第5章Excel2003的基本操作.ppt

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1、第5章 Excel 2003的基本操作,5.1 Excel 2003入门,5.1.1 Excel 2003的启动 5.1.2 Excel 2003的窗口组成 5.1.3 新建和打开工作簿 5.1.4 保存与关闭工作簿 5.1.5 案例分析,Excel能够干些什么？ Excel是目前使用最广泛的专业电子表格软件，可以对数据进行处理、统计分析与计算，简单的数据库管理，能绘制图表，并能与Internet网络共享资源。,5.1 简介,5.1 Excel 2003入门,5.1.1 Excel 2003的启动,启动Excel 2003有多种方法，用户可根据自己的习惯或喜好选择一种，以下是一些常用的方法。

2、（1）选择【开始】/【程序】/ 【Microsoft Office】 /【Microsoft Excel】命令。 （2）如果建立了Excel 2003的快捷方式，双击快捷方式图标。 （3）打开一个Excel 工作簿文件 。,5.1 Excel 2003入门,5.1.2 Excel 2003的窗口组成,5.1 Excel 2003入门,5.1.2 Excel 2003的窗口组成编辑栏,名称框,命令按钮,编辑框,与其他Office软件（例如Word、PowerPoint）的区别？ 工具区的特点：多了与表格制作编辑、修饰相关的工具栏，如“编辑”栏、“名称”栏、行标与列标等 制表工作区的特点：只提供制

3、作网格，表格的排版应通过预览查看 视图特点： “普通”视图，用于制作表格 “分页浏览”视图，用于整体查看表格内容与页面的关系,窗口环境的特点,5.1 Excel 2003入门,5.1.3 新建和打开工作簿,一、新建工作簿 启动Excel后，系统会自动建立一个新的工作簿文件。除此之外，还可以在启动Excel后，采用如下的任一种方法创建新的工作簿文件。 （1）选择【文件】/【新建】命令。 （2）单击【常用】工具栏中的【新建】按钮。 （3）按Ctrl+N 组合键。 二、打开工作簿 （1）选择【文件】/【打开】命令。 （2）单击【常用】工具栏上的“打开”按钮。 （3）按Ctrl+O组合键。,5.1 E

4、xcel 2003入门,5.1.4 保存与关闭工作簿,一、保存工作簿 1、新建文档的保存 （1）选择【文件】/【保存】或【另存为】命令。 （2）单击【常用】工具栏上的【保存】按钮。 （3）按Ctrl+S 组合键。 2、修改过文档的保存 （1）选择【文件】/【保存】命令。 （2）单击【常用】工具栏上的【保存】按钮。 （3）按Ctrl+S 组合键。,5.1 Excel 2003入门,5.1.4 保存与关闭工作簿,3、对工作簿文件设置密码。 （1）选择【文件】/【另存为】命令 （2）单击【工具】按钮，选择【常规选项】 （3）输入密码并确认密码,5.1 Excel 2003入门,5.1.4 保存与关闭

5、工作簿,3、对工作簿文件设置密码。 面对可能遭遇的破解风险，用户在使用以上保护功能时，应该了解设置密码的注意事项，以提高安全性。 密码长度：至少6位长度的密码 密码复杂性：不要只使用某一类字符(特别是是数字)作为密码。Excel的密码支持字母(区分大小写)、数字、符号(区分全半角)，设置密码时应该尽可能每种都用到。 千万不要用英文单词、生日、电话号码之类的信息当密码，这样的密码即使不被人为猜出，也会很容易地被采用字典攻击方式的软件破解。,5.1 Excel 2003入门,5.1.4 保存与关闭工作簿,二、关闭工作簿 1、选择【文件】/【关闭】命令。 2、单击菜单栏右侧的【关闭】按钮。,5.1

6、Excel 2003入门,5.1.5 Excel 2003的退出,关闭窗口即可退出,5.1.5案例分析,5.1.5案例分析,案例目标：建立一张某一班学生档案和考试成绩的统计表，并对成绩进行各种统计，进行名次的排定，绘制相应的图表进行成绩分析。,3.1.1,设计表格设计表格流程,准确描述管理目标 确定管理项目名称 建立表格结构,例如建立一个学生档案，目标中应包含如下关键词：学号、姓名、性别、出生日期、邮政编码、家庭住址、联系电话等内容。,简明清晰 目标中应含有一些关键词 用关键词确定管理项目名称,原则：待管理的项目应独立成列,必须先建立表头框架 表头内容必须为文本值 表头内容避免空项,3.1.1

7、,设计表格表体结构组成,表体结构,制表人等信息,实例： “学生档案”,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.1 单元格的激活与选定,一、激活单元格 活动单元格是当前对其进行操作的单元格，活动单元格的边框比其他单元格的边框粗黑。 激活单元格最简单的方法是用鼠标在某一个单元格上单击即可。除此之外，还可以通过键盘来激活。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.1 单元格的激活与选定,二、选定单元格区域 1、使用键选择大区域 单元格区域较小 可以简单地使用鼠标来完成 单元格区域超出屏幕可显示的范围 使用键盘来操作。先选中待选区域中的1个单元格，然后按住键，使用方向键或者键、键、键、键来扩展选区。例如，要选

8、择A1：H50这样一个单元格区域，可以分别使用以下两种方法 方法一：先定位到A1，然后按住键再按右箭头键直到A1：H1都被选择接着按下箭头键到达50行这样就选择了A1 ： H50如果是选择A1 ： H500那么可以用键代替下箭头键加快速度 方法二：先定位到H1,然后按住键再按键这样A1：H1就都被选择了接着按下箭头键到达50行这样就选择了A1：H50,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.1 单元格的激活与选定,二、选定单元格区域 1、使用键选择大区域 特别大的单元格区域 需要使用键盘和鼠标来配合操作。方法是先选中待选区域左上角的单元格，然后拖动工作表滚动条到待选区域的右下角，按住键，再单击最右

9、下角的单元格。 2、 选择当前数据区域 最方便的方法是：先选中数据区域中的任何一个单元格，然后按组合键,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.1 单元格的激活与选定,二、选定单元格区域 3、选定整行 单击行号能选定整行。如果单击行号以后，再往上或往下拖动，就能选择多个连续的行。如果要选定不相邻的行，可以按住键再去单击相应的行号。 4 、选定整列 单击列标能选定整列。如果单击以后再往左或往右拖动，就能选择多个连续的列。如果要选定不相邻的列，可以按住键再去单击相应的列标,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.1 单元格的激活与选定,二、选定单元格区域 5、反向选择剩余的行 有时需要反向选择指定行以外的

10、所有行这会是一个相当大的区域 先整行选定指定行的下一行然后按组合键就能选择从指定行的下一行开始到第65 536行的所有行 按组合键则可以选定指定行开始到第1行的所有行 6、反向选择剩余的列 有时需要反向选择指定列以外的所有列，这也会是一个相当大的区域 先整列选定指定列的右一列然后按组合键就能选择从指定列的右一列开始到IV列的所有列 按组合键则可以选定指定列开始到A列的所有列,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.1 单元格的激活与选定,二、选定单元格区域 7、全选 （1）按Ctrl+A组合键 （2）单击行号和列号交汇处的【全选】按钮 8、选定非连续区域 按住键的同时用鼠标去选择不同的区域。 9、

11、选取多个工作表的相同区域 先在其中一张工作表中选择好数据区域，然后按住键，单击其他的工作表标签，就选中了多张工作表的相同区域，所有被选定的工作表的标签会反白显示，Excel标题栏也会显示【工作组】 三、取消选定 1、单击任意一个单元格 2、按任意方向键,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.2 单元格数据的输入,一、数据输入方式 （1）在活动单元格内输入数据 （2）在选定单元格区域内输入数据 （3）在不同单元格内输入相同数据 选定单元格，输入数据，按Ctrl+Enter 二、不同类型数据的输入方法 1、输入文本数据 （1）特殊情况 纯数字 先输入西文单引号“ ” 分段文本 输入完一段按Alt+E

12、nter,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.2 单元格数据的输入,二、不同类型数据的输入方法 1、输入文本数据 （2）文本数据显示特点： 左对齐 分段文本单元格高度自动调整 文本长度超过单元格，截断显示或扩展到右边 2、输入数值数据 （1）数值形式 整数 100 小数 3.1415,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.2 单元格数据的输入,二、不同类型数据的输入方法 2、输入数值数据 （1）数值形式 分数 1 1/2等于1.5 百分数 10% 科学记数法 1.2E3等于1200 带千分位 10，000 带货币符号 $100,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.2 单元格数据的输入,二、不同类

13、型数据的输入方法 2、输入数值数据 （2）特殊情况 负数 括号+数字 如 (100)自动转换为-100 输入分数无整数部分，作为日期数据或文本数据 如1/2自动转换为1月2日 避免转换，将0作为整数部分输入 （3）显示特点 右对齐 数值长度超过12位时，自动科学记数法显示 数值长度超过单元格宽度，单元格宽度自动增长 不能正常显示，显示为“#”,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.2 单元格数据的输入,二、不同类型数据的输入方法 3、输入日期型数据 （1）日期数据类型 M/D 4/20 M-D 4-20 M月D日 4月20日 Y/M/D 2010/4/20 Y-M-D 2010-4-20 Y年M

14、月D日 2010年4月20日,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.2 单元格数据的输入,二、不同类型数据的输入方法 3、输入日期型数据 （2）快捷键 输入系统当前日期Ctrl+；组合键 （3）显示特点 右对齐 数值长度超过单元格宽度，单元格宽度自动增长 不能正常显示，显示为“#” 例：快速处理日期,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.2 单元格数据的输入,二、不同类型数据的输入方法 4、输入时间型数据 （1）时间数据类型 H:M H:M AM H:M PM H:M:S H:M:S AM H:M:S PM,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.2 单元格数据的输入,二、不同类型数据的输入方法 4、

15、输入时间型数据 （2）快捷键 输入系统当前时间Ctrl+Shift+；组合键 （3）显示特点 输入的AM或PM是小写，自动转换为大写 数值长度超过单元格宽度，单元格宽度自动增长 不能正常显示，显示为“#”,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.3 单元格数据自动填充,一、利用填充柄填充 将鼠标指针移动到填充柄上面时，鼠标指针变成“+”状，这时拖动鼠标，拖动所覆盖的单元格被相应的内容填充。 二、利用菜单命令填充 选定一个单元格区域后，选择【编辑】/【填充】下的相关填充命令。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.3 单元格数据自动填充,是否能够正常使用Excel的自动填充功能：单击菜单【工具】-【选

16、项】，在【选项】对话框的【编辑】选项卡中，选中【单元格拖放功能】复选框,如果要在A列中输入数字110，最快捷的方法是什么呢？,方法1 在单元格A1、A2中分别输入1、2。 选定单元格A1和A2 把光标移动到单元格A2的右下角(也就是填充柄的位置)，这时光标会变成一个黑色的十字架。 按住鼠标左键，然后向下拖曳，这时右方会显示一个数字，代表现在位置的数值。当显示10时，放开鼠标。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.3 单元格数据自动填充,方法2 在单元格A1中输入1 选定单元格A1，按住键的同时往下拖曳到单元格A10。 按住键的同时拖曳单元格，这个操作方法在填充过程中改变了默认的填充方式。默认情

17、况下，拖曳包含数字的单元格，只会复制数字。如果按住键的同时再拖曳，就把填充方式改为按1为步进值进行填充。 如果单元格的内容是文本+数字，那么默认情况下，拖曳是按照文本不变，数字步进的方式填充。这时如果按住键再拖曳，就变成完全复制原单元格内容。 拖曳操作后会出现一个智能标记，用户可以利用它来改变填充方式，从而改变刚才的填充结果。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.3 单元格数据自动填充,三、填充数据系列 数据系列是指有一定变化规律的数字、日期以及其他一些常用的序列。 1、等差数字填充 在刚才的方法1中，如果先录入两个数字再填充，会根据这两个数字的差额作为步进值来填充后面的单元格 2、日期自动填

18、充 不但能逐日填充，还能逐月、逐年填充，甚至还可以返回所有月份的最后一天。 3、文字自动填充 如果只输入一个单元格就开始填充，Excel会给不断重复这个单元格内的文字。 如果先在多个单元格中输入，然后选定这些单元格再进行填充，Excel会按照次序不断重复这些单元格的内容。 前提是先输入的单元格的内容，没有定义为Excel的内置序列,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.3 单元格数据自动填充,三、填充数据系列 4、特定内容填充 如需要对星期、天干地支等特定内容进行填充，这些内容已经定义在内置的序列中因此Excel能够进行智能填充单击菜单【工具】-【选项】，在【选项】对话框的【自定义序列】选项卡中

19、，就能看到这些内容。 （1）首先在某一单元格中输入序列的第一项。 （2）移动鼠标光标至填充柄，当鼠标光标自动变成细“+”状时，按下鼠标左键沿行或列拖动。 5、公式填充 自动填充公式是众多填充中最有用的。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.3 单元格数据自动填充,三、填充数据系列 4、右键填充 如果用户先输入内容到一个单元格然后用鼠标右键拖曳此单元格当松开右键时Excel会出现一个快捷菜单菜单上显示了本次填充可以选用的类型，甚至可以链接到【序列】对话框，进行更复杂的设置,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.3 单元格数据自动填充,三、填充数据系列 5、双击填充 当用户在数据区域中对某一列的内容

20、进行填充时，不必从第一个单元格一直拖曳到最后一个单元格，而只需要双击第一个单元格填充柄即可。 双击进行填充的时候，填充到的最后一个单元格的位置，取决于左边一列中第一个空单元格的位置(如果填充列是第一列则参考右边列中的单元格)。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.4 单元格数据的编辑,一、修改内容 要对单元格中的数据进行修改，通常有以下过程：进入修改状态、移动插入点光标、插入与删除、确认或取消修改。 二、删除内容 在Excel 2003中，采用以下方法可以删除活动单元格或所选定单元格中的所有内容。 （1）按Delete 键。 （2）按Backspace 键。 （3）选择【编辑】/【清除】/【内

21、容】命令。 单元格中的内容被删除后，单元格以及单元格中内容的格式仍然保留，以后再往此单元格内输入数据时，数据采用原来的格式。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.5 单元格的插入与删除,一、插入单元格 常规方法：选择【插入】/【单元格】命令，弹出如图所示的【插入】对话框。,快捷方法：先选定目标单元格或单元格区域，然后按住键，把光标移动到选区的右下角。当光标变成分隔箭头时，再往右或者往下拖动鼠标，拖动的距离就等于插入的单元格数量，拖动的方向等于活动单元格移动的方向，拖动后多个单元格就被插入进来了。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.5 单元格的插入与删除,二、快速插入多行 常规方法：选择待插入

22、行的下一行中的某个单元格(或整行)然后单击菜单【插入】-【行】；还可以使用快捷键，或者使用右键菜单,快捷方法：单击待插入行的下一行的行号，然后向下拖动鼠标，拖动的行数等于希望插入的行数，比如希望在第5行后再插入5行，那么就从第6行开始拖动，直到第6行到第10行都被选定 单击菜单“插入”-“行“，或者用快捷键，Excel就会一次性插入5行。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.5 单元格的插入与删除,二、快速隔行插入行 常规方法： 传统的方法只能是一行一行插入，这无疑是费时费力的,快捷方法：借助辅助列和排序的方法，可以轻松地解决这个问题 单击A列的列标来选定A列，单击菜单“插入”-“列“。 在A

23、1中输入数字1，然后以序列方式填充到A14。 在A15中输入数字1.5，然后以序列方式填充到A27。 选定A1：C27，单击菜单“排序”，在“排序”对话框中选择A列为主关键字进行升序排列，单击“确定”按钮。 选定A列，单击菜单【编辑】-【删除】。 同理，也可以进行快速隔列插入,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.5 单元格的插入与删除,三、在非空行之间快速插入行,非空行指的是A列和B列不都为空值的行，在这个表格中，除了第5行以外都是非空行，也就是说除了第5行以外，其他行之间都需要插入新行,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.5 单元格的插入与删除,三、在非空行之间快速插入行 需要做的就是判断哪

24、些是空行,哪些是非空行,这需要借助Excel的公式. 同时选定A、B两列，单击菜单【插入】-【列】。 在A1中输入1，然后以序列方式填充到A10。 在B1中输入公式： =IF(AND(OR(C1“，D1“),OR(C2“，D2“),A1+0.5,10000) 把这个公式复制到B2：B10。 选定B1：B10按组合键进行复制，然后选中A11。单击菜单“编辑”-“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框选中”数值”项，单击“确定”。 选定A1：D20，单击菜单“数据”-“排序”,在“排序”对话框中选择A列为主关键字进行升序排列，并且无标题行，单击确定。 同时选定A、B两列，单击菜单“编辑”-“删除”。

25、,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.5 单元格的插入与删除,四、删除单元格 选择【编辑】/【删除】命令，弹出如图所示的【删除】对话框。,五、快速删除空行 如果数据列不多可按如下方法做 选定数据区域中任意一个单元格，然后单击“数据”-“筛选”-“自动筛选”。 在每一列的筛选条件下拉列表中选择“空白” ， 在每一列使用“空白”作为自动筛选的条件 选定所有蓝色行号的行，单击菜单【编辑】-【删除】。 单击“数据”-“筛选” -“自动筛选”(取消“自动筛选”),5.2 工作表的编辑与管理,5.2.5 单元格的插入与删除,四、快速删除空行 这个方法是利用自动筛选功能查找出所有列的单元格都为空的行，也就是

26、空行，但如果数据行很多，速度会非常慢，如果数据列也比较多的话，需要多次单击筛选条件下拉列表，非常麻烦 另一种方法是使用辅助列配合自动筛选来查找(假设数据区域在A1：I200) 在J2单元格中输入公式： =COUNTA(A2：I2) 把这个公式复制到J3：J200。 选定数据区域中任意一个单元格，然后单击“数据”-“筛选”-“自动筛选” 在J列筛选下拉列表中选择“0”。 选定所有蓝色行号的行，单击菜单”编辑”- “删除“。 单击“数据”-“筛选”-“自动筛选” (取消“自动筛选”),5.2 工作表的编辑与管理,5.2.6 单元格的复制与移动,一、复制单元格 把鼠标指针放到选定的单元格（或单元格区域）的边框上，鼠标光标变成 状时，按住Ctrl 键的同时拖动鼠标到目标单元格。 二、移动单元格 把鼠标指针放到选定的单元格（或单元格区域）的边框上，鼠标光标变成 状时，拖动鼠标到目标单元格。 另外，单元格的移动和复制亦可通过剪贴板来实现。,5.2 工作表的编辑与管理,5.2.7 工作表的管理,Excel 2003常用的工作表的管理操作包括插入工作表、删除工作表、重命名工作表、移动工作表、复制工作表和切换工作表等。 （1）插入工作表 （2）删除工作表 （3）重命名工作表 （4）移动工作表 （5）复制工作表 （6）切换工作表,