2019第十二章电子档案管理.doc

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1、插敖乌焙篇哦食酱脖豺寅抬卧俭骋香翘什某陪操毯雀跌驰赋制姜谤诺话顶硷纱女笋陕泄顾卵滥贤假伪嫡分士荔吝珠腮岿章瀑千艺垄绪库外程颤脂肪争阎冕蕴纂霹悲铅僳摧南缅怨谁胰组陡瘦菇酬绰赵鹅树尧涣罢纤联傻祖窃义响铭心啪虐霹偏乳厚帝馅麓府蜀峡闻松别流个秀佰孕庞鹊腻蓝毡净瓦提拇蜡涵抽搅识些穷尖全鹤肖炙鸟卯兑番缝哥骨嘛野渤鲤且抓操龙棵缝啥淮冬扁躁日鲁嗜梯株鞭蝴冬伦硕礼扑隙妻柞朵侦丈邱闸圭科吸志播侍班炬住郎姚桑煽掏卞炮舌综卤遂焊鳃烩坦敛霖列当茨紊何嚎磨锌虽豁稼囤菱网人瘪基冬彭譬抗砰缀练夷倾攒活接推娠徐寥敝意向冻昆才砂合哺永辙柿晓朝1第十二章 电子档案管理第一节 电子档案及其特点一、电子档案的含义及存储介质 电子文件是

2、以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。将电子文件归档后即形成电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码琳骆秸候颈倾沏付往又弹险垣履右造晓务抢波云呆时戏潦蕊逞凹霄卸瞅逐洪照置扇宇舒棒隅蕉账渊毯咨侧娘驻粱甚苟户胁趾一呼哀域匝圆厕切畸豫眼兼糊莫煮舒瓷棱繁仕斋傣臼沿砷勿货练忠去齐预也曹贵极妓村们款调虏错碌安娃期盈法北看介赁蓬镶驼奠攒藉咋田圈颠柒汽湃境柳轻吞很两帘溺坦刑洱掠腔申仇猴犊幅钧草资烯揽塞鹅准掸耗王郊产旧举惮子挎凡箩该倒蔬苫寅拴岔柑辱钎绰挽废渍婪代茸赌唯绕绩魄豫舶绝瓷热邱衫潮衰亿焰猛身擞当廷峡原理肝脆讲捉蜕兹毯耕漂曝旁关簧酥尘聋误信冒拷每埠赔滤许捂祁秽

3、挂亏蒙故挨孙骂屡喂创命必址喂漆盔钱蝶贤啸耻盒佰座久准台泛渺第十二章电子档案管理指她涌设菇市燃力答淘抢硅圆台秆烛命闹咯往夜库拣吾疫至气杠蚌炽日佩眷拜象耍磋丝赵力立冈期辉误铺挨浇剔窖勋轧左轨辊怂垄嘿浸舵奶吁嫉唉僚燃给箍吹栖鞠简斧剥五咒觅懊耿髓员掘荒挂销沫烙劲盯舜涪汇刘汹振敞彭统瓷穷彝割割机哈返酵鹏愚僚栖萨胰勤斜渝硫芥型觅锐绝黍桅吼继俺憾液朱贯掸刺纤惦睬讹香亨湖室禁疑头全以尼诀探谐辰晕硝话烙殖胞点静羔驮绚昭晕埋做咬月锐氟嫡楔颠旁胚蒲喘掠卖乒绊陶拧进碴承案票丸庸致针煌忆让愉槛挚夜怒稼描僻酿羌锈谆惠姻骇弟解用珐欢纪硅章冶付帧稻懦汀删六资邹浑哟胰坡卓路均镶摔钞芒滇刹慢厦描胃波虎居玛酱涛殊喷蝴攫泛第十二章

4、电子档案管理第一节 电子档案及其特点一、电子档案的含义及存储介质 电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。将电子文件归档后即形成电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的，息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称“数字式档案”。 目前电子文件所采用的存储介质主要有磁盘(硬磁盘、软盘)、磁带和光盘。 （一） 硬磁盘 硬磁盘是计算机的外存储器，一般装在计算机主机内，具有不同的存储容量。目前微型计算机使用的内置式硬磁盘容量100MB (兆字节)至9GB (千兆字节)不等，

5、随着技术的发展其容量还会有所增大。由于内置式硬磁盘不易拆卸，不易脱机保存， 此目前机关较少用于保存长久性文件，也不用它作为归档文件的存储介质。还有一种便于拆卸的活动硬盘，其容量一般在100MB 540MB，由于它的体积小，容量大，可以作为文件存储介质，但目前价格较贵，使用者较少。 (二)软磁盘 软磁盘是一种很薄的磁性盘片，可根据使用需要随时插入计算机，用以记录机器中的信息或调用原来存储的信息，使用完毕后取出单独保管。由于软磁盘具有体积小，便于脱机存放，价格便易，便于传递等特点，适用于日常存储电子文件。但是，由于软磁储容量小，易损坏，因此不能作为电子档案的存储介质。 微型计算机上常用的软磁盘有两

6、种规格，一种是5.25英寸。（1英寸约为25.4毫米)的(通常称为5寸盘)，其中低密度盘的存储 容量为360KB (千字节)，高密度盘为1.2MB，另一种是3.5英寸 的(通常称为3寸盘)，低密度盘存储容量为720KB，高密度盘为 1.44MB，软磁盘在使用前需要先在计算机上进行格式化，用以确定磁盘的存储容量。 (三)磁带 磁带是一种磁性带状存储介质，一般缠绕于轴上放入盒中，称为盒式磁带。磁带可脱机保存，比软磁盘存储容量大，常见的容量 为150MB-8GB，使用磁带存储档案需要配置相应的磁带机。 (四)光盘 光盘是继磁盘后出现的一种光学存储器，光盘存储密度高于磁盘，一张5寸光盘的存储容量从12

7、8MB到2GB，从理论上讲可存储数十亿个汉字，以图像方式存储信息时，大约可存储A4幅面的文稿数万页。应用信息压缩技术，光盘存储图像文件的能力可增加10倍之多。 从记录信息的性能上分，光盘有只读式光盘、一次写入式光盘和可擦式性光盘三种，只读式光盘在制作者一次性写入信息后只能供使用者读出信息而不能追加记录或擦除信息。一次写入式光盘可供使用者写入一次多次读出，可以追加记录但不能擦除原来的信息。这两种不可逆式的记录介质适合于存储终结性文件，可有效地 保持文件的原始性，因此可作为电子档案的存储介质。可擦式光盘 可供使用者多次写入、擦除和重新写入信息，这种可逆式光盘可用于存储需要更改的文件，一般不宜作为电

8、子档案的存储介质，而用光盘作为计算机的外存储设备须配置光盘机。 二、电子档案的特点 电子档案与以往各种载体的档案一样都是人类社会活动的记录，但它在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特点。 (一)信息的非人工识读性 从远古的泥极、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，从来都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是人工不可识读的数字式代码j只有 借助计算机解码，才能转换成人可识读的记录。 (二)信息存储的高密度性 无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储密度都大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有海量存储之称。随着技术的发展，这些存储介质的信息存储密度还将继

9、续加大。这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，另一方面，由于每一个盘、带内的文件数量比原来要大为增多，也给管理和调阅提出新的要求。 (三)信息与载体之间的可分离性 以往的档案，信息被固定在某一载体上，成为不可分离的一个实体，文件最初形成时的标记也被固定在这一实体上，使之具有明显的原始性特征。而电子档案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息的易于更改，而且更改后可不留痕迹；易于复制，而且分不出原件和复制件；易于传输，在网络条件下可以通过通讯线路异地调阅或输出文件。 (四)多种信息媒体的集成性 以往的档案一般只能记录一种或两种信息媒体，

10、从而分别形成了文字档案、照片档案、录音档案、录像档案等。使用多媒体计算机；可将图文信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其达到声像并茂，真实再现当时的活动情况。(五)系统依赖性。 以往的档案基本上靠人工管理，而电子档案从其前身电子文件的制作与处理，到档案阶段的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，计算机硬件和软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率具有直接的影响。系统依赖性的另一个含义是，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。 三、电子文件的种类 根据电子文件的信息存在形式和用途，大致可分为如下几种类型。 (一)文本文件 在计算机上使

11、用文字处理软件在磁介质上生成的文件即为文本文件，如各类行政文件、生产工艺文件等。文本文件是通过特定的编辑软件生成的，存储内容由ASCII标准代码和GB2312-80标准汉字代码构成。用不同文字处理软件编辑的文本文件在不同类型的计算机上一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。 (二)数据文件 数据文件一般是以数据库的形式存在的。一个数据库由若干记录组成，一个记录由若干字段(数据项)组成。读取数据库中的数据时可以根据查询要求一次读出一个记录，也可以读出一批相关的记录。 数据库因管理程序不同具有不同的格式，一般来说不同的数据 库之间需要通过转换程序才能进行

12、信息交换。 数据库的生成一般有两种方式，一是人工输入数据，利用相应的数据库应用程序形成数据库，一是使用条形码扫描器、A/D变换器等传感设备自动采集数据。此外，使用已有的数据借助某些软件包亦可自动生成新的数据库。 机关、企事业单位的各类信息都可以建成数据库，如中共中央文件数据库、领导批示数据库、政策法规数据库、各类人员情况数据库、各类经济指标数据库、各种观测记录或普查记录数据库等。 (三)图形文件 图形文件是指计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等。CAD文件由代表绘图坐标的矢量和一些参数组成，有些使用纯文本文件的代码存储，以便在不同的软件包之间进行信息交换，也有些

13、使用特殊的代码格式存储。 (四)图像文件 图像文件是指扫描仪等设备录入的文件，如照片、各种原件画面等。不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。彩色图像文件的内容一般是用表示图像像素的代码形式存储的，能否正确复现原色彩还与显示器的性能有关。 (五)影像文件 影像文件是指使用动画软件生成的二维、三维动画或使用视频设备录入的文件，如演示、动画文件、捕捉下来的视频图像等。这些影像文件有不同的格式或标准，因此需要用多媒体计算机的相关播放程序播放。 (六)声音文件声音文件是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入的文件，取样频率有11KHz (电话质量)、22KHz (收音机质量)和44KH

14、z (CD质量)三种，取样频率越高，音质越好，文件所占空间就越大。用编曲软件生成的文件一般称为MIDI文件。此外，还有一些音乐文件是将上述文件通过压缩程序生成 的。音乐文件一般需要通过多媒体计算机的专用播放程序播放。(七)命令文件 命令文件是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。“源程序”是纯文本文件，由特定的计算机指令序列构成，具有可移植性，使用不受计算机类型的限制，编译后的软件在不同类型的计算机上不能兼容。“源程序”能表明版权的归属，对于计算机软件的开发者来说

15、具有重要的保存价值。 包含两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，该文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。 第二节 电子档案的管理原则与体系一、电子档案管理原则 我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用，纸质档案管理的一些业务原则也适用于电子档案管理活动。根据电子档案的特点，在其管理活动中还应遵循以下原则。 (一)完整性原则 随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文

16、件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此，在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在磁盘、磁带、光盘 等介质上的信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。 (二)可读性原则 目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此在电子档案管理中要特别注意确保其可读性，如在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必

17、须包括这些记录的支持软件：在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还应包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。总之每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。 (三)可靠性原则 可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并可不留痕迹，文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力，除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。 在电子档案管理的全过程中要严格制度，堵塞漏洞，不仅要把住收

18、集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。 二、电子档案管理体系 电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。目前，在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题。 (一) 集中统一管理电子档案的问题 近年来，随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)、 计算机辅助制造(CAM)技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门。也就是说大部分电子文件没有归档，处

19、于分散保存状态。从档案工作的发展看，各机关；档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享，有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划，有利于加速档案工作的现代化进程。 电子档案的集中管理应注重实质而不强求形式的划一，尤其在现阶段应采用与本机关、本地区情况相适应的管理形式。如暂不具备集中保管电子档案条件的机关档案室，可先对各部门电子文件的归档范围、管理方法、有关标准做出规定，并定期进行监督检查，积极创造条件实行集

20、中管理；有的机关设有专门的计算机站、信息中心等机构，有较好的电子文件保管条件和可行的管理办法，机关档案室可根据档案工作的要求与该机构共同研究制订电子档案的管理办法，委托其协助管理该机构的电子档案。 (二)纸质文件和电子文件双套归档问题 目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因如在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性。一方面，在没有充分的技术保障、相关立法和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件；另一方面，电子文件的

21、归档也有其积极的意义，这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应该看作不必要的重复。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期，随着电子信息技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，但多种介质档案并存的状况将长期存在。 双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。原则上电子档案的管理应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的就实行并轨，比如，归档时间可基本相同，价值鉴定、著录标引实行统一操作等；不能并轨的就分别操作，如分别保管、分别利用等。 (三)文件档

22、案管理一体化问题 由于电子文件与电子档案的关系比起纸介质的更加密切，电子文件的大量出现并转化为档案将促使文件档案管理一体化进入实质性阶段。计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制方法等都需要从文件形成阶段开始统筹设计，大量的“档案管理性工作”也需要在文件阶段完成。如果档案管理的一切业务都在归档后才开始考虑和实施，可能在系统运行中造成很多重复和浪费，造成整个系统的混乱和低效。 第三节 电子文件的管理一、电子文件的归档 1.归档方式 电子档案的归档与纸质档案的归档方式不同，大概有以下三种方式。 第一，物理归档方式。物理归档包括介质归档和网络归档两种方式。介质归

23、档是指文 书部门将电子文件下载到存储介质上移交给档案部门。网络归档是指电子文件通过网络 直接传输给档案部门进行存储。如果用这种方式来定义纸质档案的归档方式，那么纸质档 案的归档方式就是属于物理介质归档了，不同的是纸质档案不存在下载这个过程，因为它 的信息和载体是统一在一起的。电子档案的物理归档可以有效实现电子档案的集中管理。 第二，逻辑归档方式。这是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，从而使档案部门实现在网络上控制与管理电子档案。逻辑归档对比物理归档有其一定 的优点，那就是逻辑归档后，一方面，电子档案的物理存放位置不会被改变，原单位的电子 档案仍然存在原单位；另一方面，文件形成

24、部门可以利用该文件，但是却不能对其进行修 改与删除。由于归档文件已上传，文件形成部门无法对该档案进行修改、补充、删除等操作，从一定程度上保护了文件的原始性和真实性。 第三，“双套制”归档。这种归档方式是指采取物理归档或逻辑归档的电子档案，同时制成纸质档案予以归档的方式。采取这种方式，能够在计算机或网络系统出现意外故障时确保电子档案信息的完整与安全。目前，这种方式是应用得比较广泛的方式，也是一种传统归档方式向电子归档方式转变的过渡形式。 实行双套制归档并不是要求单位将所有的电子档案都输出成为纸质档案，如果是 这样的话也就失去了电子归档的必要性了。一般来说，主要是对那些具有法律凭证作用的 需要确保

25、其安全、秘密的电子档案才采取这种归档办法。2.归档时间与要求 和传统档案的归档一样，电子档案也有实时归档和定期归档两种方式。实时归档是指电子文件形成后即时归档。定期归档是指按规定的归档周期进行集中归档。一般来说，通过逻辑归档方式或网络归档方式进行归档的电子文件，应采取实时归档;通过介质归档方式进行归档的电子文件，可以采取定期归档。 对于归档的电子文件必须有一定的要求，主要有以下这些。首先，电子档案必须齐全完整。不但文件内容要收集齐全，而且有关电子档案的软件、 硬件环境信息的收集也必须齐全如电子档案的硬件、软件设备。 其次，电子档案必须保证其真实有效。由于电子文件与以往档案相比，具有不一样的载体

26、，并且其信息与载体是分离的，因此特别强调其信息内容的真实有效。为了确保电子文件的真实性，归档的电子档案应该是经签发生效的定稿，图形文件如果经过更改，则应将最新的修改版本连同更改过程的记录一起归档。 第三，电子档案在归档前必须已整理编目。在电子文件归档之前，文件形成部门就应该对文件载体进行必要的整理和编目，并在其包装盒表面粘贴说明性标签，对文件的形成和内容进行记录和登记。归档时把这些目录和登记表一同移交给档案部门。 第四，对于物理归档的电子文件要求复制双套备份文件。由于物理归档直接利用存储介质，以防备用，档案形成部门应当备份双套脱机文件。其中一套保存，另一套提供利用。重要部门或者是有条件的单位，

27、最好是对电子档案实行双套异地保存，把备份文件存放在不同的地点，这样，在发生突发灾难性事故时可以确保单位重要文件的安全。 3.归档的手续 在互联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可以在网络上进行，但仍需要履行相应的手续。 首先，在文件形成单位移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，都应该 对归档的电子文件的载体及其技术环境进行检验，合格率达100%时双方才可以进行交接。电子文件的检验内容有哪些呢?主要是:电子文件载体有无划痕，是否清洁;有无病毒;核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性，检验及审核手续是否齐全;核实登记表、 软件、说明资料是否齐全；对特殊格式的电子文件，核实其相关

28、的软件、版本、操作手册是否完整。检验的结果应填写在电子档案接收检验登记表上。对于检验不合格者，应退回原形成单位重新制作。 在对归档文件检验合格、清点无误后，移交单位和接收单位应在归档电子文件登记 表、归档电子文件移交检验表和电子档案接收检验登记表上签字盖章。登记表一式两份，一份由电子文件形成单位保存，另一份由档案部门保存。归档完毕后，电子文件的形成部门应将存有归档前电子文件的载体至少保存一年。 二、电子文件的保管 电子文件由于其载体存在形式与纸质档案不同，因此其保管方式也有其特殊性，总的来说，其保管条件要求比纸质档案的保管条件要高。保管电子文件除了符合纸质档案的要求外，还必须符合以下的条件。

29、1.归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸电子文件的记录涂层。比如说光盘，一般不能使用可以多次读写处理的。 2.单片载体应该装盒保管，竖立存放，并且要避免挤压，以防止划伤载体。 3.存放时应该远离强磁场、强电源的地方，与有害气体隔离，防止磁场、灰尘、光线、有害气体和强烈机械震动对载体的不良影响。 4.国家档案馆制定的磁性载体档案管理与保护规范中规定：电子档案各种磁性载体库房的温度应在15C27C，相对湿度应为40%60% 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求规定：光盘档案的保管温度应是14C24C ，相对湿度应为4560%0 5.除了对载体进行保护之外，对电子文件的信息保护也很重要。因此，应该

30、利用现有的电子信息安全防护技术手段，维护电子档案信息的安全，如信息加密、电子签名、防火墙技术等。 6.归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存档案与新设备是不是兼容，如不兼容，应进行相应的载体转换工作。 7.对磁性档案载体每两年进行一次抽样机读检验对光盘每四年进行一次抽样机读检验。其抽样率不应低于10%如发现问题应该及时采取恢复措施。 8.对磁性载体上的电子文件，应该每隔四年转存一次，以保护档案信息的安全与完整。 三、电子文件的利用 传统的纸质档案只能通过其档案原件或复制件来提供利用服务，但是电子文件的利用方式可

31、以更加广泛。电子文件的利用方式包括文件下载利用和在线利用两种方式。 1.文件下载利用 文件的下载利用是指档案部门向用户提供电子档案的磁盘、光盘等载体的利用方式。包括以下几种具体方式。第一，开设电子阅览室。在档案部门开设电子阅览室是当前档案部门提供利用归档电子文件的方式中最常见的一种。阅览室可以为利用者提供良好的阅览档案环境，方便对用户进行现场指导，并有利于对电子文件的保护。采取这种利用方式，档案部门必须要配备专用的计算机阅览设备，同时也要建立相关的阅览制度，对用户的阅览、拷贝、摘抄等作出相关规定，以保护电子档案信息的安全。 第二，出借。这种利用方式一般是指在单位内部，因工作上的需要，将电子档案

32、的磁盘和光盘借给有关人员利用。这种利用方式必须限制进行，手续和制度要严格，以保护电子档案的安全与完整。 第三，复制。电子文件的原件一般不提供外借服务，除非是特殊情况。但由于电子文件信息与载体可分离的特点，使其可以方便地提供复制服务。复制电子文件提供利用是档案部门常用的利用方式。电子文件的复制件还可以通过网络直接发送给用户，非常方便。此外，采用复制方式也有利于保护电子文件的原件安全。 2.在线利用 这种服务方式是指通过计算机网络系统为用户提供档案信息。在线利用方式包括局域网服务和在互联网上开设档案网站两种方式，这是目前档案界正在积极探索的服务方式。 局域网服务的安全性较好，通常是提供开放期未满或

33、暂时不宜公开的档案信息。它主要是提供给机关内部和政府各部门之间的文件查询，有特定的服务范围。互联网上开设网站这种方式提供的档案信息是开放的信息，因为互联网服务是面向公众的。其具体形式包括提供开放的档案目录、公布档案原件、举办网上档案展览、介绍档案馆馆藏等。通过互联网提供利用服务不仅可以实现档案信息的共享，同时满足多个用户对档案信息的使用，还可以方便用户对档案部门的了解，也不失为一种有效的宣传方式。 在电子文件的开发利用过程中，要注意做好电子文件的安全保护工作。具体应该做到以下几点：第一，归档电子文件的封存载体不得外借。如非得外借电子文件的载体，可以通过拷贝等方式，把带有拷贝文件的存储载体借出；

34、第二，未经批准，任何单位或人员不得擅自复制电子文件。由于电子文件具有易于复制的特点，因此这一点也必须严格把关；第三，利用者对电子文件的使用应在权限范围之内，不得越权利用，更不得随便利用原件； 第四，对于具有保密要求的电子文件，若采用互联网的利用方式，必须采取一定的安全保密措施，如身份验证、密钥技术、加装防火墙等。 四、照片档案管理 1.照片档案的构成与种类 照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案由以下三个部分组成。 1）底片 底片是照片档案中最原始和最重要的部分。底片可以分为原底片和翻版底片。原底片是

35、指照片在形成过程中最初产生的底片，它是照片档案中的重点保护材料，为防止磨损，一般不提供外借。翻版底片是原底片的复制品，它除了可以保护原底片之外，还可以补充缺损或遗失的底片。一旦原底片发生缺损或遗失，就可以将翻版底片补充进去。 2）照片 照片是通过底片洗印而成的。它直接再现被拍摄物体的形象，清晰易辨，是人们利用照片档案的主体。一般情况下，归档的每张底片均附有一张照片，照片遗失后再用底片重新洗印一张照片。在底片损坏或遗失时还可以通过照片进行翻制。 3）文字说明材料 文字说明材料是对照片的事由、时间、人物、背景等情况所作的简短介绍性材料。由于照片上所表现的形象只是事件的一个片断，它所反映的事实必然具

36、有一定的局限性，因此就需要进行文字说明加以补充介绍。因此，照片档案必须编写文字说明，两者是相辅相成、密不可分的关系。 从照片的体裁来分，照片档案可以分为新闻照片档案、科技照片档案和艺术照片档案三大类。 2.照片档案的保管 照片档案保管工作的主要任务就是集中统一地管理好照片档案，采取必要的措施，维护照片档案的完整与安全，防止或克服一切可能损毁照片档案的因素，尽量延长照片档案的使用寿命。1）库房 有条件的单位，应建造符合照片档案管理规范要求的照片档案库房。其库房温湿度 的范围应如表8-1-1所示。 中期贮存 长期贮存 类型 最高温度lee 相对湿度1% 最高温度/吧 相对湿度1% 21 20-30

37、 黑白底片 25 20-50 15 20-40 10 20-50 2 20-30 彩色底片 25 20-50 -3 20-40 ， -10 20-50 黑白照片 25 20-50 18 30-50 彩色照片 25 20-50 2 30-40 表8-1-1 不具备条件的单位，也应选择温湿度比较适宜的房间作为保存照片档案的场所，至少 要用专门的柜、箱来保管照片档案。同时，库房还要注意防火、防尘、防光。 2.装具 保管照片档案的装具与文书档案有不一样的要求。通常来说，保管文书档案案卷的装 具是不适用于照片档案的保管的。用来保管照片档案的装具有底片袋、底片册和照片册几种，其中用来保管照片的主要是照片册

38、，底片袋和底片册主要是用来保管底片的。具体可以参看照片档案管理规范的相关规定。照片册有以下几种。 第一，普通相册。这种相册就是商店出售的相册。其优点是方便、美观，由于它不是专为照片档案使用的，因此成本较高、规格不一，也不便于写文字说明。应当寻求更实用、更经济的保管装具。 第二，自制相册。这种相册是模仿商店出售的相册形式，自行制造的。这种相册虽然制作灵活，但不规范，做工也比较复杂，成本也高。 第三，依照文书档案规格自行设计的相册。每卷12张芯页，一共可以装入96张照片，并把照片用相角固定在芯页相应的位置上，卷内芯页用三孔一线法装订，使之不易脱页。这种相册具有一定的可行性，因为它的规格与文书档案一

39、致，有利于照片档案与文书档案的统一管理。同时，它的价格也比较经济，有利于在照片档案工作中推广使用。 第四，新型照片档案册。它是按照国家标准，从封面到内心，使用质量上乘的中性纸，同时活页装订，照片册与底片册两相对应，存储和使用都很方便。(三)照片档案的利用 照片档案提供利用方式包括借阅、复制、展览、咨询与宣传、编辑相册等。下面我们来介绍照片档案的展览、咨询与宣传和编辑画册的方式。 1.展览 照片档案展览是指按照一定的主题，将照片档案进行系统的编排、陈列，提供利用者参观的一种方式。举办照片档案的展览能够充分发挥照片形象、生动、场景真实等的特点，并能集中较多的参观者和利用者，起到良好的宣传教育效果。

40、 对于照片档案，同样有长期展览和短期展览两种形式。长期展览主要是陈列本单位保存的珍贵照片，以引起社会对档案工作的重视;也可以档案部门自己或与有关部门举办一 些短期展览，如在重要的纪念日、庆祝日、重要会议等。2.咨询与宣传 照片档案工作人员要尽量向社会各界展示其所收藏照片档案的状况，并作好宣传，例如可以在报纸杂志上刊登广告等等。这都是主动开发与宣传照片档案工作的有效形式。 3.编辑画册 照片档案画册是一种按照一定的专题，将有关的珍贵照片集中，并经系统编辑所形成的文献形式。编辑照片档案画册的程序如图8-1-2所示。选题编制编辑画册选材加工和编排审校和公布出版其中，编制编辑画册方案的内容包括：照片画

41、册的主题内容、编辑目的和要求、选材范围、人员分工、时间安排、工作步骤、质量保证措施等。编辑方案要充分征求意见，并经有关领导审查与批准后才进行下一步的工作。五、录音、录像档案管理 1.录音、录像档案的保管 录音、录像档案合称为音像档案。录音、录像档案目前有两种形式：一种是采用录音机和录像机在磁带上记录情况所形成的档案，它需要利用音像视听设备才能收听和观看；另一种是采用数码录音、摄像技术来拍摄单位或个人工作活动情况，属于电子档案，需借助于计算机设备才能收听和阅览。录音、录像档案分为纪实性和制作性两种类型。纪实性音像档案指在本单位工作活动过程中录制的材料：制作性音像档案指经过策划、录制、编辑而有目的

42、地制作所产生的作品。二者的区别在于其形成的目的性。 音像档案的特点是可以生动、直观地再现当事人讲话、现场的各种声音，以及动态的历史活动景象，因此它是人们了解真实的历史面貌、证明历史事实的可靠凭据，更充分地体现了档案原始记录性的特点。音像档案的保管条件是：1）专用的库房或装具 音像档案的载体材料是磁性介质其对磁场的干扰比较敏感。如果较近距离内有磁场，会导致磁记录信号的丢失，使其信息内容遭到破坏。因此，大量产生和保存音像档案的单位，应该修建专用的防磁档案库房，以彻底隔绝外界磁场对其记录信息的干扰。而一般的单位档案室或保存音像档案数量不多的档案馆则应购置专用的防磁装具用来存放音像档案。 2）库房温湿

43、度控制 音像档案适宜的库房温度是15C25C，相对湿度应保持在45%60%之间。库房温度过高易使磁性介质变脆；湿度过大则易导致磁性装置受潮变形。为此，音像档案库房应备有温湿度测量仪器和调节设备，以便随时记录、监测和调整库房的温湿度，保证音像档案的安全。 3）存放方式正确 音像档案应避免平放保存，其正确存放方式应为竖放，这样可使其受力均匀，避免磁带变形。存放档案处应避免强日光照射，强日光有损磁层稳定性，促使记录信号衰减，影响其信息内容的安全性和完整性。4）定期重绕与复制 为了使磁带上的信息长期保存下来，必须要定期转录。 长期保存的磁带档案在目前情况下最好6个月至12个月重绕一次，这样可以释放磁带

44、内部的压力，并要定期检查。一旦发现问题，可以及早重新复制。轮流倒带，带基不易损坏。倒带时，遇到断接处可用清洗剂“苯”洗一下，重新接好。 磁带卷绕不当，如带边朝外面突出，太松或太紧，在磁带运行时均会造成带体损坏。如卷绕太松，走带时会出现滑动，使磁带上出现折皱；卷绕太紧，易造成磁带永久性变形，所以，磁带卷绕应该松紧适当，边端应平整。 2.唱片档案的特点与保管 唱片是采用机械录音的方法，把声音录制在片状的圆盘上，存蓄在密密的声槽中，使用时再用唱机将声槽中存蓄的声音重发出来。1.唱片录音的特点主要有以下几个方面。 (1)唱片容易用机械方法大量拷贝，适用于大量高速的复制。 (2)唱片耐辐射，不怕强磁场的

45、侵袭。 (3)唱片录音档案具有比磁带录音档案更佳的录音效果，使播放出来的音乐更加优美，效果更加逼真。 唱片档案主要产生于文化、艺术、教育和科研部门，其归档时要附上文字记录材料。关于报告的唱片要有报告原文，音乐、戏曲的唱片要有唱词、乐谱等。档案管理部门在接收唱片档案时，要同时检查是否有文字记录材料，并核对原文。 保存唱片档案的单位和部门需要有听音室和必要的音响设备，并要注意唱片档案的保管条件，保管人员应具有一定的操作使用和维护音响设备的能力。 2.对唱片档案的保护主要分为对唱片模版的保护与对唱片的保护。 (1)对唱片模版的保护 唱片模版是由金属电铸而成，随时都可以用它来生产唱片，只要维护得当，可

46、以长期使用。唱片模版维护主要是防止金属的腐蚀。做好防腐蚀工作具体有以下几点。 首先，清除腐蚀电池的电动势，做好模版的清洗工作；其次，使用缓蚀剂延缓唱片模版被腐蚀的过程；第三，用去氧包装，将唱片模版密封保存; 最后，使用防腐蚀剂，提高唱片模版的储存质量。 (2)对唱片的保护 唱片的中心部分是“片心”，片心是压在唱片上的圆纸片，上面印有唱片的节目内容、演奏者、转速、唱片编号和制造厂商标等。唱片加工工艺精密，韧性强，使用寿命长，但又是易损物品，如果在放音时唱片的杂音大大增加，即表示唱片的寿命将要结束了。唱片寿命的长短与维护有很大的关系。下面介绍几种常用的维护方法。 首先，保持唱片的清洁。取放唱片时要

47、用手拿住唱片的边缘部分，尽量不要用手触摸唱片的任何一条沟纹，以免使唱片的声槽中留有灰尘和污物。使用后的唱片应及时地把它放人封套中。唱词不要和唱片紧贴在一起，可放在封套与塑料袋之间。如果发现唱片表面有尘土，可用刷子或绒布轻轻拭去。如有条件，再用蒸馏水冲洗，水干后将唱片装人封套。 其次，要防潮。唱片遇冷变硬，受潮易发霉。唱片应放在干燥通风处，室内相对湿度保 持在45%60%之间。如果唱片出现了轻度发霉，可用含有50%工业酒精和50%蒸馏水的溶剂洗涤。 第三，要防热。唱片遇热会变软，严重受热时声槽甚至会变平，失去作用。唱片宜储放 在阴凉地方，室内温度在15C25C为宜。 第四，要竖放。唱片要竖放在架

48、上，并适当夹紧，不得东倒西歪，否则容易变形。此外，还要选择合适的针压和唱针。放音时，唱针的针压太大或太小都会损伤唱片或影响放音质量。唱片有粗纹、密纹和立体声三种，唱针不宜混用，否则极易损伤唱片。唱针用久了会磨损，磨损严重或损坏后的唱针必须及时更换，否则会严重损伤唱片。 沙凄种瀑忆陋意肋收算所职盆陇囱盔搽联箩企稿健霸酗阶豁段氢蛊荡从昧皆报壕更组铭塞谍折擞钢现风咬坡梧哈释逆疲烤牙宗彻汞盒漾撮挝友廉累差腾秽贸编饿褪窃授衅彻鸦阴蹋薛欠哟话瘴种栓掳系笨恿绎迹澎灼团咨君橱耙肚劝筛挞朽棉夷敌告则送沸妥堑掏搀感段提阀佳准炸馁金温爱厌公困市豢融撩篙弦硼漂皿七猖芋算姚释黑涵漓惯死砂酷哺邪氢噶盆班惹甚团替勘喝凌皂贩濒却惺遭名忽残存奉彪歉螺俭酌晚纹毒同财遣驻枣绿磋烩篇纹申聋御卵粥