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1、Office在人事、行政管理工作中的高级应用,*市职业中专学校 *肇波 QQ：*,在人事、行政管理工作中的高级应用,批量制作文档,高级排版功能的使用,文档编辑实用技巧,两个小提示 选择文本与快速移动光标 联合公文头 文本表格互相转换 不同页眉和页脚 书签与目录 查找与替换 文件插入到文档,第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示： 1、空格是【字】 2、一节一页面（文档）,第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示： 1、空格是【字】 所以，首行空两个字符应该设置段落格式，而不是输入两个空格，否则首行缩进就会是四个字了 设置：开始段落,第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示： 2、一节一页面（文档）
2、 设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚，或重新分栏排版等。 这时，如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置，就会引起整个文档所有页面的改变。 怎么办呢？这就需要对WORD文档进行分节。,第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示： 2、一节一页面（文档）【不同节】可以【不同页面设置】 例如，页眉页脚的设置： （1）奇偶页不同页眉（脚） 偶数页（左）：书名 奇数页（右）：章节名 （2）分页不同页眉（脚）： 第一章是第一页的页眉（脚） 第二章是第二页的页眉（脚）,第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示： 2、一节一页面（文档） （1）如何分节？ 【页面布局】分隔符下一页 - （2）怎样设置不
3、同节（页）的“页眉页脚”【插入】页眉设计 取消（变灰暗）【链接到前一条页眉】 则可以设置不同页的不同页眉（脚）,第一部分 文档编辑实用技巧,选择文本与快速移动光标 1、End，Home：当前光标移到行首、行尾 2、Ctrl+Home（End）光标移到文档首（尾） 3、shift+Home,shift+End: 从当前光标选择到行首、行尾 4、ctrl+shift+Home: 从当前光标选择到文档首 5、ctrl+shift+End： 从当前光标选择到文档尾 6、ctrl+A 全选,第一部分 文档编辑实用技巧,联合公文头 如下：,第一部分 文档编辑实用技巧,员工出差管理制度,1、表格法 2、双行
4、合一 法 【开始】段落：中文版式 按钮,文本转换为表格,第一部分 文档编辑实用技巧,表格转换文本,第一部分 文档编辑实用技巧,查找与替换,第一部分 文档编辑实用技巧,把文件插入到文档,第一部分 文档编辑实用技巧,【插入】文本对象文件中的文字 插入后的文字 版面、格式与原文件相同,书签与目录,第一部分 文档编辑实用技巧,1.插入书签,2.插入目录,第二部分 高级排版功能使用,1、表格的使用 2、拆分表格 3、表跨页时标题行自动重复 4、表格公式 5、主控文档和子文档 6、绘制树状结构 7、邮件合并 8、Pdf转doc,第二部分 高级排版功能使用,1、表格的使用,插入表格、绘制表格、单元格合并与拆
5、分 绘制斜线表头,先激活表格，再单击【布局】选项卡,第二部分 高级排版功能使用,2、拆分表格 （1）上下拆分：Ctrl+Shift+End,（2）左右拆分：拖动法,第二部分 高级排版功能使用,3、表跨页时标题行自动重复,选中标题行，单击：重复标题行,第二部分 高级排版功能使用,4、表格公式,选中【总分】单元格，单击：fx公式,第二部分 高级排版功能使用,5、主控文档和子文档,1、创建原因： 多人合作，各做一章，便于管理 文档过长，占用内存，打开费时 防止长文档意外损坏，很难恢复,2、创建方法： 大纲视图下，如下图,第二部分 高级排版功能使用,6、绘制树状结构,第二部分 高级排版功能使用,7、邮
6、件合并 - 1,邮件合并需要两个文档：Word作填充数据桶（桶），Excel作为数据源（水）,数据桶,数据源（水）,第二部分 高级排版功能使用,7、邮件合并 - 2,方法如下图：邮件合并是Word中的一个功能,第三部分 Excel高级应用,1、单元格 格式 2、数据有效性 3、排序 4、公式 5、相对引用、绝对引用、混合引用 6、条件格式 7、筛选 8、分类汇总 9、图表 10、合并计算 11、身份证 12、打印区域,第三部分 Excel高级应用,1、单元格 格式,第三部分 Excel高级应用,2、数据有效性,第三部分 Excel高级应用,3、排序,第三部分 Excel高级应用,4、公式,SU
7、M 求和 Average 求 平均值 Max 最大值 Min 最小值 Countif 求满足条件的个数 如：=Countif(D2:D6,”=85”) 表示计算D2到D6区域内 值大于或等于85的单元格数目（个数） IF 条件判断 格式：=if（表达式，真值，假值）,第三部分 Excel高级应用,5、相对引用、绝对引用、混合引用,相对引用：D2引用的地址会变 绝对引用：$D$2引用的地址始终不变 混合引用：D$2，$D2引用的地址列变或行变,三种引用的切换快捷键是F4,第三部分 Excel高级应用,6、条件格式,设置满足条件的字体和单元格 格式，以便突出显示,第三部分 Excel高级应用,7、
8、筛选,1.自动筛选 2.高级筛选,第三部分 Excel高级应用,8、分类汇总1,例如统计职工男女性别人数？各部门人数？,特别提示： 必须先对【分类字段】（列标题）进行排序 再进行分类汇总,即：先排序，再汇总,第三部分 Excel高级应用,8、分类汇总2,例如统计各部门人数？,第三部分 Excel高级应用,9、图表 1,上面这张【表格】： 你看出什么信息动态没有？ 看出什么规律变化没有？,第三部分 Excel高级应用,9、图表 2,规律、动态在图表中 图表：形象、快捷、易懂,第三部分 Excel高级应用,10、合并计算,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 1,当输入身份证后，性别、生日、
9、年龄 自动显示 为此，我们必须学习以下公式,【问题是什么？】,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 2,相关公式： 1.Mid 函数：截取单元格字符 2.Date函数：截取 年、月、日 信息 3.Mode函数：两数相除取余数 4.DatedIF函数： 计算两个日期间的相差年、月、日 5.Today函数：获取计算机当前系统日期 6.IF函数：条件判断，满足取真，不满足取假,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 3,1.Mid 函数：截取单元格字符,格式：=Mid(字符单元格地址，开始位，宽度） 例题：如上，截取杨坤身份证中的 1985四位数 解题：在C3单元格中，输入如下公式 = m
10、id(B3,7,4) 输入完毕，按回车键，C3单元格显示 1985 解疑：表示截取B3单元格字符， 从第7位开始，取4位,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 4,2.Date函数：截取 年、月、日 信息,格式：=date(年，月，日) 例题：在D3单元格中输入 =date(1998,12,25) 解题：输入完毕，按回车键， D3单元格显示 1998年12月25日 解疑： 年：4位数 月，日：2位数,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 5,3.Mode函数：两数相除取余数,格式：=Mod(被除数,除数） 例题：求C16余数？ 解题：在C16单元格中输入 =Mod(A16,B16)
11、 输入完毕，按回车键，得到值1 解疑： Mod(括号)内可以直接写数值，也可以写被除数、除数的单元格地址,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 6,4.DatedIF函数： 计算两个日期间的相差年、月、日,说不清楚，直接上图了,这个”Y”表示相差年(year)数,改成”M”表示相差月(month)数,改成”D”表示相差天(day)数,格式：=Datedif（起始日期，结束日期，“Y”）,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 7,5.Today函数：获取计算机当前系统日期,注意： 该函数没有任何参数，只有一对空括号， 写完按回车即可，显示当前计算机系统日期,第三部分 Excel高级应
12、用,11、身份证 8,6.IF函数：条件判断，满足取真，不满足取假,格式：=if(表达式，“真值”，“假值”),在D16单元格中输入： =IF(C16=1,”男”,”女”） 即表示： 如果C16=1， 那么D16为男（条件成立） 否则D16为女（条件不成立）,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 9,最后所有身份证信息【公式】如下,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 9,最后所有身份证信息【公式】如下,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 9,最后所有身份证信息【公式】如下,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 10,补充两个有用函数：如截取地址中的籍贯 1、 left（字符，宽度） 2、right（字符，宽度）,第三部分 Excel高级应用,12、打印区域,1、当页数较多，每页 必须保留标题时， 可以采用此法 2、或者 采用：页眉,