2007EXCEL工作表与工作簿的编辑技巧.ppt

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1、授 课 人：uuu9电影 授 课 地 址 ：,前 言,Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个用来创建和维护电子表格软件，可以方便的制作统计、财务、会计、金融和贸易等方面的各种复杂电子表格，以及完成许多繁琐的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。,一、2007Excel界面简介 二、 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、 11、 12、 13、 14、 15、,目 录,一、2007Excel界面简介,和以前的版本相比，Excel 2007的工作界面颜色更加柔和，Excel 2007的工作界面主要由“文件”菜

2、单、标题栏、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表格区、滚动条和状态栏等元素组成。,“文件”菜单：单击Excel工作界面左上角的Office按钮 ，可以打开“文件”菜单。在该菜单中，用户可以利用其中的命令新建、打开、保存、打印、共享以及发布工作簿。,快速访问工具栏： Excel 2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮 ，可以执行相应的功能 。,一、2007Excel界面简介,标题栏：标题栏位于窗口的最上方，用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息。单击标题栏右端的 按钮，可以最小化、最大化或关闭窗口 。,功能区：默认情况下，Excel 2

3、007的功能区中的选项卡包括：“开始”选项卡、“插入”选项卡、“页面布局”选项卡、“公式”选项卡、“数据”选项卡、“审阅”选项卡、“视图”选项卡以及“加载项”选项卡。,状态栏位于窗口底部，用来显示当前工作区的状态。 Excel 2007支持3种显示模式，分别为“普通”模式、“页面布局”模式与“分页预览”模式，单击Excel 2007窗口左下角的 按钮可以切换显示模式。,一、2007Excel界面简介,二、管理工作表与工作簿,工作表由多个单元格基本元素构成，而这样的若干个工作表构成了一个工作簿。在利用Excel进行数据处理的过程中，经常需要对工作簿和工作表进行适当的处理，例如插入和删除工作表，设

4、置保护重要的工作表或工作簿等。本章将对管理工作簿和工作表的方法进行介绍。,插入、删除、重命名、标签颜色、移动及复制工作表 工作簿视图 拆分与冻结窗口 隐藏或显示工作簿的元素 保护工作簿数据 快速选择全部工作表,授课要点：,1.插入工作表,在首次创建一个新工作簿时，默认情况下，该工作簿包括了3个工作表。鼠标右键单击工作表标签插入工作表，即可向工作簿添加一个工作表。,2.删除工作表,要删除一个工作表，首先单击工作表标签来选定该工作表，鼠标右键单击工作表标签删除工作表，即可删除工作簿中的一个工作表。,3.重命名工作表,Excel 2007在创建一个新的工作表时，它的名称是以Sheet1、Sheet2

5、等来命名的，这在实际工作中很不方便记忆和进行有效的管理。这时，用户可以通过改变这些工作表的名称来进行有效的管理。要改变工作表的名称，只需双击选中的工作表标签，这时工作表标签以反白显示，在其中输入新的名称并按下Enter键即可。,（一）插入、删除、重命名、标签颜色、移动及复制工作表,4.工作表标签,设置工作簿标签，可提高观感效果，操作方法为首先鼠标右键单击工作表标签，选工作表标签颜色，即可为标签设置上需要的颜色。,（1）在同一工作簿内移动或复制工作表：只需选择要移动的工作表，然后沿工作表标签行拖动选定的工作表标签即可；如果要在当前工作簿中复制工作表，需要在按住Ctrl 键的同时拖动工作表，并在目

6、的地释放鼠标，然后松开Ctrl键即可。,（2）在工作簿间移动或复制工作表：可以利用在工作簿内移动或复制工作表的方法来实现，不过这要求源工作簿和目标工作簿均打开，打开“移动或复制工作表”对话框，在“工作簿”下拉列表框中可以选择目标工作簿。,5.移动或复制工作表,在使用Excel 2007进行数据处理时，经常把描述同一事物相关特征的数据放在一个工作表中，而把相互之间具有某种联系的不同事物安排在不同的工作表或不同的工作簿中，这时就需要在工作簿内或工作簿间移动或复制工作表。,（一）插入、删除、重命名、标签颜色、移动及复制工作表,（二）保护工作簿数据,1.设置保护工作表：可限制对工作表进行访问。可以防止

7、其他人更改工作表中的部分或全部内容，查看隐藏的数据行或列、公式等： 选中要保护的单元格内容，设置单元格格式勾选锁定、隐藏-保护工作表输入密码确定,2.工作表被保护后，其中的所有单元格都将无法编辑。对于大多数工作表来说，往往需要用户编辑工作表中的一些区域，此时就需要在被保护工作表中设置允许用户编辑的区域：点击审阅允许用户编辑区域,（三） 工作簿视图,1.在Excel 2007中，用户可以调整工作簿的显示方式。打开“视图”选项卡，然后可在“工作簿视图”组中选择视图模式。,2.并排比较工作表,在Excel 2007中，对于不同工作簿的工作表，可以在Excel窗口中同时显示，并可以进行并排比较。,（四

8、）拆分与冻结窗口,1.拆分窗口：如果要独立地显示并滚动工作表中的不同部分，可以使用拆分窗口功能。拆分窗口时，选定要拆分的某一单元格位置，然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“拆分”按钮，这时Excel自动在选定单元格处将工作表拆分为4个独立的窗格。可以通过鼠标移动工作表上出现的拆分框，以调整各窗格的大小。,2.冻结窗口：如果要在工作表滚动时保持行列标志或其他数据可见，可以通过冻结窗口功能来固定显示窗口的顶部和左侧区域。,（五）隐藏或显示工作簿的元素,当隐藏工作簿的一部分时，可以将数据从视图中移走，但并不从工作簿中删除。在Excel 2007中可以隐藏的元素有工作簿、工作表、行列和窗口元素等。

9、,1. 隐藏/显示工作簿：打开需要隐藏的工作簿，然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“隐藏”按钮即可；在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“取消隐藏”按钮，打开“取消隐藏”对话框，在对话框中选择要取消隐藏的工作簿名称，然后单击“确定”按钮，在窗口中重新显示该工作簿。,2.隐藏/显示工作表：只需选定需要隐藏的工作表，然后在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏和取消隐藏”|“隐藏工作表”命令即可；如果要在Excel 2007中重新显示一个处于隐藏状态的工作表，可单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏和取消隐藏”|“取消隐藏工作表”命令，在打开的对话

10、框中选择要取消隐藏的工作表名称，然后单击“确定”按钮即可。,3.隐藏或显示窗口元素：为了尽可能多地利用屏幕显示工作表数据，用户可以隐藏大多数窗口元素。这些窗口元素包括Excel的编辑栏、网格线、标题等。打开“视图”选项卡，在“显示/隐藏”组中，可以设置隐藏或显示的窗口元素。,4.设置工作表显示的比例,如果工作表的数据量很大，使用正常的显示比例不便于对数据进行浏览和修改，则可以重新设置显示比例。 （1）打开“视图”选项卡，在“显示比例”组中，单击“显示比例”按钮，打开“显示比例”对话框。在对话框的“缩放”选项区域中选择要调整的工作表显示比例。 （2）在状态栏右下角调整显示比例；,（六）隐藏或显示

11、工作簿的元素,3.设置保护工作簿：可限制对工作簿进行访问。可以防止其他人更改工作表中的部分或全部内容，查看隐藏的数据行或列等。 方法一：选择左上角的office按钮准备加密文档，建一个密码即可； 方法二：选择左上角的office按钮另存为点击在“另存为”对话框的左下角的“工具”按钮常规选项设置打开密码和修改密码,（六）快速选择全部工作表,1.鼠标左键单击工作表左上方“ ”； 2.CTRL+A,（七）保护工作簿数据,3.设置保护工作簿：可限制对工作簿进行访问。可以防止其他人更改工作表中的部分或全部内容，查看隐藏的数据行或列等。 方法一：选择左上角的office按钮准备加密文档，建一个密码即可；

12、方法二：选择左上角的office按钮另存为点击在“另存为”对话框的左下角的“工具”按钮常规选项设置打开密码和修改密码,（六）快速选择全部工作表,1.鼠标左键单击工作表左上方“ ”； 2.CTRL+A,四、格式化工作表,使用Excel 2007创建工作表后，还可以对工作表进行格式化操作，使其更加美观， Excel 2007提供了丰富的格式化命令，利用这些命令可以具体设置工作表与单元格的格式，帮助用户创建更加美观的工作表。,设置单元格格式 调整行高和列宽 使用条件格式 创建页眉和页脚 特殊表头,1.设置数字格式,默认情况下，数字以常规格式显示。当用户在工作表中输入数字时，数字以整数、小数方式显示。

13、此外，Excel还提供了多种数字显示格式，如数值、货币、会计专用、日期格式以及科学记数等。在“设置单元格格式”的“数字”选项卡中 操作。,（一）设置单元格格式,三、设置单元格格式,2.设置字体格式,为了使工作表中的某些数据醒目和突出，也为了使整个版面更为丰富，通常需要对不同的单元格设置不同的字体。,（一）设置单元格格式,三、设置单元格格式,3.设置对齐方式,所谓对齐，是指单元格中的内容在显示时相对单元格上下左右的位置。默认情况下，单元格中的文本靠左对齐，数字靠右对齐，逻辑值和错误值居中对齐。此外，Excel还允许用户为单元格中的内容设置其他对齐方式，如合并后居中、旋转单元格中的内容等。,（一）

14、设置单元格格式,三、设置单元格格式,4. 设置边框和底纹,默认情况下，Excel并不为单元格设置边框，工作表中的框线在打印时并不显示出来。但在一般情况下，用户在打印工作表或突出显示某些单元格时，都需要添加一些边框以使工作表更美观和容易阅读。应用底纹和应用边框一样，都是为了对工作表进行形象设计。使用底纹为特定的单元格加上色彩和图案，不仅可以突出显示重点内容，还可以美化工作表的外观。,（一）设置单元格格式,三、设置单元格格式,5. 插入行、列和单元格,在工作表中选择要插入行、列或单元格的位置，单击鼠标右键，单击“插入”，弹出下图菜单。在菜单中选择相应命令即可插入行、列和单元格。,6.删除行、列和单

15、元格,需要在当前工作表中删除某行(列)时，单击行号(列标)，选择要删除的整行(列)，单击鼠标右键，单击“删除”。,（一）设置单元格格式,三、设置单元格格式,（二） 调整行高和列宽,在向单元格输入文字或数据时，经常会出现这样的现象：有的单元格中的文字只显示了一半；有的单元格中显示的是一串“#”符号，而在编辑栏中却能看见对应单元格的数据。出现这些现象的原因在于单元格的宽度或高度不够，不能将其中的文字正确显示。因此，需要对工作表中的单元格高度和宽度进行适当的调整：拖拉法和设置法,设置法： （1）点击开始-格式列宽/行高 （2）选择行/列单击鼠标右键行高/列宽,三、设置单元格格式,（三）使用条件格式,

16、条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的选定单元格中，并突出显示要检查的动态数据。,三、设置单元格格式,(四)创建页眉和页脚,页眉是自动出现在每个打印页顶部的文本，而页脚是显示在每一个打印页底部的文本。有关打印和打印设置的内容将在后面的章节中进行介绍，本节只介绍如何创建页眉和页脚。,页眉和页脚在打印工作表时非常有用，通常可以将有关工作表的标题放在页眉中，而将页码放置在页脚中，还可以根据需要插入各种项目，包括页码、页数、当前时间、文件路径以及图片等。如果要在工作表中添加页眉或页脚，需要在“页面布局”选项卡的“页边距” 中的“页眉和页脚”处进行设置。,(五

17、)特殊表头,四、打印工作表,当制作好工作表后，通常要做的下一步工作就是把它打印出来。利用Excel 2007提供的设置页面、设置打印区域、打印预览等打印功能，可以对制作好的工作表进行打印设置，美化打印的效果。本章将介绍打印工作表的相关操作。,预览打印效果 设置打印页面 打印工作表,（一） 预览打印效果,Excel 2007提供打印预览功能，用户可以通过该功能查看打印后的实际效果，如页面设置、分页符效果等。若不满意可以及时调整，避免打印后不能使用而造成浪费。 在Excel 2007中单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“打印”|“打印预览”命令，即可打开打印预览窗口，在其中可以预览当前活动工

18、作表的打印效果。,（二）设置打印页面,在打印工作表之前，可根据要求对希望打印的工作表进行一些必要的设置。例如，设置打印的方向、纸张的大小、页眉或页脚和页边距等。在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中可以完成最常用的页面设置。,1.设置页边距,页边距指的是打印工作表的边缘距离。Excel 2007提供了3种预设的页边距方案，分别为“普通”、“宽”与“窄”，其中默认使用的是“普通”页边距方案。通过选择这3种方案之一，可以快速设置页边距效果。,2.设置纸张方向,在设置打印页面时。打印方向可设置为纵向打印和横向打印两种。在“页面设置”组中单击“纸张方向”按钮，在弹出的菜单中选择“纵向”或“横向”命令，

19、可以设置所需打印方向。,3.设置纸张大小,在设置打印页面时，应选用与打印机中打印纸大小对应的纸张大小设置。在“页面设置”组中单击“纸张大小”按钮，在弹出的菜单中可以选择纸张大小 。,4.设置打印区域,在打印工作表时，经常会遇到不需要打印整张工作表的情况，此时可以设置打印区域，只打印工作表中所需的部分。,5.设置分页符,如果用户需要打印的工作表中的内容不止一页，Excel 2007会自动在其中插入分页符，将工作表分成多页。这些分页符的位置取决于纸张的大小及页边距设置。用户也可以自定义插入分页符的位置，从而改变页面布局。,6.设置打印标题,在打印工作表时，可以选择工作表中的任意行或列为打印标题。若选择行为打印标题，则该行会出现在打印页的顶端，若选择列为打印标题，则该列会出现在打印页的最左端。,