Excel常用函数基础知识.ppt

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1、贵在积累，潜移默化,Excel2003基础知识 （网络采集） 小麦，76193595 2011.07.12,前言,本文仅是excel的认知基础，满足日常办公需要，如需更深理解应用，请查阅相关专业书籍. 本文内容均来自网络，作者仅对原内容进行了摘取、整理，由于有些地方无法注明具体出处，故一律均未注明出处，并在此向原作者致敬. 本文仅作学习交流之用，勿作商业用途.,本文结构,excel基础知识,第壹部分：excel函数及公式,一、函数和公式简述,二、函数和公式基础,三、数组基础知识,四、宏表函数基础,第贰部分：excel高级筛选,第叁部分：excel条件格式,第肆部分：excel数据透视,第伍部分

2、：excel VBA了解,1 .什么是函数,2 .什么是公式,3. 函数的参数,1.公式基础认知,2.常用函数了解,第壹部分：excel函数及公式 一、函数和公式简述,1 .什么是函数 Excel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数SUM 为例，它的语法是：“SUM(number1,number2,)”。其中“SUM”称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用一个右括号表示函数结束。 参数是函数中最复杂的组成部分，它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。使得用户可以对某

3、个单元格或区域进行处理，如分析存款利息、确定成绩名次、计算三角函数值等。 按照函数的来源，Excel 函数可以分为内置函数和扩展函数两大类。前者只要启动了Excel， 用户就可以使用它们；而后者必须通过单击“工具加载宏”菜单命令加载，然后才能像内置函数那样使用。,2 .什么是公式 函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是Excel 预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例，它要以等号“=”开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函数，“A1”则是对单元格A1 的引用(使用

4、其中存储的数据)，“26”则是常量，“*” 和“+”则是算术运算符(另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符)。 如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。,3. 函数的参数 函数右边括号中的部分称为参数，假如一个函数可以使用多个参数，那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。参数可以是常量(数字和文本)、逻辑值(例如TRUE 或FALSE)、数组、错误值(例如#N/A)或单元格引用(例如E1:H1)， 甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的要求，否则将返回错误信息。 （1）. 常量 常量是直接输入到单元格或公式中

5、的数字或文本，或由名称所代表的数字或文本值，例如数字“2890.56”、日期 “2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式计算出的结果都不是常量，因为只要公式的参数发生了变化，它自身或计算出来的结果就会发生变化。 （2）. 逻辑值 逻辑值是比较特殊的一类参数，它只有TRUE(真)或FALSE(假)两种类型。例如在公式“=IF(A3=0,“,A2/A3)”中，“A3=0”就是一个可以返回TRUE(真)或FALSE(假)两种结果的参数。当“A3=0”为TRUE(真)时在公式所在单元格中填入“0”，否则在单元格中填入“A2/A3”的计算结果。,（3）. 数组 数组用于可产生多个结果

6、，或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。Excel 中有常量和区域两类数组。前者放在“”(按下Ctrl+Shift+Enter 组合键自动生成)内部，而且内部各列的数值要用逗号“,”隔开，各行的数值要用分号“;”隔开。假如你要表示第1 行中的56、78、89 和第2 行中的90、76、80，就应该建立一个2 行3 列的常量数组“56,78,89;90,76,80。 区域数组是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式。例如公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”作为数组公式使用时，它所引用的矩形单元格区域“B1:B3,A1:A3”就是一个区域数组。 （4） .错误值 使

7、用错误值作为参数的主要是信息函数，例如“ERROR.TYPE”函数就是以错误值作为参数。它的语法为“ERROR.TYPE(error_val)”， 如果其中的参数是#NUM!，则返回数值“6”。,（5）. 单元格引用 单元格引用是函数中最常见的参数，引用的目的在于标识工作表单元格或单元格区域，并指明公式或函数所使用的数据的位置，便于它们使用工作表各处的数据，或者在多个函数中使用同一个单元格的数据。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格，甚至引用其他工作簿中的数据。 根据公式所在单元格的位置发生变化时，单元格引用的变化情况，我们可以引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。以存放在F2 单元

8、格中的公式“=SUM(A2:E2)”为例，当公式由F2 单元格复制到F3 单元格以后，公式中的引用也会变化为“=SUM(A3:E3)”。若公式自F 列向下继续复制，“行标”每增加1 行，公式中的行标也自动加1。 如果上述公式改为“=SUM($A $3:$E 3)”， 则无论公式复制到何处，其引用的位置始终是“A3:E3”区域。 混合引用有“绝对列和相对行”，或是“绝对行和相对列”两种形式。前者如“=SUM($A3:$E3)”，后者如“=SUM(A$3:E$3)”。,上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据，如果要分析同一工作簿中多张工作表上的数据，就要使用三维引用。假如公式放在工作表Shee

9、t1 的C6 单元格，要引用工作表Sheet2 的“A1:A6”和Sheet3 的“B2:B9”区域进行求和运算，则公式中的引用形式为“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用，还要在前面加上带“!”的工作表名称。 假如你要引用的数据来自另一个工作簿，如工作簿Book1 中的SUM 函数要绝对引用工作簿Book2 中的数据，其公式为“=SUM(Book2Sheet1! SA S1: SA S8,Book2Sheet2! SB S1: SB S9)”，也就是在原来单元格引用的前面加上“Book2Sheet1!”。放在中括号里面的

10、是工作簿名称，带“!”的则是其中的工作表名称。即是跨工作簿引用单元格或区域时，引用对象的前面必须用“!”作为工作表分隔符，再用中括号作为工作簿分隔符。不过三维引用的要受到较多的限制，例如不能使用数组公式等。 提示：上面介绍的是Excel 默认的引用方式，称为“A1引用样式”。如果你要计算处在“宏”内的行和列，必须使用“R1C1 引用样式”。在这种引用样式中，Excel使用“R”加“行标”和“C”加“列标”的方法指示单元格位置。启用或关闭R1C1 引用样式必须单击“工具选项”菜单命令，打开对话框的“常规”选项卡，选中或清除“设置”下的“R1C1引用样式”选项。由于这种引用样式很少使用，限于篇幅本

11、文不做进一步介绍。,（6）. 嵌套函数 除了上面介绍的情况外，函数也可以是嵌套的，即一个函数是另一个函数的参数，例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)=“1“，RIGHTB(E2,1)=“3“，RIGHTB(E2,1)=“5“，RIGHTB(E2,1)=“7“， RIGHTB(E2,1)=“9“),“男“,“女“)”。其中公式中的IF 函数使用了嵌套的RIGHTB 函数，并将后者返回的结果作为IF 的逻辑判断依据。,（7）. 名称和标志 为了更加直观地标识单元格或单元格区域，我们可以给它们赋予一个名称，从而在公式或函数中直接引用。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，求解平均分的

12、公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在给B2:B46 区域命名为“物理分数”以后，该公式就可以变为“=AVERAGE(物理分数)”，从而使公式变得更加直观。 给一个单元格或区域命名的方法是：选中要命名的单元格或单元格区域，鼠标单击编辑栏顶端的“名称框”，在其中输入名称后回车。也可以选中要命名的单元格或单元格区域，单击“插入名称定义”菜单命令，在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可。如果你要删除已经命名的区域，可以按相同方法打开“定义名称”对话框，选中你要删除的名称删除即可。 由于Excel 工作表多数带有“列标志”。例如一张成绩统计表的首行通常带有“序号”、“姓名”、“数学

13、”、“物理”等“列标志”(也可以称为字段)，如果单击“工具选项”菜单命令，在打开的对话框中单击“重新计算”选项卡，选中“工作簿选项”选项组中的“接受公式标志”选项，公式就可以直接引用“列标志”了。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，而B1 单元格已经输入了“物理”字样，则求物理平均分的公式可以写成“=AVERAGE(物理)”。 需要特别说明的是，创建好的名称可以被所有工作表引用，而且引用时不需要在名称前面添加工作表名(这就是使用名称的主要优点)，因此名称引用实际上是一种绝对引用。但是公式引用“列标志”时的限制较多，它只能在当前数据列的下方引用，不能跨越工作表引用，但是引用“列标志”的

14、公式在一定条件下可以复制。从本质上讲，名称和标志都是单元格引用的一种方式。因为它们不是文本，使用时名称和标志都不能添加引号。,1. 1 公式 在一个单元格输入等号时，EXCEL就认为你输入了一个公式。EXCEL单元格接受5种元素的输入:,运算符 例如”+”,”*” 单元格引用 例如”A7” 值或字符串 例如7.5或”金额” 函数和参数 例如SUM或IF 括号 可以控制公式的运算顺序,一个公式最多可容纳1024个字符，如果要创建超出范围限制的公式，必须把公式分为多个公式，或创建一个自定义公式,创建公式时，尽量不要使用硬编码值，例如计算7.5%的销售税，可以把销售税放到一个单元格中，使用单元格引用

15、代替文字引用，一旦税率发生改变，只要维护税率单元格，而不需修改每个单元格,二、函数和公式基础,1. 2 关于运算符 运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。Microsoft Excel 包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。,算术运算符 + 加号 3+3 - 减号 3-1 * 乘号 2*5 / 除号 4/3 % 百分比 20% 求幂 32,比较运算符 = 等号 A2=A1 大与 B3B2 = 大于等于A1=B1 不等于 A1B1,文本运算符 & NORTH&EAST,引用运算符 ： 区域引用(A1:B15) ， 联合引用(A1:B15,C1:D15) 空格 交

16、叉引用(A1:D15 C1:C15),1. 3 引用 大多数公式都会使用单元格或范围引用一个或多个单元格，单元格的引用有4种类型，分别使用美元符号加以区别:,相对 完全相对，公式被复制时，单元格引用 掉整到新的位置，如A1,A2 绝对 完全绝对，公式被复制时，单元格引用不会改变，如$A$1 行绝对 部分绝对引用，公式被复制时，列部分调整，行部分不会改变，如A$1 列绝对 部分绝对引用，公式被复制时，行部分调整，列部分不会改变，如$A1,可以使用F4键在引用模式中进行循环,工作表之间的引用，=SHEET2!A1+1 工作薄之间的引用，=供应商表.XLSSHEET2!A1+1 工作薄之间的引用，=

17、销售表 6月.XLSSHEE2!A1+1,1. 4 公式中的错误信息,EXCEL2003在错误公式边可以显示一个智能图标，可以单击这个图标了解这个错误的进一步信息,1. 5 定义名称 工作表中引用单元格范围计算并不直观，EXCEL可以把单元格，范围，图表，图形命名为有意义的名称，提供给公式引用。如下图即是对单元格范围G2:G13命名为单价,名称不能包含任何空格，可以使用下划线或点号代替空格 可以使用字符和数字组合，但首字符必须是字母或下划线，不能以数字开头 名称长度限制在255个字符内 不能使用符号 名称不区分大小写,2.1 工作表函数 工作表函数就是在公式中使用的一种内部工具 可以简化公式

18、保证公式运行，否作无法计算 提高编辑任务的速度 允许”有条件地”运行公式，使之具备基本判断能力,函数 ：是预先录制好的公式，函数集是EXCEL中的精华,函数都需要使用括号，括号中的内容就是函数的参数。函数的结果决定于参数的使用方法，一个函数可以: 不带参数 只有一个参数 固定数量的参数 不确定数量的参数 可选参数,文本函数:,& :连接连个文本字符串 TRIM :删除数据前后所有多余的空格，用一个空格代替多个空格。如: TRIM(“ My Home “)=My home LEN :返回单元格中字符的数量。如:LEN(GREENHEAK VIP)=13 LEFT :从左起返回确定数量的字符。如:

19、LEFT(“Beijing”,3)=Bei RIGTH :从右起返回确定数量的字符。如:RIGHT(“Beijing”,4)=jing MID :在字符串中任意位置返回确定数量的字符。如: MID(422124197608119316,7,8)=19760811 UPPER :将文本全部转化为大写。如:UPPER(“join”)=JOIN LOWER :将文本全部转化为小写。如:LOWER(“JOIN”)=join PROPER :将文本首字母大写。如:PROPER(“join me”)=Join Me,查找函数:,VLOOKUP :查找表格中的第一列值，返回相应的值到指定的表格列 种，查找表

20、是垂直放置的，语法如下: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Lookup_value :查找值在查找表的第一列 Table_array :包含查找表的范围 Col_index_num :匹配值在表中的列编号 Range_lookup :可选，为1或空，可以找到一个近似值。为0，找匹配值,HLOOKUP :查找表格中的第一行值，返回相应的值到指定的表格行 中，语法如下: HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Lookup_va

21、lue :查找值在查找表的第一行 Table_array :包含查找表的范围 Col_index_num :匹配值在表中的行编号 Range_lookup :可选，为1或空，可以找到一个近似值。为0，找匹配值,查找函数:,MATCH :MATCH函数可以返回范围中的一个单元格相对位置，指出 它可以匹配某个指定值，语法如下: MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) INDEX :返回范围内的单元格，语法如下: INDEX(array,row_num,column_num),信息函数:,ISERROR :值为任何错误值（#N/A、#VALUE!、#R

22、EF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME? 或 #NULL!)，语法为: ISERROR(VALUE),统计函数:,MAX :返回参数列表中的最大值，忽略逻辑值和文本 MAX(NUMBER1,NUMBER2) MIN :返回参数列表中的最小值，忽略逻辑值和文本 MIN(NUMBER1,NUMBER2),逻辑函数:,IF :IF函数根据给定的条件，根据条件的不同返回不同的结果。语法为: IF(Logical_test,value_if_true,value_if_false) IF(A190,”优秀”,if(A180,”良好”,IF(A160,”及格”),”不及格”) AND :所有参数的

23、逻辑值为真时返回真 OR :当有一个参数为真时即返回真 COUNTIF :计算区域中满足给定条件的单元格的个数，语法如下: COUNTIF(range,criteria) COUNTIF(B1:B10,”apples”) SUMIF :根据指定的条件对若干单元格求和，语法如下 SUMIF(range,criteria,sum_range) SUMIF(A2:A20,”10000”,B2:B20) SUMIF(A2:A20,”0”),信息函数:,SUMPRODUCT :在给定的几组数组中，将数组间元素相乘，并返回乘积之和 SUMPRODUCT(array1,array,) OFFSET :以指定

24、的引用为参照系，通过给定的偏移量来得到新的引用， OFFSET(reference,rows,cols,height,width),三、数组基础知识,1.数组公式: 是用于建立可以产生多个结果或对可以存放在行和列中的一组参数进行运算的单个公式。 数组公式的特点就是可以执行多重计算,它返回的是一组数据结果。 由于一个单元格内只能储存一个数值,所以当结果是一组数据时,单元格只返回第一个值；如果你需要用到所有的运算结果时,要么用多个单元格去分别返回（可以用index（）来返回），要么用某些函数来取其共性,如SUM, MAX/MIN,等。,2.参数： 数组公式最大的特征就是所引用的参数是数组参数,包括

25、区域数组和常量数组。 区域数组,是一个矩形的单元格区域,如 $A$1:$D$5 常量数组,是一组给定的常量,如1,2,3或1;2;3或1,2,3;1,2,3 数组公式中的参数必须为“矩形”,如1,2,3;1,2就无法引用了 3.输入：同时按下CTRL+SHIFT+ENTER 数组公式的外面会自动加上大括号予以区分 有的时候,看上去是一般应用的公式也应该是属于数组公式,只是它所引用的是数组常量 对于参数为常量数组的公式,则在参数外有大括号,公式外则没有,输入时也不必按CTRL+SHIFT+ENTER,4.数组简单运算过程,四、宏表函数基础,常用宏表函数,GET.CELL(type_num, re

26、ference)：返回关于格式化，位置或单元格内容的信息。在由特定单元格状态决定行为的宏中，使用GET.CELL。 GET.DOCUMENT(type_num, name text)： GET.WORKBOOK(type_num, name_text)： EVALUATE(formula_text)：对以文字表示的一个公式或表达式求值，并返回结果。若要运行宏或子例程，请使用 RUN 函数。 FILES(directory_text)：返回指定目录的所有文件名的水平文字数组。使用FILES可以建立一个供宏操作的文件名清单。 DOCUMENTS(type_num, match_text)：以文字形

27、式的水平数组返回指定的已打开工作簿中按字母顺序排列的名字。使用DOCUMENTS可以检索已打开工作簿的名字，供处理该打开工作簿的其他函数使用。,第贰部分：excel高级筛选,何为高级筛选？在EXCEL中高级筛选是自动筛选的升级功能，可以将自动筛选的定制格式改为自定义设置。它的功能更加优于自动筛选。 1、高级筛选的主要功能： (1)、设置多个筛选条件。筛选条件之间可以是与的关系、或的关系，与或结合的关系。可以设置一个也可以设置多个。允许使用通配符。 (2)、筛选结果的存放位置不同。可在数据区原址进行筛选，把不需要的记录隐藏，此特点类似于自动筛选；也可以把筛选结果复制到本表的其他位置或其他表中，在

28、复制时可以选择筛选后的数据列。 (3)、可筛选不重复记录。 2、高级筛选的使用方法： 高级筛选需要在数据区外设置一个条件区域，由标题行和条件行组成。筛选条件行允许使用带运算符的表达式，还可以同时设置多列条件，或多行条件的表达式：条件种类涵盖自动筛选中所有定制格式的条件，包括等于、大于、小于、大于等于、小于等于、包含等。,3、筛选条件的种类 (1)、不包含单元格引用的筛选条件： a：不带通配符的筛选条件：500：表示筛选出大于500的记录 =2002/4/7：表示大于等于2002年4月7日的记录 b：带通配符的条件设置：“*”代表多个字符；“？”代表单个字符；“*”代表筛选“*”；“？”代表筛选

29、“？”。 c：文本型条件的设置：“王”表示以王开始的任何字符串；“=王”表示筛选只有一个字符王的记录；“M”表示所有打头字母在M到Z 提示：此类表达式的特点不能以等号开头，允许以=或=开始的表达式。,(2)、包含单元格引用的筛选条件，如： “=C2D2”表示筛选出同行次的C列与D列值不相等的记录 “=D2800”表示筛选出D列数值中大于800的记录。 “=ISNUMBER(FIND(”8“,C2)”表示筛选C列数据中包含8的记录。 “C2=”“”表示筛选出C列数据中为空的记录。 提示：此类表达式的特点是必须以等号开头，表达式中可以包含各类函数，单元格引用是数据记录的第一条单元格地址，并且是相对

30、引用， (3)、多条件筛选：多条件筛选分为“条件与”、“条件或”和“条件与、或”的综合使用。 a：条件与： b：条件或： c：综合条件1： 提示：同一行的条件之间是“与”的关系；同列不同行的条件之间是“或”的关系。多条件区域中的空格意味着该标题列可以接受任何值。,4、高级筛选中条件区域标题的填写规则 (1)、在条件区域中，条件单元格内包含单元格引用，条件区域标题不能使用数据区域中的标题,即： 字段名为空+下面的条件 。 (2)、在条件区域中，条件单元格内不包含单元格引用，条件区域标题的填写规则与上面的正好相反，必须填写与数据区标题相同名称。其他任何名称或不填都会产生错误结果。建议使用复制粘贴的

31、方法，避免输入失误造成筛选结果出错。,5、将筛选的结果输出到其它工作表 （1）、在输出表表中选择一单元格。 （2）、点击菜单中的数据筛选高级筛选。 （3）、在弹出的高级筛选对话框中选择将筛选结果复制到其他位置 （4）、选择列表区域为原始数据表中的区域。 （5）、选择条件区域 （6）、选择复制到为输出表中的单元格或区域。 （7）、点击确定按钮。 注意：如果在输出表中直接点击高级筛选，在复制到处点选其他工作表，系统会提示“只能复制筛选过的数据到活动工作表”。,6、复杂筛选条件的设置规则 是多区域引用必须使用定义名称；单区域引用不能使用定义名称，在使用地址引用时必须使用绝对引用。在使用单元格地址引用并且希望系统对每条记录做判断时，必须使用相对引用。 7、其他 （1）、筛选不重复记录要求数据区带有标题行。 （2）、执行筛选命令类似执行了一次宏，执行后不能再撤销之前的任何操作。,第叁部分：excel条件格式,