公文处理实务.ppt

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1、1,公 文 處 理 實 務,劉 賢 德 台北海洋技術學院 主 任 秘 書 兼人事室主任 96 年 8 月 31 日,2,報 告 大 綱,壹、前言 貳、公文的種類 參、公文結構及作法 肆、公文處理流程 伍、簽、稿之撰擬 陸、會議通知與紀錄,柒、公文用語 捌、公文之會核 玖、公文處理時限 拾、公文蓋印及簽署 拾壹、文書簡化 拾貳、結語,3,壹、前 言,一、公文製作非一朝一夕可以速成，就算是老公務人員，也不敢拍胸脯保證能寫出質量俱佳的公文。 二、公文寫作的精進及文字內涵的使用，必須靠不斷的學習及經驗中獲得。（化繁為簡、組織能力、系統思考能力） 三、自94年起，公文寫作規範，包含橫式書寫格式、阿拉伯數

2、字的使用等，有所改變。 (程式條例第7條) 四、資料來源：參考行政院訂頒之文書處理手冊。,4,貳、公文的種類,依行政院秘書處96年5月出版文書處理手冊貳、公文製作(p.4p.13)： 令：公布法律、發布法規命令、解釋性規 定與裁量基準之行政規則及人事命令 呈：對總統有所呈請或報告 咨：總統與立法院、監察院公文往復 函：各機關間處理公務公文往復(上行函、 平行函、下行函)，答復民眾之申請 公告：就主管業務或依據法令規定，向公 眾或特定對象宣布周知,5,其他公文：因其他辦理公文需要之文書。 例如書函、開會通知、電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄

3、、說帖及定型化表單。,6,行政院 令 發文日期：中華民國00年00月00日 發文字號：字第0000000000號 (印信位置) 修正臺灣地區與大陸地區人民關係條例施行細則第9條、第21條、第25條條文。 附修正臺灣地區與大陸地區人民關係條例施行細 則第9條、第21條、第25條條文。 院長 張 俊 雄,7,義守大學 令 發文日期：中華民國00年00月00日 發文字號：字第0000000000號 (印信位置) 修正義守大學教師進修研究獎勵辦法第3條、第8條條文。 附修正義守大學教師進修研究獎勵辦法第3條、第8條條文。 校長 傅 勝 利,8,教育部 函 機關地址：臺北市中山南路5號 受文者：國立臺灣

4、大學 聯 絡 人：張三豐 發文日期：中華民國94年2月16日 聯絡電話：(02)23566600 發文字號：台總(二)字第0940024680號 速別：最速件 密等及解密條條件或保存期限： 附件： 主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程應依法公開招標，並不得變更 設計及追加預算，請 照辦。 說明： 一、依行政院本(94)年2月5日台教字第0940000123號函辦理。 二、據查目前各機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，- ，致弊端叢生，浪費公帑。 辦法：各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按政府採購法及相 關法令之規定確實辦理。 正本：部屬機關學校 副本：本部總務司、政風處、會計處

5、 部長 杜正勝,9,內政部 公告 發文日期：中華民國00年00月00日 發文字號：字第0000000000號 主旨：公告民國00年出生役男應辦理身家調查。 依據：徵兵規則。 公告事項： 一、民國00年出生男子，本年已屆徵兵年齡，依法應 接受徵兵處理。 二、請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所在地(鄉、 鎮、市、區)公所公告之時間、地點及手續，前往 辦理申報登記。 部 長 （登報用免署首長職銜姓名）,10,參、公文結構及作法,函的結構：主旨、說明、辦法；三段式、 二段式、一段式。 分段要領 主旨：全文精要、目的與期望具體扼要 說明：說明事實、來源或理由詳細敘述 辦法：可改用建議、擬辦、核示事項具體

6、要求 製作要領：簡、淺、明、確；簡明扼要、標點符號。,11,函的結構舉例(1),教育部 函 機關地址：臺北市中山南路5號 受文者：國立臺灣大學 聯 絡 人：張三豐 發文日期：中華民國94年2月16日 聯絡電話：(02)23566600 發文字號：台總(二)字第0940024680號 速別：最速件 密等及解密條條件或保存期限： 附件： 主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程應依法公開招標，並不得變更設計及追 加預算，請 照辦。 說明： 一、依行政院本(94)年2月5日台教字第0940000123號函辦理。 二、據查目前各機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，- ，致弊端叢生，浪費公帑。

7、辦法：各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按政府採購法及相關法令之 規定確實辦理。 正本：部屬機關學校 副本：本部總務司、政風處、會計處 部長 杜正勝,12,函的結構舉例(2),義守大學 函 受文者：教育部 校址：高雄縣大樹鄉 發文日期：中華民國96年7月21日 聯絡人：李四海 發文字號：(96)校人字第0940123456號 聯絡電話：(07)28611234 速別：最速件 密等及解密條條件或保存期限： 附件： 主旨：檢陳本校96年上半年教師借調名冊乙份，請 鑒核。 說明： 一、依 鈞部92年2月2日台人(一)字第0920111號函辦理。 二、本校教師之借調，均依照 鈞部86年10月5日台

8、(86)人字第8600123號 函及教師借調處理原則之規定辦理。 正本：教育部 副本：本部總務處、會計室、人事室 校長 傅勝利,13,書函的結構及作法舉例(3),義守大學 書函 校址：高雄縣大樹鄉 受文者：環境設計學院 聯絡人：張三陸 速別：最速件 聯絡電話：(07)28612256 密等及解密條條件或保存期限： 發文日期：中華民國96年6月25日 發文字號：(96)校人字第0951224466號 附件： 主旨：檢送本校暑假上班時間規定1份，請 查照。 說明：依本校96年6月16日94學年度第1學期第1次校務會議 決議辦理。 正本：本校各學術及行政單位 副本： 義 守 大 學,14,肆、公文處

9、理流程,來文：他機關之來文。 收文分文登錄簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔 存查歸檔 創稿：機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人擬辦。 交辦(或主動辦理)簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔,15,伍、簽、稿之撰擬,一般原則 1.簽、稿的性質： (1)簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案 情並作決定之依據。 (2)稿為公文之草本，依各機關規定程序核判後 發出。 2.擬辦方式：先簽後稿、簽稿併陳、以稿代簽。 3.作業要求：正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一 致、完整。 4.簽名或蓋章之方式。,16,擬辦方式 一、先簽後稿 制定、訂定、修正、廢止法令案件。 有關

10、政策性或重大興革案件。 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 擬提決策會議討論案件。 重要人事案件。 其他性質重要必須先行簽請核定案件。 二、簽稿併陳 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 須限時辦發不及先行請示之案件。 三、以稿代簽 一般案情簡單，或例行承轉之案件。,17,作業要求 1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰：文義清楚、肯定。 3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。 5.整潔：文稿均應保持整潔

11、，字體力求端正。 6.一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7.完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。,18,簽之撰擬 1.款式：(1)三段式，(2)案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬，(3)存參或簡單案件，得於原文空白處簽擬。 2.撰擬要領：(1)主旨扼要敘述，不分項。(2)說明對案情來源、經過、分析，作簡要之敘述，視需要分項條列。(3)擬辦應提出具體處理意見或解決問題之方案，意見較

12、多時分項條列。 3.重要或特殊案件，承辦人不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 4.毋需答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。,19,簽的使用時機,1.屬開創性及案情須詳加說明者，通常為先簽後稿，建議以簽為之。 2.簽稿併陳者，應於簽文末敬陳 核示之前，標示簽稿併陳。簽署由上而下蓋用職章，日期時間標記於職章的右方如 （注意預留長官核印的空間）。,20,3.案情單純但須上陳給首長知悉者，以簡簽為之。 4.內部會議之紀錄需陳核後始發文，如無另加說明之必要者，建議以稿代簽；但案情複雜須說明前因後果者，宜加簡簽摘述。 5.陳機關首長核判者，請於敬陳 核示之次一行，標

13、示單位名稱，簽署由左而右蓋用職章，日期時間標記於職章的下方如07281520（注意預留長官核印的空間）。,21,簽的作法舉例(1),簽 於人事室 96年7月18日 主旨：為辦理96學年度教職員工福利事項，謹擬具本校教職 員工福利措施實施計畫(如附件)，敬請 核示。 說明：本校96學年度預算，編列員工福利經費計有新臺幣 234萬元，為落實執行，經事先調查各單位需求狀 況，研擬實施方案，並於7月8日邀集各單位會商，獲 致結論。 擬辦：擬請同意依實施計畫辦理96學年度教職員工福利活 動。謹簽稿併陳，敬請 核示 人事室 敬會 會計室,組員,組長,人事室主任王 0 0,22,簽的作法舉例(2),簽 於學

14、生事務處生活輔導組 96年1月12日 一、奉派代表出席本(1)月9日上午於教育部召開之研商學 生輔導管教辦法相關事宜會議，謹將會議結論簽請 鑒核。 二、本次會議計討論三個問題，其結論分別臚陳如下： （一）第一案 （二）第二案 三、第一案有關部分，涉及事項，係屬教務處 之權責，擬請教務處錄案研處，並依限陳報教育部。其 餘因與本校業務尚無相關，無需辦理。 敬陳 核示 職謹陳,23,簽的作法舉例(3),簽 於文學院中國文學系 96年1月12日 一、檢陳96年1月9日召開本系95學年度第2學期第2次系務會 議紀錄，請 核閱。 二、本次會議計討論三個問題，其結論分別臚陳如下： （一）第1案 （二）第2案

15、 三、會議紀錄擬奉 核後分送各與會人員；第1案有關 部分，涉及本系師生之權益事項，擬轉知全體師生知 照。第2案有關辦理系所評鑑部分，擬會請研評室協助辦 理相關事宜。 承辦單位 會辦單位 批 示,24,檔 號： 保存年限：,簽 於學生事務處課外活動指導組 年 月 日 主旨：為辦理96學年度學生社團招新活動，檢陳活動計畫及經費需求如附件，請 核示。 說明： 一、依本校學生社團輔導辦法第條規定辦理。 二、為鼓勵並輔導新生參與學校。 三、活動約需經費新臺幣1萬1,200元，擬於學輔經費項下支應。 敬陳 核示 會辦單位：會計室、總務處,25,26,27,簽稿併陳的作法舉例,簽 於教務處研究生教務組 96

16、年5月12日 一、96學年度海外聯合招生委員會函，請本校就所附海外僑 生申請就讀本校碩、博士班予以審查1案，簽請 核示。 二、本次申請就讀本校研究所碩士班者計有3名(如附冊)： (一)李申請就讀日語系碩士班。 (二)楊申請就讀社福系碩士班。 (三)侯申請就讀新聞系碩士班。 三、上開各員之書面資料，經分別送請各該系審查符合並提 經系務會議通過。擬函復96學年度海外聯合招生委員 會，謹附稿併陳 核示 教務處,28,義守大學 函(稿) 機關地址：臺北市中山南路5號 受文者：如正、副本單位 聯 絡 人：張三豐 發文日期：中華民國96年5月 日 聯絡電話：(02)23566600 發文字號：(96)校教

17、字第0960024680號 速別：最速件 密等及解密條條件或保存期限： 附件： 主旨：本校同意96學年度海外僑生李就讀日本語文學系碩士班、楊 就讀社會福利學系碩士班、侯就讀新聞學系碩士班，復請 查照。 說明：復 貴會96年4月25日(96)海聯試字第191號函。 正本： 96學年度海外聯合招生委員會 副本：本校教務處研究生教務組 校長 傅,29,稿之撰擬 1.款式：(1)三段式，(2)案情簡單，可使用二段式或一段式。 2.撰擬要領：(1)主旨簡明扼要，敘述全文意旨，不分項。(2)說明對案情來源、經過、分析，作詳細之敘述，視需要分項條列。(3)辦法應提出具體處理意見或解決問題之方案，意見較多時分

18、項條列。 3.訂有辦理或復文期限者，在主旨內敘明。 4.主旨文字以不超過五十字為宜，以求簡明扼要。 5.一頁以上應於騎縫處加蓋騎縫章或職名章。 6.稿件送會或陳核過程中，如改動較多或較為重大者，宜退回承辦人閱後再行送繕。文稿增刪修改過多者，送還承辦人清稿。,30,機關地址： 傳真： 聯絡人： 電話：,檔 號： 保存年限：,義守大學 函(稿) 公文名稱 受文者：如正、副本單位 發文日期： 發文字號： 速別： 希望對方辦理的速度 密等及解密條件或保密期限： 視文件之機密性質區分為、極機密、機密、密並應加註解密期限 附件： 隨本函附送之文件名稱，亦可簡稱如主旨或如說明二 主旨： 內文部分 請示語：請

19、 鑒核、請 詧照(上行函) 、請 查照(平行函)。 說明： 一、 順序排列 一、二、三、，（一）（二）（三），.2.3.(1)(2)(3) 二、 正本：受文者 (正本收受者) 副本：受文者 (副本收受者) 校長 傅 稿末之署名 會辦單位：處、室 會簽意見彙整,發文人員：,31,撰擬函稿應注意之事項 1.公文名稱 按行文事項之性質選用公文名稱，如：令、函、書函、公告等；按文別應採之結構。 2.正本收受者 (1)發送內部單位或人員之公文受文者：本校教務處、總務處、資訊中心；本校文學院王院長、本校市政學系黃教授、本校教務處李先生(女士)。 (2)受文者應標示機關（構）或學校之全銜，如行政院文化建設委

20、員會，禁用簡稱如文建會、國科會。,32,3.副本收受者書寫 副本書寫方式建議：他機關（單位）列於第1行，並以全銜名之。內部單位列於第2行，可簡寫，但數單位同列時，第1個單位前加冠本校，如本校教務處、會計室、商學院、資訊中心。 因副本如列承辦單位，原則上由承辦人存用，故避免於本單位後加列發文單位之同仁或承辦人。,33,4.會簽意見之彙整 (1)案件涉其他單位權責時，宜先請該單位惠示意見；如屬本單位權責應先表明單位意見，再知會或請相關單位表示意見。 (2)如上陳之簽稿有其他會文單位表示不同意見，原簽陳單位應加彙整並表明本單位之立場，重簽後再上陳。,34,5.文卷之彙整 陳核之公文，全卷排列的次序：

21、 (1)簽、稿、會簽、來文、隨案存查的附件、隨文寄送的附件，並以燕尾夾2只夾於左側。 (2)提供參考性質之法規、前案或相關備以核對的資料，夾附於卷宗夾的左側（公文核判後交由承辦人收執）。,35,6.稿末之署名 (1)函稿不論上行文、平行文、下行文，於稿末均書寫校長李，至於用印部分由文書單位依文書處理之規定辦理。 (2)書函稿，則於稿末書寫(校戳)中國文化大學。,36,7.騎縫 上陳之簽稿兩頁以上者，其騎縫處建議一律加蓋承辦人職章；正式函文則由文書單位加蓋騎縫章。 8.用紙 1.凡須存檔與對外發文之公文書及其附件，應使用潔淨的A4第1次用紙。 2.試印文稿，及傳閱內部相關單位之文件，建議多多利用

22、背頁紙。,37,(1)對於其他機關的稱謂，在公文中第一次出現時建議用全銜，如行政院文化建設委員會、行政院國家科學委員會；第二次以後才用簡稱，如文建會、國科會 。 (2)上行文主旨請示語請鑒核中的鑒字，建議採慣用的鑒，而不用鑑，直屬上級機關用請 鑒核，未隸屬之上級機關可用請 鑒察或請 詧照。平行文一般多使用請 查照。,9.一般用詞,38,10.習慣用詞,(1)描述性用語、專有名詞、計畫名稱及慣用語涉及數字部分，仍用國字書寫。如第二專長、五年教育促進方案、九年一貫課程、十二年國教、星期三及九十五學年度第二學期辦理學生生活輔導計畫等。 (2)簽稿內涉及數字之敘寫，如802,534,567元請敘寫為8

23、億253萬4,567元；12,492,345人請敘寫為1,249萬2,345人；26,457班請敘寫為2萬6,457班，以求一致性。,39,(3)收據及支票金額以國字（大寫數字）書寫，金額後一律加上整字；公文簽稿內涉及金額部分以阿拉伯數字書寫，金額後均不必加上整字。,40,函的結構及作法舉例(1),教育部 函(稿) 機關地址：臺北市中山南路5號 受文者：如正、副本單位 聯 絡 人：張三豐 發文日期：中華民國94年2月16日 聯絡電話：(02)23566600 發文字號：台總(二)字第0940024680號 速別：最速件 密等及解密條條件或保存期限： 附件： 主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工

24、程應依法公開招標，並不得變更設計及追 加預算，請 照辦。 說明： 一、依行政院本(94)年2月5日台教字第0940000123號函辦理。 二、據查目前各機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，- ，致弊端叢生，浪費公帑。 辦法：各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按政府採購法及相關法令之 規定確實辦理。 正本：部屬機關學校 副本：本部總務司、政風處、會計處 部長 杜,41,函的結構及作法舉例(2),義守大學 函(稿) 受文者：如正、副本單位 校址：高雄縣大樹鄉號 發文日期：中華民國96年7月21日 聯絡人： 發文字號：(96)校人字第0940123456號 聯絡電話： 速別：最速件 密

25、等及解密條條件或保存期限： 附件： 主旨：檢陳本校96年上半年教師借調名冊乙份，請 鑒核。 說明： 一、依 鈞部92年2月2日台人(一)字第0920111號函辦理。 二、本校教師之借調，均依照 鈞部86年10月5日台(86)人字第8600123號 函及教師借調處理原則之規定辦理。 正本：教育部 副本：本部總務處、會計室、人事室 校長 傅,42,書函的結構及作法舉例(3),義守大學 書函(稿) 校址：高雄縣大樹鄉號 受文者：如正、副本單位 聯絡人： 速別：最速件 聯絡電話： 密等及解密條條件或保存期限： 發文日期：中華民國96年6月25日 發文字號：(96)校人字第0951224466號 附件：

26、 主旨：檢送本校暑假上班時間規定1份，請 查照。 說明：依本校96年6月16日94學年度第1學期第1次校務會議 決議辦理。 正本：本校各學術及行政單位 副本： (校名全銜),43,44,函的使用時機,1.正式函復機關、學校、民間團體、民眾，有關經費、請求與准駁等事項，尤其具行政處分效果者，以函為之。 2.寄發會議紀錄並希望照辦者，以函發送。但純屬內部單位集會之會議紀錄，以書函發送。,45,3.轉發上級或同級機關有關計畫、方案、重要會議紀錄等，尤其希望下級機關(包括內部單位)照辦者，以函發送。 4.民眾不論以何種方式致函機關學校或首長，如屬查詢教育相關資訊或提供意見者，建議以書函回復。,46,5

27、.函稿之文末應署校長張。 正式發文時，上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章；平行文蓋職銜簽字章或職章；下行文蓋職銜簽字章。 6.書函稿之文末應署校名條戳。,47,陸、會議通知與紀錄,一、會議通知 1.如為某委員會會議，出席者僅列委員，並以委員稱之，並以姓氏筆劃排序（另附委員名單書明其單位與住址以便寄發）；其餘單位或人員列於列席者欄位。 2.出席者如有他機關或人士，應列於前；本機關單位與人員另起一行列於後。 3.會議通知稿，於最後一行為發文單位，署發文單位之條戳。,48,檔 號： 保存年限：,義守大學 開會通知單稿 受文者： 發文日期：中華民國96年7月28日 發文字號：(96)校教字第09400

28、2001號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 開會事由：研商學生申請更改學籍相關事宜 開會時間：中華民國96年8月2日(星期二)上午9時30分 開會地點：本校行政大樓6樓第1會議室 主持人：教務長 聯絡人及電話：(電話：7721012-3089) 出席者：各教學單位 列席者：教務處註冊組 副本： 備註： 一、 二、 會辦單位：室、處,發文人員：,49,二、會議紀錄,1.須逐一書明： 會議紀錄。 壹、時間：（年月日時）（時採12小時制，只記開始時間，如為下午2時30分，則文末不寫整字）。 貳、地點：（標示處所及會議室）。,50,參、出列席人員：（如附簽到單）。 肆、主席：副校長 紀錄：

29、楊、 伍、主席致詞：（略）。 陸、業務單位報告（或報告事項）：-如有數項報告案第一案-案由：-說明（如有必要）：-決定。,51,柒、討論事項-第一案、提案單位、案由、說明（如有必要）、辦法、決議。 捌、臨時動議：（無）（如做結論式之決議-僅針對1個案由討論，並獲一致之結論者-此項可免）。 玖、散會（如：下午6時30分）。,52,2.須附簽到單。 3.如有說明會議過程之必要或相關後續擬辦事項，以簽稿併陳方式處理會議紀錄；但如無另加說明之必要者，以稿代簽，處理，惟請於文類（如函稿）之後加註（以稿代簽）。,53,柒、公文用語,期望及目的用語請 查照、請 鑒核、請 核備 請 詧照、請 鑒察 直接稱謂用

30、語 有隸屬關係之機關對教育部稱鈞部 對無隸屬關係之機關對國科會、內政部、勞委會 稱大或貴 對機關首長對直屬長官稱鈞長或鈞座(陳 請 核示) 對人民、對團體先生、女士或台端 間接稱謂用語 對機關或團體全銜、該 對職員職稱 對個人先生、女士或君,54,法律統一用語 布-公布、頒布 分-部分、身分 占-占有、獨占 雇-雇員、雇主、雇工名詞 僱-僱用、聘僱動詞 畫-計畫名詞 劃-策劃、規劃、擘劃動詞 聲、申-聲請、申請 紀、記-名詞用紀錄、動詞用記錄,55,56,57,捌、公文之會商,凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。 依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，選用下列會商之方式： 1.電話會商

31、或面洽。 2.以簽稿送會。 3.提例會討論。 4.邀集有關單位人員會商。 5.臨時約集有關人員小組會商。 6.自行持稿送會。 7.以書函洽商。,58,玖、公文處理時限,一般公文 (1)最速件：1日；會簽：1小時。 (2)速件：3日； 會簽：2小時。 (3)普通件：6日；會簽：4小時。 限期公文：來文或其他規定訂有期限者。 使用公文夾(各機關得視實際需要自行訂定) 最速件：紅色 速件：藍色 普通件：白色 機密件：黃色 一般公文處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人員應詳加審核，避免最速件過於浮濫。,59,拾、公文蓋印及簽署,上行函署機關首長職銜、姓名，蓋職章。 平行函蓋職銜簽字章或職

32、章。 下行函蓋職銜簽字章。 書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫洽辦等公文蓋用機關或承辦單位條戳。 機關首長出缺由代理人代理首長職務時僅蓋用代理人章(如代理校長張) 機關首長因故(或請假)不能視事由代理人代行首長職務時 校長 李出國 副校長 張代行,60,拾壹、文書簡化,無需書面行文者，可用電話接洽。 機關內部通報性質之公文，利用內部網路通報 各種報表免備文逕送或以網路報送。 採用簡便或定型化格式。 授權公文核判權責與流程。,61,拾貳、結 語,建立正確的個人態度與工作方法 主動積極、公私分明、負責盡職、不斷學習、沉穩鍊達、心情愉快、互助合作、好奇心、基本功夫。 辦好公文的先決條件 冷靜思維、熟悉法令、組織能力、邏輯系統分析能力、記憶力強、正確判斷、知識管理、適時請教、隨手記錄。,62,提升公文品質的方法 （一）有例援例、適時更新檢視釋例、善用副本。 （二）引據法令最新有效、正確解讀、後令優於前 令、檢視現行法令是否停止適用、適用對象是否 適宜。 （三）下筆敏銳文句簡潔、扼要敘述、抓住重點、段 落分明。 （四）標點符號正確使用、語意清楚。 （五）注意檢查簽擬完成應重新檢視一遍，避免錯漏 字。 （六）附件裝訂檢視簽稿放置順序及附件是否確實無 誤。 （七）正本歸檔任何文件正本應歸入檔案室保存，以 利日後查考。,63,敬 請 指 教 謝 謝,