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1、第八篇 材料供应管理第1章 总则一、 目的为加强消防工程材料供应过程的管理，有效服务现场，做好材料供应的工期、质量、数量管理，合理控制采购成本，制订本规范。二、 适用范围本手册适用于工程施工过程中有关材料、设备的供应，材料的出入库及材料账务的相关问题。三、 职责1、供应部（1）负责工程材料计划的终审，并组织供应。（2）负责材料（包括公司自供材料、甲供材）数量、质量的监控，保证数量准确，质量符合要求。（3）负责指导现场材料员按制度处理边、废料。（4）负责处理紧急材料采购。2、成本部（1）负责编制工程材料大计划。（2）负责日常材料计划审核。3、运营部（1）负责材料计划初审并起OA。（2）负责跟踪材
2、料计划的落实情况。4、项目部（1）负责对材料大计划进行初审（2）负责审核工程队提交的阶段性材料计划，审核后报公司运营部审核；（3）负责落实公司现场材料管理规定，杜绝损失；5、工程部（1）负责审核阶段性材料计划；第2章 材料供应过程控制一、 材料计划审核材料计划审核主要核对计划的名称、规格、数量、业态、系统、工程队等要清晰明确。（重点）二、时间要求（1）、工作时间内（周一到周六，上午8:00-下午5:00）随时有计划随时审核，做到当天计划当天审核完毕。（2）非工作时间内（除周一到周六，上午8:00-下午5:00）的计划，必须在第二天上午9:00前审核完毕。（3）节假日时间内的计划，如有计划可特殊
3、处理。三、管控要点：（1）计划的材料规格要规范；（2）材料的需求时间要准确，并按采购周期提计划；（3）计划要有预见性四、材料供应周期如无天气、运输等特殊原因，一般的材料供应周期：材料类别产品交货期钢材类3-15个工作日风口风阀8-15个工作日气体灭火设备7-20个工作日桥架类5-10个工作日消防设备15-20个工作日报警设备(国产)20-45个工作日报警设备(进口)90-120个工作日保温材料5-8个工作日喷头6-10个工作日消防箱及内配6-10个工作日管件4-8个工作日电线电缆4-8个工作日感温电缆4-8个工作日电伴热6-10个工作日卷帘、防火电机及电控箱6-8个工作日新工程开发需要报价 询
4、价 比价7-20个工作日备注：没有特殊情况可以提前到货五、紧急材料供应紧急材料供应属于非正常材料供应范围，正常材料供应周期无法满足，容易造成计划不清、管理混乱，应尽力避免。1、一般造成紧急材料供应主要基于以下原因：（1）由于现场临时性、突发性工程而产生的材料需求；（2）因甲方工期提前而迫不得已产生的材料需求；（3）因正常材料计划疏漏而产生的紧急材料需求；2、紧急材料分类（1）常规性批量供应的材料，必须由厂家批量供应的；（2）采购量很小、价值很低（5000元以内）的零散材料；3、审批流程（1）紧急材料采购计划由项目部编制，专业工程师及项目经理签字；（2）报工程部经理审核签字；（3）总经理审批。（
5、4）项目部马上在2天之内补办OA手续补办材料申请流程。（需注明“紧急补办”）4、材料采购（1）供应部接到总经理审批后的紧急材料采购计划，对材料计划进行判定，如属于厂家批量供应且金额相对较大，则由供应部执行采购；（2）如批量小且采购金额较少，5000元以内在项目当地采购成本合理，则提供采购指导价格转项目部自行采购。批量供应且金额相对较大，则由供应部执行采购；5、规定（1）未按此计划流程审批，任何人不得自行采购、先斩后奏，否则视为违法采购，公司不予承认，后果自负。（2）项目部在申请紧急采购流程后三天内完成正常OA流程补办，如无OA流程补办，则此采购金额不予报销。第三章：材料出入库管理当材料采购计划
6、申请走完OA审核流程后，供应部完成采购并配送至工程现场，进入到材料出入库管理。一、确认到货时间、数量OA审批完毕的采购计划单传到供应部相对应的内勤手中、核对好数量、规格、采购单以传真的形式传给厂家，第一要保证的质量，也要保证供货周期，所有材料货到现场时间为46天不等。二、材料接货（质量、数量）工地所需的材料经供应内勤采购到场后，进行材料的验收。材料员材料初步验收，材料验收时按收到的厂家的材料清单和材料采购计划表所列材料名称、数量进行验收入库，并对入库的材料验收数量，及时办理入库。材料员如发现现场办理数量不符，或出现运输损坏现象，及时沟通供应部，供应部立即协调最终确定入库数量。不得先开具材料入库
7、单后补货。所有材料入库，必须严格清点，禁止估约。因材料数量较大或因包装关系，一时无法将应验收的材料验收的，可以先将包装的个数、重量或数量，包装情形等作预备验收，待后认真清理后再行正式验收，必要时在出库中再行对照后验收。材料员对所有到场材料要及时索要检测报告并妥善保管。产品质量检验报告须加盖红章。对不合格材料的退货也应在入库单中用红笔进行标注，并详细的填写退货的数目、日期及原因。三、办理入库手续入库单一式三联。两联同厂家材料清单于每周周五前寄回公司。供应部，由采购内勤，填写单价及总价后，转单给财务一联，供应部存档一联。四、办理出库手续任何材料的使用都必须进行材料的领用手续，材料员不得在无领料手续
8、情况下发放材料。 1、相应工程所需的材料由现场施工队负责领取，由材料员开具相应材料领料单，双方在领料单上签字。2、领料单一式三联，每周五前，随同入库单一同邮寄给公司供应部。3、材料员需做好材料台帐，日清日毕，做到帐物相符，时刻掌握库存情况；并按时完成周报表。五、材料退库管理1、在工程项目结束时材料员应对施工现场的材料进行盘点，并督促施工队及时的办理退库手续。从而防止材料在工程结束时的流失。2、材料在办理退库时施工队应填写材料退库单（红字填写领料单），详细列出所剩余材料的名称及数目。清点完毕后同材料员办理材料的交接手续，双方签字确认。存入公司仓库。材料员办理入库单的退库填写（红字填写入库单）。并
9、将多余物料返回厂商，返厂时请厂商签字确认。六、材料盘点1、库房摆放本着堆码要合理、牢固、定量、整齐、节约和方便的原则。2、做到日清、月结、季盘点，年终清仓。材料盘点要求做到“三清”：即质量清、数量清、账目清；七、材料T3软件录入信息录入规定：现场材料员及库房保管员，每天发生的入库及领料单当天完成软件录入，若有特殊情况（有产品夜间送货或现场工作繁忙）当日不能按时完成，则在第二日中午12:00之间必须补录完成，否则视为不按时入库及出库，材料员若有特殊情况不能及时录入，提前与供应部说明情况，事后补录。八、注意事项1、材料员每天接到货，按时办理入库与领料单据，领料填写好正确的业态，系统及领料施工队。2
10、、材料员每天把当日的入库领料第一时间录入到T3存货软件中。3、每周五材料员把纸质单据与质量反馈单一起邮寄到供应部，由供应部登记出入流水帐，检查T3的录入情况，全部审核完毕，把纸质的出入库单据转入财务由财务审核。九、材料出入库管理流程流程名称材料出入库管理流程编码LNQD执行者供应部监控者实施环节供应部材料员财务总经办转供应部审批入库及领料单据，T3软件审核流程图检查入库单和领料单填写正确的单价与供商对清台账（请款）部长审批确认供货周期、产品数量、通知项目部供应部接到OA采购计划单核实材料信息材料员按照计划单对应的产品收货，点清数量，检查产品质量（质量反馈单）正确填写入库及领料（注意：业态、施工
11、队、系统标注好）T3存货软件的录入(入库单和领料单)财务审核实转总 经 办 审 批财 务第四章：材料存货软件操作及管理规范一、目的（1）即时做好原材料（设备）的出入库管理，加强对材料的动态掌控。（2）库存成本核算快速，准确，及时反映材料的积压或超量，短缺等多种状态，做到一览无余。（3）及时检测库存材料的数量，把控采购数量及采购成本确保合理库存。（4）及时查库存量，预防材料供应不按时交货。二、业务分工1、材料员（1）材料员把每天开好正确纸质的入库单和领料单，领料单标清楚业态、系统、施工队等。（2）同时材料员要把每天的单据录入到T3里面。2、供应部（1）每天按时检查返回的纸质入库单和领料单，检查入
12、库的产品名称、规格、数量、和领料单的业态、系统、施工队；（2）在对应的入库单填写好正确的单价，同时检查T3材料员的单据是否录入正确，然后也在T3上录入正确的单价。三、管理内容及要求（1）存货软件使用方法：详见附件存货软件外网使用步骤。（2）材料入库及出库流程：详见材料出入库操作步骤。（3）信息录入规定：现场材料员及库房保管员，每天发生的入库及领料单当天完成软件录入，若有特殊情况（有产品夜间送货或现场工作繁忙）当日不能按时完成，则在第二日中午12:00之间必须补录完成，否则视为不按时入库及出库，材料员若有特殊情况不能及时录入，提前与供应部说明情况，事后补录。（4）该项工作做为对材料员的重要考核项
13、目，对于不能按期完成信息录入的材料员，由供应部给予警示，对于每月有三次以上不能按要求完成信息录入的材料员，给予职务警告，罚款200元；对于经常不能按时完成信息录入者予以岗位调整或辞退。（5）供应部采购及内勤人员负责每月对材料员信息录入进行监督评价，财务部成本会计负责对供应部信息录入进行监督评价。四、业务流程（1）现场材料员（保管员）按规定办理材料（设备）的出入库手续，做好出、入库单据，作为原始凭证，并报送供应部；（2）材料员（保管员）按软件操作步骤录入出、入库信息；（3）供应部检查核对材料（设备）出、入库信息是否准确，填写产品单价，并将原始凭证转财务部门；（4）财务部进行最终审核：材料数量、产
14、品单价及总金额审核。五、管控要点（1）公司T3外网有5个端口接入站点分别为01-05，各工程可从01-05不同的端口录入，未避免网速慢等问题，不要同时进入01 、02等等。（2）针对消防工程帐套，材料员的权限只有入库单与出库单的填写及修改权限。若遇到增加产品名称及规格，供应商信息，需要与供应部刘晓沟通进行基础设置添加所需内容。（3）消防工程帐套中沟槽件种类，型号，规格繁多。例如：机械三通有沟槽和丝接的区分，材料员入库时一定核对厂家的送货单及计划单核对清楚方可入库，若出现送货单内容与计划单所提产品不符，及时反馈供应部，由供应部与厂家沟通。（4）严格执行T3出入库流程，同时监督厂家装箱单明细规范，
15、不得出现产品名称填写模糊不清，镀锌管，套管有吨数无根数都视为不合格，对于沟槽件和电线多种写法要求规范厂家送货详单名称统一，不得有多种写法。（5）产品入库单材料员要规范录入，录入日期、入库单号、产品数量规格要填写正确，有特殊单据做好备注说明，对于领料单：出库日期，产品名称规格及数量填写仔细，正确选择领料属于哪个工地，业态，及施工队领料人要记录清楚。（6）对于防火门帐套的入库及领料单数据必须当天完成录入到T3，同时也要监督厂家送货单产品名称，送货数量规范填写，对于模糊不清或无送货单情况，第一时间与采购沟通，提供文字文件，是哪一批送货单不合格，采购记录好情况，报送给领导审查，并有权不给供应商结款。六
16、、存货软件外网使用步骤（1）打开IE浏览器输入网址：http:/:81/（2）输入完网址进入到金万维的界面（注：因为外网用友人员设置5个接入站点0105、所以只能01-05使用任何一个都可以登录，例如：账号：01密码也为01 （3）页面出现一个提示信息 所以首次使用要下载“异速联客户端程序”,下载完成后运行即可。（4）下载完成再次进入http:/:81/，显示出蓝色的圆圈T3图标，输入0105任何一个账号密码都可以，进入之后，输入自己的使用账号，例如北一路万达项目组，赵艳艳：用户名为018，首次密码为空，可以自己修改密码，帐套为：002辽宁强盾消防工程有限公司帐套，会计年度：2011，操作日期
17、就是当前日期正常进入就可以操作入库及领料。注意：如果电脑装有迅雷7，对用友T3有干扰，不能兼容，所以启动迅雷7的操作界面，在工具下有配置的字样，点击打开，其中不能打勾，所以把去掉保存，即可登录正常使用用友T3进销存。七、原材料出入库操作步骤材料入库（1）进入用友T3打开: 进入到 进入到采购入库单的模板：格式如下：可以正常入库， 每入库一张新入库单点击：增加业务类型：普通采购入库日期：正常填写，（注意：出库日期不能小于入库日期）仓库名称：就是项目名称：例：北一路万达入库单号：正常填写 （强盾粉联入库单号）入库类别：下拉菜单有选项，一般就是采购入库部门：为项目队名称、有放大镜选项例：北一路万达业
18、务员：放大镜选项找到自己的名字采购类型：放大镜选项：普通采购等等供货单位：可以通过用友模糊查找填写正确的供应商：备注： 直接可以输入需要注明的汉字（2）进入表体入库：双击存货编码，同上可以通过模糊查找找出相对应入库的产品。注意：镀锌管/镀锌板/角钢一类的钢材入库时是双计量单位（吨和支 /吨和平米）所以入库和出库要注意单位的换算 如下图：计量单位对应数量 例如 进镀锌管：20吨 显示计量单位：吨（也就是主计量单位） 数量：20（显示吨数）辅计量单位：支 件数：支（也就是对应的支数） 换算率为软件的中间的一个转折过程，不用去看（但是换算时注意要清0）材料出库（3）材料出库在库存管理中操作材料出库流
19、程和入库时一样的原理注意：出库时要注明工程名称业态划分系统划分施工队 通过放大镜可以找到对应的名称。 材料有进才有出，不会出现没有进料直接出库的可能，所以要仔细核对好入库单再录入系统，防止出现错误。第五章 材料质量管理细则一、 材料检验内容：（1） 检验材料的数量和规格，如不合格，则将材料退回（以国标为准检验）。（2） 检验材料的出厂证及检测报告。（3） 检查材料的包装及损坏情况，对材料到场的损耗进行统计，按合同将损坏部分的材料退还给供货商二、检验方式：（1）大批量材料采用抽检的方法进行验收。（2）少量材料与重要设备及材料采用全检三、质量检验记录进场材料应进行数量验收和质量检验时，验收人员做好
20、相应的记录，并以书面形式，由材料员、专业工程师、项目经理签字返回公司供应部备查。四、 进场材料所需资料进场材料应有厂家的材质证明、检验报告、合格证和装箱单。五、 注意事项（1）入场材料都要给予质量反馈（合格与不合格）（2）入场材料要妥善保管，避免丢失及损坏第六章 边、废料管理细则一、目的为加强工程施工过程节余的边料、废料管理，特制订此管理办法。二、业务分工（1）材料员负责边料、废料的处理，并对此负责；（2）项目部、审计部进行监查；三、管理规范（1）工程队将不具使用价值的边料、废料堆放在一起，由专业工程师、材料员对其进行认定：是否为边料、废料，是否有使用价值；（2）以月为单位，对不具有使用价值的
21、边料、废料进行统一处理，由材料员、专业工程师共同处理，工程队配合搬运、项目经理监督；（3）材料员办理材料出库单，有施工队长、材料员、专业工程师、项目经理签字返返到工程部材料内勤处，由材料内勤转总经理、总工、财务部、供应部备查；（4）材料员将处理材料收到的钱款存入公司指定的账户上；（5）边、废料的处理要做到月清、月结、月报。四、管控要点：（1）对于审批后处理的废料，现场要留有处理痕迹，形成书面和图片的依据报送财务存档。（2）账目清晰，确保帐物相符。（3）处理废料时，要有三方以上的人员在场进行监督，并签字予以确认。五、其他（1）除项目部外，其他任何人无权对边、废料进行处理，一旦私自处理，视为偷窃，
22、公司将追究其法律责任。（2）如发现将可用边料、好料当做废料处理，项目部材料员、专业工程师负有主要责任，造成的损失材料员、专业工程师赔偿。（3）公司将组织相关人员对现场材料及处理过程进行随机抽查。施工材料废品处理表工程名称：施工队：序号材料名称规格单位数量重量单价合计1234合计处理人：项目经理施工队长第七章：甲供材管理一、 适用范围本规范适用于商务合同中约定的甲方提供材料及设备的日常管理。包括：水阀门、水泵、水箱、稳压罐、消防报警设备、风机等。二、 管理内容（1）数量：以甲方审定的竣工图图纸为依据，项目部提供材料计划，报送甲方。以实际领用数量为准与甲方核算，内部与工程领用数量核算。（2）入库：
23、甲供材料货到现场后，办理入库手续，入库单由材料员填写并签字，项目经理签字确认，一式三联，第一联材料员现场留存，第二联财务留存，第三联采购留存。第二、三联材料员于每周周五寄回公司统一存档。（3）出库：施工单位领料时填写领料单，领料人在领料单上签字（必须是施工单位有效的领料人方可领取）。材料员签字确认。一式四联，第一联材料员现场留存，第二联财务留存，第三联采购留存。第四联施工队留存。第二、三联材料员于每周周五寄回公司统一存档。（4）数量核实与质量控制：到场的甲供材料由材料员核实数量，现场工程师控制产品质量。对于不合格的甲供材料，经现场工程师鉴定后，工程师书写退库申请，由项目经理审批后，统一由材料员
24、直接与甲方相关部门申请，办理退库手续。（5）剩余材料的办理剩余材料明细及数量由项目部督促各施工队及时上报。材料员统计后，收集情况说明，项目经理审批后，统一由材料员办理退库手续。（6）材料员负责对甲供材料进行月度统计，统计报表每月28日前报送成本部部长。三、业务流程（1）成本部根据图纸按业态、系统、区域编制甲供材材料（设备）计划提供给项目部，项目部以此作为甲供材计划、管理的依据。（2）项目部根据工程需要提出甲供材申请计划，由项目经理审批，由材料员与甲方相关部门申请并负责跟踪到货情况。（3）甲供材到货后，材料员按公司材料管理流程办理入库手续，同时通知施工队办理出库手续。不合格材料、剩余材料及时办理
25、退货手续。（4）材料员按周对甲供材进行统计，将统计表报至供应部、成本部，同时将与供应商办理的出入库原始凭证（有供应商、甲方签字）发供应部存档。已采用T3软件的按T3要求及时录入。（5）成本部根据阶段性竣工图，对甲供材情况进行审核，审计部抽查。（6）项目结束由项目部编制甲供材总体情况，经成本部、供应部审核后报商务部，作为与甲方工程结算、内部材料结算的依据。对于管理不善、浪费、丢失造成超供的，按超供额2倍扣款。四、管理流程图流程名称编码LNQDRS行为实施成本部项目部供应部审计部商务部管理行为编制甲供材材料（设备）计划审核阶段性审核计划开始项目结束编制总体情况工程队领用出库办理项目经理审批提供材申请计划 剩余不合格审核月度统计汇总报表办理退货手续办理入库手续跟踪到货审核结果抽查流程结束用于结算