公文写作讲义例文.ppt

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1、XXXXX有限公司,行政公文写作 讲 义,2009年6月19日 新疆 乌鲁木齐, 公文的种类 公文的写作方法 公司对外行文规范 公司内部行文规范,行政公文写作,公文的种类,XXXXX有限公司,XXXXX有限公司行政管理部,公文的种类,1.通知：是用于批示下级机关的公文、转发上级机关和不隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。 （1）指示性通知，用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。 （2）周知性通知，多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。,XXXXX有限公司行政管理部,

2、（3）批示性通知，又称转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级机关送来的工作报告、建设、计划等，以及沟通情况，指导工作。 （4）会议通知，用于对上级或平级。 （5）任免通知，上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关。,公文的种类,XXXXX有限公司行政管理部,2.决定：行政机关对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。决定在加强领导、统一行动、提高经济效益上，起着重大的作用。决定一般包括处置性决定、公布性决定、部署性决定。常见的决定有：法规性决定；重大事项决定；处理重大事件决定；表彰英模的决定；机构设置的决定；人事安排的决定；接受辞职的决定等。,公文的

3、种类,XXXXX有限公司行政管理部,3.报告：是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种上行文文种。报告最显著的特点：内容上的汇报性和写作手法上的叙述性，多陈述工作是如何做的，有什么情况、经验和体会，存在的问题，打算如何解决问题。一般分为综合报告、会议报告、工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、呈送报告及述职报告等。,公文种类,XXXXX有限公司行政管理部,4.请示：是下级机关向上级机关或业务主管机关请求某项工作中的问题，明确某项政策界限，审核批准某事项时使用的请求性的上行文。请示一般一文一事，即内容要单一，不可将多项内容放在同一文中请示。请示必须在事前行文。,公

4、文的种类,XXXXX有限公司行政管理部,5.函：是平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准和答复审批事项时使用的法定公文。 6.会议纪要：是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。大致有两种类型：办公会议纪要及专项会议纪要。,公文的种类,公文的写作方法,XXXXX有限公司,XXXXX有限公司行政管理部,四个要素 主旨 灵魂 材料 血肉 结构 骨骼 语言 细胞,公文写作的要素,XXXXX有限公司行政管理部,要求 主旨 正确、务实、集中、鲜明、符合领导意图 材料 收集要多、选择要严、使用要巧 结构 篇段合一式、分层表达式、分条列项式

5、 语言 风格平直朴实庄重、表达准确规范简练,公文写作的要求,XXXXX有限公司行政管理部,写作用语要求 准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范） 鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要） 简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明） 得体（文体要求、书面语言、术语规范）,公文写作用语的要求,XXXXX有限公司行政管理部,1、通知 结构： 标题、正文、主送机关、生效标识、发文时间、附件 正文内容： 通知的缘由、通知的事项、执行通知的要求 表述要求： 主题集中、一文一事， 条理清楚、表达简练， 及时快速、讲求实效，,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（1）通知的标题 发文

6、机关名称事由文种（通知） 事由文种（通知） 文种（通知） 如确有必要，可在标题中加“紧急”、“重要”、“补充”等词语。 此外，还应注意任免通知、批转（或转发、印发）类通知标题的特殊写法。,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（2）印发、批转、转发性通知的写法 对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等； 写明所印发、批转、转发文件的目的和意义； 提出希望和要求。,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（3）事务性通知的写法 发文缘由。包括发文原因和目的。发文原因，一般来自两个方面：一是上级或本单位的

7、领导部门的指示和决定；二是工作中出现的新情况，如“目前，许多地方出现了”。发文目的，一般只有一句话：“为了”。然后紧接着用一句过渡语，如“现将有关事项通知如下”、“特作如下通知”等转入第二部分具体事项。 具体事项。要注意3点：一是需划分段落、分条分项写时，必须按事项的性质、特点来划分，不可相互混杂、条理不清。二是事项必须紧扣缘由，做到事由一贯。三是各项措施必须明确、具体、切实可行，不可模棱两可、含混不清。 执行要求。,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（4）会议通知要包括的内容 会议时间、地点、报到时间 、具体接站 会议内容 会议参加人员（单位） 会议承办单位 有关要求（含食宿、资

8、料费，订票等） 联系人员姓名、电话 附件中应包括： 参加人员名额分配表 参加人员 返程订票回执表等,通知的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,2、报告 工作报告：汇报成绩、经验、问题及下步安排。 向上级汇报 总结报告：汇报工作，提炼工作规律、总结经验，指 导以后工作，有一定深度。 报送备案报告：请领导知道，注册备案。 情况报告：自下而上反映信息，下情上达。 反映情况 调查报告：调查成果，提示规律，对一个部门。这种 报告对领导决策具有重大意义。 答复询问报告：答复上级所问。,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（1）报告的标题 发文机关名称事由文种（报告） 事由文种（报告） 有的报

9、告内容紧急，则在标题中的“报告”前加“紧急”字样。,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（2）报告的正文 报告的导语 报告的主体 报告的结语,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部, 报告的导语 背景式导语 交代报告产生的现实背景 根据式导语 交代报告产生的根据 叙事式导语 简略叙述一个事件的概况，一般用于反 映情况的报告 目的式导语 将发文目的明确阐述出来作为导语,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部, 报告的主体 a.总结式写法 主要用于工作报告。 主体部分以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结

10、。 最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部, 报告的主体 b. “情况原因教训措施”四步写法 多用于情况报告 先将情况叙述清楚 然后分析情况产生的原因 接着总结经验教训 最后提出下一步的行动措施,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部, 报告的主体 c. 指导式写法 多用于建议报告。 希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施。 要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对 工作实行全面的指导。 形式上采用分条列项的方法逐层表达。,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理

11、部, 报告的结语 报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以 采用模式化的套语收结全文。模式化的写法是： “特此报告。” “以上报告，请审阅。” “以上报告，如无不妥，请批转执行。” “以上报告，如有不妥，请指正。”,报告的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,3、请示 请求指示类“我们应当怎样做” 请求批准类“我们请求这样做” 请求批转类“我们请求让相关部门这样做”,请示的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（1）请示的标题 发文机关名称事由文种（请示） 事由文种（请示） （2）请示的主送机关 主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。 只能主送上级机关，不能送

12、领导者个人。 不得越级请示。,请示的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（3）请示的正文 缘由。请示的缘由是请示事项和要求的理由及依据。原由常常十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。 事项。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。,请示的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,结语。结语应另起一段。通常用法有： “当否，请批示。” “妥否，请批复。” “特此请示，请予审批。” “以上请示如无不妥，

13、请批转有关部门执行。”,请示的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,报告与请示的区别,报告与请示的区别,XXXXX有限公司行政管理部,4、函 表述要求：行文要直陈事项，言简意明； 用语谦和，讲究分寸； 函主要用于说明有关事项与提出要求； 函是正式公文，必须行文郑重。 一般用信函格式而不用文件格式。,函的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（1）函的标题 发文机关名称事由文种（函） 事由文种（函） 如属去函（或发函），只写一个“函”字就可以；如属复函，则要写明“复函”。,函的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（2）函的正文 制发函的根据与理由； 商洽或询问（答复）以及请求批准的具体事

14、项； 结语通常适宜使用致意性词语，如“致以敬礼”、“特此函告”、“请复函”、“特此复函”等。,函的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（3）正确使用“函”这一文种 向上级机关请求指示、批准时须用“请示” ；向不相隶属 的有关主管机关、部门请求批准时，只能用“函”（求批函），不 得用“请示”。 答复下级机关、单位的请示，须用“批复”；答复平级机关 或不相隶属机关、单位的求批事项，只能用“函”（审批函）而不 能用“批复”（不管对方来文用“请示”还是用“函”，都是如 此）。 向平级机关或不相隶属机关、单位告知具体事项，宜用函” （告知函）而不用“通知”。,函的写作方法,XXXXX有限公司行政管理

15、部,5、会议纪要 注意事项： 要做好材料的积累工作，主要是做好会议记录； 要突出会议的主旨和基本精神； 要有条理，逻辑性强，观点鲜明，问题概括要完整； 真实准确地反映会议情况。,会议纪要的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（1）会议纪要的标题 会议名称纪要内容文种（会议纪要） 发文机关名称会议名称文种（会议纪要） 会议名称文种（会议纪要） “正题”+“副题”，正题阐述会议的主旨、意义，副题交待会 议名称、文种（会议纪要）,会议纪要的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（2）会议纪要的开头 简要介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的，会议的起止时间、地点，参加会议的人员，会议的基

16、本议程、主要活动和会议的结果。,会议纪要的写作方法,XXXXX有限公司行政管理部,（3）会议纪要的正文 条项式写法：把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。工作会议纪要大多都用这种写法。 综合式写法：把会议内容，按性质综合为若干部分，然后逐一写出。工作经验交流会纪要、学术问题研讨会纪要一般用这种写法。 摘录式写法：就是摘要记录会上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。先写发言者的姓名，然后再记其发言。,会议纪要的写作方法,公司对外行文规范,XXXXX有限公司,XXXXX有限公司行政管理部,1.公文用纸采用A4型纸； 2.排版规格： 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字； 3.

17、公文中各要素标识规则： 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,（1）眉首（下行文）,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,（1）眉首（上行文）,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,公文份数序号：同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。 秘密等级和保密期限：如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字

18、；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2

19、行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,（2）主体,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 主送机关：标题

20、下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。 成文时间：成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。 附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,（3）版记,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,“主题

21、词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之前空1字。 抄送：公文如要抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词下，标识方法同抄送机关。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个

22、要素置于最后一行。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,4.页码： 用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如“-1-”、“-2-”，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,5.公文的特定格式： （1）信函式格式： 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。（首页不显示页码

23、）。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法同上述介绍的相应要素说明。,对外公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,（2） 会议纪要格式：会议纪要标识由“会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要的各要素标识同上述介绍的相应要素说明。会议纪要不加盖印章。,对外公文格式,公司内部行文规范,XXXXX有限公司,XXXXX有限公司行政管理部,1.公文用纸采用A4型纸； 2.排版规格： 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字；公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号

24、。成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。,内部公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,3.档案编号方法：,内部公文格式,XXXXX有限公司行政管理部,公文代码：报告（BG），请示（QS），通知（TZ），会议纪要（HYJY），工作联络函（GH），内部公文会签单（HQ）。 职能部门代码：行政管理部（XZ），人力资源部（RS），金属矿业管理部（JS），采购部（CG），营销部（YX），煤炭安全和生产管理部（MA），计划财务部（CW），投资部（TZ），新疆健坤矿业有限公司（JK），托克逊县露天煤矿有限公司（TK），乌苏天然矿业有限公司（WS），乌苏天然北方矿业有限公司（WT）。,内部公文格式,谢 谢 大 家!,XXXXX有限公司,XXXXX有限公司行政管理部 2009年6月19日 新疆 乌鲁木齐,