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1、如何开会,罗毅根据余世维课程有效沟通编制 内容仅供参考 2006年12月,请将您的手机调到振动或关机,请将您的手机调至振动或关机！谢谢！,开会是一种体现自己权威和满足感的表现欲。 开会是一种瘾!,1.为什么会议那么多？,2.1事先没有讲清楚. 2.2事先没有准备. 2.3进去就随便讲话. 2.4大家没有兴趣表决. 2.5开完会也没有人去跟进管理.,2.开会的通病。,3.1谁参加？ 非要参加的那种人就是不但要到，而且非讲话不可，不需要参加的人，用听的就可以了，他发言我们就让他发言，不发言我们也不追究。,3.会议的改善7要素,3.1谁参加？ 参加的人应该分成两种： 必须参加：如果不到，要追究！ 随
2、意参加：可到可不到。 在发会议通知的时候，写上两行，注明谁 是必须参加的，谁是随意参加的。,3.会议的改善7要素,3.1谁参加？ 在有的会议中，有些人只想听会议中的某一部分，如今天的会议谈到仓储与物流，仓储的人在合适的时候进来听，听完他就走了。下面的是财务的问题，和他没有直接的关系,就不必听了。,3.会议的改善7要素,必须参加者,随意参加者,观察员,导言人,主席,余世维设计的会议室,3.2谁主持？ 作为一个高级主管，在会议中应该多听少讲，不要什么会都是你主持。 会议中最重要的人是导言人，他是真正讲话的人。主席是维持秩序的人。,3.会议的改善7要素,总经理在会议中的作用：观察员。 可以插话，但大
3、部分的时间保持沉默，除非会场发生事情大家争执不下才讲话。总经理需要有一个冷静的脑子来思考他们的问题，要尽量地听，必要的时候插一两句关键的话。总经理不需要那么劳碌，要制造机会训练下属的讲话能力，要知道他们是在替你工作，不是你在替他们工作。,3.会议的改善7要素,3.2谁主持？ 公司级的会议，在上面的有三种人： A.主席副总。 B.导言人经理. C.观察员总经理.,3.会议的改善7要素,3.2谁主持？ 工厂级的会议上. A.主席副厂长。 B.导言人车间主任或主管. C.观察员厂长 部门级的会议或小会上. A.主席助理。 B.导言人主任、班组长. C.观察员经理,3.会议的改善7要素,3.3谁控制？
4、 主席是控制秩序的。 导言人是控制时间的，做议程的时间一到就 下去。假如今天下午我们开会，时间是两点半到四点 ，时间为一个半小时，共有四个议程，我们就给每个 人二十分钟，一共八十分钟，还有十分钟给主席或者 观察员做结论。要明确几点到几点，几分到几分由谁 做哪一个议程。,3.会议的改善7要素,3.3谁控制？ 观察员控制全场的所有事情，要做到现场的什么东西都跟我有关，也什么东西都跟我无关的境界。 通常保持沉默，出了问题就出来摆平。,3.会议的改善7要素,3.4开会的时候谁先发言. 开会的时候总经理和副总经理尽量不要说话。会 议中高层管理的话要后面讲，基层人员的话要前面讲。 开会时要由外而内，由下而
5、上，这样做可以鼓励 下面的人多发表意见。 高层管理如果先发言只在宣布政令时使用。,3.会议的改善7要素,3.5谁负责谁跟踪？ 会议结束后，门打开以前要告诉会议的召集人，今天的会议谁负责这个结果？谁追踪？没有负责人和追踪人，不能散会。 总经理只负责决定，其他的人才是做事的人。不要以为总经理应该做全部的事情。,3.会议的改善7要素,3.5谁负责谁跟踪？ 追踪和负责的人要写在会议记录上，会议的召集者要问他们结果如何，不然就不要再开会。 谁召集会议谁负责，除非把负责人找出来。,3.会议的改善7要素,3.6谁在浪费时间？ a.资料不应该在会场阅读. b.对时间要有严格的要求.什么东西都是讲要求，真的一直
6、要求就做到了。,3.会议的改善7要素,3.6谁在浪费时间？ 讲一大堆废话 乱七八糟发言 主席不晓得在干什么 没有人控制时间.,3.会议的改善7要素,3.7谁结论？ 一个会议如果没有答案，连召集者都没有答案， 这种会这个月不准开第二次.这叫做无能，统统都是无 能。 作为召集人，应在开会的前一天准备好相关问题 的答案，如果会议结束时，问题没有更好的答案，你 准备的答案就是暂时最好的答案，直到有了新的更好 的答案时为止。,3.会议的改善7要素,3.7谁结论？ 作为一个总经理，要去要求下属，去盯着他们， 去利用他们，让他们帮助我想办法，不是我在这里替 他们相方法。 要激励他们； 要要求他们； 要利用他们。,3.会议的改善7要素,3.7谁结论？ 没有更好的方法，就用“主持人”的 方法（先问导言人有没有结论如是没 有再问主席如果主席也没有，就自己 用自己的预备方法）。,3.会议的改善7要素,会议通知中要求参加的人员，一定要参加，如果不能参加就要求延期召开。 说要参加就一定要参加，说不参加就决不参加。 会议是一个非常重要的沟通手段，如果没开好会，会带来很多负面的影响。,3.会议的改善7要素,学而时用之，方可长也！ 知而不用之，则荒废也！,4.谢谢您参加本次培训！,