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1、音像档案管理实务,主讲：焦正高(业务指导处) 业务咨询电话:65338950,音像档案管理的依据,1、海南省音像档案管理暂行规定 2、磁性载体档案管理与保护规范 3、电子文件归档与管理规范,一、概念,音像档案：是指国家机构、社会组织及个人在社会公务活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的录音带、录像带、音频电子文件、视频电子文件等特殊载体和格式的历史记录。,二、收集要求与归档范围 （一）收集要求 录音、录像等音像档案的来源比较单一，大多产生于声像制作部门、宣传部门和一些新闻机构，所以应把收集的重点放在上述部门，加强与它们的联系与合作，及时、完整地把具有保存价值的音像档案收集到档案保管机构集
2、中统一管理。,（二）收集归档范围,1.上级机关领导人到本地区、本单位视察、检查工作形成的音像材料。 2.著名专家、学者、知名人士、英雄模范等人物来本地区、本单位作报告、讲学形成的音像材料。 3.本单位主要领导人检查基层工作形成的音像材料。 4.本单位召开的重要会议（如党代会、团代会、职代会、工作会议、专题会议、表彰会议等）形成的音像材料。,5.本单位举行的重大纪念、庆祝活动形成的音像材料。 6.本单位组织的重要文体活动、技术竞赛、表演、培训、展览等形成的音像材料。 7.本单位组织或参加的重要外事活动形成的音像材料。 8.本单位领导、专家、学者参加重要会议、重大学术活动和被表彰、授予荣誉学位、荣
3、誉称号的音像材料。 9.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的音像材料。,10.记录本单位、本地区重点工程（项目）、城乡建设的音像材料。 11.记录本地区地理概貌、名胜古迹、自然风光以及民间风俗的音像材料。 12.其他具有保存价值的音像材料。,三、音像档案的归档要求,1.属于归档范围的音像材料，必须由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后（30个工作日内）负责收集、整理，及时向本单位的档案部门移交； 2.归档的音像材料必须（应）是原版、原件（历史原因除外）； 3.归档的音像材料其声音、图像必须完整、清晰。 4.归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式，归档
4、的视频电子文件必须以MPEG或AVI为通用格式。 5.归档的音频或视频电子文件必须以光盘为载体存贮。,6、归档的音像文件材料必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 7、归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合GB730987、GB9416.188、GB/T1430693的规定。 8、归档的录音、录像和光盘等磁性载体文件应由文件形成部门或摄录人员负责编制归档说明。 9、归档的录像带需简要说明该带的内容、密级、规格和放映时间等。 10、归档的录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。,四、音像档
5、案的整理,整理原则：遵守音像档案的形成规律和特点，以有利于保持音像档案的有机联系，便于保管和利用为原则。 保管单位：音像档案原则上以一盒（盘）为一个保管单位即一个案卷进行整理。,四、整理步骤 （一）音像档案的鉴定,1、判断收集到的声像制品是否属于音像档案。 2、是否是声像制品的母带。 3、声像载体是否符合保存要求。 4、相关的文字说明是否齐全完整。 5、判定价值，划分保管期限。 保管期限划分：音像档案的保管期限可划分为永久和定期，其中定期为30年，确定音像档案的保管期限可参照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定执行（其中10年期限合并为30年）。,（二）分类： 全宗内音像档案按
6、年度分类归档 （三）排列： 全宗内同一年度音像档案先排永久（录音带 录像带 光盘）后排定期（录音带 录像带 光盘）保管期限结合载体及问题或时间排列 （四）编号： 全宗内同一归档年度的音像档案按照排列顺序逐盒（盘）编写大流水的案卷号即音像档案的案卷号为一年一个流水号，不受保管期限限制,音像档案形成的档号格式结构如下图所示：,“全宗号-音像档案类别号-年度-案卷号” 24-YX-2008-001,表示案卷号,表示归档年度,表示音像档案类别号,表示全宗号,（五）拟写文字说明与装盒 按照分类、排列、编号的结果拟写题名、填写音像档案的标签进而装盒上架。 拟定题名及填写标签如下图所示：,（六）编制音像档案
7、案卷目录,整理注意事项：,1、如一盒（盘）音像档案录制了两个以上内容的或跨年度的，整理时应以主要内容或最后一个年度为主进行排列； 2、同一活动或专题音像材料，原则上整理时要集中排列，但如不同保管期限应分开排列 3、音像档案中涉及机关领导时，在拟写文字说明或案卷题名时要标明领导人的姓名、职务,五、音像档案的保管,1、专柜（库）保管、竖立存放、远离磁场 2、胶片库温度应保持13-15、湿度控制在35-45%，以光盘为存储介质的音像档案温湿度标准可适当降低14-24 45-60% ； 3、定期检查，及时抢救，确保音像档案的安全。 4、档案部门配备必要各种音像载体的播放设备及软件，保证提供利用。,六、移交与利用,1、音像档案是国家档案资源的重要组成部分，应随立档单位的其它门类、载体档案同时向档案馆移交管理； 2、严格按照档案借阅、利用的相关制度提供利用； 3、围绕机关及社会各项中心工作，主动提供利用服务 4、利用方式主要有：视听服务；复制服务；编辑出版。,谢谢大家！,