档案信息化建设.ppt

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1、档案信息化建设,铁岭市档案局 黄丽香,一 我市档案信息化建设现状 二 档案信息化建设主要内容和基本原则 三 档案数字化主要标准及具体工作流程 四 怎样做好本单位的档案数字化工作,一、档案信息化建设现状,1、开展的极不平衡.空白单位还有相当比例,人员更迭造成此项工作断点. 2、电子档案处在无人监管的无序状态。 3、软件功能不够强大，过于单一，只注重检索功能，主要管理功能缺失。 4、整个操作过程不够规范，更没有进行系统培训，没有对技术标准进行要求和贯彻，无法保证数据质量。 5、对数据库没有进行有效的安全管理,二、档案信息化的主要内容和基本原则,1、档案信息化: 是在国家档案行政管理部门的统一规划和

2、组织 下，全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行 处置、管理和提供利用服务。,二、档案信息化的主要内容和基本原则,3、原则,规范性原则 安全性原则 效益性原则,三、档案数字化标准和具体工作流程,（一）档案数字化 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。,（二）档案数字化原则：,基本原则： 检查档案原载体质量，确保数字信息的真实、完整。 采用先进的数字技术，确保数字化成果长期有效、数据兼容和安全转移。 采取有效措施，确保数字成果安全。 必须符合国家档案数字化的要求及有关规定。,数字化对象确定原则：,社会利用价值较高的档案优先数字化。 开放的档案优先数字化。 馆（室）有特色的档案优先数字

3、化。 永久、长期保存的档案优先数字化。 确保档案信息资源的有机联系。,(三)、基本环节：,档案整理,目录建库,档案扫描,数据处理,数据存储,数据质检,数据挂接,数据验收,数据备份,成果管理,重要标准,辽档发200810号 辽宁省档案数字化技术标准,四、怎样做好本单位的档案数字化工作,（一）数字化工作主要内容： 1、电子文件归档管理： 什么是电子文件: 是指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并或在通信网络上传送的文件。,电子文件归档标准,辽档发20051号文件 关于印发辽宁省电子文件归档管理暂行规定的通知,标准要求：,规定要求：已开展

4、办公自动化的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理与利用。 规定要求：对各种类型的电子文件，归档时要采用各自的通用文件格式，同时收集其必需的归档背景信息即硬件环境、与其相关的软件及说明资料并保证能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。 规定要求：在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上。需永久、长期保存的电子文件，应采取“双套制”的保管方式，并建立互联关系。,标准要求：, 电子文件归档前应进行有效性、完整性、安全性进行鉴定，并由鉴定负责人签署审核意见。 电子文件归档分为逻

5、辑归档和物理归档，逻辑归档随时进行，物理归档要按“电子文件集”进行管理。 电子文件著录项目要求与纸质档案一致 电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志。 归档电子文件一般不加密，必须加密的要与其解密软件和说明文件一同归档。,2、室藏档案的数字化加工,室藏所有门类载体档案的目录数字化 室藏纸质档案的全文数字化 室藏照片、音像档案的数字化 室藏相关资料的目录数字化 数据的有效挂接,（二）目录数字化工作：,1、文书档案目录数据库的建立标准要求： 辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式,案卷级目录数据库结构,列有22项著录项目，其中必著项目有14项：,档案馆代码 责任者 全宗号

6、 文件起始时间 目录号 文件终止时间 案卷号 控制标识 档 号 保管期限 题 名 组织机构代码,案卷级录入界面图例,文件级目录数据库结构,列有30项著录项目，其中必著项目有15项： 档馆代码 页数 文件形成时间 全宗号 档号 控制标识 目录号 题名 保管期限 案卷号 责任者密级 组织机构代码 件（页）号 文件编号,卷内文件目录录入界面图例,文件级目录数据库结构,列有32项著录项目，其中必著项目有16项： 档案馆代码 室编件号 文件编号 全宗号 馆编件号 文件形成时间 年度 页数 档号 保管期限 题名 机构（问题） 责任者 组织机构代码 密级 控制标识,归档文件目录录入界面图例,数据录入时具体问

7、题的处理,所有阿拉伯数字一律以半角录入 来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。 案卷题名特殊处理： 题名过长时，可省略冗余部分，并用“”表示。 无题名或题名不全不能揭示文件内容时，应根据内容另拟加 号，如通知关于召开安全生产紧急调度会议的通知 转发文与被转发文视为一件，用转发文题名，如转发文不能揭示文件内容，原题名照录，同时录入被转发文题名，加 号，如关于转发省档发20051号文件的通知关于印发辽宁省电子文件归档管理暂行规定的通知,数据录入时具体问题的处理,文件编号特殊处理： 由机关代字、年度和顺序号三部分组成，年度用4位阿拉伯数字表示，录于 内，如铁市档发19991号 多个文件编号，只

8、录主办单位，若立档单位是联合发文机关之一，也必须著录立档单位的文件编号，编号之间用“；”分隔。如：铁市财发19995号；铁市劳发199928号,数据录入时具体问题的处理,责任者特殊情况处理： 分团体责任者，个人责任者二种。多个责任者，录列首位的，主办 单位和立档单位是责任者的，必须著录；上级主管部门是责任者的必须著录，省略的用等表示，责任者之间用“；”表示，如铁岭市社保局；铁岭市档案局等 责任者要录入全称或规范简称，如：纪委中共铁岭市纪检委 未署责任者的应考证，并录在 内，考证无结果时，用三个代替，如铁岭市档案局 ,数据录入时具体问题的处理,时间录入要求： 用8位阿拉伯数字表示，年度不详用“0

9、”补充，如19950208 00000728 多个人名的录入方法：用“，”分隔，如：关于李明张三，李四，王五，赵六等同志任职的通知,数据录入时具体问题的处理,附件、提要、附注项录入内容： 具有检索意义的重要附件录在附件栏，多个附件之间用“”分隔，如题名项：省技术监督局关于下发几个行业标准的通知，附件项：冶金行业技术标准机械行业技术标准化工行业技术标准。 提要项是对文件内容的简介，应反映主要内容，重要数据。 附注项录入需要解释和补充的事项，如文件不同稿本，不同载体，文件来源为捐赠、复制、寄存、代为保管等,数据录入时具体问题的处理,档号的录入格式 案卷级： 全宗号目录号卷号 1 1 23 文件级(

10、传统)：全宗号目录号卷号件号、 页号 1 1 23 30 文件级(新): 全宗号年度保管期限机构（问 题） 件号 1 2009 永久综合1 照片: 全宗号保管期限册号张号 1 永久5 40,2、照片档案目录数据库的建立,技术标准： 辽宁省照片、音频、视频档案目录数据库结构与交换格式,照片档案目录数据库的建立,列有26项著录项目，其中必著项目有18项： 档案馆代码 参见号 张数 照片号 题名 归档日期 全宗号 责任者 密级 册号 作者 保管期限 张号 时间 控制标识 底片号 地点 提要 注：照片号： 全宗号-保管期限-册号-张号,3、纸质档案扫描的具体要求：,需永久或长期保存的档案以及向档案馆移

11、交的档案应采用彩色模式进行扫描。 扫描图像的分辨率应200DPI，如果文字偏小、密集、清晰度差或需要进行OCR识别的，要适当提高分辨率。 扫描档案要填写扫描情况登记单。 对扫描图像偏斜度、清晰度、失真度等情况进行检查，发现问题及时调整处理。,3、纸质档案扫描的具体要求：,对大幅面档案分区扫描形成的多幅图像，进行拼接处理，合并为一个完整的图像。 扫描后的图像采用JPEG格式存储，按档号建立文件夹方式存储。即扫描图像文件按纸质文件页码顺序命名，将一份文件若干扫描图像存放在一个文件夹中，以“全文标识”的格式（组织机构档号）为文件夹命名。 对扫描图像中影响图像质量的杂质（黑点、黑线）、多余边框等，要进

12、行去污和裁边处理。,4、照片档案扫描的具体要求：,扫描后的照片要求能按原件1：1比例还原。 黑白照片采用灰度模式扫描，彩色照片采用彩色扫描。 正常尺寸的照片（5英寸）的分辨率300DPI，底片不得低于1500DPI，其它尺寸的照片要根据大小调整分辨率。 照片扫描后以TIFF或JPEG格式存储，按照片档号建立文件夹存储，即扫描图像按照片档案顺序号命名，将同一题名的若干张扫描图像文件存放在一个文件夹中，以“照片号”进行命名。,要点,数字化加工时务必要安排一个科学合理的工作流程,操作时按规定流程进行,每个环节都必须进行登记,制作并填写好作业单 审卷标注拆卷目录录入原文扫描图像加工处理数据挂接订卷 要对录入人员进行操作前的培训，对有关的录入要求、规范、录入项目处理、校对等进行讲解，保证录入数据的质量。,要点,录入项目设置齐全完整，符合标准，不用项目取消,以提高效率 扫描图像必须经过必要的加工处理 数据质检验收环节不可省 对数据库数据要进行有效的监管，定期进行数据抽查、检验、加密、备份，实行身份认证及权限控制。 加工好的数据要妥善管理：对脱机保存载体要进行定期检查并重新复制。,谢谢大家,