秘书的工作与技能研讨.ppt

《秘书的工作与技能研讨.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书的工作与技能研讨.ppt（76页珍藏版）》请在三一文库上搜索。

1、秘书的工作与技能研讨,成功是一种状态！,秘书工作的每一个方面都涉及专业。但是，秘书的地位决定了她/他的“不由自主” 必须得到上、下、左、右、前、后认可或共识方能履行职责！ 出色的秘书往往很有个性，又能够应付自如，为什么？,知己知彼 - 关于秘书的十大问题, 谁都可以做秘书吗？ 成为称职的秘书需要具备哪些个人条件 ？ 秘书的日常工作，是习惯还是专业？ 秘书的日常工作，在什么环节需要和体现专业？ 秘书的优劣，有什么不同？ 秘书的优劣，如何考量？ 公司对称职的秘书有什么标准？ 上司心目中优秀的秘书的怎样的？ 你心目中，什么是成功的秘书？ 主管对你成长有哪些影响？,知己知彼 - 李总关于秘书工作之言,

2、以往 公司对秘书工作重视不够 各部门主管对秘书工作重视不够 秘书对工作的专业性、岗位的地位重视不够 与公司规模、品牌市场地位、其它方面人才济济的 的情形相比，秘书队伍有明显的欠缺 公司工作中存在的很多不良习惯、低效率、失误， 与未能发挥秘书在各环节中的应有作用有极大关系 这种状况，对公司不利，对秘书个人的职业发展更不利 今后，一定要重视秘书工作！,职业化的秘书、职业精神 与职业发展,您会不会将秘书作为终生职业？ 您的职业发展将如何？ 从现在，开始您的职业生涯！,知己知彼 - 外企老总一家之言,“国内的女秘书大多年轻漂亮，个性较强又任性，多数未经过培训，缺少专业化，被动性工作，责任心较差，工作起

3、来像个闹钟，拧一下，转一下。这其中最主要的原因是短期工作心理，对从事的工作的意义和价值缺乏认识的问题。她们大多把担任秘书作为工作的跳板，特别是现在来应聘的女秘书有许多是双学历，她们来你这里的目的不是一辈子当秘书，她们是一边干，一边学，一心想跳槽，等到她们认为积累了足够的经验，也就走了。 但是，以这种心态工作的人，最终能如愿吗？”, 上司提供明确的（书面）职责 43% 个人有做周工作计划 43% 个人有做日工作计划 71% 有协助上司制订日工作计划 36% 有协助上司制订周工作计划 21% 有参与制订部门工作计划 50% 最近阅读行政管理方面的书籍 57%,个人的状态,知己知彼 你是一个称职的秘

4、书吗？秘书调查结果之一, 超过40%的秘书认为自己的工作缺乏专业性 三分之一的秘书表示缺乏沟通能力 五分之一的秘书表示自己缺乏对工作跟进的力度 五分之一的秘书认为自己文字表达能力不足 提到的其他不足： - 时间管理不善 - 与上司的沟通差 - 人际关系处理 - 工作取法缺乏主动性,存在的不足,知己知彼 你是一个称职的秘书吗？秘书调查结果之二,认为自己在部门中的主要作用 86%的秘书认为是沟通、协调 只有50%的秘书认为是行政、后勤管理 不足50%的秘书认为是协助上司工作 不足30%的秘书认为是项目跟进 只有21%的秘书认为是项部门文档处理 只有1位秘书认为是部门“信息中心” ,知己知彼 你是一

5、个称职的秘书吗？秘书调查结果之三, 授权：秘书有能力做的事，上司不必亲力亲为 每日工作安排公开化 多给鼓励与引导 定期与秘书沟通 明确秘书在部门的工作定位 对下属的问题或要求及时反馈 信息通过秘书传达 给下属发挥空间 不要过于森严 ,期望上司改进的方面,知己知彼 你是一个称职的秘书吗？秘书调查结果之四,引起关注的工作 经过8月的工作检讨，部分秘书以专业的眼光关注： 个人工作分析 秘书岗位常规工作项目及规范工具序列 文件资料收发存的管理控制程序 与上司保持良好的沟通，以更有效协助上司 对部门管理运作的了解和参与 秘书在部门工作中的定位和作用,知己知彼 你是一个称职的秘书吗？秘书调查结果之五,女性

6、从事秘书工作的优势,语言能力的优势。女性运用语言词汇的能力强于男性，在造句、阅读能力等方面更为出色。 思维能力的优势。女性在形象思维能力以及思考问题的细致、周全上具有优势。 交往能力优势。女性普遍具有温顺、和蔼、容易与人相处、感情丰富且善于体谅别人的特点，在社交场合或工作协作中表现出较强的人际交往能力。,女性从事秘书工作的优势,管理能力的优势。受过高等教育的女性个人修养好，能广泛听取各方面的意见，善于与他人合作共事。 忍耐力的优势。在相对单调乏味的条件下仍能孜孜不倦地长期工作，这是女性的一大专长。大多数女性工作耐心持久，态度认真，有较强的工作责任心。,别让“夕阳职业”耽误前程,传统秘书 45%

7、时间用来文件归档、传递信息、邮寄信件、复印资料 与电脑、电子邮件、传真机、复印机为伍 机械式工作 执行为主但，什么是执行！,职业化秘书人员与非职业化秘书人员的特点比较,职业化 做该做的并为组织对结果负责 谋生手段 选择工作的结果 维护企业与职业利益第一 具有良好的个人素质 按职业的“社会”概念规范个人行为，包括言谈举止、穿着打扮、价值观 严格区别职业要求与个人生活，上下班不一样,非职业化-做想做的能做的，自己负责 谋生手段 生活的需要或被动被选择的结果 维护个人利益第一 具有一般的个人素质 按个人的爱好和习惯规范个人行为，包括言谈举止，穿着打扮 将个人生活与工作混为一谈，上下班一样,职业化秘书

8、人员与非职业化秘书人员的特点比较,职业化 受过专业技能训练 能在短期内熟悉新行业知识 工作选择面广，能在任何行业从事秘书工作 较高的职业敏感 目标观念强，会自我安排工作 分析问题，解决问题的能力较强 管理与自我管理能力强,非职业化 未受过专业技能训练 常常有较强的某行业专业知识、个人经验 工作选择面窄 按指示办事，往往力所能及，没有职业敏感性 目标就是“完成”任务 常常将问题推在别人身上 “我不知道、没有人告诉我、是别人的错、这是不行的” 服从管理，但自我管理能力差,了解您的企业和部门 是做好工作的基础,了解企业的法律、政策、行业、经济环境 了解您的企业和部门结构,了解企业的环境,随时留意了解

9、您的企业的环境，这对于您的企业和您自己的工作都意义重大。 企业环境包括： 外部政策和法律环境：国家颁布的新政策和新法规；与企业关系密切的政府部门和其它机构：工商局、税务局、社会保障中心、劳动局、人事局、统计局、环境保护局、公安局、市政府行业主管部门以及律师事务所、会计事务所，等等。 外部经济环境：政府财政政策和税收政策的变化；价格水平的变动；劳动力价格的变动；等等。 外部技术环境：新产品、新机器、新工具、新材料和新服务的出现；市场上本公司产品的代用品的出现；新的环境保护技术或方法的出现；等等。 外部社会环境：人们的价值观、信念和社会态度的变化等等。,正确认识秘书职业可以帮助您自我定位,概述 您

10、的工作态度 您的工作和任务 您应掌握的工作方法和专业工具 您应具备的素质,正确认识秘书职业可以帮助您自我定位,秘书可能不是部门业务的行家里手，但应是协助上司高效进行部门及业务管理工作的得力助手 ，同时在内部日常管理控制、对外沟通协调的具体作业、部门团队建设、制度执行、制度完善方面发挥着重要的作用 专业的秘书不仅能够把“份内的”日常工作做得出色，更能够从上司的角度“关照”好方方面面,正确认识秘书职业可以帮助您自我定位,专业的态度是工作和个人进步的致胜之道 - 合作 - 详细计划 - 示范和参与 - 培训 - 鼓励 - 可以量度的,正确认识秘书职业可以帮助您自我定位,“万能”与“两难”的角色 “忙

11、”的特征的根源 既要把已经安排的项目做得整整有条，有能够随叫随到、到之能干 “额外的”工作特别多 对秘书的评价往往不在其“应该做的”，而在应急方面的能力。正如木桶 的短板 只有充分的准备，才能应付自如,“ 职业球员 ”,正确认识秘书职业可以帮助您自我定位,行政？- 行动之政 事业最基础及最有利的职业训练过程 维护及实施行政体系 维护常态管理 改善行政体系 PDCA 领导及秘书可以变，但行政体系不能随意变动 每一件事都有理由 理由不等于道理而是指依据（541） 每项事务有书面的程序，每个工作有依据和记录 管理好一切（包括上司） 不是为了表现自己，而是为了完成目标，维护秩序 计划的日程表：只在乎你

12、有没有完成任务，不在乎你是否尽力 一切作业都要相关人员签署才可 当你负责某件事时，你到底对此事了解多少 （管理什么、管什么？） 行政三层次： - 做事 - 维护一个系统和秩序 - 品牌建设-改善内部管理 （反方向的品牌建设）,秘书的职能,秘书是在决策者和私人身边，承担着沟通信息、辅助决策、掌管公文档案和处理日常事务工作的人员。,秘书的作用,秘书是信息中心：收集、处理和传递信息是秘书的首要工作； 秘书是协调部：秘书处于中介地位，枢纽地位，联系上下、左右、内外； 秘书是行政助理：秘书工作中包含许多上级要作的工作，尤其是承担不必上级亲自操办的办公程序细节和其他事务，以减轻上级繁忙而大量的工作； 秘书

13、代表部门的形象：秘书是外部了解本部门的窗口； 秘书是经理的得力助手：不可缺少的左膀右臂。,秘书的任务,协调及专项工作的跟进 办公室管理 约会的安排与接待 文件管理 档案管理 信息管理 会议组织 出差计划与管理,秘书的任务 秘书为上司协调及跟进专项工作,A、秘书安排他人做的 a 别人直接完成 秘书的角色是：按时按标准接收，转送 b 别人提供素材，秘书完成/完善 你的角色：对整件事的质量负 责 B、上司直接安排别人进行的项目，秘书跟进 a 同上 b 同上 C、秘书自己做的 a 常态工作 主动计划的 b 被临时要求的 是否变为a ?,ABC / ab 的关系,维持常态管理/推进专项工作,协调的角色,

14、当被要求时，要清楚达到要求需要的准备，以及结果的清楚表述，还有是否一项有效指令,秘书角色的双重性,我到底是主管的秘书还是部门的秘书？ 我应该为部门做哪些事情？ （ 维护一个系统和秩序，而不是服务某人）,不要因为事情不重要就拒绝去做。, 珊朵拉迪瑞克森，GE财务公司总裁,秘书应掌握的基本工具和方法,合理布置你的办公地点：这对工作效率的高低至关重要 参考书籍和工具书 最适用的办公设备 良好的工作习惯,参考书籍和工具书,日历 ？ 字典/词典 ？ 地图 ？ 通讯录 ？ 飞机、火车、汽车等交通工具时刻表 ？ 本市及全国其它重要城市的常用酒店相关资料，常用旅行社、定票处的相关资料 ？ 办公室设备使用说明书

15、，软件使用说明书 ？ 实用文件写作大全，英文写作等 ？ 企业内部主要人员名单及电话表（注意保密） ？ 企业内部结构图 ？ ,找总办！？ 哪些要脱口而出？,最适用的办公设备,电话，传真，互联网 复印机，电脑，装订机 专有功能性物品/设备,培养良好的工作习惯,工作态度： 头脑+条理+“自知之明” 耐心+细心+智慧 认真处理信息是使你的工作富有价值的基础 证实你能力的最佳方式：是否尽最大努力迅速适应新的环境 尽力理解上级，尽力配合上级的工作，造成相互默契对双方的成功都是有益的，对上级及工作忠诚才会受信任。,培养良好的工作习惯,日常工作有计划、条理化 每天到办公室先要做的事情依次是：？ 每天下班之前，

16、最后要做的工作是：？ 定期的工作项目依次是：？（例如：清理办公桌、抽屉，定期擦拭电脑、打印机、传真机、复印机等电器并除尘） 防止“短板”的出现：将定期检查、清洁所有办公设施作为定期预防维修计划的一部分，避免在重大项目的操作过程中办公设施突然发生故障。,培养良好的工作习惯,听写、誊写与打印： 听写准备与收尾：写上日期 听写过程中：不懂即问，或计下来再问 不止为一个人作听写：专本专用 听写急件时：特殊处理 录音机听写：“天下无敌” 誊写：要及时，准确、问清上级的新的修改意见 打印稿：自查在先 最低目标：自己满意,培养良好的工作习惯,其它基本技巧 上级办公室内的材料：未经允许，不要去整理 为上级安排

17、约会：在上级和自己的工作台历上都留下记录（并及时提醒以防重复安排约会或失约） 必须确切知道哪些信息上级希望保密 你主动完成的工作应让上司知道 与上司建立做事的共识，并不断强化，千万不要按猜测办事 。因为“上司总是对的，除非有字为据还好” 节约上司的时间，并显示你的价值：问、请示、请审批 的区别,培养良好的工作习惯,其它基本技巧 积极心态：定期与上司沟通，听取对自己工作的评价、要求、如何改进 什么是专业的准备？ 上司未阅文件的管理：轻重缓急的原则是什么？要与上司确认 “宝贝” 小纸条 （备忘、提示、方便） 什么是安排？ 什么是计划？ 跟进的技巧 问服：多问一句（最好的吗？没问题了吗？我可以告诉老

18、板你准备在什么时候才完成？）,“管家包” - 随时可以运用，并且“都没问题”,部门的各种计划 ？ 例如：年度规划 公司的各种事项计划 月工作计划 上司安排下去的工作计划 项目计划 上级向上司安排的工作 上司每天的工作安排 部门的各种工作报告、专业报表 ？ 部门应使用的各种表单 ？ 常规及临时工作事项的时间（记录）表 ？ 记录本、档案夹、常规文书格式！？ 规章制度、部门人员动向等等,关键：所有这些东西都应是必须的，而不是有什么收集什么，什么时候来什么时候收集。你的责任是保证有合符要求的。另外：它们是你的东西，而不是谁谁的！,您应具备的素质,行政素质 语言能力 电脑技能 良好沟通能力及团队合作精神

19、 ,开眼界：白领必备的六项能力,技术专长与创新能力 今后将越来越需要在计算机、产品推销和管理工程等方面既懂理论又有实践经验的人才。 想象能力 这种能力至关重要，它可收集和获取广泛的知识信息，并对其中的一些知识、思维方法及观察视角加以借鉴，以便引导公司走向未来。 组织能力 无论到哪儿，组织工作都是必不可少的，如调拨财力物力、设置工作流程、制定工作（如市场营销）战略、寻找赢利机会等等，这些都需要专业水平的组织能力。,白领必备的六项能力,说服能力 工作最有成效的员工将是那些懂得如何表达信息和思想以得到别人理解与支持的人，出色的游说能力在未来人际交往中必不可少。问服？说服？ 交流能力 听得认真，写得明

20、白，看得仔细，说得清楚，叙述准确将具有无可估量的价值。在快节奏的工作环境中，交流障碍很可能成为致命的问题。 （541） 学习能力 这种能力能使人提高工作效率，将各种知识融会贯通，帮助公司达到预期目标。,办公室管理,办公环境的布置与清洁 办公设备的购置、保养与维修 办公用品的配置与管理,办公室管理,秘书把自己当作办公室里的管家不失为明智之举。一位好管家应该是她主人（上司）的好帮手。帮他提高工作效率，愉悦心情。 - 上司的办公室 - 你的办公室（上司的范围！） - 其他同事的办公室 （上司的范围！）,办公环境的布置与清洁,有意识地在办公室里置放一些能反映老板个性的图画、摄影作品、盆花等，为他创造一

21、个愉快的工作环境。 把文件柜、电话以及其他设备放在容易拿到的地方。 秘书的办公桌应尽量挨近老板的办公桌，以减少来回走动的距离。 出于安全考虑，秘书的办公桌应放在安全的位置从而来访者不至于看到电脑上的机密文件。,办公设备的购置、保养与维修,在挑选一件新办公设备时，称职的秘书会考虑以下几点： 该设备确属工作需要并且比现有设备更能提高工作质量。 至少在未来的四、五年内，该设备能适应办公需要。 应与现有设备相匹配，共同发挥作用。 生产厂家信誉好并且有较好的售后服务。,办公设备的购置、保养与维修,一位训练有素、经验丰富的秘书不仅知道怎样以及何时使用工具，而且知道怎样保护工具。所以你一定可以在她那里找到：

22、 办公室设备使用说明书； 生产商或销售商售后服务或维修的电话。,当秘书，先学会打电话,微笑 - 是送给对方的第一份礼物； 电话是公司的窗口，很多业务的第一次接触都是通过电话。电话中的礼貌用语千万不可省略。接电话时一定要说“你好，这里是”。挂电话时也要多说几声谢谢，再见，非常感谢之类的话，而且说话的声音不要过大，语气要坚决并且速度应比平时说话快。这样可以体现你的干练和办事效率。 记住打电话人的名字，如果没听清不妨礼貌地再问一遍。如果没听清对方的名字就算了，会给自己带来很多麻烦，上司也会觉得你做事不认真。,当秘书，先学会打电话,在电话机旁放一些小纸片和笔，为不在办公室的同事留言。如果要找的人不在，

23、你不要什么都不问就把电话挂掉，要说“对不起，他不在座位上，你要留言或留下你的电话让他打过去好吗？”这样的你会给对方留下良好的印象，也会给同事留下好印象。 对来找上司的电话进行筛选，询问对方来电目的，你能解答的，就直接予以解答。,电话里，其实你可以更迷人 -通话前的注意事项,左手听筒右手笔 拨电话前，除应权衡对方目前的情境之外，请保持以左手持话筒，让右手来拨电话号码的姿势。如此一来，当欲详细记载电话内容之种种时，就可以拨电话号码后空下来的右手，逐一详细记载了！通话完毕后，也请以左手将话简挂好，以待下次电话的来临。 挺直背脊来说话 不知你是否做过这么一项试验，当我们站立说话时，其声音较坐立时更为清

24、脆悦耳。因此，站着打电话比坐着打电话更为合宜。然而，为打电话，而特地自座位中站起，似乎有所不便，且不利于作记录。是故，请你打电话前，务必尽量挺直背脊，再拿起话筒，拨上号码，以清脆悦耳、甜美愉快的声音说话。,电话里，其实你可以更迷人 - 通话前的注意事项,通话重点一一列 打电话前，也应先将欲告诉对方的事项内容做成重点一一排列下来，如此，方不致事后因有所疏误而悔恨不已！所以，就职后务必先向总务处领取一本备忘录，以便详载去电要项与来电注意内容。这对于事务的处理是极其重要的。 拨电话前先“清场“ 着手打电话时，也请先环顾四周情况，是否嘈杂不安。因为，电话本身的性能好时，4米方圆内的细微声响，都能使对方

25、察觉。是故，拨电话前，当先“清场“，以免对方深受干扰。 平日置放物品时，也应极力避免将可能发生声响之物品，诸如茶杯、胶水与花瓶等物品，置放于电话旁边，否则，匆促举起话筒之时，极有可能使电话线碰到上述诸项物品，导致翻覆，而弄得满桌狼藉。因此，请切记务必将上述诸项物品，置放于不致发生任何危险的地方。而对于卷起的电话线，也请务必于拨话前将其拉直，以免有碍通话。,电话里，其实你可以更迷人 -接听电话的礼仪,首先自报家门 电话接通方式不外直接由外线接通，或经由总机转达两种，其答诸方式略有不同。 当电话径自接通时，应先直接报上任职公司的全称，诸如：“您好！这里是广东喜之郎集团有限公司。” 倘电话是经由总机

26、代转而来，则取起话筒后，该说：“您好！这里是采购供应部。“ 有时，如因要事缠身，一时无法立即取起话筒答话，而必须使对方静候，则接起话筒回话时，应先道歉：“对不起！让您久等了。“然后再自报任职公司名称或所在部门。,电话里，其实你可以更迷人 -接听电话的礼仪,对方指名叫人 当对方指名叫人，而此人并非你时，你应立即说声：“请稍候一下。“有些职员于说此话时，往往疏忽漏掉了个“请“字，此种作法，不免予人无礼之感， 因此，务必深加注意。 倘对方因洽谈公务而来电时，也不妨礼貌地与其寒暄道：“请您多多照顾，谢谢！“ 而办公室中有多位同姓者时，务必详细询问对方：“喔！真对不起！敝公司黄姓小姐很多，请问您要找哪位

27、黄小姐？“ 切不可直截了当地口答说：“我们这儿有很多姓黄的，您到底要找哪一位？ 如此一来，不免使人心生不悦，认为你无礼唐突。,电话里，其实你可以更迷人 -接听电话的礼仪,对方指名者不在 当对方指名者正好不在时，则应态度委婉地告诉对方说：“喔！真不凑巧，陈先生刚好离开座位，请您稍候，我立即代为寻找。“而放下话筒的同时，应尽速与被指名者取得联系。 待取得联系后，应即刻告诉他：“陈先生已经回来了！请您再稍候一会儿。“而且，务必待被指名者接起电话后，才转回原位处理事务。 倘被指名者不在，且你确知于短时间内他无法回公司时，则须告知对方说：“陈先生现正外出， 请问您有何贵干？是否能另找他人代听呢？“如此征

28、询对方意见，看对方反应，再作定夺。 倘对方认同你的看法，则可继续与其应答： “既然您愿让我代为转告，那么就请您将事务详细告诉我吧！“ 总之，务必将此经手事务作一妥善处理。对于对方所交付转告之事，务必重点式详加记载，并复诵一遍，以查证是否无误。,电话里，其实你可以更迷人 -正确的打电话方式,电话接通后 电话接通后，请你务必先报上自己所任职公司与就职部门。 “喂！您好！我这里是LADYNOW公司人事部门的Cindy。对不起！在您百忙之中，打电话打扰您。麻烦您帮我接林先生，好吗？” 当对方因事外出, “对不起！不知林先生何时会回来，麻烦您告诉我好吗？” 而当接电话者详细告知你所要寻找的人何时归来时，

29、则可如此回答： “好！真谢谢您，届时我一定再打电话来！” 或是，“喔！真对不起！麻烦您等他回来后，请他打电话给我好吗？我是LADYNOW公司人事部门的Cindy，电话号码是88888888 谢谢！” 要力求简洁有力，清楚明白。 倘欲托人转话时，则应诚挚地明告对方说： “对不起！我看这样子好了！麻烦您代我传个话， 好吗?” 然后自头至尾仔仔细细地将欲转告之事明白告之。 如果自话筒中揣知对方尚未进入情况，则可重复地叮嘱对方一次道： “对不起！以下事项是否能烦您详细记载下来？” 总之，此时托人代为传话，态度务必委婉诚挚， 语意更要清楚明白。不过，除非事在燃眉，对于重要业务仍以不委托总机小姐或其他部门

30、职员传话为宜。,电话里，其实你可以更迷人 -正确的打电话方式,拨错电话时 当发现拨错电话或电话跳号时，又当如何处置呢？ 此时，应立即向对方致歉道： “喔！真是对不起！我拨错电话号码了！” 切不可态度粗野地砰然一声将电话挂断。如此， 虽然自己看不见对方的表情，然而，对方盛怒之下并咆哮地大喊一声“莫名其妙”的生气表情，却是可想 而知了。,如何处理电话干扰,不要打搅正在会客的上级（除非事情非常紧急）； 对于固执的来电，把握住回电的主动权，同时给上级多留余地； 上级的上司来电话找上级：直接接通或做留言处理，但答复要恰当； 上级要给下属打电话：紧急的立即接通；不急的您可安排在合理的时间接通； 电话备忘录

31、和跟进,如何接听投诉电话,要做到非常地礼貌和耐心。 可以将电话转接到相关部门或简洁地记下投诉内容，以及投诉人的姓名和联系方式。 不要轻易表态，表示核实情况后，会尽快回复投诉人。 最后，感谢投诉人对我们工作的支持！,安排约会与接待,如何安排并保证上级的约见,秘书应该备有记录，记下来访日期、时间和来访人员的姓名以及他的工作单位。如果一旦要了解什么情况，秘书可随时求助与这些记录。 必备工具：？ 日历、台历 日志、周志 预约记录本、相关人员 的联系办法,如何安排并保证上级的约见,安排约见时的注意事项： 掌握主动：了解上级的时间安排，与上级很好地配合； 不要把约见安排在下述时间： 避免两个约会或会议连在

32、一起； 约见不要安排在上级出差归来的那一天； 约见不要安排在上级度假的前一天和度假回来的第一天； 约见不要安排在星期一上午和星期五下午； 约见要看上司的日程表,如何安排并保证上级的约见,约见不要安排在早上刚上班和下班前不久； 约见不要安排在周末或节假日中（上司许可除外）； 安排约见时要争取主动，尽可能向对方建议时间； 约见的确认： 一定要在取得上级同意后再与对方确认约见；估计上级有困难保证赴约时，更要事先向对方解释，并约好再联系确认的确切时间； 所有取得上级同意的约见都要尽快向对方确认； 约见地点较远时，在上级出发之前务必要与对方再次联系以防约见有变动；,如何安排并保证上级的约见,若上级参加的

33、是午餐会一类的活动，一定要在上级出发之前了解清楚该活动是否包含午餐等，以确定上级是否需要带相应的现金； 安排如何约见都要留下对方的联系电话和传真； 代替他人接安排约见的电话时，一定要有详细的留言记录（约见人姓名、约见地点、约见时间、约见内容等）。,约会的提醒,提前提醒 临时提醒 当面提醒 电子邮件提醒,约会的提醒,可以使用以下方法帮助上级掌握时间： 在早上开始工作时，与上级共同回顾当天的工作安排； “对不起，打搅了，我想提醒您，11点您还有一个会。” “对不起，打搅了，我是来提醒您一下，您的下一个约会快到时间了。”,约会的提醒,- 守时是上帝的美德 秘书有责任： 可以执行的预定； 使预订的工作

34、按时进行； 帮助上级培养良好的工作习惯，保持良好的职业形象。,接待访客,应该了解来访者是否事先已有预约。 如果来访人员的要求未能满足，秘书应先向他道歉，再建议另行安排会面。如果不可能安排会面，秘书应该表示遗憾，并灵活、谨慎地解释其中原因以免伤害来访人员的感情。,自我“消磨”时间,有客人在时，若没有上级的暗示或指示，出于礼貌您不要贸然离开。这时您可以做些无声工作，以“消磨”时间。,文件管理 组织主要靠文件流转维护及发动,文件包括：程序文件、行政文件、会议备忘、谈话备忘录、便条、批示/复、邮件。 各种文件的格式： 公司规定/上司习惯/专业性/个人风格 非正规文件的处理：如何记录下来？ 你接收文件时

35、：“关口” 审阅/释疑/分类/提示/记录/初处理/转送/跟踪/反馈 你发出文件时：“关口” 审阅/解疑/分类/提示/记录/跟踪/反馈 收发文件前的责任：可以执行？ 跨部门文件流转：你是主要的关口 防置上司于不义 及时把不规范的文件规范化（规范、签署、可追溯的不签署） 更新文件 （100个文件！） 会议备忘录的处理（有效-请示与可执行） 会签文件：文件形成前的沟通共识/改变还是新创的依据/影响及要求配合的提示 你的文件：把握尺度,“完善”的文件体系？,档案管理 把所做的记录下来 （未完成。讨论）,分类： 文件档案 资料信息档案 如何管理 ？ 分类 分类存放 归档的时机（日、定期） 归档的原则 -

36、 永久性的 - 方便上司的 - 方便自己的,会议组织 （未完成。讨论）,一、确保会议的“时间”质量 二、几个好的习惯： 1、会议通知 2、秘书在会议前的工作 3、会议记录 4、会议备忘录 ？,信息管理（未完成。讨论）,信息必须通过秘书收发？,出差计划与管理（未完成。讨论）,正确认识秘书职业可以帮助您自我定位,秘书可能不是部门业务的行家里手，但应是协助上司高效进行部门及业务管理工作的得力助手 ，同时在内部日常管理控制、对外沟通协调的具体作业、部门团队建设、制度执行、制度完善方面发挥着重要的作用 专业的秘书不仅能够把“份内的”日常工作做得出色，更能够从上司的角度“关照”好方方面面,成功是一种状态！,秘书工作的每一个方面都涉及专业。但是，秘书的地位决定了她/他的“不由自主” 必须得到上、下、左、右、前、后认可或共识方能履行职责！ 出色的秘书往往很有个性，又能够应付自如，为什么？,