表处理软件Excel.ppt

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1、第三部分 表处理软件Excel,本章以中文Excel 2000为版 本，主要介绍它的一些基础知识、基本操作、工作表编辑与修饰、工作簿编辑、绘制图表和数据库管理。,Excel概述 Excel 2000的功能及特点,1 Excel 2000的功能 Excel是一个优秀的电子表格软件，它主要包括三大功能： (1) 电子表格中的数据处理 在电子表格中允许输入多种类型的数据，可以对数据进行编辑、格式化，利用公式和函数对数据进行复杂的数学分析及报表统计。 (2) 制作图表 可以将表格中的数据以图形方式显示。Excel 2000提供了十几种图表类型，供用户选择使用，以便直观地分析和观察数据的变化及变化趋势。

2、 (3) 数据库管理方式 Excel 2000能够以数据库管理方式管理表格数据，对表格中的数据进行排序、检索、筛选、汇总，并可以与其他数据库软件交换数据，如FoxBASE、FoxPro等。 2 Excel 2000的特点 Excel 2000是美国微软公司推出的新版本，与早期的Excel 5.0、Excel 7.0、Excel 97 相比，在上述三个功能的基础上又增加了新的功能与特点： (1) Web网页制作功能，用户可以方便地在Excel 2000中制作网页页面。 (2) 对数据透视表的使用进行了改进，增加了数据透视图。 (3) 字体设置进一步完善，可以直接地观看字体的显示效果。 (4) 用

3、户可以将工作表保存为网页,Excel 2000的启动与退出,1Excel 2000的启动 （1）击Windows桌面底部的“开始”按钮，打开“开始”菜单，把鼠标指针移到其中的“程序”选项，在其右侧的级联菜单中选择“Microsoft Excel”。 （2）如果Windows桌面上有Microsoft Excel图标，双击它即可启动Excel。 （3）通过双击Excel文档启动Excel。 2Excel 2000的退出 (1) 单击Excel窗口右上角的“关闭”按钮。 (2) 单击Excel窗口的“文件”菜单，选择“退出”命令。 (3) 单击Excel窗口标题栏左端的控制菜单按钮，选择控制菜单中

4、的“关闭”命令。 (4) 快捷键Alt+F4。,Excel窗口的组成,1. 基本概念 一个Excel文件是一个工作簿，如果把工作簿比喻成一本书，工作簿名就是书名，它也是保存在磁盘上的文件名，其扩展名系统默认是XLS； 一个工作簿由若干工作表组成，每个工作表可以看成是书中的一页，工作表名相当于书的页码； 每个工作表又由若干单元格构成，每个单元格相当于书中的一个文字位置。描述一本书中某个字的具体位置一定需要三个参数，即这个字在这本书的第几页、第几行、第几列。同样，描述一个工作簿中的某个单元格也需要三个参数，即哪个工作表、哪一行、哪一列。因此，可以把工作簿看成是三维表，而每个工作表则是一张二维表，工

5、作表是由行列坐标指示的若干单元格构成，单元格是组成工作簿的基本元素。,2. Excel窗口 完成Excel的启动后，系统打开Excel窗口并自动建立一个名为“Book1”的空工作簿，光标定位在第一张工作表Sheet1的第一个单元格位置等待用户输入数据。Excel窗口的组成如下图所示。,中文Excel 2000窗口，其中： 名字框：用于显示或定义单元格名或单元格区域名。 编辑按钮：依次是“取消”、“输入”和“编辑公式”。其功能是在编辑栏内输入或编辑数据时，单击“取消”按钮会取消刚刚输入或修改过的字符，使之恢复原样；单击“输入”按钮表示确认单元格中的数据；单击“编辑公式”按钮会打开函数对话框，在对

6、话框中选择需要的函数，被选中的函数会自动插入到当前文本中的光标位置。 编辑栏：用于显示或编辑活动单元格的内容。在单元格内输入或编辑数据的同时也会在编辑栏中显示其内容。 全选按钮：单击全选按钮会选定当前工作表的所有单元格，再次单击则撤消。 列号和行号：列号和行号连接在一起构成单元格在工作表中的地址，即坐标。描述时先列号后行号。如A1、B5、D20等。列号用字母表示，从AZ、AAAZ、BABZ、IAIV，共256列。行号用数字表示，从165536。 单元格与活动单元格：工作表中行与列围成的矩形区域称为一个表格单元，简称单元格。每个单元格都有其固定的地址，用户可以把数据输入到单元格中保存起来。如果用

7、鼠标指针(空心十字形状)单击某单元格，使它呈现黑色的边框，这个单元格就是活动单元格，用户输入、编辑数据都需要在活动单元格进行，每个单元格最多可以容纳32000多个字符。 标签滚动按钮：从左向右依次是翻到第一个工作表、向前翻一个工作表、向后翻一个工作表和翻到最后一个工作表四个按钮。 工作表标签：新建的工作簿系统默认提供3个工作表，可以增加工作表数量，但最多不能超过255个。Excel为每个工作表进行了自动命名。如Sheet1、Sheet2等，用户可以重新定义工作表名。用鼠标左键单击工作表标签可以实现工作表之间的切换，被选中的工作表称为当前工作表，即Excel窗口当前显示的工作表。 状态栏：用于显

8、示当前命令或操作的有关信息。,Excel的基本操作 工作簿的创建、保存与打开,1. 工作簿的创建 启动Excel之后，系统首先显示Excel窗口，并自动建立一个名为“Book1”的空工作簿；也可以在Excel窗口中，单击“文件”菜单的“新建”命令，在弹出的“新建”对话框中选择需要的某种模板，以创建基于该模板样式的工作簿；还可以单击常用工具栏的“新建”按钮，创建新工作簿。 Excel允许创建多个工作簿，它将按照新建工作簿的顺序，分别赋予新工作簿一个临时的文件名，如Book1、Book2、Book3等，保存工作簿时再重新命名。 2. 工作簿的保存 (1) 新工作簿和换名工作簿的保存 新工作簿的保存

9、可以单击工具栏中的“保存”按钮，或单击“文件”菜单的“保存”命令。如果把当前编辑的工作簿换名保存，需要单击“文件”菜单的“另存为”命令，它们都会弹出一个“另存为”对话框。在对话框的“保存位置”可以打开下拉列表，从中选择需要的磁盘及文件夹，系统默认是当前盘的My Documents文件夹。在对话框下方的“文件名”栏中输入一个新的文件名，因为Excel文件的扩展名默认是XLS，因此可以省略。如果需要更改保存的文件类型，可以打开“保存类型”下拉列表，选择其中的任何一种类型。输入完毕后单击“保存”按钮或按回车键。 换名工作簿的保存是把当前正在编辑的工作簿用另外一个新的文件名保存在磁盘上，不破坏磁盘原文

10、件内容，可起到工作簿备份的作用，同时，当前窗口打开的是这个新保存的工作簿。 (2) 旧工作簿的保存 如果当前编辑的是旧工作簿且不需要换名保存，可以单击工具栏中的“保存”按钮，或单击“文件”菜单的“保存”命令，系统不会出现“另存为”对话框，而直接保存到原来的旧工作簿之中，以新内容代替旧内容，当前编辑状态保持不变。,3. 工作簿的打开与切换 被保存的工作簿（文件）被放在软盘或硬盘，若要重新进行编辑首先需要打开，把它读到内存并显示在Excel窗口。打开工作簿常用两种方法： 单击“文件”菜单的“打开”命令或单击工具栏的“打开”按钮，系统都会弹出打开对话框，在对话框的“查找范围”下拉列表中选择驱动器名和

11、文件夹名，随驱动器和文件夹的确定，在对话框的列表框中会显示该文件夹中所有Excel文件名，双击某文件名左侧的图标，或选定某文件名再单击“打开”按钮都可以打开Excel文件。 单击“文件”菜单，在下拉菜单的底部有4个最近保存的文件名（可重新设置，最多为9个），只要单击某文件名即可打开，这种方法操作简便。 Excel允许同时打开多个工作簿，每打开一个工作簿Excel就为该工作簿自动建立一个窗口，最后一个是活动窗口，即当前编辑的窗口。多窗口之间可以进行切换，单击“窗口”菜单，在下拉菜单的底部会显示出被打开的所有窗口的工作簿名，用鼠标单击其中的任一工作簿名就能实现活动窗口的切换。 窗口的切换还可以采用

12、另一种较为简单的方法。用户每打开一个文档，在屏幕底端的任务栏中就会出现一个相应的图标按钮，只要单击它即可切换到相应的窗口。 关闭工作簿只需单击“文件”菜单的“关闭”命令，它只关闭当前工作簿，不会退出Excel窗口。,输入数据,1 单元格与单元格区域的选定 Excel启动之后，光标自动定位在第一个工作表Sheet1的A1单元格，它的周围呈现黑色边框，称活动单元格，即当前接收输入数据的单元格。 (1) 活动单元格的选定 用鼠标左键单击某单元格，光标就会立即移到那个单元格，使其变成活动单元格。 使用键盘的上、下、左、右光标移动键可以移动光标到某一单元格。 如果先按住Ctrl键不放，再按光标移动键，光

13、标就会按键头指示的方向，跳过中间所有的空单元格而定位到下一个非空单元格，使用这种方法可以把光标移到最后一行或最后一列。PgUp键和PgDn键可以进行上翻屏和下翻屏。 (2) 单元格区域的选定 选定单元格区域可以用鼠标左键单击起始单元格，然后按住鼠标左键不放，拖动鼠标至终止单元格，释放左键，两个单元格所围成的矩形区域被被选定。也可以单击起始单元格，按住Shift键不放，再单击终止单元格。如果选定不连续的单元格，可先按住Ctrl键不放，然后再用鼠标一个区域一个区域的选定。,2. 输入数据 Excel的数据类型包括字符型、数值型、日期型、时间型和逻辑型，另外还可以在单元格输入批注信息及公式。 (1)

14、 输入字符型数据 字符型数据是指首字符为字母、汉字或其他符号组成的字符串，字符数可达32000多个，在单元格中默认是左对齐。如果输入的字符数超出了单元格的显示宽度仍可继续输入，表面上它会占据右侧单元格的位置，实际上仍属本单元格内容，一旦确认将出现两种情况：若右侧单元格为空，当前输入的字符照原样显示；若右侧单元格非空，超宽的字符就会隐藏，但不会丢失，右侧单元格中的内容又会立即恢复显示。 确认输入的数据有几种操作，可以按光标移动键、回车键或用鼠标单击其他单元格等。 有时需要把一些数字串作为字符型数据输入。如电话号码、邮政编码、身份证号码等。为避免直接输入这些纯数字串Excel把它当作数值型数据，可

15、以在输入项前面添加撇号或者是=”数字串”。如 62574832、=”100872”，一旦确认，输入项前后添加的符号会自动取消。,(2) 输入数值型数据 输入数值型数据可以使用普通记数法。如256、-16384、3.14。也允许使用科学记数法。如1024.768可输入1.024768E3或者1.024768e3。0.0321可输入3.21E-2，其中的E3和E-2表示10的3次方和10的-2次方，字母E大小都可以。 正数前面的加号可以省略，负数可用一对圆括号代替负号。如+512可输入512， -15.8可输入(15.8)或直接输入-15.8。 数的前面可以加$或￥符号具有货币含义，计算时不受影响

16、。若在数尾加%符号，表示该数要除以100。如26.75%，在单元格内虽然显示26.75%，但实际数值是0.2675。 纯小数可以省略小数点前面的0。如0.384可输入 .384。允许加分节符。如65536，可输入65,536。 可以用分数形式输入数值，但输入时必须先以零开头，然后按一下空格键，再输入分数。如0 2/5、0 5/12、0 7/16。 输入的数值型数据在单元格中只保留15位数字精度，其后的数字自动为0，并右对齐。 (3) 输入日期/时间型数据 输入日期型数据的常用格式为：年/月/日或年-月-日，如2002/9/1或2002-9-1。可以省略年份，如1/5、12-26，在单元格中显示

17、的结果为一月五日、十二月二十六日。若在单元格中插入当前系统日期可按Ctrl+ ；(分号)。 输入时间型数据的常用格式为：小时分:秒。如518:30、2048:45。若在单元格中插入当前系统时间可按Ctrl+Shift+ ；(分号)。输入的数据在单元格中右对齐。 (4) 输入逻辑值型数据 可以直接输入逻辑值TRUE(真)或FALSE(假)。一般情况是数据之间进行比较运算时，Excel判断之后，在单元格中自动产生的运算结果TRUE或FALSE，并居中显示。,(5) 输入批注信息 选定某单元格，单击“插入”菜单的“批注”命令，在系统弹出的批注编辑框中输入批注信息，然后单击编辑框外某一点表示确定。一旦

18、单元格中存有批注信息，其右上角会出现一个红色的三角形标记，当鼠标指针指向该单元格时就会显示这些批注信息。如果单击鼠标右键，在出现的快捷菜单中可以选择“编辑批注”、“删除批注”、“隐藏批注” 或“显示批注”。 (6) 自动填充输入数据 自动填充输入数据是利用电子表格存储记忆的特点，自动完成有一定顺序的数据输入。可以为数值型数据建立等比、等差序列，为日期型和时间型数据建立等差序列，可以直接使用系统提供的文本序列，还允许自定义文字序列。下面介绍部分内容。 使用鼠标输入等差序列时，首先在相邻的两个单元格中输入数字或日期或时间并选定，将鼠标指针移到所选区域的右下角填充柄位置，如左下图所示。当鼠标指针变成

19、黑色十字形状后，沿两个单元格排列方向拖动鼠标，Excel会记录两个数的差值完成等差序列的输入。如右下图所示。 Excel内置了一些常用的文本序列。如星期一、星期二、 、 星期日；Jan、Feb 、 、Dec（月份）等。详见“工具”菜单的“选项”命令，在弹出的选项对话框中选择“自定义序列”选项卡，可以浏览并添加自定义文本序列。此后，只要在单元格中输入其中的一个数据，用鼠标拖动即可得到该序列的文本数据。,输入公式及函数,1运算符的使用 公式中可以使用圆括号，并允许圆括号嵌套，计算顺序是先内层后外层。下面是Excel常用的一些运算符。 (1) 算术运算符 算术运算符包括：+加、- 减、* 乘、/ 除

20、、乘幂、% 百分比。其运算结果为数值型。如A1单元格中输入=48+7*3-36/2+42，确认后，在A1单元格中只显示67。 (2) 字符串运算符 字符串运算符也称字符串连接符，用&表示。它用于将2个及2个以上的字符型数据按顺序连接在一起组成一个字符串数据。如A1单元格输入的是“计算机”，A2单元格是“应用”，A3单元格是“基础”，若在A4单元格输入=A1&A2&A3，A4单元格中的结果就是“计算机应用基础”，其结果仍是字符型数据。 (3) 比较运算符 比较运算符包括：= 大于或等于、 大于、 不等于。如=2487，其结果是逻辑值，TRUE或FALSE。 (4) 引用运算符 引用运算符也称区域

21、运算符，用冒号表示。它实际是两个地址之间的分隔符，表示地址的引用范围。如A1：B3，它表示以A1为左上角，B3为右下角所围城的矩形的单元格区域。,2地址及函数的引用 公式中允许使用单元格地址和函数。地址分相对地址和绝对地址，函数分常用函数、财务函数、逻辑函数等各种类型。 (1) 相对地址 相对地址是用列号和行号直接表示的地址。如A1、B6、H30等。如果把某个单元格中的公式移到另一个单元格时，在原单元格内公式中的地址在新单元格中保持不变。如果复制单元格中的公式，在复制的新单元格中，公式中的地址将作相应的变化。如C1单元格的公式是=A1+B2，如果把C1单元格公式移到C2，C2单元格公式仍是=A

22、1+B2。若把C1单元格公式复制到C2，C2单元格中的公式会变成=A2+B3。这是由于把C1单元格公式复制到C2单元格的过程中，行号加了1，由此引起公式中的行号也自动加1。若将C1单元格公式复制到E5单元格，E5单元格中的公式就是=C5+D6，列号与行号分别在原来的基础上加了C1至E5的差值。 (2) 绝对地址 在列号或行号前加$符号的地址称绝对地址。它的最大特点是在操作过程中公式中的地址始终保持不变，相对地址和绝对地址可以混合使用。如=$A$4-$B$6、=$F7+H$10等。 (3) 跨工作表的地址表示 在当前工作表的单元格中引用其他工作表中的单元格地址，首先要输入被引用的工作表名和一个惊

23、叹号，然后再输入那个工作表的单元格地址。如当前工作表A3单元格输入公式=A1+Sheet2!A2，在A3单元格中显示的就是当前工作表的A1与Sheet2工作表的A2单元格中的数相加后产生的结果。引用当前工作表的单元格地址可以省略工作表名。,(4) 函数的使用 Excel有400多个函数。如求和SUM()、求平均数AVERAGE()、求绝对值ABS()等。可以在单元格中直接输入，也可以利用函数向导帮助输入。操作方法是在输入过程中遇到应该输入函数的地方使光标停下来，单击“插入”菜单的“函数”命令，在弹出的函数向导对话框中选择需要的函数，并在函数名后面的圆括号内填写必要的一些参数，然后再确定，Exc

24、el会将整个函数插入到当前光标位置。如在H10单元格输入了=SUM(E5:G8)，Excel会把E5至G8单元格区域的数相加，把结果存到H10单元格，此后只要对E5至G8单元格区域的数进行了更改，H10单元格的结果也随之自动更改。 综合前面介绍的数据和公式的输入，下图列举了各类数据及公式的某些输入规则或显示格式。示例中有些数据已经进行过格式化处理，具体操作方法下文介绍。,页面设置与打印,1. 页面设置 单击“文件”菜单的“页面设置”命令，系统弹出下图所示的对话框。在该对话框中有四个选项卡。即“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”。 1) “页面”选项卡 方向：可以指定打印的方向是“纵

25、向”或“横向”，超宽页面最好选择后者。 缩放：在打印纸张不变的情况下，控制页面的放大或缩小。调整缩放比例，每页可以打印更多的内容。利用“调整为”选项可以指定页宽和页高，整个工作表的内容将按照指定的页数缩小后打印。如页宽和页高都是1时，整个工作表的内容只打印在一张纸上。 另外，打开“纸张大小”、“打印质量”下拉列表，从中可选择打印纸的尺寸、打印质量（与打印机分辨率有关）。,2) 页边距选项卡 在页边距选项卡中，可以设置打印页面距纸张上、下、左、右边界的距离，以及页眉、页脚与纸张上、下边界的距离。如下图所示。并可选择页面位置在页边距内“水平居中”和“垂直居中”。,3) 页眉/页脚选项卡 (1) 系

26、统预定义设置的页眉和页脚 在页眉/页脚选项卡的上下两端各有一个预览框，用于显示系统欲打印的页眉页脚内容，如左下图所示。可单击页眉或页脚右端的下拉按钮打开下拉列表，从中选取系统预定义的页眉页脚，它会立即在页眉页脚预览框中显示其效果 (2) 自定义页眉和页脚 在页眉/页脚选项卡中单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，系统会弹出相应的对话框，因页眉和页脚设置方法相同，因此下面仅以右下图所示的页眉对话框为例。 页眉对话框中有左、中、右编辑框，它反映了打印输出时页眉的内容出现在纸张上面的的位置。编辑框中的内容可由用户自行设计，只要把鼠标指针移到需要的编辑框内单击鼠标，在该编辑框中就会出现一个光标插入点

27、等待用户的输入。 输入过程中，如果输入的不是系统预定义的代码，将来打印时系统会照原样输出。为方便输入，可使用编辑框中的7个代码按钮，只要单击某按钮，该按钮所定义的代码就会自动插入到当前的光标插入点处。如在页眉中间编辑框内输入“第&页码页”，将来打印时会在纸张页眉中间位置输出：第1页、第2页、第3页等。页眉对话框中的7个代码按钮含义如下：(从左向右顺序) 第一个按钮：系统打开“字体”对话框，定义页眉的字体、字形、字号等。 第二个按钮：输入“&页码”代码，打印时会在页眉的相应位置加上页码。 第三个按钮：输入“&总页数”代码，在相应位置加上总计页数。 第四个按钮：输入“&日期”代码，在相应位置加上系

28、统当前日期。 第五个按钮：输入“&时间”代码，在相应位置加上系统当前时间。 第六个按钮：输入“&文件”代码，在相应位置加上当前的工作簿名。 第七个按钮：输入“&标签名”代码，在相应位置加上当前的工作表名。,4) 工作表选项卡 工作表选项卡如下图所示。其中： 打印区域：可以不打印整个工作表，而指定只打印某个区域内容。 打印标题：一张工作表分页打印时，如果每页都想打印相同的行标题或列标题，可以指定工作表中的某行或单独的某列作为行标题和列标题。这样，当打印输出时每一页上都会出现同一个行标题和列标题。 打印：允许选择打印网格线、行号、单色打印和按草稿方式打印。 打印顺序：可以选择先行后列，也可选择先列

29、后行。主要是控制超宽内容的打印顺序。超宽内容是紧接该页打印（即先行后列），还是放到最后统一打印各页的超宽内容（即先列后行）。,2. 打印输出 工作表或工作簿编辑完成之后往往需要打印输出，在此之前最好先进行打印预览，满意之后再打印输出。打印时，可以单击常用工具栏的打印按钮，直接按系统默认打印方式打印。也可以单击“文件”菜单的“打印”命令，系统会弹出下图所示的对话框。 在打印设置中，可以打印整个工作簿或当前工作表，也可以选择只打印当前工作表的某几页或某单元格区域的内容，选定打印份数，然后单击“确定”按钮。,工作表编辑与修饰 工作表的编辑,1单元格数据的编辑 编辑单元格中的数据或公式可以采用两种方法

30、：一是在编辑栏内编辑；二是直接在单元格中编辑。 (1) 在编辑栏内进行编辑 将光标移到需要编辑的单元格，或用鼠标左键单击需要编辑的单元格，在编辑栏内就会同步显示单元格中的数据或公式，当把鼠标指针移到编辑栏时，它会变成I形指针，单击鼠标左键，使编辑栏内的数据或公式呈现编辑状态，同时在编辑栏内出现光标插入点，编辑栏左侧显示3个编辑按钮( 依次为“取消”、“输入”和“编辑公式”)，用光标键或单击鼠标左键，将插入点放到指定位置，对其内容进行增、删、改操作，完成后单击“输入”按钮或回车键。若单击“取消”按钮就会放弃刚刚输入或修改过的字符，使之恢复原样。 (2) 在单元格中进行编辑 在单元格中直接对数据进

31、行编辑，只要双击需要编辑的单元格就可以使之呈现编辑状态，完成编辑后按回车键或用鼠标单击其他单元格表示确认。 常用的编辑键有：光标移动键（上、下、左、右四个）、Del键(删除光标右侧的字符)、Back Space键(删除光标左侧的字符)、Ins键(插入/改写状态的切换)。 如果希望一次能够删除单元格中的全部或部分内容时，先选定单元格，然后单击“编辑”菜单，在打开的下拉菜单中，把鼠标指针移到“清除”选项，在右侧出现的级联菜单中可以选择全部、格式、内容、批注。,2格数据的移动与复制 (1) 单元格数据的移动 选定一个单元格或单元格区域，将鼠标指针移到被选定单元格区域的边界，当鼠标指针变成空心箭头时，

32、按住鼠标左键并拖动鼠标，可以看到一个与选定单元格区域一样大小的虚线框随鼠标的移动而移动，在移到指定位置时释放鼠标左键，原来位置上的数据就被移到虚线框所指示的位置。 利用工具栏中的“剪切”和“粘贴”按钮也可以移动数据。 (2) 单元格数据的复制 把鼠标指针移到被选定单元格区域的边界，当鼠标指针变成空心箭头时，按住Ctrl键不放，空心箭头右侧会出现一个“+”号，拖动鼠标，可以看到一个与选定单元格区域一样大小的虚线框随鼠标的移动而移动，到达预定的位置后，先释放鼠标左键再松开Ctrl键，原来位置中的数据就会复制到虚线框指示的位置。注意：在新位置单元格中公式的相对地址将发生相应的变化。 利用工具栏中的“

33、复制”和“粘贴”按钮也可以复制数据。,3.删除与插入单元格 (1) 删除单元格 选定单元格或单元格区域，单击“编辑”菜单的“删除”命令，系统弹出左下图所示的删除对话框，在这个对话框中用户可以任选其一，然后单击“确定”按钮。 这种删除方法是删除单元格或整行或整列，单元格不存在了，里面的数据也就不存在了，其右侧或下方单元格将自动补充过来。 (2) 插入单元格 选定单元格或单元格区域，单击“插入”菜单的“单元格”命令，在系统弹出的右下图所示的插入对话框中，可以选择“活动单元格右移”、“活动单元格下移”、“整行”或“整列”，然后单击“确定”按钮。,4调整行高和列宽 1) 整行或整列的选定 用鼠标左键单

34、击行号或列号可以选定整行或整列。 用鼠标左键单击开始行号，按住左键垂直拖动鼠标指针至终止行号，释放鼠标左键可选定连续多行。用鼠标左键单击某列号作为开始列号，然后水平拖动鼠标至终止列号可以选定连续多列。 按住Ctrl键不放，用鼠标左键单击或者是拖动行号或列号，先释放鼠标左键再松开Ctrl键，可选定非连续的多行或多列。 2) 调整行高 行高是系统自动调整的，当修改了某单元格中字符的字号时，如果字符尺寸增大，是本行中最高的字符，行高也随之自动增高，以最高的字符为基准。 行高也允许用户自行调整，一般常用两种方法：鼠标拖动法和菜单选择法。 (1)鼠标拖动法 将鼠标指针移到行号与行号之间的交界处，使指针变

35、成垂直方向的双向箭头形状，然后上下拖动鼠标可以改变行的高度。 (2)菜单选择法 选定一行或多行，单击“格式”菜单，把鼠标指针移到“行”选项，其右侧会出现下图所示的级联菜单。 行级联菜单的4个命令功能如下： 行高：单击“行高”命令弹出行高对话框，在这个对话框中输入行高数，然后单击“确定”按钮。 最适合的行高：在已经调整过某些行高的情况下，如果希望把它们恢复正常行高，可以单击“最适合的行高”命令，所有被选定的行高都将自动恢复到以本行中最高的字符为基准。 隐藏：单击“隐藏”命令，所有被选定的行包括行号都将隐藏起来，不再显示，从屏幕上可以看见以粗实线分隔的断续行号。如果需要恢复正常显示，首先要选定包含

36、分隔线在内的连续行，然后单击“格式”菜单，选择“行”菜单中的“取消隐藏”命令，被隐藏的行与行号又会再次出现。,3) 调整列宽 单元格宽度预设四个汉字，但输入的字符数可以远远超过四个，超宽的字符不会丢失。单元格宽度允许用户自行调整，一般常用两种方法：鼠标拖动法和菜单选择法。 (1)鼠标拖动法 将鼠标指针移到列号与列号之间的交界处，使指针变成水平方向的双向箭头形状，然后左右拖动鼠标可以改变列的宽度。 (2)菜单选择法 选定一列或多列，单击“格式”菜单，把鼠标指针移到“列”选项，其右侧会出现一个下图所示的级联菜单。 列级联菜单的5个命令功能如下： 列宽：单击“列宽”命令系统会弹出列宽对话框，在这个对

37、话框中输入列宽数，然后单击“确定”按钮。 最适合的列宽：单击“最适合的列宽”命令，所有被选定的列都将自动调整到以本列中最多字符为基准长度的列宽。 隐藏：单击“隐藏”命令，所有被选定的列包括列号都将隐藏起来，断续列号之间以粗实线分隔。如果需要恢复正常显示，首先要选定包含分隔线在内的连续列，然后选择“列”级联菜单中的“取消隐藏”命令。 标准列宽：单击“标准列宽”命令，系统会弹出“标准列宽”对话框，输入字符个数再单击“确定”按钮，对于从来没有改变过列宽的所有列，都将设置成指定的列宽。,5删除与插入行和列 (1) 删除行和列 选定一行或多行，或者是选定一列或多列，单击“编辑”菜单的“删除”命令，可以删

38、除选定行或者选定列。 (2) 插入行和列 选定一行或多行，无论被选定行是否为空，单击“插入”菜单的“行”命令，如下图所示，可以在选定行上面插入空行，空行数由选定的行数决定。 选定一列或多列，无论被选定列是否为空，单击“插入”菜单的“列”命令，可以在选定列左侧插入空列，空列数由选定的列数决定。,工作表的修饰,1. 整体格式化 单击“格式”菜单的“单元格”命令，系统弹出“单元格格式”对话框，其中包含了6个选项卡。单元格格式对话框的6个选项卡功能如下： 字体选项卡：如左下图所示。可以重新设置字体、字形、字号、字符颜色(56种)以及下划线、删除线，也可以把选定的数据作为上标或下标。 数字选项卡：如右下

39、图所示。在数字选项卡的 “分类”列表框中可以选择数据的类型。如数值、日期、时间、百分比、科学记数、自定义等，每种数据类型又有若干种格式供挑选。,对齐选项卡：如左下图所示。对齐选项卡中可以设置“水平对齐”、“垂直对齐”和“方向”。其中，“水平对齐”包括靠左、居中、靠右、跨列居中、分散对齐等，它决定数据在单元格中左右方向放置的位置。“垂直对齐”包括靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐，它决定数据在单元格中上下方向放置的位置。“方向”是指数据在单元格中可以水平放置，也可以旋转某一角度或垂直放置。 边框选项卡：如右下图所示。从中可以设置边框、线型和颜色。其中，边框包括外边框(给单元格四周加框线)，上下

40、左右分别画边框线或斜线。线型可以选择细实线、粗实线、虚线等。颜色有56种，可以选取其中的任何一种作为框线的颜色。,图案选项卡：如左下图所示。图案选项卡中可以设置单元格底色(即背景颜色)和底色图案。其中，底色有56种，可任选一种，底色图案有18种，包括横格线、网格线等，并可以为底色图案添加不同的颜色。一个单元格只能设置一种底色和底色图案。 保护选项卡：如右下图所示。 Excel可以把整个工作表或工作表中的部分内容保护起来不允许修改。由于Excel保护对象默认是整个工作表，因此用户选定的单元格区域也就成为非保护区，设置保护的过程实际上就是设置非保护的过程。操作步骤为：选定单元格区域(这个区域将不被

41、保护)，再选择“保护”选项卡，保护选项卡中有“锁定”和“隐藏”两个复选框，若选中锁定复选框，系统将保护整个工作表，非保护区也会变成保护区，不选锁定复选框，选定的非保护区将不受保护。如果选中隐藏复选框，将来编辑框内再也不会显示被编辑单元格中的内容，使用户无法判断单元格中保存的是常量还是公式的计算结果，起到一定的保密作用，一般情况是两者都不选，然后单击保护选项卡的“确定”按钮。设置保护后并没有真正起到保护作用，还必须确认保护，单击“工具”菜单，移动鼠标到“保护”选项，其右侧会出现一个级联菜单，单击其中的“保护工作表”命令，系统就会弹出“保护工作表”对话框，在对话框中重复输入两次口令即可确认。口令可

42、有可无，如果不设口令可直接按回车键。 取消保护是单击“工具”菜单，选择“保护”选项，在右侧的级联菜单中单击“撤消工作表保护”命令，系统会弹出“撤消工作表保护”对话框，在对话框中输入正确的口令确认撤消。 数据在单元格中对齐方式的设定主要是使用格式栏的4个对齐按钮：左对齐、居中、右对齐和合并及居中。,Excel的工作簿编辑 工作表的选定、数量与更名,1. 工作表的选定 (1) 单个工作表的选定 用鼠标左键单击标签栏中的工作表标签。如果选择的工作表标签没有出现在标签栏中，可使用工作表标签滚动按钮进行前后翻页，或翻到第一页或最后一页，使它出现在标签栏中。被选定的工作表标签背景为白色，未被选定的工作表标

43、签背景为灰色。工作表标签栏中的按钮如下图所示。 (2) 选定多个工作表 在工作表标签栏中，单击某工作表标签，按住Sheft键不放，再单击另一个工作表标签，释放Sheft键，两个被单击的工作表标签之间的所有标签都被选定，即选定连续多个工作表。如果先按住Ctrl键不放，再用鼠标单击工作表标签，可选定非连续的多个工作表标签。 取消多个工作表的选定可以用鼠标左键单击未被选定的工作表标签，或者把鼠标指针移到某个已选定的工作表标签，单击鼠标右键，在系统弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表设置”选项。 选定多个工作表之后，如果在被选定的任一工作表中的单元格输入或编辑数据，将在所有被选定的工作表的相应单元格中

44、产生相同的结果。 选定的多个工作表可以删除、移动、复制，如果进行插入操作一次会插入多个工作表，其插入的工作表数量由选定的工作表数决定。删除、移动、复制、插入操作与单个工作表操作方法相同。,2. 工作表数量的设置 Excel为每个打开的工作簿默认设定3个工作表，用户可以根据需要减少或增加工作表数量，最多不能超过255个，工作表数量的增加将占用更大的内存空间。 设定方法是单击“工具”菜单的“选项”命令，在系统弹出的选项对话框中单击“常规” 选项卡，如下图所示。在常规选项卡中的“新工作簿内的工作表数”栏里输入数字，然后单击“确定”按钮。 在“常规”选项卡中，可以设置“列出最近所用文件数”，如9个（9

45、）。一旦确认，在以后的Excel窗口中打开“文件”菜单时，在其底部就会列出最近曾经打开过的9个文件名，选中其中的某文件即可直接打开它。 另外，还可以设置单元格数据的默认字体、字号和打开与关闭文件时的默认工作目录。,3.工作表更名 工作表名是创建工作簿的时候Excel自动设置的，如Sheet1、Sheet2等。用户可以根据需要重新命名。 用鼠标双击某工作表标签，或者单击“格式”菜单的“工作表”选项，在出现的下图所示的级联菜单中，选择“重命名”命令，该工作表标签背景呈现黑色，即名字被拖黑，可以直接输入工作表名。除此之外，在级联菜单中还可以设置工作表的隐藏、显示和工作表的背景图案。,工作表的插入与删

46、除,1. 插入工作表 插入工作表就是在原来工作表数量的基础上增加新的工作表。 首先选定一个或多个工作表标签，然后单击“插入”菜单的“工作表”命令，如左下图所示，系统会在选定的工作表之前插入一个或多个空工作表。 2. 删除工作表 选定一个或多个工作表标签，单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令，如右下图所示，当系统弹出提示框时单击“确定”按钮，选定的工作表将永久被删除。,工作表的移动与复制,1. 移动工作表 移动工作表是指当前工作簿内的工作表可以重新排列顺序，也可以把工作表移到另一个工作簿中。如果被移动的工作表与另一个工作簿中的工作表同名，系统会在另一个工作簿把移过来的工作表名字的尾部加上用圆括号

47、括起来的序号以示区别。 (1) 工作簿内部的移动 选定某工作表标签并按住鼠标左键沿水平方向拖动，这时空心箭头鼠标指针的头部出现一张小纸片标志，同时标签栏顶部也会出现一个倒置的黑色三角形，如下图所示。在鼠标移动过程中，黑色三角形以跳跃方式依次定位在两个标签之间的交界处，当释放鼠标左键后，被选定的标签就会插入到该位置，以实现工作表的顺序重新排列。,(2) 工作簿之间的移动 首先打开两个工作簿，调整两个工作簿窗口的尺寸，使两个工作簿标签栏都显示在Excel窗口，然后从一个工作簿标签栏中选定并拖动工作表标签至另一个工作簿标签栏的某位置，释放鼠标左键，即可实现工作簿之间的工作表移动。左下图是将工作簿Bo

48、ok1中的工作表Sheet2移到工作簿Book2，并插在Sheet2与Sheet3之间的最后结果。 2. 复制工作表 复制工作表与移动工作表的操作基本相同，只是在选定某工作表标签之后，按住Ctrl键不放再拖动鼠标，即可完成工作簿内部或工作簿之间的工作表复制。 利用菜单也可以移动或复制工作表。先打开两个工作簿，选定某工作簿标签栏中的工作表标签，单击“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，在系统弹出的对话框中进行操作，如右下图所示。若选中“建立副本”复选框则是复制，不选则是移动。,绘制图表 建立嵌入式图表,1. 准备工作 图表源于数据，因此首先需要建立数据表。本例是以某校某些学生的考试成绩为题材创

49、建的数据表。如左下图所示。 建立图表之前需要选定图表所用的数据，即数据表所在的单元格区域，数据表中的一行或一列称作一个数据系列，是指要操作的数值集，即图表中要表现的数据。如各科的学习成绩。 单元格区域的选定可以采用两种方法：一是不选数据表的行标题和列标题，将来建立的图表中，每个数据系列将不出现数据表中的行列标题，而是用系统默认的1、2、3 等数字和系列1、系列2、系列3 等代替；二是选定包括行列标题在内的单元格区域，这样构造出来的图表中就会以数据表的行列标题作为数据系列的标题。 选定单元格区域时，可以是连续的区域，也可以是非连续的区域, 本例就是选定非连续的区域B1:B11和D1:F11(按住Ctrl再拖动鼠标)，并将人的名字作为行标题，“英语、计算机、高数”作为列标题，如右下图所示。,2. 建立图表 单击“插入”菜单的“图表”命令，或者单击工具栏中的“图表向导”按钮，系统都会弹出“图表向导”对话框。从这个对话框开始可以连续进行四个步骤的操作完成图表的建立。 第一步骤：选择图表类型 在左下图所示的对话框中有两个选项卡，选择“标准类型”选项卡，其左侧“图表类型”列表中有1