Excel常用函数培训.ppt

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1、Excel常用函数培训 承办部门：天津店电脑科 培训日期：2010年10月,培训内容,函数错误值与解决方法 如何利用函数操作文本 如何利用函数处理日期与时间 如何利用函数计数与求和 如何利用函数查询与引用 其他函数的应用,Unit 1 函数错误值与解决方法,“#”：列宽不够 “#DIV/0”：公式中有除数为0或空白 “#N/A”：引用数据源不正确或不可用 “#NAME?”：函数错误 或 引用没有定义名称数数据源 或 引用文本时没有加双引号 “#NUM！”：在公式中给函数引用了无效的参数 例如:sqrt(-4) “#VALUE!”：将文本类型的数据参与了数值运算或无返回值 “#REF!”：公式中

2、使用无效的单元格引用 “#NULL！”：公式中使用不正确的区域运算符,Unit 2 如何利用函数操作文本,Unit 2 如何利用函数操作文本,非打印字符 有不少非常有用的非打印字符，偶尔必须使用。下表显示了用来表示这些非打印字符的转义序列：,非打印字符 有不少非常有用的非打印字符，偶尔必须使用。下表显示了用来表示这些非打印字符的转义序列：,CONCATENATE或& 语法：CONCATENATE (text1,text2,.) 或 text1&text2 Text1, text2, . 为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项。这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。,U

3、nit 2 如何利用函数操作文本,EXACT或= 语法：EXACT(text1,text2) 或 text1=text2 说明：该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同，则返回 TRUE；否则，返回 FALSE。函数 EXACT 能区分大小写，但忽略格式上的差异。利用函数 EXACT 可以测试输入文档内的文本。,Unit 2 如何利用函数操作文本,FIND 语法：FIND(find_text,within_text,start_num) Find_text 是要查找的文本。 Within_text 是包含要查找文本的文本。 Start_num 指定开始进行查找的字符。within_t

4、ext 中的首字符是编号为 1 的字符。如果忽略 start_num，则假设其为 1。,Unit 2 如何利用函数操作文本,说明：用于查找其他文本字符串 (within_text) 内的文本字符串 (find_text)，并从 within_text 的首字符开始返回 find_text 的起始位置编号。,Unit 2 如何利用函数操作文本,LEFT(RIGHT) 语法：LEFT(text,num_chars)或RIGHT(text,num_chars) Text 是包含要提取字符的文本字符串。 Num_chars 指定要由 LEFT 所提取的字符数。 Num_chars 必须大于或等于 0。

5、 如果 num_chars 大于文本长度，则 LEFT 返回所有文本。 如果省略 num_chars，则假定其为 1。,Unit 2 如何利用函数操作文本,LEN 语法：LEN(text) Text 是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。,Unit 2 如何利用函数操作文本,LOWER 语法：LOWER(text) Text 是要转换为小写字母的文本。函数 LOWER 不改变文本中的非字母的字符。,Unit 2 如何利用函数操作文本,MID 语法：MID(text,start_num,num_chars) Text 是包含要提取字符的文本字符串。 Start_num 是文本中要提取的第

6、一个字符的位置。文本中第一个字符的 start_num 为 1，以此类推。 Num_chars 指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。,Unit 2 如何利用函数操作文本,PROPER 语法：PROPER(text) Text 包括在一组双引号中的文本字符串、返回文本值的公式或是对包含文本的单元格的引用。,Unit 2 如何利用函数操作文本,REPLACE 语法：REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text) Old_text 是要替换其部分字符的文本。 Start_num 是要用 new_text 替换的 old_text 中字符的位置。 N

7、um_chars 是希望 REPLACE 使用 new_text 替换 old_text 中字符的个数。,Unit 2 如何利用函数操作文本,New_text 是要用于替换 old_text 中字符的文本。,Unit 3 利用函数处理日期与时间,Unit 3 利用函数处理日期与时间,DATE 语法：DATE(year,month,day) Year 参数 year 可以为一到四位数字。 Month 代表每年中月份的数字。如果所输入的月份大于 12，将从指定年份的一月份开始往上加算。 Day 代表在该月份中第几天的数字。如果 day 大于该月份的最大天数，则将从指定月份的第一天开始往上累加。,U

8、nit 3 利用函数处理日期与时间,TODAY 语法：TODAY( ) 说明：返回当前日期。,Unit 3 利用函数处理日期与时间,NOW 语法：NOW( ) 说明：返回当前日期和时间所对应的序列号。如果在输入函数前，单元格的格式为“常规”，则结果将设为日期格式。,Unit 3 利用函数处理日期与时间,DAY 语法：DAY(serial_number) Serial_number 为要查找的那一天的日期。应使用 DATE 函数来输入日期，或者将日期作为其他公式或函数的结果输入。,Unit 3 利用函数处理日期与时间,MONTH 语法：MONTH(serial_number) Serial_nu

9、mber 表示一个日期值，其中包含要查找的月份。应使用 DATE 函数来输入日期，或者将日期作为其他公式或函数的结果输入。,Unit 3 利用函数处理日期与时间,YEAR 语法：YEAR(serial_number) Serial_number 为一个日期值，其中包含要查找年份的日期。应使用 DATE 函数来输入日期，或者将日期作为其他公式或函数的结果输入。,Unit 3 利用函数处理日期与时间,WEEKDAY 语法：WEEKDAY(serial_number,return_type) Serial_number 表示一个顺序的序列号，代表要查找的那一天的日期。应使用 DATE 函数输入日期，

10、或者将函数作为其他公式或函数的结果输入。 Return_type 为确定返回值类型的数字。,Unit 3 利用函数处理日期与时间,Return_type 返回的数字 1 或省略 数字 1（星期日）到数字 7（星期六），同 Microsoft Excel 早期版本。 2数字 1（星期一）到数字 7（星期日）。 3数字 0（星期一）到数字 6（星期日）。,Unit 4 利用函数计数与求和,Unit 4 利用函数计数与求和,AVERAGE 语法：AVERAGE(number1,number2,.) Number1, number2, . 为需要计算平均值的 1 到 30 个参数。 参数可以是数字，或

11、者是包含数字的名称、数组或引用。 如果数组或引用参数包含文本、逻辑值或空白单元格，则这些值将被忽略；但包含零值的单元格将计算在内。,Unit 4 利用函数计数与求和,COUNT 语法：COUNT(value1,value2,.) Value1, value2, . 为包含或引用各种类型数据的参数（1 到 30个），但只有数字类型的数据才被计算。 函数 COUNT 在计数时，将把数字、日期、或以文本代表的数字计算在内；但是错误值或其他无法转换成数字的文字将被忽略。 如果参数是一个数组或引用，那么只统计数组或引用中的数字；数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值都将被忽略。,Unit 4 利

12、用函数计数与求和,COUNTIF 语法：COUNTIF(range,criteria) Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、“32“、“32“ 或 “apples“。,Unit 4 利用函数计数与求和,MAX 语法：MAX(number1,number2,.) Number1, number2, . 是要从中找出最大值的 1 到 30 个数字参数。 MIN 语法：MIN(number1,number2,.) Number1, number2, . 是要从中

13、找出最小值的 1 到 30 个数字参数。,Unit 4 利用函数计数与求和,MODE(返回出现频率最多的数值) 语法：MODE(number1,number2,.) Number1, number2, . 是用于众数计算的 1 到 30 个参数，也可以使用单一数组（即对数组区域的引用）来代替由逗号分隔的参数。,Unit 4 利用函数计数与求和,SUM 语法：SUM(number1,number2, .) Number1, number2, . 为 1 到 30 个需要求和的参数。,Unit 4 利用函数计数与求和,SUMIF 语法：SUMIF(range,criteria,sum_range)

14、 Range 为用于条件判断的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、“32“、“32“ 或 “apples“。 Sum_range 是需要求和的实际单元格。,Unit 5 利用函数查询与引用,Unit 5 利用函数查询与引用,VLOOKUP 语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。 Table_array

15、为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。,Unit 5 利用函数查询与引用,Col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；col_index_num 为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。如果 col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值值 #VALUE!；如果 col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。 Rang

16、e_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。,Unit 5 利用函数查询与引用,相对引用 公式中的相对单元格引用（例如 A1）是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认情况下，新公式使用相对引用。例如，如果将单元格

17、 B2 中的相对引用复制到单元格 B3，将自动从 =A1 调整到 =A2。,Unit 5 利用函数查询与引用,绝对引用 单元格中的绝对单元格引用（例如 $A$1）总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。默认情况下，新公式使用相对引用，需要将它们转换为绝对引用。例如，如果将单元格 B2 中的绝对引用复制到单元格 B3，则在两个单元格中一样，都是 $A$1。,Unit 5 利用函数查询与引用,混合引用 混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用 $A1、$B1 等形式。绝对引用行采用 A$1、B$1 等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。例如，如果将一个混合引用从 A2 复制到 B3，它将从 =A$1 调整到 =B$1。,Unit 6其他函数的应用,Unit 6其他函数的应用,小提示 善用身边的“老师”微软OFFICE官方帮助文档。 选择插入菜单函数，出现如下界面。,Unit 6其他函数的应用,Unit 6其他函数的应用,一点建议,要掌握Excel函数， 学习是一方面， 更重要的是多练习、多动脑筋应用！,结束语,感谢大家参加此次培训,