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1、采购管理(上),用友软件管理信息化课堂,U861,课 程 内 容,业务选项配置,采购期初余额,普通采购业务,采购管理概述,采购业务类型介绍,初始化部分,日常处理部分,采购概述,- - - - -采购在供应链中的重要地位,对生产企业来说，材料的采购是生产的准备阶段，目的是适时地采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料 对商业企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收 入，必须采购适销对路且价格公道的商品 采购直接导致货币资金的支出或对外负债的增加 采购业务发生频繁，工作量大，运作环节多，容易 产生管理漏洞,采购管理概述,采购概述,-接口关系,1、采购系统启用 2、采购相关基础档案设置 3、采购选项设
2、置 4、采购期初数据,采购管理初始化工作,1、打开【系统启用】菜单 2、选择要启用的系统，只有系统管理员和账套主管有系统启用权限 3、在启用会计期间内输入启用的年、月数据 4、用户按确认按钮后，保存此次的启用信息,操作步骤：,采购管理启用,供应商分类/档案,采购类型,发运方式,供应商存货对照表,采购相关基础档案,选项配置1,选项配置2,选项配置3,1、录入期初数: 期初暂估入库; 期初在途存货; 期初未结算的受托代销商品 2、期初记账,采购期初余额,采购期初余额案例,上月收到欣欣公司“材料A”100个，入原材料仓，发票未到，以估计进货单价9元入账。 上月收到建昌公司专用发票一张，票号：0123
3、4，采购的“材料B”150个，单价10元，货物正在途中尚未到达。 上月收到大成商行代销商品“代销商品A”200个，单价120元，入代销商品仓，尚未结算。,案例1：,案例2：,案例3：,采购业务类型介绍,1、普通采购业务 2、直运采购业务 3、受托代销采购业务,采购业务类型,普通采购业务,采购入库单,填制采购发票,采购结算,审核采购入库单,将入库单进行记账,生成入库凭证,审核采购发票,生成采购凭证,请购单,采购订单,采购到货单,发票将传至应付系统等待确认,采购业务类型,直运采购业务,必有订单的直运业务,单据流程,直 运 采 购 发 票,采购管理,销售管理,直 运 销 售 发 票,订单非必有的直运
4、业务,单据流程,直 运 采 购 发 票,采购管理,销售管理,直 运 销 售 发 票,如果有直运销售订单，则必须按照“订单为中心直运业务” 的单据流程进行操作,采购业务类型,受托代销业务,受托代销业务,业务处理说明,对于受托代销商品，必须选中是否受托代销 并且把存货属性设置为外购。由于受托代销商品 一般用于销售，还可设置销售属性。,设置为受托代销商品的存货不能用于非受托代销 商品的采购业务,采购计划、采购请购单、销售订单可参照生成 受托代销订单，只能参照受托代销存货。,普通采购业务处理,普通采购业务,普通采购业务,请购单,请购 用来描述采购的需求即请求采购.是采购业务处理的起点,指企业内部部门向
5、采购部门提出采购申请,或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单. 请购单 描述请购内容的单据，如采购什么货物、采购多少、何时使用、哪个部门使用等内容；同时也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。 请购适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，请购单是可选单据，根据业务需要选用,请购单,采购订单,比价,审核,根据采购计划生成或手工输入,请购业务案例,2007年1月1日，仓储部向采购部提出购买100个“材料A”的请求，希望能够在1月10日前使用。,案例1：,根据请购单下达订货合同,普通采购业务,整个业务流程的执行都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程
6、,可通过计划批量生单、请购比价功能生成采购订单,采购订单,采购订单是指企业与供应商之间签订的采购合同或购销协议. 采购订单描述采购什么货物、采购多少、由谁 供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。 采购订单适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，采购订单是可选单据，根据业务需要选用。,案例1：,2007年1月2日，采购部根据仓储部提交的请购需求向欣欣公司购买“材料A”100个，双方商定不含税价格为10元/个，计划1月4日到货。,案例2：,2007年1月3日，采购部根据之前与建昌公司签定的“材料B”采购合同，向建昌公司购买“材料B” 500个，不含税价格9元/个。,案例
7、3：,2007年1月4日，销售部与客户签定了20个产品C的销售订单，由于本公司不生产该产品，需要向兴华公司订购。采购部根据销售订单向兴华公司直接订购。双方商定不含税价格为100元/个。,订货业务案例,案例4：,2007年1月4日，根据ROP计划生成“材料C”的采购订单，向建昌公司采购，不含税价格10元/个。,选项设置对采购订单的影响：,是否允许超计划订货,采购价格的录入方式,订货业务,根据订单到货,业务处理说明,采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据，根据到货单可生成
8、报检单报送给质量检验部门对货物进行检验。 采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。,普通采购业务,到货单,案例：,2007年1月5日，向欣欣公司购买的“材料A”100个已送货，通知仓库作收货处理。,到货案例,选项设置对到货入库的影响：,普通业务是否必有订单,是否允许超订单及入库,到货业务,货物入库,采购入库 是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。,普通采购业务,采购入库,人工输入,生单,案例1：,2007年1月6日，根据到货单办理欣欣公司的“材料A”100个的入库手续，入材料仓。,案例2：,2007年1月7日，收到建昌公司“材料B”200个，根据之前与建昌公司签定
9、的“材料B”采购订单办理入库手续。,2007年1月8日，收到建昌公司“材料B”300个，根据之前与建昌公司签定的“材料B”采购订单办理入库手续。,入库业务案例,案例3：,2007年1月9日，收到建昌公司“材料C”100个，直接办理入库手续，进货价格未定。,收到发票,普通采购业务,采购发票 是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款,采购发票,案例1：,2007年1月10日，收到欣欣公司开出的“材料A”100个的专用发票，票号为12345，不含税单价10元/个，税率17%，收到发票后马上向欣欣公司支付支票一张，支票号100345。,案例2：,2007年1月1
10、1日，收到建昌公司开出的“材料B”500个的专用发票，票号为23456，不含税单价9元/个，税率17%。,2007年1月12日，收到建昌公司开出的“材料C”100个的普通发票，票号为34567，含税单价12元/个，税率17%。,发票业务案例,案例3：,普通采购业务,采购入库单,采购结算,采购发票,采购结算,运费发票,普通采购业务,一、自动结算,二、手工结算,采购结算,自动结算可处理入库单和发票，红蓝入库单、红蓝发票成批结算；自动结算功能中有三种结算模式：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。注意：红蓝入库
11、单对结，入库单上必须有金额，可以不等。 手工结算可处理合理损耗/非合理损耗及采购费用分摊。合理损耗和采购费用可以分摊入采购成本。,案例1：,在收到欣欣公司开出的“材料A”100个的专用发票的同时进行自动结算。,案例2：,在收到建昌公司开出的“材料B”500个的专用发票后进行手工结算。,进行成批自动结算。,采购结算案例,案例3：,应付账及付款核销,财务根据已付款的欣欣公司发票进行确认并生成财务凭证。,应付账/付款核销案例,案例1：,案例2：,案例3：,财务根据建昌公司的发票进行应付款的确认并生成财务凭证。,2007年1月13日，查询尚欠建昌公司的应付款明细；支付建昌公司“材料B”的应付款项，生成
12、财务凭证，并核销该公司的应付款。,案例4：,2007年1月13日，选择建昌公司的“材料C”的应付款项进行支付，生成财务凭证。,外购存货与采购发票在同一会计期间内到，用户可以根据采购发票得到采购入库成本。,外购入库的货物发票未到，在不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账。,采购发票先到，外购商品尚未到达。用户可以先挂账，等货到时再处理。,货票同行：,暂估业务：,采购在途：,采购成本核算,案例：,2007年1月13日对之前已入库的材料进行采购成本核算，生成凭证。,货票同行：,采购成本核算,采购暂估处理,暂估业务：当月货到票未到，不能用采购发票上的金额来确认成本时，月末需要估价入帐,1、月
13、初回冲 2、单到回冲 3、单到补差 注： 在存货系统做暂估设置和处理,采购业务,暂估处理,暂估方式,暂估处理月初回冲,暂估业务流程,采购业务,暂估处理,1、采购入库 2、月末估价入帐（录入暂估价并记帐） 3、以后某月取得采购发票 4、采购结算 5、存货核算中进行“结算成本处理”：即自动调帐处理 6、存货核算明细帐中查询调帐结果（系统自动生成红/蓝回冲单或系统调整单）,2007年1月14日，收到欣欣公司上月已入库“材料A”的专用发票，票号：45678，不含税单价10元/个，同时进行采购结算。,暂估处理案例,案例1：,案例2：,案例3：,进行结算成本处理。,查询存货明细帐和系统自动生成的回冲单。,普通采购业务小结,