Excel在学习中的应用.ppt

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1、第六讲：信息技术基础能力系列3 Excel在学习中的应用,图书馆参考咨询部 2008年10月7日,本讲提纲,问题导入,在你的学习中，你使用Excel做过什么？ 调查问卷录入分析、成绩管理、考勤、通讯录、统计图表等。,问题列表,你使用过Excel提供的模板吗？ 你能说出常用的统计函数吗？ 你知道“自动筛选”和“高级筛选”的区别吗？你会对数据进行“排序”与“筛选”操作么？ 你知道“相对引用”、“绝对引用”和“混合引用”的区别么？ 你知道“xy函数图表”与“统计图表”的主要区别么？你能生成相应的图表么？ 你知道数据透视吗？,基本知识,Excel能够干些什么？ Excel是目前使用最广泛的专业电子表格

2、软件，可以对数据进行处理、统计分析与计算，简单的数据库管理，能绘制图表，并能与Internet网络共享资源。,简介,界面,工作区,与其他Office软件（例如Word、PowerPoint）的区别？ 工具区的特点：多了与表格制作编辑、修饰相关的工具栏，如“编辑”栏、“名称”栏、行标与列标等 制表工作区的特点：只提供制作网格，表格的排版应通过预览查看 视图特点： “普通”视图，用于制作表格 “分页浏览”视图，用于整体查看表格内容与页面的关系,窗口环境的特点,窗口环境的特点,窗口界面的主要部分 工作簿工作表单元格 工作簿操作：新建、打开、保存 工作表操作：插入、删除、重命名、移动或复制、选定全部工

3、作表、工作表标签颜色 单元格 功能：存储器、计算器和显示器 名称：根据他们所在的行和列命名，例如A1，A2，B1，B2 个数：每层工作表Sheet含25665536个单元格 格式：右键，设置单元格格式。 坐标 行坐标：行标记（165536），查看（ Ctrl+ ， Ctrl+ ） 列坐标：列标记（AIZ），查看（ Ctrl+ ， Ctrl+ ）,3,案例制作与分析,案例制作与分析,案例目标：建立一张某一班学生档案和考试成绩的统计表，并对成绩进行各种统计，进行名次的排定，绘制相应的图表进行成绩分析。,创建规范的数据表格,3.1.1设计表格 3.1.2输入数据 3.1.3修饰表格 3.1.4保存并

4、打印数据,实例：学生档案,设计表格设计表格流程,准确描述管理目标 确定管理项目名称 建立表格结构,例如建立一个学生档案，目标中应包含如下关键词：学号、姓名、性别、出生日期、邮政编码、家庭住址、联系电话等内容。,简明清晰 目标中应含有一些关键词 用关键词确定管理项目名称,原则：待管理的项目应独立成列,必须先建立表头框架 表头内容必须为文本值 表头内容避免空项,设计表格表体结构组成,表体结构,制表人等信息,演示：设计表格结构,输入数据,3.1.2.1数据类型 数值型数据 包括数字和结果为数字的公式，其在单元格中默认的显示位置为“右对齐”； 数值型数据可以有“常规”、“数值”、“货币”、“会计专用”

5、、“科学记数”、“百分比”“分数”等多种显示格式； 对于位数教多的身份证号，有两种表示方法，其一是采用由字符串引导符“”引导的数字，其二是采用“文本”显示格式的“数字”。 字符串型数据 包括汉字、英文字母、空格等，其在单元格中默认的显示位置为“左对齐”。例如学号。 日期型数据 包括日期（时间）和结果为日期（时间）的公式，其在单元格中默认的显示位置为“右对齐”； 输入日期时需要用“-”号或“/”号隔开，如“2008-3-21”；输入时间时，时、分、秒之间用冒号隔开。 逻辑型数据 包括TRUE和FALSE和结果为逻辑值的公式，其在单元格中默认的显示位置为“居中”。,输入数据,3.1.2.2数据的准

6、确控制 原始数据的准确性控制 数据管理过程中最基础的数据，或者必须用手工输入的数据，称为“原始数据”。 控制方法： 调用法。打开相关文件，平铺两个窗口，用“=”号调用。 数据有效性。例如，用序列选择；在输入成绩时超过100分时提示错误信息（示范+练习）。 加工数据的准确性控制 凡可以通过计算获得的数据，则称为“加工数据”。此类数据的监控重点在于公式。 控制方法：公式。确定计算结果位置，再按下“=”号，用格地址建立公式。,输入数据,3.1.2.3输入时常见的操作：自定义格式、自动填充、内容编辑 1.自定义格式 类型：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、文本等。 例如，学号为071002301

7、1，输入时就变成了710023011，应将格式设置为“文本”；或者由字符串引导符“”引导的数字。,输入数据,输入时常见的操作：自定义格式、自动填充 2.自动填充 可自动填充的序列 时间：包括指定增量的日、星期和月，或诸如星期、月份和季度的重复序列。 等差：通过步长值决定数值的升序或降序 等比：数值乘以常数因子,输入数据,输入时常见的操作：自定义格式、自动填充 2.自动填充 自动填充方式 鼠标拖曳方式：最简单方便，可完成大部分自动填充的工作。 鼠标左键拖动方式：先键入预填充的前两、三个辞条，并选中，当鼠标指针变成黑十字形时，按下鼠标左键拖曳。 鼠标右键拖动方式：先键入预填充的前两、三个辞条，并选

8、中，当鼠标指针变成黑十字形时，按下鼠标右键拖曳，松开右键时弹出快捷菜单（见右图），进行选择即可。 菜单方式：较复杂的自动填充一般采用菜单方式。 在起始单元格键入数据，并选中该单元格； 执行“编辑填充序列”命令，在弹出的对话框中，再进行设置。,输入数据,输入时常见的操作：自定义格式、自动填充 3.内容编辑 操作对象 常规编辑 特殊编辑,对象 如何选择 选中状态,单元格 用 光标 单击 单元格光标,列 用 光标 单击 整列反白 行 用 光标 单击 整行反白,工作表 用 光标 单击 标签反白,表格区 用 光标 拖拉 区域反白,表文件 用 光标 单击 标题栏反白,移动 复制 清除,插入 行高/列宽 等

9、高/等宽 隐藏/显示,插入/删除；移动/复制；命名,小技巧：输入文本时需要换段落时怎么办？,修饰表格,1.对齐方式 作用：保证数据的可视性。 类型：水平对齐、垂直对齐、文本控制、从右到左。 例如，表格标题使用“合并居中”；表头文字加粗“居中”；文字居左、数字居右等。 2.格线和填充格式 作业：用表头、数据和统计区分割方式显示表格数据，增加可读性。 个性化修饰：用颜色、线型等。 套用格式：可快速规范表格结构修饰。 3.保护表格 作用：控制表格数据使用过程 的安全性。 类型：锁定和隐藏 锁定：作用（避免手工输入导致计算错误） 隐藏：作用（保护重要的算法） 方法：第一步，执行“单元格格式”命令，在“

10、保护”页面中设置，第二步，执行“工具保护保护工作表”。,通过新建/本机上的模板/Balance Sheet介绍如何修饰,保存并打印数据,保存数据 保存（常规） 另存为 保存工作区 其他保存 打印数据 预览表格、简单调整版面位置、打印输出,新文档，命名保存（注意名称规则） 旧文档，覆盖保存,定位保存 更名保存 改变文档类型 加密保存,用于更换名称的保存,制作模板选择“模板”类型 传递障碍时存“文本”类型,用于安全性较强的保存 用“另存为”对话框的“工具”按钮处理,举例：创建学生档案,建立步骤 打开Excel软件； 重命名工作表名：将鼠标移到sheet1工作表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单

11、上单击“重命名”命令，输入“学生档案”； 输入标题、制表日期 、制表人、上表头、左表头； 自定义格式：学号、家庭电话、手机号码格式为“文本”。 输入数据：“编号”用自动填充，“性别”用数据有效性，其他均需准确输入； 数据表格美化：对齐方式（左对齐、居中）合并单元格、填充、边框线。 保存。,练习,作业名称：请使用Excel软件设计一份调查问卷（问卷内容见Word文档“大学生心理健康状况调查问卷.doc”）。 设计要求 利用数据有效性，设计下拉式问卷选项。 只允许用户在选择题项处可操作，其他均受保护。 问卷形式美观。,分析数据表格,3.2.1运用公式和函数处理数据分析 3.2.2运用图表处理数据分

12、析 3.2.3运用数据库统计功能,运用公式和函数处理数据分析,公式 结构组成：由“=”引导的由数据、含有数据的单元格或区域坐标、运算符组成的表达式，Excel的单元格中保存用户输入的公式，通过即时计算，按用户给定的显示格式显示其结果。例如，=x+1；=A1+B1等。 公式复制过程中的3种引用关系：相对引用、绝对引用、混合引用。 相对引用：公式拖拉复制过程引用原始单元格取值位置的相对关系。针对有规律的公式使用此方法。 例如，如果将单元格 B2 中的相对引用复制到单元格 B3，将自动从 =A1 调整到 =A2。 绝对引用：某算术式中存在多个算术项。但是在拖拉复制该公式时，其中某一算术项必须取值于固

13、定的单元格位置。该位置也称“绝对引用”点。绝对引用符“$”，例如例如 $F$6。 例如，例如，如果将单元格 B2 中的绝对引用复制到单元格 B3，则在两个单元格中一样，都是 $F$6。 混合引用：某算术式中存在多个算术项。但是在拖拉复制该公式时，绝对引用位置分别在不同的算术项中。针对公式取值固定位置设置$符号。,举例：以“练习材料”作为素材,运用公式和函数处理数据分析,函数 类型,运用公式和函数处理数据分析,函数 常用函数 数学与三角函数 取整函数：INT() 余数函数：MOD(被除数,除数)：求余数 随机数函数（无自变量参数）：ROUND() 圆周率函数（无自变量参数）：PI() 正弦、余弦

14、、正切函数：SIN()，COS()，TAN() 统计函数 求和、平均值函数：SUM，AVERAGE 最大值、最小值函数：MAX，MIN 数值数据计数函数：COUNT 数值和字符串数据计数函数：COUNTA 条件计数函数：COUNTIF(区域坐标,条件)：求指定区域中满足条件的数据个数 条件函数 If函数 ,举例：对某班学生成绩用函数进行分析,素材：学生档案和成绩.xls，“期末成绩”工作表 分析目标及所用的函数： 每个学生的总成绩（SUM） 某学科的最高分、最低分（Max、Min） 班级最高总分、最低总分（先求总分，再用Max、Min） 班级平均分（Average）,运用图表处理数据分析,Ex

15、cel提供的图表从数轴的类别可以分成两大类：XY函数图和统计图表。 XY函数图：其X和Y轴都是数值型数据（其数据点位置随其X和Y的坐标值大小变换）。 统计图表：其X和Y轴只有一个是数值型数据（其数据点位置随其坐标值大小变换），另一个是字符串型数据（其数据点位置是等间距的）。 图表类型 柱形图、条形图、折线图、饼图、XY散点图、面积图、圆环图、雷达图等。 建立基本方法 其一是单击常用工具栏中的“图表向导”工具按钮； 其二是执行“插入图表”命令，两种方法都打开“图表向导”对话框，跟随向导操作即可。 编辑修饰图表,举例：对某班学生成绩用图表进行分析,素材：学生档案和成绩.xls， “成绩分布”工作表

16、 分析目标及所用的函数： 各科成绩分布图 统计各成绩分数段人数（方法1：Countif函数；方法2：用Frequency函数） 绘制圆饼图、柱状图 修饰图表,举例：对某班学生成绩用图表进行分析,素材：学生档案和成绩.xls，“成绩分布”工作表 分析目标及所用的函数： 查看某三个学生之间三科成绩的比较情况 查看某三个学生自身三科成绩的比较情况,运用数据库统计功能,3.2.3.1数据排序 3.2.3.2数据筛选 3.2.3.3数据分类汇总 3.2.3.4数据透视（本讲略）,运用数据库统计功能,3.2.3.1数据排序 作用：将数据组按某字段内容，设置递增或递减的重新排列方式 方法：选择数据表（可以带

17、标题行，也可以不带标题行）后，执行“数据排序”命令，然后在“排序”对话框中根据需要进行选择操作。 注意：在排序时要建立序列号，以便恢复原来序列。,运用数据库统计功能,3.2.3.2数据筛选 作用：显示数据组中满足某条件的记录，隐藏其他 类型：自动筛选和高级筛选 方法 自动筛选的基本方法：选择数据表（必须带标题行）后，执行“数据筛选自动筛选”命令，然后单击标题行各单元格右侧的向下箭头给出筛选条件的基本方法；要显示所有数据，执行“数据筛选全部显示”命令。 高级筛选的基本方法：在已有数据表基础上，建立条件区（第一行含需要的数据段名，以下一行或多行输入条件表达式；然后执行“数据筛选高级筛选”命令，然后

18、在弹出的“高级筛选”对话框中设置数据区、条件区和输出区坐标。,举例：对某班学生成绩用排序和筛选进行分析,素材：学生档案和成绩.xls 分析目标及所用的函数： 给学生排名次（rank函数） 查看语文成绩超过85分的都有哪些同学（数据筛选自动筛选，自定义） 查看语文、数学两门成绩超过85分的同学（数据筛选高级筛选） 先设置筛选条件 再执行高级筛选,运用数据库统计功能,3.2.3.3数据分类汇总 类型：结构式分类汇总和筛选式分类汇总 结构式分类汇总 作用：使汇总数据可按宏观或微观形式查看 设置：先排序，后汇总；选择汇总项及算法 恢复：在“分类汇总”对话框选择“全部删除”项 筛选式分类汇总 作用：使汇

19、总数据只按筛选条件查看 设置：先筛选，后统计 恢复：从“筛选”命令中选择“全部显示”项,举例：对高一年级学生成绩进行分类汇总,素材：学生档案和成绩.xls， “高一年级成绩”工作表。 目的：对各班每门学科求平均分 方法： 用Average函数（前面已讲） 用分类汇总,更多技巧,数值转置,目的：把Excel表中某一列的内容转置成某一列的内容 方法：选中待转置的内容，执行“复制”功能，再在转置的目标位置处，执行“编辑选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“转置”即可。,多页打印标题,目的：由于表格过于大，希望在下一页中仍然有表头。 方法：执行“文件页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”选项，打

20、印标题处选择即可，可通过打印预览查看打印效果。,利用高级筛选删除重复记录,目的：删除表中重复记录 方法：执行“数据筛选高级筛选”命令，在弹出的对话框中，把“选择不重复的纪录”的框勾选上。,End,希望大家积极利用图书馆的各种资源和服务。 为了保护电子资源的知识产权，请合法使用馆藏电子资源，自觉维护我校正常的文献信息服务秩序。,讲座预告,第七讲：资源系列2 “中国学术期刊网”平台的使用 时间：10月10日（周五）13：0014：50 “中国学术期刊网”是全球最大的中文全文数据库平台，内含期刊、优秀硕士学位论文、博士学位论文以及重要报纸等多个全文数据库，内容覆盖各学科。另外，该平台还拥有一个集查找全文文献、数字、学术定义、图形、学术趋势并兼有翻译助手功能的 CNKI 知识搜索引擎。本讲将采用实例演示的方式详细介绍中国学术期刊网平台。,