总账系统报表系统.ppt

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1、第四章：总账系统,总账系统概述 总账系统功能结构,第一节 总账系统概述,总账系统是利用计算机信息处理技术完成记账凭证到总账处理的系统，即从设置会计科目、录入和审核凭证、复式记账到生成明细账和总账的过程。,总账系统所处理的对象即记账凭证，是会计信息系统中最基本的数据之一。,总账系统是财务处理系统的核心，也是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。,（一）总账系统的目标,总账系统的目标是以会计账簿形式，通过一系列的数据处理过程来反映和报告企业的财务状况、经营成果和现金流量。,总账系统应实现银行对账、客户管理、供应商管理、个人往来核算、部门核算、项目核算等内部管理目标。,一、总账系统的目标、内容和特点

2、,账务处理一直是财务软件的核心，总账系统是整个会计信息系统或者说财务软件的核心。 从信息系统的角度看，总账系统的功能如下图：,总账系统处理过程,会计数据（账簿、凭证）,数据采集,数据加工与存储,报告信息,原始凭证,经济业务流程,投资人 债权人 管理者 政府,（二）总账系统的内容,（三）总账系统的特点,规范性和通用性比较好：复式记账法 综合性强：总账系统是以货币为计量单位，综合、 全面、系统地反映企业产供销的信息。 集成性要求高：总账系统要与其他系统保持高度 的集成性，与其他系统有机地结合在一起，并且是会计信息系统的核心。 控制要求严格，正确性要求高：,一、手工下总账的数据处理流程 不同行业会计

3、主体经济业务的内容和繁简程度不同。 同一行业企业规模和管理要求不同。 因此，会计处理方法和步骤也存在不同要求。,总账处理程序：记账凭证处理程序、科目汇总表处理程序、汇总记账凭证处理程序和日记总账处理程序。,不同的总账处理程序有不同的核算流程，其差别主要表现在登记总账的方法和依据不同。,第二节 总账系统的数据处理流程,总 账,手工账务处理分析,存在的问题： 数据大量重复：记账凭证是整个系统数据源，但在手工系统下设置了多个登账环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄，出错概率较大 信息提供不及时：手工处理速度较慢，工作量大，不能及时提供会计报表 准确性差：如平等登账，而一旦出现差错，查找起来也非常麻烦

4、。 工作强度大：,1、总账系统的流程重构,传统会计的局限性：人工牵制环节多，导致数据的重复；直线式流程，会计信息时效性差。 总账系统的流程重构的目标：,二、信息系统下总账系统的数据流程分析,数据分散采集、事件驱动、集成共享 账簿视图化 放射式流程，会计信息实时输出 系统内部控制,2、总账系统的外部数据关系,总 账 系 统,薪酬管理,固定资产,成本管理,第三节 总账系统的功能结构 一个典型的总账系统功能如下。,核算单位 操作人员 会计科目 凭证类别 期初数据,凭证输入 凭证审核 凭证记账,往来核算 个人核算 部门核算 项目核算,余额录入 账单录入 对账处理,记账凭证 日记账 明细账 总账,自动转

5、账 对账 结账,一、基础设置,基础设置即通常概念上的初始化，其目的是提高系统的通用性。初始化一般分为：账套初始化和系统初始化2个层面。,核算单位设置 多个会计主体以及报表合并。,操作人员管理 对财会人员进行岗位分工，给不同岗位的财会人员特定的权限。,会计科目不仅是总账系统进行会计数据处理的依据，而且是总账处理系统与具体经济业务相联系的纽带。,会计科目属性包括：科目代码结构、科目代码、科目名称、科目类别（资产、负债、所有者权益、成本、损益等）、科目性质即辅助核算（如外币、数量、往来、部门、银行存款）、账户格式等。,会计科目编辑,日记账属性。标识需生成日记账形式账簿的会计科目，如现金、 银行存款等

6、。 银行账属性。对需要进行银行对账的会计科目设为银行账，如银 行存款类会计科目， 数量核算属性。对需要进行数量核算的科目进行设置，如存货类 会计科目以及主营业务收入、主营业务成本等。 外币账属性。对需要同时记录外币和本位币的科目设置，如银行 存款、应收账款、应付账款等科目。,个人往来属性。对需要进行个人往来辅助核算的科目设置，如其 他应收款、其他应付款等。 客户往来属性。将业务往来归集到某个客户。如应收账款、应收 票据、预收账款等。 供应商往来属性。将业务归集到某个供应商。如应付账款、应付 票据、预付账款等。 部门核算属性。对收支类业务按部门进行核算。如管理费用、营 业费用等。 项目核算属性。

7、对专门的核算对象进行设置。如生产成本、在建 工程等。,会计科目的正确性控制 会计科目编辑的控制。科目编码、科目名称、科目类型不能为 空，且科目编码与科目名称要一一对应。,科目增加的控制。首先设置上级科目，再输入下级科目；如果一个 科目是明细科目，且已经有发生额或余额，不能为其增加下级科目；科目类型必须上级一致。,科目修改的控制。科目已经使用（凭证、余额、发生额），科目编码不能修改；如果科目有下级科目，科目编码不能修改；科目设有辅助账，辅助账使用后科目编码不能修改。,科目删除的控制。科目已经使用，不能删除；科目有下级科目，不能删除；若科目设有辅助账，辅助账启用后科目不能删除 。,凭证类别设置,确

8、定记账凭证的种类： 记账凭证 收款、付款、转账 现收、现付、银收、银付、转账,凭证类别的正确性控制： 收款凭证-凭证借方科目必有1001、1002、1012 付款凭证-凭证贷方科目必有1001、1002、1012 转账凭证-凭证借方、贷方科目必无1001、1002、1012,保证会计的连续性和继承性，将初始余额保存在科目余额与发生额文件中。 期初数据的录入一般有两种：一种方法是直接录入年初余额（1月份）；另一种方法是录入年初余额和1月1日至正式运行系统前的累计发生额（2-12月份）。,期初数据录入,期初数据的正确性控制 数据录入控制。科目余额只能为最底层明细的余额，不能对上级科目直接录入数据。

9、 平衡检查控制。在所有期初数据录入后，系统应自动进行平衡检查，包括：上、下级科目数据要一致，即“总账数据=下属明细科目数据之和”；满足“资产=权益”；余额与科目类型相符，如银行存款科目必须有余额，月初费用类科目无余额等。 第一次记账时的控制。只有平衡检查通过后才能记账，同时应封闭期初数据录入及其修改功能。,二、凭证处理,凭证输入,完成记账凭证的填制，其方式包括人工直接录入和系统自动派生。直接录入是录入人员按照指定的格式录入记账凭证的数据项目；自动派生是由相关系统自动生成的机制记账凭证。,凭证输入的目标是保证凭证数据完整和正确地录入总账系统的记账凭证临时文件。 凭证输入应提供对凭证的录入、修改、

10、删除等功能。,凭证审核,完成记账凭证的复核和签章功能。记账凭证审核主要是审核记账凭证的真实性、准确性、合法性。,凭证审核的正确性控制 审核人和制单人不能是同一个人； 凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有审核人取消审核签字后方可； 审核人员不能直接修改凭证； 作废凭证或已标错的凭证不能被审核； 无论是手工凭证还是机制凭证都要经过审核程序；,凭证记账,在系统中并不存在手工意义上的账簿，账簿仅为视图而非账簿物理存储。记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递，即更新科目余额及发生额文件和固化记账凭证数据。,备份记账前的数据,记账处理的控制： 记账前应首先进行数据备份 上月未结账，本月不能记账

11、未审核的凭证不能记账 借贷不平或内容不完整的凭证不能过账 经过记账的凭证不能再修改，只能采取补充登记或红字冲销,三、辅助核算,在记账凭证手工输入过程中，凡是定义了辅助核算属性的科目，系统自动根据该科目的属性提示并要求输入不同辅助核算和管理的数据。,客户和供应商往来核算与管理。提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。 个人往来核算与管理。提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理已清账等功能。,部门核算和管理。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能，为企业输出部门总账、部门明细账。 项目核算与管理。项目核算主要用于生产成

12、本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为企业提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。,账务系统当中的辅助账,辅助核算是财务软件对手工系统总分类账与明细账的核算方式，以灵活多变的辅助核算方式和查询汇总方法为用户提供更加全面准确的信息。而实际当中，许多企业的财务人员则没有充分加以运用。 辅助账：在手工会计业务中为各种各样的备查账。 手工方式下，科目分类账与备查帐是分开独立的，需要重复登记，只是备查账可能只需要登记部分凭证内容。 在软件当中，辅助核算则是指当一笔经

13、济业务发生后，在进行账务处理时，不仅要登记总分类账、明细账等正式账簿，还要登记各种辅助账，而在实际运用中，记账凭证一经输入，只要执行记账功能，即可完成正式账簿和辅助账簿的登记，前提是相关科目需要设置辅助核算属性。,辅助帐-往来核算案例：,如某企业的产品种类很多,销售客户非常多,如果按以下传统会计科目体系设置: 1122 应收账款 112202 应收销售款 11220201 应收A产品款 1122020101 应收A产品款_客户甲 1122020102 应收A产品款_客户乙 1122020103 应收A产品款_客户丙 11220202 应收B产品款 1122020201 1122020202 1

14、122020203 ,缺陷： 科目体系庞大 往来单位的变化经常需要对科目进行调整 如果利用往来核算和管理，则可以： 大大减少科目数量 避免由于往来单位的变化而造成对科目的频繁修改 往来单位的应付应收款清晰，并可进行方便的统计分析，并打印账龄分析和催款单 进行往来核算管理的主要功能： （)建立往来单位通讯录 （)设置往来单位期初未达往来账，设置往来单位期初余额 （)往来查询 （)往来核销:包括逐笔核销、全额核销、手工核销 （5）账龄分析：,往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为： 1122 应收账款 112202 应收销售款 11220201 应收A产品款（往来核算） 11220

15、202 应收B产品款（往来核算） 11220203 应收C产品款（往来核算） 建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录往来管理的数据文件当中。,部门辅助,主要用于对各种收支业务进行部门核算的企业，如管理费用、销售收入等 手工方式下，一般根据管理费用的各个具体费用项目设置二级科目，按部门设置三级科目，企业如果规模不大，部门较少时，也可以采用这种方式。 电算系统中，则设置该科目为部门辅助账，如下：,明细科目核算和部门核算,6602 管理费用 660201 办公费 66020101 财务处 66020102 厂办

16、 660202 差旅费 66020201 财务处 66020202 厂办 ,6602 管理费用 660201 办公费 部门核算 财务处 厂办 660202 差旅费 部门核算 财务处 厂办 ,采用部门核算后 不仅可以核算某一期间管理费用总额和各个具体项目的总额 而且可以核算某一期间各个部门的管理费用总额，和各项管理费用在各个部门的总额等 即纵向和横向查询汇总都可以。,项目辅助,所谓项目，被认为是专门的经营对象和核算对象，项目核算就是围绕一个专门的对象，将所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助账的形式进行归集。如企业的产品成本，在建工程，科研单位的课题等等 手工方式下： 5001 生产成本 500

17、101 A产品 50010101 直接材料 50010102 直接人工 50010103 直接费用 500102 B产品,在电算系统下，科目结构如下设置： 5001 生产成本 50010101 直接材料 项目辅助 50010102 直接人工 项目辅助 50010103 直接费用 项目辅助,项目核算的案例：,浙江财经学院是浙江省属财经类院校，拥有10多个二级学院，具有较强的科研、教学能力，研究的课题数量较多，来源广泛。财务处在传统核算情况下，需要设置科目体系设置进行科研经费的管理： 一级科目为“在研课题费用”，二级科目为“横向”和“纵向”，三级科目为各个二级学院，四级科目为教师姓名，五级科目为课

18、题号，六级科目则是劳务费、书费费、差旅费、设备购置费、业务费、管理费等栏目。科目体系非常庞大，进行计算机账务处理时，一则比较麻烦，二则不利于各明细费用的横向统计。 针对以上情况，如果采用项目核算和管理来对课题的成本费用和收入费用进行核算，则会大大地改变这一情况。 要求： 1、列出传统会计科目体系，并按项目核算和管理的要求，重新建立新的会计科目体系。 2、根据所学知识和软件的使用体会，列出项目核算和管理的具体步骤,项目大类的设计： 在研课题费用 项目结构 1-2-3-3 核算科目 项目分类 横向 各学院 个人 课题号 项目目录 差旅费 书费。,总之，采用辅助核算，不仅有简化科目结构，减少科目数量

19、，而且还可以方便地对一些核算对象进行横向和纵向的统计分析。,四、银行对账,银行对账是将开户银行的存款收付记录和企业的银行存款日记账相互核对，确定未达账项，并产生银行存款余额调节表。,银行对账方式通常分为自动对账和手工对账。 自动对账是由系统自动在银行存款日记账和银行对账单之间寻找完全相同的经济业务进行逐笔核对或勾销。依据是“结算号金额”或“结算方式十结算号金额”相同。 手工对账一般作为自动对账的补充，由于2账的记录口径可能不完全相同，存在一对多、多对一或多对多的情况。,总账系统中的凭证账簿输出方式有：显示输出、打印输出、磁盘输出、远程传输。,五、证账输出,记账凭证输出。记账凭证是总账系统最主要

20、和最基本的数据来源，打印的记账凭证应是审核后的记账凭证。 日记账输出。输出现金、银行存款，以及其它日记账。 明细账输出。明细账账页有：普通三栏式、多栏式、复币式和数量金额式。其中前3种格式都是完全固定的，但多栏式明细账的格式则是不固定的，系统必须提供对多栏式明细账格式的定义功能。 总账输出。总账一般以科目余额及发生额数据代替。,六、期末结账,自动转账 自动转账是由系统自动编制记账凭证的过程。由系统自动生成的记账凭证也称为机制凭证。 所有企业在月底结账之前都要进行固定模式的转账凭证编制。其业务种类包括：费用分配的结转、费用分摊的结转、税金计算的结转、提取各项费用的结转、成本费用的分配结转、期间损

21、益的结转、汇兑损益的结转以及转出多交增值税、转出未交增值税等不同科目之间的一一对应结转等。,期未自动转账处理包括定义自动转账凭证和生成转账凭证。 定义自动转账凭证是将每月月末都要编制的转账凭证的摘要、借贷方科目、金额取数公式以记录的形式存入数据库，形成转账凭证模板。 生成转账凭证是每月使用时，系统调出“自动转账凭证”模板，并根据预先定义的摘要、借贷方科目、金额取数公式生成转账凭证，并存入记账凭证临时文件中的过程。,自动转账的控制: 自动转账应在结账之前进行 转账科目只能录入最明细科目 自动转账凭证必须经过审核后才能记账 月末转账之前,要将所有未记账凭证进行记账 应避免多次重复转账,对账 总账系

22、统的对账不是手工方式下总账系统内部的账证、账账、账表核对。 对账是指在集成的系统中，由于总账和明细账是由总账系统和其他管理系统分别管理，由于不同系统业务处理时间可能不一致，可能出现不符的情况，因此为了保证账证相符、账账相符，可以使用对账功能由系统自动核对。,结账是一个批处理过程，其处理内容是将本期所有的期末余额数据结转到下一期的期初余额，并清除本期的所有借方、贷方发生额数据，对本期业务执行封账。,备份结账前的数据,结账,结账的控制： 上月未结账,本月不能结账 上月未结账,本月不能记账,但可以填制审核凭证 本月有尚未记账凭证,当月不能结账 已结账月份不能再填制凭证 若总账与其他系统组合使用,应先

23、检查其他系统是否已结,总账系统的三反功能设计,可操作性,可控制性,第05章 报表管理系统,报表管理从传统的账务处理系统中独立出来，形成通用报表管理系统。,会计报表一般化分为对内报告和对外报告。对内会计报表是指企业内部使用的会计报表，不同的用户对内部报表的内容和格式的要求差别很大；对外会计报表是指除了企业内部使用之外，还需提供给企业外部使用者的管制性报告。,报表管理系统是利用各个系统提供的信息及其他外部信息完成企业所需的报表编制的系统。,（一）报表管理系统的目标,满足企业内部管理的需要。 满足外部相关利益集团的信息需求。 满足国家进行宏观调控和管理的需要。,一、报表管理系统的目标、内容和特点,（

24、二）报表管理系统的特点,外部报表规范性强，内部报表灵活多变,报表种类、取数方式多样,会计报表的编制内容综合性强,报表处理与报送必须及时,内部报表灵活多变具备报表分析功能,二、报表基本结构分析, 报 表 的 基 本 结 构, 报 表 的 基 本 公 式,报表公式是指向表单元中填列的公式，通常包括单元公式、审核公式、舍位平衡公式。,单元公式定义了报表数据之间的运算关系以及系 统的取数关系；包括计算公式和取数公式。,审核公式是指用于审核报表内或报表之间的勾稽 关系是否正确的公式。,舍位平衡公式是指用于报表数据进行进位或小数 取整时调整数据的公式。,利润表,本月数,累计数,项 目,营业收入,净利润,本

25、年年初余额,报表的勾稽关系,所有者权益变动表,净利润,（一）报表管理系统的流程重构,手工会计报表的编制一般是由会计人员在规定的表格中填写报表内容，不需要设计和绘制报表结构。,一次定义，多期使用 一次定义，多个会计主体使用 报表数据的自动采集生成 表间、表内数据的自动校验,三、报表管理系统的数据流程分析,（二）报表管理系统的外部数据关系,薪酬管理,固定资产,成本管理,总账系统,（三）报表管理系统的数据流程,（一）报表管理系统的功能结构 根据系统的流程图和需求，一个典型的报表管理系统功能如下。,报表注册 格式设置 公式设置,报表编制 报表审核,屏幕输出 打印输出 文件输出,结构分析 比较分析 比率

26、分析 趋势分析,报表合并 报表汇总,四、报表管理系统结构,1.基础设置,报表登记注册 将所有需要用报表管理系统处理的报表在系统中进行登记。登记的内容一般包括报表编号、报表名称和报表属性。,报表管理系统的基础设置是建立一个新的报表体系所做的工作，主要包括报表登记注册、报表格式设置和报表公式设置。,报表格式设置 报表格式设置主要是建立报表的模板。相当于手工会计环境下绘制或取得一张空白的会计报表，其设置内容包括：设置表尺寸、定义行高和列宽、画表格线、设置单元属性、设置单元风格、定义组合单元、设置可变区、确定关键字。,报表公式设置。 报表公式设置是实现系统自动处理报表数据的关键，是指设置表中每个变动单

27、元的取数公式和运算公式，以便编制报表时系统能据以从相关管理系统数据库文件取数，并运算生成表中全部数据。,报表格式和报表公式的设置虽然比较繁琐细致，但却是一劳永逸的，只需一次性设置，调试好后可在各会计期永久使用。,2业务处理 报表编制 报表编制是根据已经定义的标题、栏目、固定表元的值、变动表元的公式等，产生当期的会计报表或报告。报表编制功能是一个数据的自动处理过程，整个过程不需要用户的干预。编制生成的报表数据用户不能再修改表中数据。,报表审核 报表审核主要是完成报表勾稽关系的核对和验证。在报表编制完成之后，根据用户已经定义的审核公式，自动对编制的报表数据进行计算、检查和验证。,3报表输出 屏幕输

28、出。快速查询出系统生成的各种报表，并将查询 结果显示在屏幕上，供使用者浏览。 打印输出。报表输出功能除了可以在屏幕上显示编好的报表外，还包括打印预览、报表打印设置和输出功能。 文件输出。是指将所需要的报表以文件的形式输出到磁盘上，系统可以采用多种文件格式输出，如XBASE、ACCESS、ORACLE、EXCEL等文件格式。,4报表分析 报表管理系统应提供结构分析、比较分析、趋势分析和比率分析等常用的财务分析方法，以便用户对需要的财务指标进行分析。,结构分析是指对构成某一指标的各组成部分占总体的比重所进行的分析。,比较分析是指对同口径的财务指标在两个期间或一个期间与其预算数之间进行比较分析，以揭

29、示增减变动的方法。,趋势分析能揭示指标的变动规律，借以对未来的经济活动进行很好的预测和规划。,比率分析是报表分析的核心，是指通过计算各种财务指标比率来了解企业的经营和收益情况的分析方法。,5报表汇总合并,合并报表是指总公司将下属子公司的报表以及子公司与总公司的报表进行累加，并剔出一些非累加项（往来项）而得到的报表。,汇总报表指将同结构的表相加得到一张新的报表，相同结构的表一般来自下属各个分公司、子公司，也可能来自同一公司的不同时期（月份）。,合并资产负债表编制时需要抵销的主要项目包括：母公司对子公司权益性资本投资与子公司所有者权益；母子公司之间、子公司之间发生的债权债务；存货、固定资产和无形资产项目中包含的集团内部未实现内部销售利润；对以前年度和本年度提取的盈余公积等进行抵销处理。,合并损益表是以母公司和纳入合并范围的子公司的个别损益表为基础，抵销企业集团内部销售业务对个别损益表的影响后，合并各项目的数额进行编制。,报表合并流程,