公文写作培训PPTppt课件.ppt

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1、,公文写作与处理,主要内容： 一、公文格式 二、公文写作,眉首,主体,版记,公文,1. 秘密等级 2. 紧急程度 3. 发文机关标识 4. 发文字号 5. 签发人,眉首,秘密等级,1. 秘密等级 3号黑体字；右顶格， 标识在版心右上角 第1行， 两字之间空1字； 与发文机关标识空一行,2. 紧急程度 格式同上,需同时标注秘密等级和紧急程度时，怎么标注,先标注秘密等级，再标注紧急程度。格式同上,联合行文 主办机关名称在前， 其他上下排布； “文件”二字置于发文机关名称右侧正中间,3. 发文机关标识 发文机关全称或规范化简称 + 文件 居中，小标宋体字，红色,4. 发文字号 发文机关代字（简称）+

2、 年份（全称）+序号组成。 发文机关标识下空 2 行，用3号仿宋-GB2312，发文机关标志下空两行，居中排布； 年份用六角“ ”括入； 序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。,红色反线,便函类公文，发文字号 位于武文线下方空一行， 右顶格,党政不分,红色反线： 党的文件中间为一红色五角星,5. 签发人 发文机关标志下空两行，需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字； “签发人”用3号仿宋-GB2312，签发人后标全角冒号， 冒号后用3号楷体-GB2312 标识签发人姓名。,签发人,“签发人”标识为“签发” 如 “签发：某某”、如“某某：签

3、发”,“签发人”与 “姓名”字体不对,发文号前 和 签发人后，空格不对,“签发人”标识为“签发” 如 “签发：某某”、如“某某：签发”,“签发人”与 “姓名”字体不对,发文号前 和 签发人后，空格不对,1. 标题 2. 主送单位 3. 正文 4. 附件 5. 成文日期 6. 印章 7. 附注,主体,1. 公文标题 = 发文单位 + 事由 + 文种 红色反线下空 2 行，用 2号 方正小标宋简体字，加粗， 可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整， 排列对称，间距恰当。,字体字号不对,文种不对,发文单位位置不对,事由不清楚,写法 有正式发文机关标识的，标题可省略发文单位 一般不能省略文种，

4、转发类文件可特殊处理。 标题要简练，概括，重点，准确，主旨一目了然,主送单位,2. 主送机关 标题下空1行，左顶格，3号仿宋-GB2312,字体字号不对,主送单位不对。 上行文中，直接主送到了部门和领导； 下行文中，无针对性。,位置不对,3. 公文正文 主送机关名称下 l 行。数字、年份不能回行。,正文格式： 页面设置：上3.7CM，下3.5CM，左2.8CM，右2.6CM 标 题：方正小标宋简体，二号，加粗 正 文：仿宋GB2312，三号，表格自行调整； 段 落：段首必须空两个字（四个字符），不能采用项目 符号或者自动生成段落。 行间距：固定值27磅 无任何页眉页脚（页码除外） 必须要有标题

5、、抬头,3. 公文正文,结构层次。层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。格式规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。,常见问题：,数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字。,名称。第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，简称必须是规范化简称。 如名称较长，第一次使用时说明“以下简称为”，再次使用时用简称。,时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，应写 明具体的年、月、日。禁止简称年份，如2011年写成11年。,标点符号。 特别说明：请示文中，“妥否，请批示。

6、”,4. 附件 如有附件，在正文下空 l 行，左空2字，用3号仿字GB2312。 附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1. ”)； 附件名称后不加标点符号。 在附件页面的左上角第 l 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，“附件”两字后不要冒号；,没有在附件左上角标明“附件”或者“附件”字样。,没有与正文空开一行。,有的公文经常在附件名称后加句号或其他标点，例如书名号,5. 成文日期（领导签发日期） 用汉字将年、月、日标全；（直接采用插入日期的方式） 正式公文中日期上不标注发文单位。 距离正文四行，靠右侧，右空四个字（中套印章，距离可缩短）,位置不对，成文日期往往与正文拉的距离过大。,将年

7、份中的“”写成 0， 或者零、大写字母O。,用阿拉伯数字标注，如“2008.10.31”。,成文日期,6. 印章,单一发文印章：端正、居中下压成文时间，顶端上距正文（或附件说明）一行之内，印章用红色。,联合发文印章：成文日期拉开，左右各空7字。主办在前,特殊情况,特殊情况： 当公文排版后所剩空白不能容下印章位置时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,盖章不清晰，不居中，不端正,上下压文,将印章盖到成文日期以外，甚至出现空白印章,电子印章与原章形状、大小不同,7. 附注 上行文中，附注一般填写联系人及电话（部门长）， 居左空2字加圆括号标识在成文日期

8、下1行。,附注,附注标识的位置不规范，顶格或空太多。,请示文中没有标识附注。,联系人未写部门长。,1. 主题词 2. 抄送单位 3. 印发机关和印发日期,版记,注意 : 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。当主体下的位置不够写全版记时，需另起一页，至于此页底部。,1. 主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,3. 印发机关和印发日期 位于最下方，3号仿宋GB2312。印发机关左空 l 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,2. 抄送机关 在主题词下 l 行；左空1字，3号仿宋GB2312，,抄送

9、机关间用逗号隔开，最后标句号。,常见问题,字体不对、左右空格数不对、标点不对,抄送单位不规范,日期标注不正确,（一）写作方法 （二）常见错误 （三）常用文种写作模板,二、公文写作,1. 公文写作要求,求 实,合体,简明,切实解决实际问题；真实准确地反映情况和问题； 作出判断必须有切实的客观依据； 解决问题的方法措施切实可行，能产生有利的实际效果,提出的问题要正确、规范、符合自身定位； 语言表达要合乎作者在特定社会关系和语言环境的需要,简要明确地说明问题；不要穿靴戴帽； 既不需要学术论著般的恢宏缜密， 也不需要文学艺术品那样的细腻曲折,1. 公文写作要求,严谨,准确,完整,结构严密有序； 用语周

10、密确切，没有漏洞，不生任何歧义,从发文目的、数据材料、各层意思到词句等准确无误； 从文种到标点等准确无误； 不能有任何漏缺、失当、失真等,关键要素不能缺失； 逻辑结构完整； 词语、语句完整，不能随意省略,2. 写作步骤与方法,明确行文目的,确立主题：公文的主题必须正确、集中、深刻、显露；,选择文种：依据：行文目的；发文机关的职权；与主送机关的行文关系,占有材料：一是广泛收集信息；二是筛选有用部分，简要陈述；,确定表达方式：依文种、目的等有侧重地选择议论、说明、叙述等方式,安排结构：确定公文的组成、各部分排列次序、安排过渡、筹划头尾；,拟写提纲；提纲可粗可细，建议尽可能列较细的提纲；,草拟正文,

11、修改；查漏补缺纠错,审核文稿；本部门、相关部门、分管领导,定稿,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,按各“部分”的性质及相互关系排列：如规范性文件和部分指导性文件常采用此种方式。,3. 公文的结构安排,时间顺序：部分以叙述事实为主的通报类公文常采用此种方式；,构成要素的逻辑次序：即按时间、地点、人物（单位）、过程、原因、结果、善后等要素的逻辑次序组织正文，常用于以反映某一事件为中心内容的报告、通知、通报中；,提出问题分析问题解决问题的事理逻辑次序：大多数公文中都可应用；尤其是上行文中多以此为主,4. 公文用语,用语上常见错误,口语化严重：用词随意、不规范，不严谨,感情色彩、语气、用

12、词不对：不符合行文方向和发文立场,语法不对：不符合语言规则，不搭配、不通顺、不完整,缺少特定用词：批复、请示、通知等的特定用词,（二）写作中常犯的错误,1. 越 级 行 文。 概 念，是指本级单位越过自己的直接上级单位向更高一级的单 位行文。越级行文，违反了行文规则和办事程序。 问题举例：有的厂站在非紧急、特殊情况下直接向公司报送“请 示”、“报告”等。 提 示：越级行文容易使问题复杂化，不利于办事效率的提高。 如发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等，可特事 特办，但在越级请示的同时，抄送被越过的上级单位。,（二）写作中常犯的错误,2. 主 旨 不 明。 概 念：指公文主旨表达不符合单一、鲜

13、明、确切的要求。 问题举例：有的单位报送公司的公文未明确真正的主旨，模棱两 可，关键点不突出或将重要内容置于附件中，一个文 件包含多个主旨，没有达到单一、鲜明、确切的要求。 重点：一文多事 提 示：草拟公文前，首先要明确主旨，要将主旨直截了当、准 确地表达清楚，并尽可能地通过标题清晰地表达行文 主旨，以引起受文单位的重视。,（二）写作中常犯的错误,3. 逻 辑 混 乱。 概 念：指公文中语句安排不当或语法不当、前后矛盾、概念 混淆等造成歧义和误解。 问题举例：有的单位和部门在撰写公文时，语句过长、语法混乱、 病句较多，或者前后文表达不一致，公司与分公司概 念混淆等，导致语义不清，读者难以准确把

14、握和理解。 提 示：各单位与各部门的拟稿人和核稿人应坚持认真、负责 的态度仔细校对文稿，注意逻辑关系，准确把握相关 概念。,（二）写作中常犯的错误,4.标点符号使用不规范。 概 念：有的单位或部门在拟稿时全文逗号到底，层次不 清，直接影响了公文意思的表达。 问题举例：公文中附件说明应尽量不使用标点符号， 一逗到底；不用分号或者滥用分号；感叹号滥用等。 提 示：应养成良好的习惯，正确、规范地使用标点符号。,（二）写作中常犯的错误,5. 文种使用不当。 问题举例：有的单位报公司的公文，未按有关规定，使用法定文 种（通用文种）或文种使用不准确。“工作计划”、 “管理办法”等不能单独行文，应选择恰当文

15、种予以 印发；“请示”和“报告”混用，“请示”当作“报告”，或者在 “报告”中有请示事项等； “通报”和“通知”不分而错用； 向上级单位报送公文使用平行文种“函”，甚至部门之间用“函”；自造文种等。 提 示：从行文功能看，“请示”主要是请求批准、指示和解决问题，“报告”主要是汇报情况、反映问题、答复上级单位 的询问。,（二）写作中常犯的错误,6. 明显的文字性错误。 消灭清稿、校对和草拟文稿中出现的错字、漏字等问题，是对公文拟制者的最基本要求，必须强调认真负责，增强责任意识。,（二）写作中常犯的错误,7.其他。 引文不规范：引用文件时，未按照“先引文件标题后引发文字号” 的规范要求，或只引用标

16、题，或只引用发文字号，或标题和发文字号都未引用，如“按照中建砼字2011号要求”、“按照公司月日文件要求”等，正 确格式应为“按照文件（中建砼字2011号）要求”。 时间表示不规范：时间应完整，避免使用“去年”、“上月”、“本月”等时间代词；年份一般不能简写，例如“2011年”不能简 写成“11年”；表示时间范围时，可用“20092011年”、 “34月”，不能用“20092011年度”、“34月份”。,常用公文写作模板上行公文,请示类： 请求解决问题的请示 请求批准事项的请示 请求上级指示的请示,报告类： 反馈交办事项的报告 反映情况的报告 汇报工作的报告,请求解决问题的请示,在工作中遇到新

17、情况、新问题，或自身难以解决的困难，请求上级机关解决或协调解决。,请求批准事项的请示,超出本级机关职责权限的事项，请求上级机关批准或审定。,请求上级指示的请示,对上级机关制定的有关政策、规定中尚未明确的问题，或者在工作中遇到难以把握的问题，请求上级机关予以答复或指示。,反馈交办事项的报告,该类报告主要用于向上级单位报告交办事项的办理情况。,反映情况的报告,工作中遇到的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊情况、倾向性问题时，向上级机关反映、报告有关情况。,汇报工作的报告,向上级机关汇报有关工作情况。,通知类： 印发文件通知 指示性通知 周知性通知,通报类： 情况通报,批复类： 直接批复 另有要求的批复,常用公文写作模板下行公文,印发文件的通知,用于印发本单位制发的规范性文件，如规定、办法等。,指示性的通知,主要用于在开展某项工作时，或针对工作中出现的带有普遍性的问题，对下级机关作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。,周知性的通知,用于要求有关单位办理或周知的事项。,情况通报,该类通报主要用于在一定范围内通报重要工作情况和动向，以指导有关工作。,批复,