者和执笔人的关系。,华南师范大学公共管理学院,一、公文的作者,（二）公文作者的思维方式 对象化思维（与主体化思维相对） 模式化思维（对应于创造性思维） 替代思维 逻辑思维,华南师范大学公共管理学院,二、公文写作的特点,被动写作，遵命性强。 对象明确，针对性强。 集思广益，群体性强。 讲究格式，规范性强。,华南师范大学公共管理学院,三、公文写作
2、的基本要求,真实：公文的生命（讲政治，实事求是）。 规范：判断公文合格与否的基本标准（外观形式、内部结构、行文规则）。 实用：评价公文质量的重要标志（解决实际问题，力避文山会海）。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,（一）公文的主题 是发文机关对有关公务事项的基本看法和办理意向，体现着机关领导意图和发文目的，也称公文主旨。是一篇公文的“灵魂”。 确立公文主题要明确的三个问题： 1.公文的中心内容 2.公文要使用的文种 3.公文的发文对象和范围,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,确立公文主题的基本要求 1.正确 要符合国家法规和党的路线、方针、政策。 要符合机关领
3、导的意图。 要符合实际和客观规律。 2.单一 一文一事，一事一中心。 3.鲜明 要有明确的意见、主张、态度、措施、办法。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,（二）公文的材料 指经过选择用来反映公文主题的各种事实和观点。 公文材料的来源： 事实材料：人物、事件、时间、数据 理论材料：文件依据、目的、意义、意见、 办法、措施,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,选择公文材料的要求： 1.适切；切合主题。 2.确实：真实、确切，具客观性。 3.典型：代表性,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,(三)公文的结构（正文结构） 是按主题需要而对公文观点和材料的组
4、织安排。 公文正文的结构一般由开头、主体、结尾三部分组成。 1.开头：交待缘由。 要求开门见山。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,两种常用的开头形式： （1）交代式：交代写作缘由，包括原因、目的、根据、意义等内容。如：“建立和实行公民身份号码制度，是国家加强社会管理的一项重要基础建设，也是，对于促进，方便，具有十分重要的作用。为此，国务院决定，自日起在全国建立和实施公民身份号码制度”。（国务院关于实行公民身份号码制度的决定1999）,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,（2）概述式：即简述有关情况或事情的经过，如，概括介绍主要工作成绩或人物的主要事迹，简介有关事
5、故发生的经过等。例，“1987的5月6日至6月2日，在林业部直属的大兴安岭森工企业，发生了特大森林火灾，给国家和人民的生命财产造成了重大损失，是建国以来最严重的一次。这起火灾事故的发生，主要是由于这场大火给这一地区生态环境造成的危害也是严重的”。（国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定1987）,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,2.主体： 层次与段落 过渡与照应 3.结尾：简短有力。 常用的结尾形式： （1）套语式：套用规范化结语作为结尾。如：特此通知、特此通告、此复等。 （2）总结式：即用点明主题的话语结束全文。如：“总之”；“综上所述”。 （3）号召式：即在结尾处提
6、出要求，发出号召。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,（四）公文的语体特征（语言） 语体是人们根据不同的交际领域、交际目的、交际方式，使用不同的语言材料所形成的不同特点的语言体系。 语体的分类：口头语体；书面语体 书面语体又包括：文艺语体、科技语体、议论语体、事务语体。 公文使用事务语体。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素 课堂练习,指出以下几段话属何种语体 （1）雨声渐渐的住了，窗帘后隐隐的透过清光来。推开窗户一看，呀！凉云散了，树叶上的残滴，映着月儿，好似萤光千点，闪闪烁烁的动着。真没想到苦雨孤灯之后，会有这么一幅清美的图画。 （冰心笑）,华南师范大学公共管
7、理学院,四、公文写作的构成要素 课堂练习,（2）语言是人与人交往的桥梁，我们每个人生活在社会中，讲一点“谈吐风格”是十分必要的。俗话说：“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。”高雅优美的语言可以消除误会，增进友谊，粗野无礼的语言只能制造隔阂，甚至酿成大祸。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素 课堂练习,（3）我是专门研究姓名学的。起名字的艺术是很科学的。起名字要好叫，要顺嘴，笔画要简单，不要生字。康熙字典上都查不出来，叫那名字干什么？那就不好。张王李赵的名字好起，给来个吉祥话就行。小孩子上学了，没名字，马老先生给起个名儿。 姓什么？ 姓王。 王富贵。瞎编呗！吉祥话，小孩乐意，家里大人
8、也乐意。 姓李。李有财。多好，又有才能又有钱财。 （马三立大乐特乐）,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素 课堂练习,（4）三峡是瞿塘峡、巫峡、西陵峡的总称。它西起奉节白帝城，东到宜昌南津关，地跨奉节、巫山、巴东、秭归、宜昌等5个县市，全长192公里。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素 课堂练习,（5）大学中文系：获悉贵系将于今年9月份开办秘书业务进修班，系统讲授有关秘书业务以及公文写作与处理的基本理论与方法。1997年机构改革以来，我厅所属各单位的文秘人员调整较大，不少新的文秘人员由于没有经过系统的专业学习，业务素质较差。现你系开办进修班，为这些同志提供了一个非常
9、难得的学习机会，我厅拟派10名文秘人员随班学习，委托你们代为培养。有关代培所需的一切费用，我厅将如数拨付。可否，盼予函复。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,事务性语体的特征与要求： 1.明确性 （1）用词准确、规范 用语单一性，避免歧义 。 一般不用语气词、感叹词、儿化词，描绘性、形象性的词语。 忌用口语词和方言词。 不滥用简称略语(缩略语),华南师范大学公共管理学院,辨别下列缩略语是否规范： 1、一个国家、两种制度=一国两制 2、中国共产党第十五届中央委员会第一次全体会议=中共十五届一中全会 3、五讲四美三热爱办公室=543办 4、打击严重经济犯罪办公室=打办 5、上海吊车
10、总厂=上吊总厂 缩略语使用原则： 约定俗成、讲求规范、不能滥用,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,（2）语气恰当贴切 切合文种和受文对象。 切合题旨 。 切合情景 。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,2.简要性：简洁扼要 根据不同需要，采用专业词语。 适当使用文言词 。如：兹、悉、拟、系、鉴 等 经常使用介宾短语，表达简洁严密。 表目的：为（了）；表对象范围：对（于）、将、关于；表根据方式的：根据、遵照、通过、在,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,常用的事务性词语： 开端用语：根据、查、兹、为了、按照 称谓用语：本（第一人称）、该（第三人称）
11、经办用语：兹经、业经 引叙用语：前接、近接 表态用语：照办、同意、可行、不宜、不可 征询用语：当否、可否、是否可行 期复用语：请批示、请复 结尾用语：为要、为盼、为荷、特此函达。,华南师范大学公共管理学院,四、公文写作的构成要素,（五）公文的文体特征（表达方式） 文体即文章体裁或体式。包括： 文学作品（小说、诗歌、戏剧、散文） 一般文章（记叙文、说明文、议论文、应用文） 相应的表达方式有：叙述、描写、抒情、议论、说明。 公文表达方式的特点：以叙述为主，兼用说明和议论。 两者表达方式使用不当的例文,华南师范大学公共管理学院,例文1.批评性通报 “4月6日下午上班不久，工会干事刘某推着自行车闯进房
12、管科小院，科长罗某只见他到科长室门前，把自行车往窗台下面一摔，气呼呼走进屋来，问罗：三榜为什么没有我？”罗说：这是分房领导小组集体研究决定的，考虑到你没等罗说完，刘突然以辱骂打断罗的回答，少放屁，完全是你做的扣。罗听后表现得很不冷静，也口吐脏字：你他妈的这时刘随手从茶几上抄起一暖瓶，朝罗砸去罗一见不好，往左边一闪，只听啪的一声，暖瓶正好砸在办公室的玻璃板上。这时，罗也顺手抄起盯上的算盘朝刘头部砸去,华南师范大学公共管理学院,例文2：商调函 贵厂女工孙某与鄙厂宣传干事金某，是一对恩爱夫妻，两人苦于相隔两地，鸳鸯分飞。双方感情受煎熬不说，还加重了家庭负担，年迈双亲随女方，缺人照料苦不堪言；幼弱女儿
13、随男方，缺少母爱而目不忍睹。这实在是现代生活的一大悲剧。 鉴于以上实际情况，双方都曾多次提出，希望把两个调在一起，结束这牛郎织女的生活，以使一家团聚。从革命人道主义出发，我们决定同意金某调往贵厂，或请你们同意孙某调往鄙厂。两者任选其一，你们意下如何？,华南师范大学公共管理学院,五、公文的稿本公文的文稿和文本,一、公文的文稿 公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子包括草稿、定稿两种。 1、草稿：指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。 文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。 草稿主要供撰拟公文过程中讨论、修改和送审使用。 是未定型、非正式、无效力的文稿。 按文稿修改的次数，分初稿、一稿、二稿；按文
14、稿的作用和形成特点，分讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。 重要的草稿要保存（记录了参加文件起草人观点和意见的草稿；有领导人指示和亲自修改笔迹的草稿）,华南师范大学公共管理学院,2、定稿：指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿 又称“原稿”、“底稿”、“正稿”。 是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。 是印制正式文件和日后工作查考的直接凭证。 定稿应与正式文件的样本一同立卷归档保存。,华南师范大学公共管理学院,二、公文的文本 同一份文件，根据不同用途，可分文正本、副本、存本、修订本。 一些法规性文件，又有试行本、暂行本的形式。 同一内容的文件，使用不同的文
15、字又成为不同的文字文本。,华南师范大学公共管理学院,1、正本：根据已经签发的定稿制发的正式文件。 正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。 2、副本：根据公文正本复制、誊抄的其他稿本。又称抄本。 主要代替正本供传阅、参考和备查使用。 3、存本：指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。 从正本而来。 存本不外发。 只作为正本的样本留在本机关以备查考之用。 留存份数视需要而定。,华南师范大学公共管理学院,4、修订本：指对已经发布生效的文件重新予以修改补充再行发布的文本。 从修订本发布之日起，原文本即行失效。 5、试行本、暂行本 在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期的实践检验，再行修订时所使用。 一般都是以试行、暂行、试行草案等字样标在公文标题中的文种后面或前面。 中华人民共和国民事诉讼法（试行）、省道路交通事故处理暂行规定,华南师范大学公共管理学院,6、各种文字文本 适用于我国少数民族自治地区，有汉文文本和少数民族文字文本。 适用于外交工作中所使用的文件。 同一份文件的不同文字文本具有同等效力。,