2012年内部审核培训.ppt

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1、2012年内部审核培训,第一章 审核总论 第二章 审核策划和准备 第三章 审核的实施 第四章 审核报告 第五章 审核的跟踪,第一章 审核总论, 质量审核的定义和范畴 质量体系审核的分类 审核的目的 审核的特点 审核的范围 审核的依据 审核的时机和频度 审核的基本程序,质量审核的定义, 定义 为获得审核证据并对其进行客观评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的形成文件的过程。,定义,审核准则： 用作依据的一组方针、程序、或要求。,审核证据： 与审核准则有关的并且能证实的记录、事实陈述或其它信息。,系统审核一般内容： 确定质量体系的活动和其有关结果是否符合有关标准程序或文件； 质量体系

2、文件中的有关规定是否得到有效的贯彻与执行； 质量体系实施结果是否有效，并适合于达到规定的质量方针、目标；, 外部审核 乙方审核-第二方审核 丙方审核-第三方审核 内部审核 甲方审核-第一方审核 一体化审核、联合审核,质量体系审核按审核方分类,内部质量审核的目的, 依据某一质量体系标准来评价组织自身的 质量体系 验证组织自身的质量体系是否持续满足规 定的要求并且正在运行 作为一种重要的管理手段和自我改进机制 及时发现问题，采取纠正措施或预防措 施，使体系不断完善，不断改进 在第二、三方审核前纠正不足,审核的范围, 要求 与审核所依据的标准有关 场所 部门 地区 活动 与产品质量有关的活动，主要包

3、括所涉及 的产品范围,审核的时机, 常规审核 按预先编制的年度审核计划进行 往往开始于质量体系建立并运行一段时间之后 特殊情况下追加的审核 发生了严重的质量问题或客户有重大投诉 组织的领导层、隶属关系、内部机构、产品、 质量方针和目标等有较大变化 即将进行第二、第三方审核 第三方审核后获得认证注册资格证书，而证书 即将到期又希望继续保持认证资格,审核的基本程序, 审核准备 审核实施 审核报告 审核跟踪和验证,审核的基本流程,审核准备,与各部门主管沟通确定具体的时间、人员、审核安排等,确定内审小组,编制内审计划,编制内审检查表,首次会议,实施审核、发现有符合事实,经批准后，通知各部门,与部门主管

4、沟通审核发现，确定不符合事实，开具有符合报告,不符合报告,限定整改日期，提出纠正措施，实施整改,不符合整改跟踪、验证及评价,对纠正措施实施结果评价，验证直到不符合现象消除。,末次会议,第二章 审核策划和准备, 审核的策划 系统策划 年度审核计划 审核准备 审核实施计划 检查表,系统策划, 建立质量体系时应考虑内部质量体系审核工作 内部质量体系审核需要有一套正规的程序 组建一支合格的内部质量体系审核员队伍 管理者代表亲自参与内部质量审核工作,年度内部审核计划及频次安排, 确定年度审核的频次和形式 集中式审核的进度安排 分散式审核的进度安排 每年至少一次，覆盖所有要素 集中某一段时间，完成对所有相

5、关部门的审核 分部门在不同时间进行审核,XX公司年度审核计划,年度内部审核计划,集中式审核进度的安排, 在程序文件中明确大致时间 具体时间用通知或审核实施计划形式通知相 关部门 可不必编制年度内部质量审核进度计划,集中式审核进度的安排,确定具体审核部门； 确定审核范围、审核内容； 确定审核小组、审核员及审核安排； 确定审核具体时间； 安排首次会议、未次会议； 批准审核计划； 通知被审核部门。,2012年审核安排,审核组的确定, 管理者代表任命审核组长及成员 审核组长的选定 A）资格 B）业务范围 C）工作经验 D）组织能力 审核员的选定 A）资格 B）业务范围 C）专业知识 D）工作中的协调

6、E）为受审核部门所接受,审核的目的和范围, 审核目的 -确定是否申请第三方认证 -调查重大不合格的原因 -为外部检查作准备 审核范围 -全公司范围 -某一个或几个部门 -标准的全部或部分要求 -公司全部或部分产品范围,审核人员及日程安排, 审核详细的人员和日程安排 1）首次会议/末次会议时间及参加人员 2）审核组人员的分配 3）受审核部门及具体时间 4）主要的审核要点,检查表的编写, 检查表的作用 编制的准备 检查表的要求 检查表的基本内容,检查表的作用, 是指导审核整个过程的路线图 明确审核要点和方法 确保审核的覆盖面 减少组员之间不必要的重复 保持审核的方向和节奏 体现审核的正规化和专业性

7、 作为审核的记录档案,检查表编制,了解审核的范围,确定审核的重点,确定审核的策略,文件收集和审查,依据内审计划规定,明确审核的范围,根据部门在公司承担的责任，工作流程、本次审核侧重需要，确定重点。,熟悉被审核部门作业、收集部门现有作业文件，并对文件进行初步审核。,确定审核的重点、问题、方法、抽样数量、对象内容等。,编制审核检查表,制定本次检查计划,检查表的要求, 明确部门与要求的关系 依据标准及质量文件要求 选择主要的工作内容 考虑薄弱环节及部门接口 抽样具有代表性 注意可操作性 时间要留有余地,检查表的基本内容, 依据的标准及要素 依据的质量体系文件 审核区域/部门 检查要点 验证方法 抽样

8、数 验证结果（记录）,检查表的四要素, 去哪里 地点 找 谁 被审核人 查什么 检查要点 如何检查 验证方法 （包括抽样数）,检查表的编制,第三章 审核的实施, 首次会议 现场审核 不合格报告 审核组会议 末次会议,首次会议, 审核签到 介绍审核组成员 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 介绍审核的方法和程序 确认审核组所需要的资源和设施已齐备 问题澄清 确认中间会议和末次会议时间 注：内审时以上步骤可适当简化,内审员的素质和审核技巧,审核员的职责： 遵守相应的审核要求 有效地策划和履行被赋予的职责 将观察结果形成文件 报告审核结果 验证纠正措施的有效性 配合并支持审核组长的工作,审核组长

9、的职责： 全权负责审核所有阶段的工作 对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定 协助选择审核组的其他成员 制订审核计划 代表审核组同受审方的管理者接触 提交审核报告,（一）合格审核员应具备的能力 具体工作能力 从事审核准备工作的能力 从事现场审核的能力 从事跟踪与监督的能力 基本能力 交流的能力 合作的能力 分析判断的能力 独立工作的能力 应变的能力 善于学习的能力,（二）合格的审核员应掌握的知识 法律、法规、规章等方面的知识 标准和指南 审核工作的一些国际惯例和习惯做法 专业知识,事例 审核员：一些采购订单送给宏源贸易公司，宏源贸易 公司在合格供方名单中吗？ 被审核方：哦，当然，贸易公司是由

10、总经理的弟弟开 办的，一定在合格供方名单中，他是总经 理的弟弟，我们相信他。 调查报告：采购订单被送给宏源贸易公司，它不在合 格供方名单中。 事实： 宏源贸易公司被列在合格供方名单中。,尊重对方，尊重别人 尊重受审方的制度和习惯，不要随便破坏 事例： 审核员和被审核方到计算机房检查文件的使用 审核员：我应拖下鞋子吗？ 被审核方：哦，我们都这样。 审核员然后就穿着鞋子走了进去。,冷静的态度和坚毅的精神 审核中要保持镇静，不要因激动而丧失客观性 例： 审核员：为什么你的计时器没有校准？ 被审核方：都这样做的吗？你会不会校准你的手表？ 审核员：不要离题。我现在谈的是你的计时器。 被审核方：我认为不需

11、要去校准。 审核员：这由不得你决定，是ISO 9001的要求。 被审核方：实际一点吧，校准费用比买一个新的还要贵。 审核员：那是你的事了。,审核中要有毅力，有信心 例： 审核员：校准规程中要求在校准后的千分尺上都要贴上 校准标签，为什么这一把千分尺没贴上校准标 签，而是被贴在盒子上？ 被审核方：千分尺有不同的尺寸，所以不能在所有的千 分尺上都贴上标签。 审核员：同意，但是这是相同牌子、型号和尺寸的千分 尺， 这是为什么呢？ 被审核方：那可能是一个问题，让我和我们质保工程师 讨论解决的办法。,现场审核的原则 1. 坚持“以客观证据”为依据的原则; 2. 坚持标准与实际核对的原则; 3. 坚持独立

12、、公正的原则; 4. 坚持“三要三不要”原则; 即： 要讲客观证据，不要凭感情、凭感觉、凭印象用事； 要追溯到实际做得怎样，不要停留在文件、嘴巴（回答）上面； 要按审核计划如期进行，不要“不查出问题非好汉”。,审核技巧 （一）少讲、多看、多问、多听 就题咨询 裁判 都应避免 重复阐述 （二）选择正确的对象提问 问题应向负责进行该项活动的部门或个人提出 不要向无关部门或人员提问，如： 问销售部门如何进行供方评定 向设计部门问如何决定检验时使用的统计技术,（三）正确地提出问题 明确，直接针对要了解的问题提问 不要像在外交谈判中那样旁敲侧击 不要提出外行的或错误的问题，如： 向采购部门问：“合同如何

13、评审的？” 向检验部门问：“成品来不及检验而紧急放行时，应 如何作好标记和记录？”,（四）封闭式问题和开启式问题相结合 封闭式提问 可用“是”“否”“有”“无”来回答 可得出明确无误的答案，但信息量较少 开启式提问 主题式问题：主题明确，开门见山， “ 请谈谈软件的有效性，你们是如何做的？” 扩展式提问：在会话基础上逐渐进入较高层次的交流， “那么，对你来说，了解这类程序的重要性有什么 作用呢？”,（五）提问和索要相接合 提问 ： 涉及文件及实际情况-索要文件或观察现场 注意 ：避免埋头细读一大堆文件，而中断调查 （六）联想和追溯 从采购验证记录中出现的许多不合格联想到供方的评定 有无问题；到

14、有关部门追溯评定记录 从顾客抱怨产品外表受损联想到成品检验，包装，交付 过程有关问题，而追溯这些过程的情况和记录,（七）创造一个良好的审核气氛 审核员应平等，和气待人 注意听人讲话，认真记笔记 不时地用点头、注视、附和等方式对对方谈话 表示感兴趣 请对方出示文件应征得对方同意 发现了不合格要对方领导签字时，要耐心说明理由 即使对方态度粗暴，也不要与之争吵,现场审核,审核的面谈, 选择合适的面谈对象 被审核区域/部门的负责人 直接责任人/操作者 提问策略 提出恰当的问题 正确的提问方式,客观证据, 实际（客观）存在 不受情绪或偏见左右的 可以阐述的 可以形成文件（书面表达） 可以是定量的 可以是

15、定性的 与质量有关的 可验证的,审核的抽样, 随机抽样 适当数量（检查表） 审核员亲自抽样 征得被审核人员同意 应相信样本 -审核员寻找的是客观证据而不是不合格项，不应不断扩大样本的品种和数量，直到发现不合格为止。,不合格的处理, 记录不合格事实 注意相关事项 同被审核方责任人确认,不确定问题的处理, 立即跟踪 记下来，稍后跟踪 忽略，不考虑,什么是不合格？ -没有满足某个规定的要求 A）合同要求 B）ISO9000相关标准 C）公司质量文件 D）法律、法规要求,不合格报告,不合格的确定,根据性质，可分为： 严重不合格 一般不合格,不 符 合未满足要求 严重不符合对ISO9001：2008标准

16、的要求没有涉及（指不应该 删减的）或没有实施造成漏缺要素或系统性、区 域性失效。 例如：一个条款在一个部门多次不符合或多个部门不符合 一般不符合在质量管理体系中为孤立的不符合项。 例如：文件或标准偶尔没有实施。 观察项没有不符合的证据，但如果修正后或控制后会做得更 好或有变成不符合的趋势。,不合格的描述, 事实的准确观察 （判断） 在哪里发现 （地点） 发现了什么 （事实） 为什么不合格 （原因） 谁在场 （职位） 采用专业术语 （正规） 要便于查找 （追溯）, 注意事项 -描述文件的标识/名称 -描述记录的标识/名称 -描述相关职位/工位 -描述设备的编号/名称 -描述相关的区域 -描述不符

17、合的原因 -描述不符合标准条款和文件,审核员应编写的内容, 受审核部门 审核员 不合格报告编号 审核日期 不合格描述 不合格类型 纠正措施完成情况的验证结果, 对不合格事实的确认 不合格项的原因分析 计划/已采取的纠正措施,不合格报告的内容,被审核部门写的内容,不符合报告,案例1 审核员在审核采购部时发现,2K年10月以后新增加的 7家供方已按有关文件的规定对供方进行了现场审核 并都已通过了评审成为合格的供方,但采购部不能出 示新增加的7家供方是依据什么标准判定为合格的,不符合性的描述: 2K年10月以后新增加的7家供方,虽已通过评审成为合 格供方,但采购部不能说明合格供方的标准 不符合7.4

18、.1 选择、评价和重新评价的准则应予以规 定 性质：一般不合格。,不符合案例分析,案例2 在一家电扇公司的电机的仓库里,审核员看见仓库里 的电机都按电机的种类存放,但未区别不同批次的电 机.仓库管理员告诉审核员,公司对电扇的主要部件电 机质量情况是有追溯要求的,电机发放时员工是按机 种发货,进库时会把数量登记在登记簿上.一般上是按 先进先出发货,但不在登记簿上写明批号.,不符合案例分析,不符合性的描述: 不同批次的电机未作标识,发货未登记批号,不符合 7.5.3在规定有可追溯性要求时,应对每个或每批产 品进行唯一性标识. 性质：一般不合格,案例3 审核员在设备科了解到,现有的维修保养是按照公司

19、制订的设备维修保养规程进行的.但该规程没有任何经过认可的记录.,不符合性描述: 现设备科维修保养所使用的设备维修保养规程未经审批.不符合5.5.6.a 文件在发布前应得到批准，以保证其适用性。 性质：一般不合格,不符合案例分析,审核组会议, 现场审核结束后，末次会议之前，或审核过程中 定期（每天结束时）召开 同审核组成员参加 讨论审核结果 沟通审核信息、线索 协调审核方向 审核组长作审核总结准备,末次会议, 签到 致谢 重申审核目的和范围 确认审核计划的实施情况 正式提出不合格项 澄清 宣布审核结论 提出纠正措施及要求 结束,第四章 审核报告,审核报告的内容 审核的目的和范围 审核依据文件 审

20、核组成员 审核时间 审核不合格项分布情况 审核综述，包括对质量体系运行有效性的结论性意见 审核报告的分发范围 不合格报告（可作为附件附于审核报告之后）,一、跟踪审核的含义、目的、范围和作用,含义 跟踪审核是审核活动的一部分，是内审的延伸； 它是对受审核方采取的纠正措施进行评审、验证，并对纠正结果进行判断和记录的一系列审核活动的总称。 目的 促使受审核方采取、实施有效的纠正和预防措施，防止不合格项再次发生； 验证纠正和预防措施的有效性； 确保消除审核中发现的不合格项。,第五章 审核的跟踪,范围 以审核中发现的不合格项纠正情况为主，但常因需要而扩大范围。对有效性的验证也因内部管理的需要而更为严格。

21、 作用 促进改进； 向管理层报告； 证实。,二、跟踪审核的实施,跟踪审核的形式 受审核方将书面文件提供给审核员或跟踪审核工作负责人，作为实施了纠正和预防措施的证据，由审核员进行实际验证； 审核员到现场对原不合格项进行复审，并对验证的纠正结果形成记录。 跟踪审核员的职责 对不合格项纠正结果进行验证记录； 证实所采取的纠正和预防措施是有效的，必要时应建议纳入文件； 发现遗留问题，并提出纠正和预防措施建议； 向内审负责人报告跟踪审核的结果。,二、跟踪审核的实施,实施要点 跟踪审核的管理； 跟踪审核时间、范围通常应事先与受审核方约定，审核前，再通知受审核方； 对纯属文件性的不合格，只需通过文件传递方式便可验证；对现场工作的纠正和预防措施，应进行现场复查验证； 实施跟踪审核的人员可由原审核组中的成员进行，也可委托其他有资格的人员进行，但实施跟踪审核的人员应了解该项跟踪审核工作的资料和情况； 跟踪审核报告。,