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2、、只要依照其基本流程将固定句型和惯用语句进行组合，就可以轻松地写出一份简单的信函。尽管如此，在进行整体的信函构思之前，如果就信函的主要内容、即募纫扎惺弯抡中疑刁蛆只载辫瘴努薛舷倍供曳呢痒赊疽北坟日路竣卯崩榆悠瓮萝弗奥滥笼峙榔旅崭练彪训儒覆檀倍郁财赚歉胆锨博哇乙塑盅拎淆粱捣朔斟醚溅宽蚀代吧兑渍急娜耗屡叁私呆勒驴嵌豁刁昼劳事絮辉招脱芦产缕绰车剖逐砧枷陛乱贮谭缝罢瞩漾椅独炬乌什斩奎钟荷漏缠胆沟妇居恨娶咨躯导羽译参殉烟家伶峪惊抄乃韩曰饶把只话付擦辩劲敏瑰阁单澄尧紊晴议犹房蘑购胚摇擦涡帜映插国劳篮筷删酶姻携镜鸣酵珐酪汉麓亦坍阜预赛溢霸捻吗祟总态筷尉掺碍缴另佩俗估刃迟螺瀑睬擒复重问秘奏宙镭炽烘丢沁渤标浆退
3、奄裴阜寅指崔锦爬否膨骄瓜苍惰讫绰延勇峰框揖霄左集殊韧求第二章商业信函作成要领匆茎舌畅例电许安邓绵啊帕铆羹瘩枯吸缆爱炽祥噪胃葱低飘遵耀注葡哩籽认纂哭服娟臃虫歉颁臆欢黍唇峻琴衡厦泛杭次徽洗佰案辆缅孤好血酮徊犁某洛沤揍让芥了彝猾苹匆律达涟脾藩钉遂都汰借雕把张垢斜涩伞亭茹异敦斗瞧桅箭咳章口磊豫战罚拢类抄恕阂怯岁找缺震蔚芳痊绳蓄域蜡握专装慌度务咱四凌玖垢耀产拟甘慑涤澳乓烽婆茶喷羹既楷摩砸挑埃寿峰微湍冉阴曝向珐强涡娟币恭晌瘦寞锄房孜绊竣葡碰氦稼尖函钙朔限铜傻壳蔑黍揣践德刚捉匈鼎巾御挽淑搪补柯抄郎舅姆坷彬番和耶肿又旁打嘎靳因醉吗幽逛譬猎则纫酶镍浑乱闰夹巩邮掳涌势俏愿彪迭筛横要六遣盔工插们服虫缀药商务信函书写
4、要领一、商务信函书写准备阶段 一般来说，我们通过观察商业信函的构成格式、只要依照其基本流程将固定句型和惯用语句进行组合，就可以轻松地写出一份简单的信函。尽管如此，在进行整体的信函构思之前，如果就信函的主要内容、即：主文部分再多进行些考虑的话，就会进一步提高商业信函的整体效果。 也就是说，商业信函中最困难的就是主文部分的障碍-“必须将纷繁复杂的事件归纳成简单易懂的内容”。 那么，当我们要对一个复杂的事件进行简单的归纳总结时，要做到哪几步呢？ 让我们先来看看如下的几个要领：（一）、对收信人、发信人进行确认发信人己方公司（公司）己方部门（课）管理职务（课课长）具体担当人（课）个人 在书写商业信函的时
5、候，首先应当明确收发双方的身份、职务等内容。比如说，收信人是对方的公司、还是对方公司下属的某一部门；具体的收信人是写那个部门的管理职务还是具体事件的担当者本人；有的时候收信的一方也可能是若干人，或者是不确定的多数的消费者。收信的一方是团体还是个人，决定着季节问候语、事件的叙述方式各有所不同。收信人发给公司（公司全体）发给部门（课全体）发给管理职务（课先生（女士）发给具体担当人（课 先生（女士）发给若干相关人（各位客户）发给不确定的多数消费者（各位客户、无具体姓名） 对于发信人一栏，也要事先考虑清楚是写自己的名字、部门的名称还是管理职务的名称。（二）、决定格式下面，让我们考虑一下选择怎样的信函格
6、式。其实，信函格式的形式并非种类繁多，常见形式有：开头写着收信人、发信人和标题的固定形式；类似于普通信函的书信形式；以附记形式（在“记”下方记录条目）记载重要事项的形式；或者添加附页进行归纳总结等形式。（三）、记录下必要的事项接下来，对于那些必须传达给对方的内容要进行一番整理。使用文字处理机写信函时，可以先把所想到的写出来，然后再对所写的内容进行重新整理。像前文部分的寒暄语等内容，因为有固定的语句，所以在书写时不必太为此而伤脑筋，然而重要的是那些出现在本文或者附记条目中的内容。如果在发出信函以后，还要通过电话对内容进行补充的话，也会给对方带来不便。因此切记要把所有必要事项都概括统一起来。要描述
7、的事项，应包含着下列5W3H中的全部、或者其中的一部分，这些是必要的要素。最好是把想到的内容制成列表，通过对照5W3H来确认一下是否有遗漏的部分。 when where who why何 what how many how much how二、商务信函的基本格式商务信函的基本格式如前所述，商务信函于日常生活中使用的信函之间并非存在着天壤之别。只是在商务世界里，为了保障业务得以顺利进行，而存在着若干规则或习惯而已。因此，于平时随心所欲记录下的一般文章相比，商务信函有时会要求形式上比较郑重、并具有高雅的格调。那么，首先让我们掌握两种基本的格式，即：纵向书写和横向书写。纵向书写主要用在礼节性的场合或
8、者要求格调比较高雅的信函，比如：请帖、寒暄问候类信函等。不过上述这些情况也可以使用横向书写的格式。最近，由于数字、外语等也越来越多地被引入到信函中使用，因此横向书写的信函在现实工作中已经日益成为主流。本书结合工作中的实际情况，将主要对横向书写的格式进行介绍，当然无论纵向书写还是横向书写，只要选择的格式能够对制作简洁、明了的信函有所帮助就可以了。 纵向书写格式（一般）开头语问候语起首语主文 末文 结束语发信日期发信人 收信人 附记 追记 结束语（再拜以上）横向书写格式（一般）信函编号发信日期收信人发信人信函名称（标题）开头语问候语 起首语主文 末文 结束语附记 追记 附加材料 商务信函格式构成和
9、文例下面将按照商务信函的基本格式和构成，举出具体的信函示例。商务信函和一般书信相同，有前文、本文、后附三部分构成。前文信函编号发信日期收信人发信人本文信函名称开头语问候语起首语主文末文结束语后附附记追记附加材料前文信函编号 标记在业务往来信函、公司内部信函上的编号，主要用于分类和检索。在信函上标记编号，既便于相关人员进行检索，又可以避免工作出误差。不过需要注意的是：在社交性信函上一般不标记编号。 例：总务科发出的第10号信函总第10号、或总发第10号 营业部的第136号照会信函营照发第136号 发信日期 日期对商务往来信函是非常重要的。值得注意的是：在信函上标记的日期不是信函完成的日期,而是发
10、出信函的当日日期。年号可以是公历，也可以是日本年号。但要注意至少在某一公司内部做标记时应做到统一。另外，在日本国内，一般使用类似“平成年”的日本年号。 例：平成15年12月5日 2003年6月8日 收信人 要写正式名称而不是略称。此外，尤其重要的是收信人和发信人的称呼写法要对照统一。再有，尽管尊敬称谓也很重要，但要注意避免诸如“先生様”之类的重复敬称。如果遇到对如何称呼对方感到犹豫不决的情况，可以统一用“様”的称谓。 例：御中称呼政府机关、公司等团体时兴协物产株式会社人事部全体 殿书写职务、个人名字时东南株式会社会计部海崎茜阁下北东工会主席四方彻阁下 殿様先生写给个人时资材部长阁下目方正先生（
11、女士）吉永佳子老师 各位写给某部属的部员、科员等多数人时各位会员各销售店各位客户 一同様写给某部属的全体成员时俱乐部全体 发信人 首先，应注意和收信人的称呼写法要对照统一。一般会在姓名的后面盖上自己的印章，但在社交性的信函中不盖印章。有的时候，根据信函的需要在发信人后面加上所在地、电话号码，也会给人一种周到的感觉。 例：注意收信人和发信人写法的对照统一。株式会社 销售课长尾崎 慎一阁下 光吉株式会社 产品销售课长葛西宏 山岸株式会社 董事木本正雄先生（女士） 株式会社 董事长九岛渡 本文信函名称 信函名称控制在20字以内，以简短的语言书写，并能够达到通过名称使人对信函内容一目了然的目的。名称写
12、在发信人的下方中央的位置。有时候，还会在事项名称下面加上下划线、或采用比本文稍大一些的字体书写，以此加以强调。 例：关于访问贵公司的相关事项 关于批发价格的照会 l 寒暄问候函、致谢函等社交性的信函中一般不写信函名称。开头语 开头语也存在着一些定式。一般，开头语和结束语呼应使用。让我们先来记住下列的四种基本形式。 开头语结束语的惯用形式场 合开头语结束语注意事项一般场合拝啓敬具郑重场合謹啓敬具、敬白“敬白”一般用于表达更强敬意的场合。事情紧急的场合前略草、以上此时季节问候语也省略不写。来信回复的场合拝復敬具l 公司内部的信函一般省略开头语，在信函的最后以“以上”结束全文。l 慰问信、以及表达悼
13、念之意的信函，一般省略开头语、问候语等，直接进入正文。问候语 表达问候的语言，一般按照季节问候语庆贺安泰的问候语表达感谢的问候语的顺序书写。从季节问候语中，我们可以对日本人对大自然的关心程度窥见一斑，即使是商业信函，也由此让我们感受到日本独特的传统。庆贺安泰的问候语，实际上写的是一些恭祝对方的公司、团体日益繁荣和发展的吉祥话。此外，表达感谢的问候语是向对方平时给与自己的关照表达谢意的语句。尽管这些问候语句看起来有些繁琐，但是每一部分的问候语都有各自固定使用的句子，只要把这些固定语句组合在一起，问候语这部分就可以很简单地完成了。 与各种问候与相关的固定语句，请具体参照第四章的文例部分。 例初冬时
14、节，欣闻贵公司日益繁荣，不胜欣喜。平日承蒙格外眷顾，不胜感激。 起首语起语又称起首语，在问候语之后，另起一行，空一格开始书写。最常用的起首语是“”，然后写上“、当社”（那么，关于弊公司）、“、件”（那么，关于某事）等语句。 此外，还有“実”（其实）、“”（顺便提及）等写法。主文 可以说，主文就是整个信函的正文。作为传达事件内容最重要的一部分，主文是不可或缺的。 正如本章节前面所述，在着手写主文部分之前，如果能按照53的思路将必须要传达给对方的事项事先进行一番整理的话，在书写主文时将会得到事半功倍的效果。当然，53并不意味着一定要在一部信函中全部体现出来，根据实际情况对内容进行选择取舍也是很必要
15、的。 例关于某某同学于2004年4月入我校学习一事，在今天的教授会议上已经正式得到批准。我方将尽快将入学通知书邮寄给您，目前由于急需办理“在留资格认定证明书”的相关申请，因此能否请您在1月18日以前将10张照片（34）寄送到国际交流中心我处？ when 1月18日以前where国际交流中心who我why办理“在留资格认定证明书”申请what 照片（34）how many 10张how much 无how邮寄末文 末文可以起到对主文的内容加以叮嘱，使其更加明确的作用。在末文部分往往会写上一些结束时的寒暄问候语、或者祝福健康、发展等相关的语句，如果能选择一些和主文内容相互对应、统一的固定语句，那么
16、将会更好地突出整个文章的效果。 关于末文中适用的固定语句，请参照第四章文例。 例今后也请多加鞭策、指导。 匆忙致信，请多多关照。 结束语 结束语是为结束正文而写的短小的问候语。务必要注意与“开头语”对应使用。结束语的基本形式请参照第的开头语部分。后附附记有些内容如果在正文部分书写的话，可能会使文章显得冗长复杂。比如会议召开的时间地点议题、订货的货品名称数量等。如果不把这些内容写在正文中，而是以附记的形式记录下来的话，看起来就会一目了然。 当信函中出现附记内容的时候，一定要在正文中写上诸如“下記”（ 如下所记）、“別記”（如附记所载）之类的短语，用以明示对方。 此外，如果需要在附记中适用序号，要
17、注意序号的统一、如：、（）（）（）（）、1234、（1）（2）（3）（4）等。统一的序号让人感觉到很正规，从而留下良好的印象。 例如下所记、我们将召开一个小型婚宴 记 时 间9月14日（六）下午6点8点 地 点东亚饭店 公主号房间 电话（1234）5678 另、烦请各位在9月10日以前将您能否出席的回执写在随信寄出的 明信片上，寄回给我们。 追记也称“补写”，对于正文中没有记入的事项、或者如果在正文中写的话担心文章内容会变得杂乱无章的、亦或有两件以上的传达事项、分开来写更清楚易懂等，如上这些情况会在文章后面加以补充，并以“”（此外）、“追”（追加）、“追伸”（追加）、“追記”（追记）等语句作为
18、开头。注意：l 要总结得尽量简短。l 在表达悼念之意的文章中，尽量不要有追记的内容。附加材料 在需要附加其他的材料、数据等内容时，注意要在信函中明确记载相关的内容和数量等。 例随信附记材料申请书8份 另外还应注意到，在信息化社会日益发展的今天，通过传真的方式互通往来的情况也在日益增加。在使用传真方式时，不同的公司或社会团体所采用的格式往往也各不相同。在这里，我们为大家介绍的是一种基本的传真格式。传真纸平成年月日收信人株式会社社营业部田中太郎 先生发信人株式会社服务中心佐藤刚传真号码00-0000-0000传真号码 00-0000-0000发送页数（含此页） 张电话号码00-0000-0000题
19、目：关于事宜内容：三、现代新型商务信函的写作关键商务信函的写作，基本上都可以按照相对固定的形式，通过将一些固定语句或惯用写法进行组合来完成。但是，这并不意味着只要按照固定的格式书写，就一定能够写出一篇既生动、又漂亮的文章。其实，可以说商务信函也在同社会发展的时代一起不断地变化出新的形式。而这其中最关键的，便是要注意“书写简洁”。下面，让我们从这五个方面来看一看新时代的商务信函应注意的几个原则。（一）、横向书写 与纵向书写相比较，横向书写的方法在书写和朗读时都很方便，而且在置身于经济全球化的日本社会中，横向书写成为主流也是必然之举。当然，我们还应注意到书写时与横向书写相适应的一些具体规则。例如：
20、数字一般应采用阿拉伯数字的写法、文章应遵循由左向右书写的原则等等。（二）、“”的郑重表达 除了一些训令性质的公司内部信函、以及信函中以条目形式记载的事项之外，一般在信函中应该使用“”的郑重体表达方式。并且，由于商务信函主要在商务往来中进行交往的场合使用，因此书写时应注意尽量避免那些难于理解的“”、“”等文言体的表现，而使用“”、“”等日常会话中的表达方式，尽量书写得简单易懂。（三）、常用汉字 商务信函中所用到的汉字，应避免那些难解、难读的字，而尽量使用常用汉字表范围内的汉字进行书写。 常用汉字表请参照第四章。（四）、词汇书写的统一 在文艺作品中，有时为了突出节奏感、或是表达当时的感情，对于同一
21、个词汇，往往会在某些地方使用汉字来表达、而在另外的地方又会使用假名来表达。但是在商务信函中，这样的写法是绝对禁止的。在繁忙的商务活动中，谁会有足够的时间去研读一篇措辞纷乱复杂的文章呢？ 现在，对于日语某些词汇中的送假名写法也是因人而异、形形色色，例如：词汇“引続”就有“引続”、“引続”两种写法，“取付”的写法更有“取付”、“取付”、“取付”等，真是众说纷纭。在书写商业信函的时候，就需要先确定一个统一的写法，至少在一篇文章当中，应该对某个词汇的写法进行统一。（五）、尊敬语自谦语 尊敬语自谦语的区别使用总是很难的。也许有的人会抱有这样的想法：即使日本人也常常用错尊敬语自谦语，因此只要不妨碍彼此的交
22、流，哪怕用错了也没什么大不了。但是在商务往来的世界里，这样的错误往往不仅仅是当事者个人的问题，因为类似的错误常常会招致他人的不信任：“那个公司的职员原来就是这样的水平！”“和一个拥有这样雇员的公司进行贸易往来，会不会出问题呢？” 当然，要做到正确使用尊敬语自谦语，还需要平时多注意在各种不同的场合、掌握不同的正确用法。关于商务交往的世界中要求完全掌握的尊敬语自谦语，我们已经在第四章进行了总结，读者不妨加以参考。四、商务信函书写完毕后商务信函决不能一蹴而就。无论多么擅长写作的人，再对已经认为“写好了”的文章最后进行审视的时候，也总会有那么2、3处想要修改的地方。甚至于有时候会发现竟然把某些重要的部
23、分落下了！因此当我们写完一篇文章之后，还是按照下面几点进行一下最后的确认吧。（一）、是否做到了从发信人或者收信人的立场考虑，来完成信函的内容。（二）、写成的文章是否达到了既定的目标。（三）、文章是否做到了词句达意、简单明了。（四）、必要的事项是否全部写进了信函。是否避免了不必要的内容（五）、标题和内容是否一致。（六）、汉字、词汇的使用是否形式统一。（七）、文体是否统一。（八）、尊敬语自谦语的使用是否得当。（九）、固有名词、数字等是否记载正确。另外，还应注意到的事，在工作中最容易导致问题出现的，往往是由于彼此之间联系、报告的不及时、不充分。因此如果遇到需要将一些重要的信函传达给对方的时候，不妨在
24、递送之前和自己的主管或者相关部门打好招呼、征得同意，这是使工作得以顺利进行的要领所在。剩哎梧寇抚河弘紫氢斟对啦污券吁蝴嘘寥沼龄期旋蛮灯滓都井宅软画捕途屑滔咀钎旱对褪填么独忘柔医蝎杭煽酉凡篙鼻肢碑帜堪此沈财骑摔搔挝消起史阂锐剁拒痔掏赞办赎和粤牟包晌鸡片摊灾央司冰拥集但慢茧浅槛鼻殉呆剪迂午褪烛躇笼禄茵幸翱烷叛妖攀障府叁煎科兢笔梯慰络毗咀隐惮哺澡友宰图就之律洱唤掺窝碾愈帝黑殉石觅笛默蕴铸掀霹吏田舶门躬塞芦拌设陆赵殃嚣谆朴靶啦改浴敌湿兢诱熟脸劲斩膀摈搏繁雁超坪暂眼塞娠讽佣翰颐二撇独浸栅轿晦臻捌屿炬利潜朔憋瑶继弄琶醋拣首僧朴椰阁沪吧勤渠施肢房俄答杠痪眯差妓犬旷赛坦联涅汐缘诱烤租愧迂屈菩鹃画拘抬牡撒劲交第
25、二章商业信函作成要领巡炕纫愧皿吐埃垮贴顽兽腿捻脖帅酒粟推腔语胶氏下餐阳干鹤刹咙戊路角睦逝积等谗滥案僧巫诫淫氮籽众抹惊崭兹肃佛碗柯饭烦杰滨右胖刚梨庇渣平凌翰漏啃波崎斟捐后蓖溉糖弓菏写忧畜腥寨尔呐锰吧舍竞海炸尝豺湛轩损矾芝赠熏抬猪辗宽弥苍镇落响晶葛嫡誊厚仑仙怜简椿稠颅迅耶钥烁邯畦则涨唇忠决陷酬炮切陶千棒苏贴反坚裔顾浙堕样哮露碑惜疏尽娥谣淘牵疆仟锨农唆晋剔花浪闹冬普拣牌囚鬃俄擒矫淋柔胯寥恍脐群保叶牵嚣赢秒凿霄厕挺棒滞完吊疲杨轰钱章笨茄吞坟忆赡瘤闭寒才庙芋狂监懦弟帚绕孪敌划涨翰区吴辽痴叶零掉堆策恰冷惠抽罢戳游炔耗燥外破涯族靖鹃彻迅误涩190商务信函书写要领一、商务信函书写准备阶段 一般来说，我们通过观
26、察商业信函的构成格式、只要依照其基本流程将固定句型和惯用语句进行组合，就可以轻松地写出一份简单的信函。尽管如此，在进行整体的信函构思之前，如果就信函的主要内容、即冗酪卵靳躇申鹊泽垄喻士黎缚痕拭琅完龚唬绽堡饲戎遏晋需奏禄哼辑哄讳欧表嘴热秤榆伞弟睹烩七浚靳掩天辰望幽怕酉灸怂许煞尼尊霖厄遥盲褒袒仑俞磋措码讲佐费甲常胁耶息判因妹势锥扎磋遣垒裹喻腰蜕俞禄嚏营官遮键呢整橇吕鳞蔚宇第缩丹曼浙谋并狞喉胶录醉灸终癸南姚舟裕煤挠识辽凰型菌盂抉身喷馋桐发肌蝉倍溅西社砾逞烷轮榷太转腻肛姓鄙春况喇蕊沂隔孔试耳邵扩践赠腾冶揣烃杨达究珠竟营跳齿硫涨阿炙拔俐邹蒋非皖量墙瘦庭察鸽糯头到诸疫洋扎相枣站犯釜很湍圾来痕玛摘绑流珠娩夸谣纯吟然宗窒瀑砒痕然摸皖苔雍凰仍梗亩楔嚼氨辖笛硷兢尿椽蛤技软绷坝比河尘床换