公文写作培训课程.ppt

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1、,公 文 写 作 主讲：黄耀章,第一部分,公文概述,第一章 公文的基本知识,一、公文的定义 （一）文书，指单位或个人在工作或活动中，为联系或处理公务或事务而形成使用的正式书面材料。包括公务文书和私人文书两大类。 （二）公务文书按性质分为法规性、行政性、党务性公务文书三种。私人文书指个人常用的如合同、协议、遗嘱、书信、借据、请柬、申请等文书。 大学课程分为基础写作、应用文写作、文学写作，公文属应用文范畴。,（三）行政性公务文书简称行政公文，如以应用文分类就是公务应用文，即国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日开始实施的国家行政机关公文处理办法中的13类公文，称为法定公文： 命令（令）

2、、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 。,（四）另一类是处理日常公务的应用文，称为事务应用文。指总结、计划、情况汇报、调查报告、书信、讲话稿、祝辞、简报、规章制度、大事记、批示、合同等。 应用文写作特点强调对象明确、突出时效、 格式规范、语言简朴，公文当然也不例外。,二、公文的种类,决议 指示 公报 条例 规定,命令/令 公告 通告 议案,决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要,中国共产党机关公文条例将党的机关文种划分为14种。,国家行政机关公文处理办法将行政公文划分为13种。,如:生造“回复”文种，并以此作为主题词。,常见不规范文种现象:

3、将不是法规类公文的材料，如安排、要点、回复、细则、汇报等作为法定公文直接行文。,第二章 公文的格式,分为文面格式和书写格式 第一节、文面格式 由文头、主体、文尾三部分组成。（具体文件） （一）文头部分 1、发文机关标识。版头由发文机关的全称或规范的简称以大字套红印上，如“广州供电局文件” 。 2、发文字号。由发文机关代号、年份与序号组成。如“广供电发20083号。便于统计发文数量与序号，也便于文件收发、登记、办理、归档、查找。,3、密级与保密期限。分为绝密、机密、秘密。 4、紧急程度。分为特急、急件。 特急件要随到随办，最迟不超过24小时；急件要在3天内处理完毕；平件不能超过一周。 5、签发人

4、。凡上行文均应当注明签发人。签发人应该是各级单位的领导班子成员。 6、份数序号。每份公文的顺序编号。凡秘密公文都应编写份号，以便于分发、处理、回收。,发文机关标识,密级,发文 字号,签发人,眉首示例:,（二）主体部分 1、标题。公文标题“三要素”：发文机关、发文事由、文种。 公文版头一般印有发文机关名称，标题则可以省略发文机关。 除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。 回行时要做到词义完整、排列对称、间距适当。,不应加注引号,例一:标题不规范,不应加注逗号,例二：标题冗长,例如: 关于招收我局退休退职 职工子女就业，进行合理安排， 确保社会稳定的通知 可修改为: 关于妥善安排我局退

5、休退职职工子女就业 有关问题的通知,例三： 回行题式不规范,公文标题回行时，要做到词意完整: 如： 关于进一步整治和改善办公大 楼环境的实施意见 应改为： 关于进一步整治和改善 办公大楼环境的实施意见,应改为“转发国资委关于做好报告工作的通知” 。避免“的通知的通知”写法,2、主送机关。也称公文抬头。 非普发性的下行文及上行文、平行文，主 送单位只能有一个。多头主送将会误事。,3、正文。 公文最主要部分。不同的文种，正文的写法有不同。 4、附件说明。对公文附带资料的大体内容作扼要说明。要注明附件的具体名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件件”。顺序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号

6、。,5、附件。分两类： （1）补充说明和证实正文的附件，如说明材料、图表、凭据等。是真正的附件。 （2）向上级机关报送或向下级单位发布、 印发、转发批注的材料，如方案等，是 正件的主体。如”转发XXXX文的通知”。 附件要与正文一起装订。,附件标注范例 附件如不止一份，使用阿拉伯数字序号，且附件名称后不加标点符号。,6、发文机关。即落款。可以用机关印章代替发文机关名称。两个单位联合发文，主办机关排列在前。 7、发文时间。是公文生效和考查的重要依据。以单位负责人签发日期为准，发文时间要用汉字小写完整标出。“零”写“0”。 8、印章。加盖印章，是公文合法 生效的凭证。除单位内部办公自动 化系统发文

7、外，其余对外公文均需 加盖印章。,（三）、文尾部分 1、附注。用于标注秘密文件的发送、传达范围，或对文中有关事项的说明。如请示，要在附注处注明联系人姓名和电话。位置在成文日期左下方。加圆括号标识。 2、主题词。办文与文件把关的必要程序之一。起阅读、检索作用。必须是名词或名词性词组。除类别词外，最多不超5个主题词。 使用时参考本单位专用的主题词表。词组之间不使用标点符号，用黑体字标出 。,（1）主题词标列方法： 第一层：对主题词区域的具体分类，类别词。 第二层：主题词 。用于文件的标引。 第三层：文种词。表示文种。 （2）标引原则：谁办文，谁标引。 （3）标引顺序：先标类别词， 再标主题词，最后

8、标文种词。,3、抄报、抄送单位。是指除主送机关外，需要了解或执行此公文的其他单位。现均以抄送即可。 4、印发机关和时间。印发机关不是发文机关，而是指公文的印制主管部门，一般应是各单位办公室、综合部。标明印发机关目的是询问公文情况时方便联系。 印发时间。不一定与签发时间同一天，但发 文时间必须是签发时间。 印发时间用阿拉伯数字标识出年、月、日。,不规范公文例子,本公文存在三处错误：一是没有在主题词中标出必须标明的法定公文文种。二是抄送的最后一个机关后应该加注句号。三是抄送与印发机关应左对齐，即均左空1字。,错误：将印发机关等同于发文机关。,应改成：云南电网 公司办公室,第二节、公文的书写格式,1

9、、公文用纸尺寸与规格 公文用纸一般采用国际标准A4纸； 2、排版规格： 正文用3号仿宋，一般每面排22行， 每行排28个字； 3、装订要求： 公文应左侧装订。（看书P45） 各单位专职印制文件人员对以上规定必须清楚。,第三章 常用行政公文种类,一、决定 适用于对重要事项或重大活动作出安 排。具有严肃、准确、周密的特点，要求 相关的机关和人员必须贯彻执行。,决定的写作要领 对决定的原由，主要说明作出决定的目的、意义、原因和根据。注意原由和事项的详略；时间标注要准确；原由要准确、合理；决定事项要明确、清楚。 决定的结语，可以写明落实决定的具体要求和措施，也可提出希望和号召。这部分可以单独成段。,二

10、、通报,适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。 按通报的适用范围，可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。 常用的是情况通报。其正文写作可分两个层次，首先要把重要精神或情况简明扼要地告诉受文单位，并指出其性质是什么，其次是申明领导机关的态度和意见，引起通报情况、指导工作的作用。,2008年3月26日，集团下属的广州中区建设有限公司（以下简称中区公司），发生了一起班组人员盗卖废旧电缆，造成恶劣社会影响的事件。现将事件经过通报如下： 2008年3月26日上午，中区公司工程一班丁洪斌、韦继儿接受工作任务，将原金贸F1天河宾馆开关房至天河市工商局开关房的废置电缆进行回收处理。在拖出应回收的电缆

11、过程中，发现缆坑还有其他已经废置的电缆，二人遂商议决定私自处理。,集团本部各部门、各公司:,三、通知,适用于批转下级机关的公文；转发上级和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下级机关需要周 知或者共同执行的事项；任免和聘用干部；通知开会。,撰写通知应注意： (一)、通知是下行文，如要告知上级机关，要使用抄送的形式； (二)、内容要条理清楚，具体明瞭。内容较多的可以分条列项或把几层意思分成几个段落来表达。,会议通知,会议通知是事项性通知的一种，其正文包 括原由、事项和结束语。 原由: 说明召开会议的目的和意义 事项: 一般包括会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、报到时间和地点

12、、着装有什么要求、联系人等 结束语: 通常用“特此通知” 。,四、报告,适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问。 行文目的是供上级机关了解情况，不一定要求上级机关答复。常用“特此报告”，“以上报告如有不妥，请批示”等惯用语作结束语。 报告的写作一要情况属实，二要中心明确，三要条理清晰，特别要注意的是报告中不得夹带请示事项。,报告与 “报告”是一回事吗？ 相同之处：均是向上级汇报工作，反映情况。 不同之处：前者是法定公文; 后者则只是机关 常用文书，包括总结报告、调查报告、述职报 告等。因为其篇幅长不宜作为法定公文的正 文，所以常以附件的形式和法定公文结合使 用。

13、,适用于向上级机关请求指示，批准。 分为请求批复和请求批转两种请示。 正文由起因、事项、结语三部分组成。 其结语常用“专此请示，请批复”，“妥 否，请批示”，“以上意见如无不妥，请 批转执行”等惯用语。,五、请示,请示的行文规则 一是不得越级请示； 二是一文一事； 三是一般只写一个主送单位。如需同时送其他机关，应用抄送形式，避免扯皮或多种批复。受双重领导的机关向上级请示时，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复； 四是不得同时抄送下级机关； 五是原则上不要直接送领导个人，应由办公室收文分办。,该发 请示还是发报告？,相同：均是上行文； 请示主要目的是征求上级机关意见，解决具体问题。报告

14、的主要目的是供上级了解情况； 请示内容具体单一，报告内容可以广泛； 行文时间不同。请示在事前，报告在事后； 均需打上签发人姓名，签发人必须是本单位领导班子成员。,六、批复,批复要求态度鲜明、指示具体、行文简炼。 正文内容一般由批复引据和批复意见两部分组成: 批复的引据是来文单位的请示事项（包括来文标题和文号等）。 批复意见是对请示事项所做的答复和指示，对来文申请 事项的明确表态，然后写明关键内容。,批复不等于批示 1、批复是上级机关对下级请示作出的答复； 批示是上级机关或领导者就下级来文中的问题作出的指示； 2、批复是法定公文，而批示不属； 3、批复对应的文种只能是请示；批示的对象 则有报告、

15、总结、调查报告等； 4、批复的结尾往往用“此复”、“特此批复”等词 语；批示则用“望参照执行”、“望依此办理” 等。,批复写作要领（见文件样式）,一是先回应后批复 正文的开头先表示来文已经收到。要引用 来文的标题或发文字号，以“来文收悉”、等字 眼。之后才开始批复。 二是态度鲜明，措辞明确 批复对下级带有指导性，因此一定要鲜明 地表示上级的态度。如果有具体要求，最好分 条分项列出，以便下级容易把握。,三是批复要及时 批复是因下级机关的请示而行文。下 级机关向上请示，说明事关重要，需要 得到指示和帮助。所以上级机关应当及 时批复，否则就会贻误工作，甚至会造 成重大损失。 四是语言精练，篇幅短小。

16、 批复不需要长篇叙述和议论，但语气 要坚决肯定。,七、意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法，答复对方征求对某项工作的意见。 如对工作上的意见和建议、方案等均可使用这一文种。 注意与报告的区别。,报告与意见,相同点：行文方向均为上行文，且内容也很相 似。均含有陈述性的内容，有相应的今后工作意 见。 不同点：报告侧重于汇报工作，反映情况，不 要求上级做批示。 意见所陈述的情况往往具有特定的内容，所提的 意见，一般要求上级给以批示，或者加以批转，因此如 要对重要问题提出见解或处理办法时，最好用意见 行文。,八、函,适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或同系统业务部门或平级机关之间

17、的工作联系，向有关主管部门请求批准。 函，即公函，联系较重要事项用。用正式公文纸发文，编文号，盖公章。 便函用于联系一般事务，不编文号；,用于有关主管部门（如工商局、税务局、单位所属街道、防疫站）请求批准的公函。应在文中结尾时写明联系人和联系电话，以便于受文单位答复。,九、会议纪要,适用于记载和传达会议情况和议定事项。平常应用较多。 特点一：要求如实反映会议内容和议定事项，强调写真纪实 。 特点二：行文简要明快，语言准确精练。不要写成会议记录。,与“会议决议”的区别：“纪要”内容是反映会议各种情况，未决之事、不同意见均须反映；“决议”内容仅反映会议表决通过的事项。 按会议形式可分为例会式会议纪

18、要、座谈式会议纪要。前者反映会议基本情况、议定事项；后者整理有代表性的发言内容反映会议概况。,掌握会议情况，了解相关发言，认真做好记录； 概括会议内容，整理发言观点，提炼会议议题； 列明会议通过的具体责任分工和完成限期，保证纪要执行。,会议纪要写作要求,第四章 公文的行文关系 行文的关系，指的是发文机关与收文 机关之间的关系。 根据行文关系、文件 去向，可分为上行文、平行文、下行文。,上行文下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告、意见。 平行文平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。 下行文上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通

19、报、批复等。,要注意的问题： 一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。 二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。,三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。（说明） 受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。,四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属行政方面的工作，应以行政名义行文；凡属党务方面的工作，应以党组织名义行文。,