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1、中开控股集团有限公司费用报销管理制度1目的为了规范各部门费用报销（含借款，下同）管理流程,有效控制费用开支,加强财务管理，根据企业财务准则规定，结合本公司实际情况及管理要求，特制定本制度。2费用报销单据要求2.1费用凭证主要种类2.1.1公司外购货物或劳务所取得的发票，如：增值税专用发票、普通购货（劳务）发票、定额发票、税务部门的窗口专用发票等。2.1.2国家行政事业单位开具的营利事业资金往来统一票据，如行政性收费票据、事业性收费票据等。2.1.3公司与其他单位和个人的经济往来中，开具的收据，如食堂采买、房租费、物管费及其他小额零星费用收据。2.2单据合法性合规性要求2.2.1报销费用时，填写
2、公司统一印制的报销单或差旅费报销单。内容填写要清楚完整，一律用蓝、黑色钢笔或中性笔填写，报销金额与所附发票金额要一致或小于发票金额（大小写金额相符），金额一经填写不得擅自涂改，并准确填写附件的张数、报销日期。2.2.2付款单位填写规范：一定要写全称“中开控股集团有限公司”，任何字样短缺都会影响报销。2.2.3手写付款单位规范：发票上有“除付款单位名称外手写无效”字样的，可以手写单位名称；发票上有“手写无效”字样，发票上单位名称必须为机打的（个别发票上既没有“手写无效”字样也没有“除付款单位名称外手写无效”字样的可以手写单位名称）；2.2.4未填写付款单位时：手写发票原则上发票完全由出票方填写，
3、如果出票方未填写而需要自己填写时，要按照正规程序填写，即，用复写纸复印填写，发票正反面都要有复写纸痕迹。（自动复写发票除外）；2.2.5发票项目填写规范：发票项目必须填写完整，即，名称、数量、单位、单价、金额（大、小写）、开票人姓名、开票的日期都必须准确完整。如发票未写明细项目，需要同时提供发票清单。发票及清单需加盖清晰的出票方 “发票专用章”或“财务专用章”（公章无效）。发票大小写金额要一致。大写金额前用圆圈画X或是全部用大写零（不能用人民币符号等其他符号）封口，小写金额前用人民币符号（￥）封口；定额发票在填写单位名称、日期以及金额时一律用中性笔或钢笔填写。有涂改痕迹的发票不得报销；2.2.
4、6所有购货发票必须将所购每种货物的数量和单价填列清楚，所购货物较多时应在发票后附列购货清单，详细填列每种货物的名称、数量、单价和金额。财务人员在审核时要按每种货物的数量与入库单或验收单上的数量进行较对，对不符合的应拒绝报销。2.2.7附件张数规范：凡是在报销单后面粘贴的原始单据（如：发票、发票清单、出、入库单等）都要作为附件张数来计算（粘贴单除外）。2.3各类费用管理控制标准2.3.1业务招待费（1）在外宴客及招待费用应当有统一的发票或定额发票。（2）审核应酬应当与公司业务有关，私人应酬或与业务无关的招待费用应不予报销。（3）招待费发票上加盖的发票章必须在发票联完整体现。（4）发生的业务招待费
5、所开具的发票必须与实际招待事项相对应，严禁拼凑或拆分。招待活动结束后5个工作日内填写报销单附发票。（5）不同地点不同事项的业务招待费发票应当分别粘贴填列报销。（6）严禁任何部门或个人在发生其他费用项目后因无法提供合法发票而以招待费发票代替的事项发生。（7）严格按照上述要求审核业务招待费相关发票及单据，存在不符合事项的不予报销。2.3.2房屋租金、水电费、物管费（1）租金、水电、物管应取得付款单位为本公司的发票及收据，每次支付房租应附租房协议或者合同于后。（2）租金、水电、物管费用支付期限不应重复。（3）租金、水电、物管费用支付方式与合同书的约定应当相符。（4）押金的给付与合同是否相符，合同期满
6、退租时，在支付租金时要注意押金是否收回。（5）逾期缴纳违约金是否与合同规定相符。2.3.3邮递费（1）应当取得邮递费发票，并附邮寄证明或发票附件（如邮政的收据明细）。（2）按次报销的邮递费单据应当写明邮寄的物品内容，目的地，收件人，便于查询核对，累计报销的邮递费单据应当后附邮资清单。（6）邮寄私人物品费用一律不得报销。2.3.4电话费、宽带费（1）应当取得电话或宽带营运商发票（2）发票应当以本公司为抬头，由税务机关监制并加盖电信部门发票专用章。（3）宽带费还应当与宽带协议所载明的价格一致。2.3.5 市内交通费（1）市内办事发生的交通费应当取得出租车票、公交车票、地铁票等（2）乘坐出租车应当事
7、先取得分管领导的同意，事后应由批准的领导在发票后签字证明。（2）票据是当是由本市地方税务部门的监制的。（4）出租车票的起止时间应当合理，公交车票的连号张数及票面金额应当合理，地铁票线路应当合理。（5）公交车充值应当取得充值发票，并随附充值小票方可报销。2.3.6书报杂志费（！）报销书报杂志费应当取得订阅单、营业事业收据，书报费收据或有效发票。（2）经办人订阅连续性期刊杂志，购买书籍均应事先取得部门负责人的同意。（3）重要的书籍应当在报销时同时办理移交保管手续。2.3.7汽车费用（1）汽车费用是指油费，修理费，维护保养费、年检费，过桥路费，停车费、洗车费等费用。（2）汽车加油应当使用加油卡；因特
8、殊情况使用现金加油应当事先请示公司负责汽车管理的人员同意，并做好相应记录，由其签字证明方可报销。（3）汽车的修理、维护保养应当在指定地点进行，报销时应当有明细的修理、维护保养清单。（4）本市发生的过路过桥费、停车费应当由同车人签字证明方可报销。外地发生的过路过桥路、停车费应当在司机差旅费中，凭出差审批单，同车人签字证明方可报销。2.3.8差旅费（1）差旅费报销应当填写差旅费报销单，取得交通费、住宿费等发票（2）差旅费报销单应随附出差审批单（3）报销单填列的报销日期，天数与发票一致（4）报销单上交通费（飞机、火车、轮船、长途汽车）起止地点与发票所列应当一致。（5）交通费、住宿费的报销标准应当符合
9、公司差旅费报销制度的规定（6）除出差补助外，所列报销项目都须有相应发票支持。2.3.9保险费2.3.9.1员工社会保险（1）公司负责办理员工社保的人员应当按时做好人员的增、减申报，费用申报；（2）社保经办人员应当凭社保缴费通知单，员工社保缴申报明细，社保费收据办理社保报销；（3）员工社保申报明细应当是经过审批的，并且其中员工缴纳部分应当与对应月份工资表当中数据是一致的；（4）员工社保申报应当是连续的。2.3.9.2财产保险（1）公司办公室人员应当事先在不同的保险公司、不同的保险条款及保险费率之间进行优选。（2）办理财产保险费的报销应当取得保险公司保险单，保险费收据；（3）保险期限必须是连续的，
10、不遗漏，不重复。2.3.10税金（1）税金包括流转税主税及附加税、所得税、其他费用（2）应当取得国地税部门缴款单（3）税金缴纳所属期应当正确，应当在法定期限内申报划转完毕（4）税率、课税对象、计税标准、起征点、减免额及税种等项目应当正确 2.3.11办公设备、办公用品采购（1）办公设备、办公用品应当由公司各部门提出采购需求，由办公室统一采购；（2）办公室统一采购的办公设备、办公用品应当尽量采用定期结账的方式进行结算；（3）报销时应当取得发票，应当有清单，发票及清单上所列物品应当有使用部门的确认（4）使用部门原则上不得自行采购设备或用品2.3.12会议费、培训费（1）报销会议费、培训费时必须要有
11、会议及培训通知，同时提供合规的会议费、培训费发票。不能提供会议费发票的，按取得发票的性质入差旅费或其他费用项目。（2）会议费、培训费应当由会议主办部门或会议对口部门报销（3）本部门聘请外单位或个人培训发生的费用，超过2000元的需要签订合同或协议。如果是部门租用场地发生的会务费用，需要部门提供会议说明（便签形式）。2.3.13职工伙食费（1）职工伙食费应当只承担公司职工食堂发生的用于员工的伙食费支出（2）职工伙食费应当有每日采购明细，及每日就餐人数明细（3）所有采购明细都应当有两人或两人以上的经手人签字确认2.3.14维修费、安装费（1）维修费报销范围与分类：用于公司房屋、办公设施、办公设备等
12、固定资产的日常维护、维修范围的费用开支(涉及能源水、电、汽、管道、生产设备等方面的维修除外)，维修由办公室具体负责。（2）安装维修应遵从维修部门提出申请，预计金额在500元（含）以下的，由申请部门负责人签字同意，办公室谈价安排安装维修，并尽量提供发票。预计金额在500元以上的，经申请部门负责审核后，报总经理或其授权人同意，办公室谈价安排安装维修，并签订协议，提供发票。（3）报销安装维修费需要提供发票，安装维修申请单，合同或协议方可报销。2.3.15工资发放（1）员工月工资应当由人力资源部工资员负责根据公司人员名单，员工出勤等情况编制；（2）工资表中的人员名单应当没有遗漏或重复，各项数据应当正确
13、无误；（3）工资表应当是在每月六号前完成适当审批流程的； 2.3.16咨询、审计、评估等费用（1）公司的咨询、审计、评估业务由公司财务部发起；（2）财务部根据具体业务需要，选择合适的作业单位，由财务总监最终确定合同价格；（3）双方签订业务约定书（4）报销时应当提供发票、业务约定书、报告正文复印件等资料 2.3.17银行贷款利息、银行承兑汇票贴现利息、银行手续费等（1）取得银行贷款利息单，确认利率、计息方式是与贷款协议一致的（2）在银行贴现，银行承兑汇票贴现利息单应当与贴现协议一致，如在非银行机构和个人贴现，自当取得利息支出证明，并且有两人以上签字确认（3）银行手续费应当取得银行收款单据，并且标
14、明费用性质2.3.18其他杂项费用 发生不属于上列各项的费用，参照上述能明确描述费用性质及体现控制作用的标准来把握。3、费用报销审批规定 3.1费用报销审批流程表 支出类别支出项目申请人部门审核财务审核支付审批一、常规行政费用房租、水电费、物管费经办人办公室负责人总会计师总经理助理邮递费办公电话费、宽带费市内交通费报刊杂志费办公用品采购、设备维修（含IT维修维护费）职工伙食费其他杂项费用二、人力资源费用员工薪酬费用人力资源专员人力资源部经理总会计师总经理助理招聘费培训费其他三、车辆费用燃油费经办人办公室负责人总会计师总经理助理过路、过桥费维修保养车辆保险其他四、融资费用咨询、审计、评估等专项费
15、用经办人融资部经理总会计师财务总监贷款利息/贴现利息/银行手续费经办人融资部经理总会计师财务总监五、各种税款营业税、所得税、印花税、契税等经办人财务部经理总会计师财务总监六、非常规的行政费用招待费经办人部门经理总会计师总经理助理公关费差旅费会议费其他 七、借款公司财务中心员工借款借款人部门经理总会计师财务总监公司非财务中心员工借款总经理助理其他主体借款财务总监总经理 3.2关于审批流程及权限的说明 3.2.1各种支出项目应当遵从上述对应审批流程； 3.2.2计划内常规性各项人事行政费用支出由集团负责人力资源与行政工作的总经理助理审批，集团财务部直接办理。3.2.3非常规性的人事行政费用支出是指
16、通过电话、邮件、OA平台等方式通过资金计划流程批复、或计划外经事先请示总经理批复的招待费、公关费、差旅费、会议费等费用招待费单笔1万元以下由总经理助理审批，财务部直接办理；单笔1万元（含）以上的，还应经过总经理审批签字，财务部方可支付；公关费单笔5000元以下由总经理助理审批，财务部直接办理；单笔5000元（含）以上还须总经理审批签字，财务部方可办理。大型会议的召开由会议召开部门报分管领导审批，由办公室统一组织实施，预算费用在5000元以下的由总经理助理直接审批，财务部直接办理；预算费用在5000元（含）以上的，还需总经理审批同意，财务部方可办理。 3.2.4 计划内的工资、社保、公积金、福利
17、费、各项补助、补贴等工资薪酬支出，由集团负责人事、行政的总经理助理审核并签署意见后，集团财务部直接办理，事后向集团财务总监、总经理报备。 培训费用5000元以下的由总经理助理审批，财务部直接办理；培训费用5000元（含）以上的还需总经理审批签字后，财务部方可办理。 3.2.5车辆费用的审批权限，见集团车辆管理规定的有关规定。 3.2.6 各项税款由集团总会计师审核签署意见后，集团财务总监审批，财务部直接办理，事后向集团总经理报备。 3.2.7 银行贷款利息、贴现利息、各项审计费、公证费、咨询费等由集团财务总监审批后，财务部直接办理，事后向集团总经理报备。 3.2.8集团本部发生的员工借款，2万
18、元以下由总经理助理审批，财务部直接办理。 财务控制中心发生的员工借款，2万元以下可由集团财务总监审批，财务部直接办理。 2万元（含）以上还须报集团财务总监审核签署意见后，上报集团总经理同意，财务部方可办理。 公司发生的非员工借款，指公司间借款、项目部借款及其他个人借款，无论金额大小，由集团财务总监审核签署意见，报集团总经理同意后，财务部方可办理。 3.2.9公司总经理助理、财务总监发生的具有自行审批权的费用由总经理审批； 3.3流程各岗位人员职责3.3.1经办人员职责：负责填制与初审报销单（包含出入库单与发票的核对、与合同相关条款的审核等）负责整个报销及相关单据传递到财务部； 3.3.2部门经理职责：负责核对费用开支真实性及数量准确性的确认； 3.3.3总会计师：负责按照公司相关制度审核其开支项目的合法合规性3.3.4总经理（或授权人）职责：负责开支项目业务对应限额内的最终审批 3.4费用报销时间每周三、周五为费用报销时间，除借款等特殊业务外，平时不再办理报销业务。 9